{"id":26267,"date":"2021-09-08T17:54:45","date_gmt":"2021-09-08T15:54:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=26267"},"modified":"2026-02-02T16:05:12","modified_gmt":"2026-02-02T15:05:12","slug":"records-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/records-management\/","title":{"rendered":"Records Management: revisionssichere Archivierung von Daten"},"content":{"rendered":"\n

Wenn Dokumente in Unternehmen und Organisationen in alten Aktenschr\u00e4nken gesucht werden m\u00fcssen, weil sie nicht sorgf\u00e4ltig sortiert sind, verstreicht oft wertvolle Zeit. Im Laufe der Jahre h\u00e4ufen sich zudem die Akten und man ger\u00e4t schnell in die Situation, den \u00dcberblick \u00fcber die eigene Aktenf\u00fchrung zu verlieren.
F\u00fcr dieses Problem gibt es eine simple L\u00f6sung: Mit Hilfe eines strukturierten Records Management l\u00e4sst sich eine nachvollziehbare sowie revisionssichere Verwaltung von gesch\u00e4ftsrelevanten Transaktionen sicherstellen. <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist Records Management?  <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Records Management, auch RM abgek\u00fcrzt, steht im Deutschen f\u00fcr Schriftgutverwaltung. Dahinter stehen die Vorgaben und Prinzipien der ISO\/DIN-Norm 15489<\/strong> – eine internationale Norm, die Anforderungen an die Verwaltung von Schriftgut von \u00f6ffentlichen und privaten Organisationen definiert. <\/p>\n\n\n\n

ISO 15489 gilt konkret f\u00fcr die Erstellung, Erfassung und Verwaltung von Aufzeichnungen, unabh\u00e4ngig von ihrer Struktur oder Form, in allen Arten von Gesch\u00e4fts- und Technologieumgebungen und im Laufe der Zeit. Im Prinzip geht es also auch um T\u00e4tigkeiten, wie die revisionssichere Archivierung, die Verwaltung, sowie die Kontrolle von digitalen Dokumenten bzw. Dokumenten auf Papier. <\/p>\n\n\n\n

Spricht man in diesem Zusammenhang von dem Wort \u201eRecord\u201c, bedeutet dies zun\u00e4chst einmal nur die dokumentierte Gesch\u00e4ftstransaktion beziehungsweise aufbewahrungspflichtige Informationsobjekte. In Deutschland wird der Begriff \u201eRecord\u201c aber eher mit dem \u201eDokument\u201c gleichgesetzt.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n


In Unternehmen wird in den verschiedensten Arten dokumentiert. Sei es die Dokumentation anhand von E-Mails, Vertr\u00e4gen, Protokollen oder in anderen Formen. Unternehmen bewahren diese Unterlagen entweder in Ordnern in Aktenschr\u00e4nken auf einem Unternehmensgel\u00e4nde auf, verwalten sie vor Ort auf Speichermedien, in der Cloud oder in einem Dokumentenmanagement-System<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

Records Management sorgt in diesem Zusammenhang f\u00fcr eine \u201czentrale\u201d Stelle. An dieser sind die Dokumente strukturiert verwaltet und f\u00fcr jede\/n Mitarbeiter\/in zug\u00e4nglich. Das bedeutet also, dass Gesch\u00e4ftsprozesse im Unternehmen immer nachvollziehbar sind. Bei \u00c4nderungen von Gesch\u00e4ftsdokumenten und Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufen hat man stets einen genauen \u00dcberblick. <\/p>\n\n\n\n

Demgem\u00e4\u00df sind alle Dokumente im Zusammenhang mit dem RM gesch\u00fctzt, wie beispielsweise vor dem L\u00f6schen. Die Dokumente werden wiederum nur im Sinne der Anforderungen aus der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gel\u00f6scht bzw. gesperrt. Dadurch, dass sie alle strukturiert und sortiert im RM sind, k\u00f6nnen die Dokumente auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist<\/a> sicher nachvollzogen werden.<\/p>\n\n\n\n

Will ein Unternehmen also haupts\u00e4chlich Kosten und Zeit einsparen, sollten zun\u00e4chst die Prozesse des Records Management optimiert werden. Der erste Schritt zu einem gut strukturierten RM ist der Beginn einer digitalen L\u00f6sung. Alle oben genannten Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufe k\u00f6nnen somit digitalisiert und ebenfalls optimiert werden.  <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Der Lebenszyklus eines Records <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Records – sogenannte dokumentierte Gesch\u00e4ftstransaktionen – durchlaufen verschiedene Phasen. Daten werden meist \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum betrachtet. Denn \u00e4hnlich wie bei einem Produktlebenszyklus, bei dem ein Produkt verschiedene Phasen von der Markteinf\u00fchrung bis hin zur Degeneration des Produktes durchl\u00e4uft, gibt es auch einen sogenannten Daten-Lebenszyklus. Bei diesem Zyklus geht es um die Erstellung bis hin zur Vernichtung der Daten. <\/p>\n\n\n

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\"Records<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

