{"id":25812,"date":"2021-10-01T12:12:00","date_gmt":"2021-10-01T10:12:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=25812"},"modified":"2025-05-14T15:23:06","modified_gmt":"2025-05-14T13:23:06","slug":"portooptimierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/portooptimierung\/","title":{"rendered":"Portooptimierung: So einfach sparen Unternehmen Portokosten"},"content":{"rendered":"\n

Dokumente per Post zu versenden ist eine kostspielige Angelegenheit. Sinnvollerweise gibt es M\u00f6glichkeiten der Portooptimierung, um beim Briefversand Geld zu sparen. Wenn man zus\u00e4tzlich zum Geld auch noch Arbeitszeit und Ressourcen einsparen m\u00f6chte, gibt es neben der M\u00f6glichkeit der Portooptimierung von analogen Briefen auch die digitale Briefzustellung.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Artikel wird erkl\u00e4rt, welche M\u00f6glichkeiten der Portooptimierung vorliegen und wie du im Vergleich dazu von der digitalen Briefzustellung profitieren kannst.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was ist Portooptimierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Unter Portooptimierung versteht man die Aufbereitung von Briefen nach gewissen Richtlinien eines Postanbieters, sodass die Absender der Briefsendungen Teilleistungsnachl\u00e4sse bzw. Rabatte gew\u00e4hrt bekommen. Grunds\u00e4tzlich gibt es verschiedene Ma\u00dfnahmen der Portooptimierung, die ber\u00fccksichtigt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Aber dazu sp\u00e4ter im Artikel mehr. Warum sollten Unternehmen die Kosten f\u00fcr Brief-Porto im Blicke haben? Das Versenden von Briefpost wird kontinuierlich teurer.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Steigende Portokosten treffen vor allem Gesch\u00e4ftskunden<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Vor allem f\u00fcr Unternehmen, die regelm\u00e4\u00dfig gro\u00dfe Mengen an Gesch\u00e4ftspost versenden, verursacht der Briefversand betr\u00e4chtliche Portokosten. Ab 2022 kostet ein Standardbrief – der nicht mehr als 20 Gramm wiegen darf – 85 Cent. Zum Vergleich: seit Juli 2019 lag die Geb\u00fchr bei 80 Cent. Vor der Preiserh\u00f6hung 2019 lag das Briefporto noch bei 70 Cent. Diese regelm\u00e4\u00dfigen Portoerh\u00f6hungen treffen vor allem Gesch\u00e4ftskunden, da diese mit einem Anteil von ca. 90 % zu der anteilig gr\u00f6\u00dften Gruppe von Versendern in Deutschland z\u00e4hlen. Im Gegensatz dazu liegt der Anteil der privaten Sendungen nur bei ca. 10 %.<\/p>\n\n\n

\n
\"Preisentwicklung\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n

Ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung der Portokosten bei Gesch\u00e4ftskunden<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Um den Kostenpunkt besser zu veranschaulichen, nehmen wir ein simples Rechenbeispiel zur Hand. Betrachten wir hierf\u00fcr das Szenario der Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen. Gehen wir davon aus, dass pro Jahr und pro Mitarbeiter:in 12 Abrechnungen per Post versendet werden. Dabei gehen die Abrechnungen an 1.000 Mitarbeitende. Bei 85 Cent pro Brief betragen die Portokosten im Jahr 10.200 \u20ac, sofern keine Portooptimierung vorgenommen wird.
Durch die Portooptimierung kann hingegen einiges an Geld eingespart werden. Wie sieht das aus?<\/p>\n\n\n\n

