{"id":26731,"date":"2021-10-12T15:21:29","date_gmt":"2021-10-12T13:21:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=26731"},"modified":"2024-02-27T15:43:32","modified_gmt":"2024-02-27T14:43:32","slug":"bantleon","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/bantleon\/","title":{"rendered":"Alexander Bunk von der Bantleon im Interview \u00fcber die 5 gr\u00f6\u00dften H\u00fcrden bei einem DMS Migrationsprojekt"},"content":{"rendered":"\n

Die Entscheidung f\u00fcr ein Dokumentenmanagement-System ist immer langfristig. Umso gr\u00f6\u00dfer ist die Herausforderung, wenn dann doch ein neuer Anbieter her muss. Denn Hunderttausende gesch\u00e4ftsrelevante Dokumente migrieren sich nicht von allein revisionssicher in ein neues System. Alexander Bunk, Bereichsleiter IT bei der Bantleon, berichtet im d.velop Interview aus eigener Erfahrung, wie Unternehmen ein so umfangreiches Projekt am besten angehen – und welche Fehler zu vermeiden sind.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Anbieterwechsel hin zur Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog:<\/strong> Bevor wir von H\u00fcrden sprechen, stellt sich zun\u00e4chst einmal die Frage, warum man \u00fcberhaupt ein Migrationsprojekt angehen sollte und auf einen anderen Anbieter wechseln, der sich um die Digitalisierung von Dokumenten und gesch\u00e4ftlichen Prozessen k\u00fcmmert. Wie kam Bantleon auf die Idee f\u00fcr so ein ambitioniertes Projekt?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Das Ganze kam im Betrieb in den letzten eineinhalb Jahren auf. Weil unsere alte oder jetzt noch bestehende DMS L\u00f6sung von der reinen technischen Basis her eher veraltet war und wir bei der Software nicht gesehen haben, dass sie sich weiterentwickelt. Die Oberfl\u00e4che sieht aus wie vor 15 Jahren. Moderne Oberfl\u00e4chen, wie man es auch aus den Web-Anwendungen oder anderen aktuellen Anwendungen heutzutage kennt, waren da nicht sichtbar. Deswegen waren auch die Endanwender:innen selber nicht wirklich zufrieden mit dem ganzen System. Eine sehr hohe Komplexit\u00e4t, die wenig intuitive Oberfl\u00e4che, Dokumente waren nicht so schnell auffindbar \u2013 all das sorgte f\u00fcr eine geringe Akzeptanz im Hause. Bei einer Umfrage unter allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hat sich dieser Eindruck best\u00e4tigt. Das System also hat zwar seinen Zweck erf\u00fcllt, aber es hat sich nicht so sch\u00f6n nahtlos in die ganze Umgebung integriert. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Anzahl und Arten der zu migrierenden Dokumente<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog:<\/strong> Wie viele Dokumente sollten migriert werden und welche Arten sind das? Rechnungen? Personalakten? Spezifische Bantleon Informationen?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Das haben wir als allererstes beim Workshop mit d.velop zusammen in Erfahrung gebracht. Zur Vorbereitung des Projekts haben wir eine detaillierte Auswertung gemacht an Dokumenten, wie viele insgesamt im System sind und aufgeschl\u00fcsselt nach Dokumententarten und wie viele einzelne Dokumente in den letzten Jahren \u00fcberhaupt abgelegt wurden. Dabei hat sich auch herausgestellt, dass viele Dokumentarten, die fr\u00fcher mal genutzt wurden, jetzt so gut wie gar nicht mehr benutzt wurden. Da wurden in letzten zehn Jahren 15 Dokumente abgelegt. Insgesamt migrieren wir zirka drei Millionen Dokumente. Rund 2,8 Millionen davon sind Dokumente, die uns aus unserem ERP-System generiert worden sind, also Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, die unterschrieben und dann eingescannt werden. Der Rest besteht vorwiegend aus Dokumenten, die irgendwann einmal manuell abgelegt wurden, zum Beispiel produktspezifische Bantleon-Dokumente, Laborberichte und so weiter. <\/p>\n\n\n\n

