{"id":25540,"date":"2021-06-23T15:39:12","date_gmt":"2021-06-23T13:39:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=25540"},"modified":"2025-02-24T16:19:17","modified_gmt":"2025-02-24T15:19:17","slug":"dokumentenverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokumentenverwaltung\/","title":{"rendered":"In 4 Schritten zur zeitgem\u00e4\u00dfen Dokumentenverwaltung"},"content":{"rendered":"\n

Egal ob Kleinunternehmer oder Gro\u00dfkonzern, jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, seine Dokumente effizient und rechtskonform zu verwalten. Uns allen ist mittlerweile klar: Die Zeit vom angestaubten Aktenarchiv im Keller und vollgestapelten Schreibtischen ist l\u00e4ngst vorbei, aber auch Excellisten und Dateiverzeichnisse auf Servern, sto\u00dfen schnell an ihre Grenzen.
Nur wie sieht nun eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung im heutigen Zeitalter aus? Und worauf muss man achten? Diese und weitere Fragen, beantworten wir in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Basis f\u00fcr zeitgem\u00e4\u00dfe Dokumentenverwaltung: Das Dokumentenmanagement System (DMS)<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Unter dem Begriff „Dokumentenverwaltung“ versteht man die Verwaltung von Dokumenten aller Art mithilfe von Informationssystemen. Grundlage einer erfolgreichen und zeitgem\u00e4\u00dfen Dokumentenverwaltung stellt die Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) dar: Denn gingen fr\u00fcher Dokumente per Post im Unternehmen ein, wurden in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so l\u00e4uft dieser Prozess heute mit einem DMS automatisiert und digitalisiert ab \u2013 vom Scannen bis zum Archivieren.<\/p>\n\n\n\n

Alle f\u00fcr  Anwender:innen relevanten Informationen finden sich im DMS und k\u00f6nnen dort bearbeitet werden \u2013 ganz gleich ob Rechnung, Angebot, Lieferschein oder E-Mail. Durch eine nahtlose Integration von Drittsystemen wie beispielsweise SAP, Microsoft 365 oder Salesforce, existiert eine zentrale Drehscheibe f\u00fcr alle Informationen im Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Dokumentenverwaltung: Wie l\u00e4uft es ab?<\/h3>\n\n\n\n
\"Dokumentenverwaltung<\/a><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Schritt 1: Dokumente einscannen und bearbeiten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Clevere Scan- und Klassifizierungsdienste sind zentrale Bausteine einer zeitgem\u00e4\u00dfen Dokumentenverwaltung in Form eines DMS. Mit diesen werden s\u00e4mtliche Dokumente, die per Post, Fax oder E-Mail eintreffen, einheitlich verarbeitet. So geht\u2018s:<\/p>\n\n\n\n

Digitalisieren<\/strong>
Die browserbasierte Scan-Software verbindet sich mit jedem handels\u00fcblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang von Papierdokumenten direkt aus der Software heraus gestartet werden. Auch hohe Dokumentenmengen lassen sich so schnell und einfach digitalisieren. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen E-Mails oder Dokumente zur Bearbeitung importiert werden.<\/p>\n\n\n\n

Verarbeiten und Erfassen<\/strong>
Daran anschlie\u00dfend werden alle digitalen Dokumente auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet. Dokumentenstapel werden automatisch getrennt, unterschiedliche Arten von Dokumenten klassifiziert und alle wichtigen Daten aus den Dokumenten extrahiert. Hilfreiche manuelle Bearbeitungswerkzeuge<\/a> sowie k\u00fcnstliche Intelligenz<\/a> unterst\u00fctzen dabei.<\/p>\n\n\n\n

Die Vorteile von Scan- und Klassifizierungsdiensten:<\/h3>\n\n\n\n