{"id":25866,"date":"2024-09-04T13:13:46","date_gmt":"2024-09-04T11:13:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=25866"},"modified":"2026-03-23T13:38:57","modified_gmt":"2026-03-23T12:38:57","slug":"sap-business-workflow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/sap-business-workflow\/","title":{"rendered":"SAP Business Workflow einfach erkl\u00e4rt und erg\u00e4nzt"},"content":{"rendered":"\n

Der SAP Business Workflow ist das leistungsstarke Tool von SAP, welches den Arbeitsalltag f\u00fcr Anwender:innen erheblich erleichtert. In diesem Artikel wird die Bedeutung dieses Tools detailliert beleuchtet. Au\u00dferdem werden die Vorteile der Nutzung verst\u00e4ndlich f\u00fcr jedermann erl\u00e4utert, sodass auch Leser ohne tiefgehende Vorkenntnisse die Potenziale sowie den Nutzen des SAP Business Workflows nachvollziehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was versteht man unter einem \u201eWorkflow\u201c? <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein Workflow<\/a> ist ein definierter Ablauf von Aufgaben und Prozessen, die nacheinander oder parallel ausgef\u00fchrt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dabei werden die einzelnen Vorg\u00e4nge oft automatisiert und durch spezifische Regeln sowie Bedingungen koordiniert, um Effizienz und Konsistenz zu gew\u00e4hrleisten. <\/p>\n\n\n\n

\"Infografik:\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n
\n

<\/span>Was genau ist der SAP Business Workflow?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der SAP Business Workflow<\/strong> hilft Unternehmen, ihre individuellen Prozesse zu definieren und zu koordinieren. Vom grundlegenden Freigabe- oder Genehmigungsverfahren bis hin zu komplexen Gesch\u00e4ftsprozessen, an denen zahlreiche Abteilungen beteiligt sein k\u00f6nnen, bietet der SAP Business Workflow umfassende Unterst\u00fctzung. Er erm\u00f6glicht die Gestaltung und Ausf\u00fchrung verschiedener Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> innerhalb der SAP-Umgebung. Dabei k\u00f6nnen nicht nur die von SAP bereitgestellten Workflows erweitert, sondern auch eigene Workflows erstellt werden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Wozu ben\u00f6tige ich den SAP Business Workflow?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der SAP Business Workflow bietet besonders dann enorme Vorteile, wenn er zur Abwicklung von regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrenden Arbeitsabl\u00e4ufe eingesetzt wird. Dadurch kann ein hoher Automatisierungsgrad der entsprechenden Vorg\u00e4nge erreicht werden. Bei Gesch\u00e4ftsprozessen, die eine Vielzahl von Bearbeiter:innen in einer genau definierten Reihenfolge ben\u00f6tigen, kann der SAP Business Workflow die Prozessschritte intelligent koordinieren, sodass sich die Prozessdurchlaufzeiten maximal reduzieren. Eine weitere Einsatzm\u00f6glichkeit besteht darin, auf Fehler und Ausnahmesituationen in anderen Gesch\u00e4ftsprozessen hinzuweisen oder darauf entsprechend zu reagieren. In diesem Fall wird der Workflow aktiviert, sobald ein vorher definiertes Ereignis eintritt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die praktische Anwendung des SAP Business Workflows<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Hierzu bietet sich folgende Beispielsituation an: Eine Reklamation<\/a> eines Kunden geht in einem Unternehmen ohne SAP Business Workflow ein. Wie wird nun vorgegangen? Der Mitarbeitende, der die Reklamation in Empfang nimmt, f\u00fcllt ein Formblatt aus, auf dem sowohl die Informationen des Kunden als auch alle internen Informationen zur Zuordnung der Reklamation vermerkt sind. In diesem Beispiel handelt es sich bei der Reklamation um besch\u00e4digt angelieferte Ware. Als N\u00e4chstes wird das Formblatt an die Abteilung Logistik weitergeleitet, die daf\u00fcr zust\u00e4ndig ist, den Sachverhalt und ggf. eine Haftung f\u00fcr den Transportschaden mit dem Spediteur zu kl\u00e4ren. Ist die Kl\u00e4rung abgeschlossen, wird dies auf dem Formblatt vermerkt und intern an die zust\u00e4ndige Abteilung weitergeleitet. Je nach Ergebnis kann das die Finanzbuchhaltung<\/a> zur Erstellung einer Gutschrift oder der Vertrieb zur Kommunikation mit dem Kunden sein. Das Formblatt bleibt so lange im Unternehmen im Umlauf, bis die Reklamation abgeschlossen und bei den Kundeninformationen abgelegt ist.<\/p>\n\n\n\n