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\u00dcber Bantleon<\/h3>\n\n\n\n

Die Hermann Bantleon GmbH ist seit mehr als 100 Jahren der Schmierstoffspezialist aus Ulm. Ein mittelst\u00e4ndisches Unternehmen mit ca. 250 Besch\u00e4ftigten. Das Angebot deckt die gesamte Prozesskette der metallbearbeitenden Industrie ab: von der Bearbeitung des Werkst\u00fccks \u00fcber das Reinigen bis zum Verpacken. Im Automotive Bereich unterst\u00fctzt das Unternehmen Anlagen- und Maschinenbauer schon in der Konstruktionsphase.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Der schrittweise Ansatz bei der Umsetzung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog:<\/strong> Wie setzt man so ein Projekt auf? Wie stellen Sie sicher, dass beim Wechsel der t\u00e4gliche Betrieb nicht gest\u00f6rt wird? Das macht man ja nicht in einer Nacht.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Genau, den gro\u00dfen Big Bang sollten wir da nicht machen und in einem Rutsch irgendwie alles umstellen. Deswegen haben wir auch zun\u00e4chst angefangen, Integrationen zu unserem CRM zu schaffen, sodass die Anwender:innen einfach aus der bekannten Oberfl\u00e4che heraus bequem auf Dokumente zugreifen k\u00f6nnen oder auch Dokumente ablegen k\u00f6nnen. Die Einstiegsh\u00fcrde ist so viel geringer. Das System wird nun Schritt f\u00fcr Schritt eingef\u00fchrt werden. Das komplette Rollout k\u00f6nnen wir ohnehin nur vornehmen, wenn wir unser ERP-System Anfang n\u00e4chsten Jahres auf Business Central umstellen. Darum wollten wir die Schnittstellen zu unserem aktuellen ERP-System nicht noch f\u00fcr ein halbes Jahr aufw\u00e4ndig anpassen, sondern werden parallel noch im alten Archivsystem arbeiten, bevor wir dann in Richtung d.velop Archiv migrieren. In anderen, ERP-unabh\u00e4ngigen Bereichen k\u00f6nnen wir aber schon jetzt sukzessive umstellen. Durch die Integration ins CRM k\u00f6nnen die entsprechenden Bereiche schon jetzt mit dem d.velop-System arbeiten und erste Erfahrungen in der Anwendung sammeln, sodass nicht die ganze Firma auf einen gro\u00dfen Schlag umgestellt werden muss. Wir haben parallel noch ein Microsoft Dynamics CRM als Legacy-System laufen, sind aber auch hier dabei, dieses in die Cloud zu migrieren. Und in dem Zuge wird auch der Teil des d.velop Archivs schon freigeschaltet, sodass zum Beispiel bereits unsere Kollegen:innen im Au\u00dfendienst damit arbeiten und produktspezifische Dokumente von unterwegs aus ablegen k\u00f6nnen. Das alles ist einfacher, wenn man diese Schritte vorher in einem Digitalisierungs-Workshop festlegt.<\/p>\n\n\n\n

d.velop blog: <\/strong>Ist das auch Ihre Empfehlung, um den Einstieg in ein Migrationsprojekt effizient zu gestalten?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Das war auf jeden Fall eine gute Sache, um im Vorfeld die aktuelle Umgebung und den Status quo zu beleuchten, um m\u00f6gliches Verbesserungspotenzial oder auch Entwicklungsschritte aus dem Workshop heraus aufgezeigt zu bekommen. Dieser gibt Antworten auf Fragen wie \u201ein welchen Schritten machen wir uns sp\u00e4ter an die Realisierung\u201c, \u201ewann stellen wir auf das neue System um\u201c oder \u201ewelche Mehrwerte bringt das Projekt in welchen Bereichen\u201c. Die Antworten helfen auch, die Bem\u00fchungen gegen\u00fcber diversen Stakeholdern zu verargumentieren. <\/p>\n\n\n\n