Der Prozess von Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufen l\u00e4uft dabei immer nach demselben Prinzip ab. Denn mit der Erstellung von Daten entsteht immer der erste Prozess im Zyklus. Nachdem die Daten erstellt worden sind, werden sie dann meist danach genutzt, bearbeitet oder ver\u00e4ndert. In dieser Phase des Daten-Lebenszyklus werden die Daten weiter aufbereitet und verarbeitet. Anschlie\u00dfend kommt es zu deren Aufbewahrung. Hier werden alle Daten in einem Unternehmen entweder 6 Jahre lang aufbewahrt, wenn man von allgemeinen Belegen spricht, bzw. 10 Jahre lang, wenn sie eine Buchfunktion haben oder als Buchungsgrundlage dienen. Wenn Gesch\u00e4ftsdokumente nach diesen Fristen keine Aufbewahrungspflicht mehr haben, werden sie oftmals zeitnah vom Unternehmen vernichtet. Grundlage f\u00fcr eine regelrechte Entsorgung von nicht mehr ben\u00f6tigten Dokumenten sind beispielsweise Regelwerke zur Vererbung von Metadaten, ein Aufbau von Ordnungsstrukturen sowie vorgegebene Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems f\u00fcr das Records Management <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient grunds\u00e4tzlich der Einf\u00fchrung von festen Prozessbestandteilen. Mit Hilfe eines DMS k\u00f6nnen Dokumente, die im Unternehmen anfallen, datenbankgest\u00fctzt archiviert und verwaltet werden. Ziel ist es, mit dem DMS, bezogen auf das Records Management, die Verwaltung von beliebigen Unterlagen zu steuern. Somit beh\u00e4lt man auch einen \u00dcberblick \u00fcber alles, was im Unternehmen passiert. Zudem kann durch ein DMS immens Abhilfe geschaffen werden, um das RM immer weiter in Richtung der digitalen Transformation zu bringen. RM betrifft dar\u00fcber hinaus durch die zunehmenden Kommunikationen via E-Mail und der elektronischen Kollaboration mittlerweile fast alle Mitarbeitenden im Unternehmen und in der Verwaltung. Demzufolge werden sowohl das Thema als auch die Auseinandersetzung mit Records Management in Unternehmen zuk\u00fcnftig immer wichtiger, denn nur mit Hilfe von passendem Einsatz, wie einem Dokumentenmanagement-System f\u00fcr RM und den entsprechenden Anforderungen, l\u00e4sst sich dies wirtschaftlich optimal erf\u00fcllen. <\/p>\n\n\n\n

Da es sich beim RM um T\u00e4tigkeiten, wie die revisionssichere Archivierung, die Verwaltung sowie die Kontrolle von digitalen Dokumenten bzw. Dokumenten auf Papier handelt, eignet sich ein DMS daf\u00fcr ideal. Der Einsatz von einem Dokumentenmanagementsystem bietet in diesem Zusammenhang eine technische L\u00f6sung f\u00fcr RM im Unternehmen.  
Dokumente lassen sich mit einem DMS ohne Weiteres erfassen, verteilen, ablegen, bearbeiten und archivieren. Diese aufgef\u00fchrten Aspekte z\u00e4hlen zu den wichtigsten Bestandteilen bei dem Einsatz von einem DMS. <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>3 Gr\u00fcnde, warum Records Management wichtig f\u00fcr Unternehmen ist  <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Grund 1: Optimierung der Prozessqualit\u00e4t <\/h3>\n\n\n\n

RM f\u00fchrt dazu, dass Prozesse von Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufen optimiert werden. Dokumente durchlaufen ihren normalen Daten-Lebenszyklus und k\u00f6nnen optimal von jedem oder jeder Mitarbeiter:in bearbeitet und verarbeitet werden. Dadurch, dass man zum Beispiel jede Ver\u00e4nderung von einem Dokument nachvollziehen kann, beh\u00e4lt das Unternehmen einen genauen \u00dcberblick \u00fcber all das, was dort passiert. <\/p>\n\n\n\n

Grund 2: Einfachere Strukturierung aller Dokumente <\/h3>\n\n\n\n

Alle Dokumente bzw. Records befinden sich an einem Ort. Entweder werden Dokumente im Unternehmen in Ordnern in Aktenschr\u00e4nken auf einem Unternehmensgel\u00e4nde aufbewahrt, vor Ort auf Speichermedien oder in der Cloud. F\u00fchrt das Unternehmen also ein geeignetes Records Management bspw. mit Hilfe von einem DMS, k\u00f6nnen Dokumente in Sekunden wiedergefunden werden. Dies f\u00fchrt zu Kostenersparnissen, weil Mitarbeiter:innen nicht lange in Aktenschr\u00e4nken nach bestimmten Ordnern suchen m\u00fcssen.    <\/p>\n\n\n\n

Grund 3: Wirtschaftliche Vorteile f\u00fcr das Unternehmen <\/h3>\n\n\n\n

RM sorgt f\u00fcr betriebswirtschaftliche Vorteile: Denn durch die Einsparungen von Kosten und Zeit f\u00fcr das Suchen der Dokumente kann das Unternehmen erhebliche Vorteile erzielen. Au\u00dferdem wirkt sich ein gut strukturiertes Records Management ebenfalls auf die Kunden aus. Ein organisiertes und gut strukturiertes Unternehmen sorgt n\u00e4mlich in den meisten F\u00e4llen f\u00fcr eine gro\u00dfe Kundenzufriedenheit. Die Mitarbeitenden k\u00f6nnen bei Kundenanfragen schnell reagieren, weil sie in diesem Fall nur wenig Zeit f\u00fcr die Suche nach Informationsobjekten oder generellen Informationen und Dokumenten ben\u00f6tigen. <\/p>\n\n\n\n

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