Dieser Ablauf ist sehr langatmig und undurchsichtig, obwohl gerade f\u00fcr solch einen Prozess eine schnelle Kl\u00e4rung n\u00f6tig ist. Und genau an dieser Stelle kommt der SAP Business Workflow zum Einsatz. <\/p>\n\n\n\n

Die m\u00f6gliche Abwicklung einer Reklamation mit dem SAP Business Workflow<\/h3>\n\n\n\n

Der Mitarbeitende erfasst die Reklamation des Kunden direkt im SAP-System. \u00dcber den zuvor definierten SAP Business Workflow kann die Reklamation dann sofort intern an die zust\u00e4ndigen Personen weitergeleitet und umgehend von diesen bearbeitet werden. Der SAP Business Workflow erm\u00f6glicht nicht Weiterleitung der Reklamation an die richtigen Bearbeiter:innen in der richtigen Reihenfolge. Zudem k\u00f6nnen vordefinierte Auswahlm\u00f6glichkeiten und Fristen zur Bearbeitung mitgegeben werden. Dies spart erheblich Zeit und Kosten und sorgt zus\u00e4tzlich f\u00fcr Transparenz, da jede am Workflow beteiligte Person jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen kann.<\/p>\n\n\n\n

Fazit ist, dass durch den Einsatz des SAP Business Workflows eine hohe Prozesstransparenz und eine optimierte Kommunikation zwischen den beteiligten Personen geschaffen wird. Au\u00dferdem wird der Zugriff auf Dokumente erleichtert und administrative Kosten werden durch die Automatisierung reduziert.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Grenzen beim Einsatz des SAP (Business) Workflows<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der SAP Business Workflow ist allein bereits von gro\u00dfem Nutzen, st\u00f6\u00dft jedoch auch an seine Grenzen. Dieser ist bei den unterschiedlichen Workflow-Szenarien auf die im SAP-System vorhanden Funktionen beschr\u00e4nkt und bietet keine zus\u00e4tzlichen Optionen, die f\u00fcr eine umfassende Abbildung bestimmter Dokumenten- und Gesch\u00e4ftsprozesse notwendig sind.<\/p>\n\n\n\n

Positiv ist, dass sich der SAP Business Workflow mithilfe von externer Software erweitern l\u00e4sst. Es gibt unz\u00e4hlige Anbieter auf dem Markt, die Produkte zur Digitalisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen in verschiedensten Bereichen anbieten. Von\u202fBeschaffungsprozessen<\/a>, \u00fcber Wareneingangsprozesse bis hin zu Finanzbuchhaltungs- und\u202fFreigabeprozessen<\/a>\u202f\u2013 nahezu f\u00fcr jeden Gesch\u00e4ftsprozess gibt es eine digitale, in SAP abbildbare, L\u00f6sung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Aber wie funktioniert die angebundene Softwarel\u00f6sung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Jede dieser Softwarel\u00f6sungen arbeitet auf \u00e4hnliche Weise, weist jedoch dennoch auch deutliche Unterschiede auf. In den meisten F\u00e4llen ist die SAP-Workflow-Engine (also der SAP Business Workflow) die Basis, auf der die Softwarel\u00f6sung zur Digitalisierung des jeweiligen Prozesses aufsetzt. Man nutzt also den von SAP vorgegebenen Standard und erg\u00e4nzt diesen um weiterf\u00fchrende Funktionen. Beispielsweise der klassische Prozess des\u202fdigitalen Rechnungsworkflows<\/a>: Eine entsprechende Softwarel\u00f6sung erm\u00f6glicht eine digitalisierte und zum Teil auch automatisierte Abwicklung der Prozessschritte, die im manuellen Prozess h\u00e4ndisch ablaufen. Je nach dem f\u00fcr welche Software man sich entscheidet, kann der komplette Prozess der Vorerfassung, Pr\u00fcfung und Freigabe der Rechnungen bereits im SAP-System erfolgen. Die Software bedient sich dabei an den vom SAP Business Workflow vorgegeben Funktionen und erweitert diese.<\/p>\n\n\n\n

\n

Einsteiger-Webinar:<\/strong> Digitales Dokumentenmanagement mit SAP<\/strong><\/p>\n\n\n\n