d.velop blog: <\/strong>In ganz einfachen Worten: Was passiert eigentlich genau bei einer DMS-Migration?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Wir haben zun\u00e4chst nach dem initialen Workshop parallel zu unserem jetzigen System eine Testumgebung aufgebaut, in das bereits die Erkenntnisse aus dem Workshop eingeflossen sind. Zudem haben wir interne Umfragen durchgef\u00fchrt, deren Ergebnisse ebenfalls ber\u00fccksichtigt wurden. In enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen haben wir dann gemeinsam mit d.velop dieses Testsystem passend zu unseren ge\u00e4nderten Anforderungen so aufgebaut, dass vor allem die geplanten Integrationen in unsere f\u00fchrenden Systeme vorbereitet waren. Die Strukturen mussten soweit vorhanden sein, dass sich die Mitarbeiter:innen im System zurechtfinden und einfach Dokumente klassifizieren und ablegen k\u00f6nnen. Das alles lief mit dem d.velop Team wirklich absolut reibungslos und unkompliziert.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Entscheidung f\u00fcr d.velop als Anbieter<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog: <\/strong>Warum haben Sie sich ausgerechnet f\u00fcr d.velop entschieden? Es gibt ja auch andere Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen am Markt.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> d.velop bot mit den L\u00f6sungen f\u00fcr Microsoft die optimale Integration in unsere Systemlandschaft. Wir setzen strategisch viele Microsoft-Produkte ein, auch die Microsoft 365 Cloud-Suite und SharePoint sind ein gro\u00dfes Thema bei der Bantleon und da ist d.velop einfach hervorragend integriert. Ebenso wichtig war uns die Integration in unser ERP-System als einfacher Aufruf \u00fcber den Webbrowser, ohne dass irgendwo ein zus\u00e4tzlicher Client installiert werden musste. So ist das Arbeiten ohne VPN-Tunnel oder wacklige Remote-Desktop-Verbindungen f\u00fcr alle Mitarbeitenden bequem ganz wie gewohnt m\u00f6glich. Letztlich war ein gro\u00dfer Pluspunkt auch, dass das d.velop Team die Bantleon schon sehr lange betreut und sowohl die Menschen hier als auch die Systemumgebung sehr gut kannte. So dauern Abstimmungen nicht Tage oder sogar Wochen, sondern wir machen schnell ein paar Termine von jeweils einer Stunde oder einen Microsoft Teams-Call und schaffen es in dieser kurzen Zeit, echt tolle Sachen einzurichten, die dann auch noch reibungslos funktionieren. Also daf\u00fcr von mir ein Daumen nach oben.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die f\u00fcnf gr\u00f6\u00dften Herausforderungen und Hindernisse<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog: <\/strong>Was sind f\u00fcr Sie die f\u00fcnf gr\u00f6\u00dften Herausforderungen oder Hindernisse bei der Planung und Umsetzung des Migrations-Projekts gewesen und was k\u00f6nnen andere Unternehmen daraus lernen?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

1.) <\/strong>Man sollte sich unbedingt im Vorfeld Gedanken machen, wie man gewachsene Strukturen durch das bisherige Dokumentenmanagement-System<\/a> aufbrechen kann und darauf achten, auch wirklich alte Z\u00f6pfe abzuschneiden und nicht zwanghaft zu versuchen, alles mit dem neuen System so nachzubauen, wie es im alten war.<\/p>\n\n\n\n

2.) <\/strong>Beziehen Sie die Mitarbeitenden \u00fcber interne Umfragen in die Auswahl und Anforderungsgestaltung ein. Bei uns hat sich gezeigt, dass man das bisherige System als un\u00fcbersichtlich empfand, das Berechtigungskonzept v\u00f6llig intransparent war und Hintergrundprozesse nicht nachvollziehbar. So etwas ist immens wertvoll, um das neue System von Beginn an sauber aufzusetzen.<\/p>\n\n\n\n