<\/span>G\u00e4ngige Ma\u00dfnahmen zur Portooptimierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Portooptimierung kann grunds\u00e4tzlich auf verschiedene Weisen umgesetzt werden. Hier sind vier beispielhafte Ma\u00dfnahmen gelistet, die Unternehmen zur Senkung des Briefportos durchf\u00fchren k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Briefsendungen konsolidieren: Eine konsequente Vorsortierung und Selbstanlieferung beim zust\u00e4ndigen Briefzentrum f\u00fchrt zu effektiver Portooptimierung.<\/li>\n\n\n\n
  2. Zusammenfassung von Sendungen: Durch das B\u00fcndeln von verschiedenen Dokumenten einer Sendung k\u00f6nnen Versandkosten gespart werden.<\/li>\n\n\n\n
  3. Briefe elektronisch frankieren: Die Deutsche Post AG gew\u00e4hrt bei elektronischer Frankierung lukrative Portorabatte.<\/li>\n\n\n\n
  4. Optimierung des Gewichts der Briefsendungen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Durch diese und \u00e4hnliche Ma\u00dfnahmen gelingt es Unternehmen, Portokosten zu reduzieren. Aber da geht noch mehr. Ein Weg nicht nur Kosten, sondern zus\u00e4tzlich auch Arbeitszeit und Ressourcen einzusparen, ist die digitale Postzustellung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Portooptimierung oder digitaler Versand von Briefpost: Was bringt mehr?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Warum versenden wir heutzutage eigentlich noch Dokumente auf dem traditionellen Postweg? Mittlerweile gibt es dank digitaler L\u00f6sungen effiziente Prozesse, die die Briefpost digitalisieren und digital zustellen. Der klassische Versand von Dokumenten \u2013 ob mit oder ohne Portooptimierung \u2013 kostet in jedem Fall eine Menge (Arbeits-)Zeit. Mitarbeitende sind beispielsweise mit dem Druck der Dokumente oder der Kuvertierung von Briefen besch\u00e4ftigt. Dar\u00fcber hinaus kann gerade der Prozess der Portooptimierung zus\u00e4tzliche Zeit beanspruchen, da vorab Ma\u00dfnahmen zur Portooptimierung getroffen werden m\u00fcssen und Dokumente beispielsweise vorab gesammelt sowie sortiert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Portokosten reduzieren mit digitaler Post<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Anders ist es jedoch mit einem digitalen Versand von Briefen. Heute haben wir eine Vielzahl an M\u00f6glichkeiten, Informationen und Daten elektronisch zu \u00fcbermitteln. So k\u00f6nnen beispielsweise verschiedene Arten von Dokumenten wie Angebote, Rechnungen oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf elektronischem Weg viel kosteng\u00fcnstiger versendet werden. Die Transaktionskosten entsprechen in dem Fall nur einem Bruchteil dessen, was bei normalem Briefporto anf\u00e4llt.<\/p>\n\n\n\n

    Schauen wir erneut auf die digitale Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Pro digitale Gehaltsabrechnung<\/a> kann ein Unternehmen zum Beispiel 0,75 \u20ac einsparen. Wenn wir das auf das gesamte Unternehmen hochrechnen, resultiert eine umfassende Ersparnis, die an anderer Stelle besser investiert werden k\u00f6nnte. M\u00f6chtest du eine konkrete Einsch\u00e4tzung Deiner Kostenersparnis? Dann berechne gerne deinen pers\u00f6nlichen Return on Investment mit unserem kostenfreien Online-Rechner und erfahre, ob sich die Umstellung auf digitale Post lohnt.<\/p>\n\n\n\n

    \n

    Lohnt sich die digitale Post f\u00fcr Dich?<\/p>\n\n\n

    \n
    \"Berechnung<\/figure><\/div>\n\n\n\t
    \n\t\t
    \n\t\t\tJetzt Ersparnis berechnen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    <\/span>Die digitale Post spart zus\u00e4tzliche Ressourcen und Zeit<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Im Gegensatz zur Portooptimierung liegen bei der digitalen Post ebenfalls weitere Vorteile auf der Hand. Der elektronische Versand von Dokumenten geht schnell und ist sicher. Es werden erhebliche Ressourcen auf Seiten der Mitarbeitenden eingespart, da keine manuellen T\u00e4tigkeiten mehr notwendig sind. Neben der enormen Zeitersparnis, wird gleichzeitig auch die Umwelt geschont, denn der digitale Briefversand laut Nachhaltigkeitsrechner der IFEU-Studie ca. 200ml Wasser, 2g Holz und ca. 2g CO2 pro Seite.<\/p>\n\n\n\n

    \"Einsparpotenzial\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>Wie funktioniert der digitale Briefversand genau?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Die digitale Zustellung von Dokumenten l\u00e4sst sich beispielsweise mit Software von d.velop einfach und verschl\u00fcsselt umsetzen.
    Bleiben wir bei dem Anwendungsszenario der digitalen Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, so k\u00f6nnen diese Dokumente mittels Schnittstelle einfach aus bestehenden IT-Systemen heraus an Mitarbeitende zugestellt werden. Mitarbeitende erhalten hierf\u00fcr ein pers\u00f6nliches und cloudbasierten Online-Postfach, \u00fcber welches die eigene Abrechnung per Web- oder App-Anwendung eingeht und dort von \u00fcberall und zu jeder Zeit abrufbar ist.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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