3.) <\/strong>Gute Argumente f\u00fcr das Projekt gegen\u00fcber der Gesch\u00e4ftsleitung k\u00f6nnen die Durchf\u00fchrung stark vereinfachen. Gemeinsame Workshops mit Mitarbeiter:innen, Projektteam und Hersteller sind sehr wichtig, um eine saubere Basis zu erarbeiten. Das hilft dann sehr dabei, die Entscheidung f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines neuen DMS-Systems intern zu verargumentieren. Schlie\u00dflich machen wir das nicht aus Jux und Dollerei von heute auf morgen, sondern um langfristig das Unternehmen solide im Zusammenspiel mit allen IT-Systemen zukunftssicher aufzustellen. <\/p>\n\n\n\n

4.)<\/strong> Blo\u00df nicht alles auf einmal wollen und machen! Wie schon erw\u00e4hnt, haben wir von Anfang an geplant, die Schritte nacheinander zu gehen und nicht auf einen einzigen Tag der Produktivschaltung hinzuarbeiten. Man kann das nat\u00fcrlich machen. Aber wenn es keine Notwendigkeit gibt oder wenn es Bereiche gibt, die man losgel\u00f6st von anderen sehen und separat umstellen kann, sollte das auf jeden Fall in sauber geplanten Einzelschritten erfolgen.<\/p>\n\n\n\n

5.)<\/strong> Billig ist nicht immer gut. Setzen Sie nicht auf den erstbesten Anbieter. Bei der Bantleon hat sich schnell gezeigt, wie wichtig fundiertes Know-how des Herstellers und die N\u00e4he zu einem erfahrenen Projektteam ist. Sehr wichtig ist auch, dass der Anbieter nicht nur die eigenen Produkte kennt, sondern auch Erfahrung mit Drittprodukten wie dem CRM hat, in das sich die L\u00f6sung sp\u00e4ter integrieren soll. Bei uns war das mit Microsoft Dynamics 365 Business Central so. Da die d.velop-Experten sich auch hier auskennen, muss man nicht im Projektablauf eine dritte Partei hinzuziehen, sondern arbeitet effizient in agilen regelm\u00e4\u00dfigen Updates mit einem Kernteam an der Umsetzung. Das hat uns bei der Bantleon sehr geholfen, nicht f\u00fcr jeden Aspekt wieder jemand Neues mit ins Boot zu holen.<\/p>\n\n\n\n

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Aufbruch in den digitalen Eingangsrechnungsprozess auf Basis von Microsoft Dynamics ERP<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Wer redet, dem kann geholfen werden. <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Abschlie\u00dfend kann ich sagen, dass es vor allem immens wertvoll ist, schon lange im Vorfeld, aber auch w\u00e4hrend des Projekts und in Zukunft intern eine Art \u201eTaskforce\u201c zusammenzustellen, die regelm\u00e4\u00dfig monatlich nicht nur die Anforderungen der IT, sondern auch und vor allem der Fachbereiche an das System \u00fcbereinanderlegen. Wir haben, nachdem wir das erste Testsystem mit einem Basisumfang aufgesetzt hatten, wirklich mit jedem Bereich gesprochen, sind die wichtigen Sachen durchgegangen, denn was hier relevant ist, ist tats\u00e4chlich komplett unterschiedlich. Je nachdem, ob ich jetzt jemanden aus der Buchhaltung frage, oder jemanden, der in der Produktion arbeitet oder im Logistikzentrum. Jeder hat nat\u00fcrlich ganz andere Anforderungen an das System oder ans t\u00e4gliche Arbeiten. Es hat uns sehr geholfen wirklich alle Sichtweisen einzubeziehen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Zuk\u00fcnftige Pl\u00e4ne nach Abschluss der Migration<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog: <\/strong>Was haben Sie in der Zukunft vor, wenn die eigentliche Migration abgeschlossen ist?<\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Wir werden vor allem die vielen vorherrschenden manuellen Prozesse digitalisieren. Bei unseren Gespr\u00e4chen kam unter anderem heraus, dass von Mitarbeitenden immer wieder die gleichen Dokumente und Dokumentarten am selben Ort abgelegt wurden. Hier wollen wir die Kollegen:innen entlasten und die sich immer wiederholenden T\u00e4tigkeiten automatisieren. Auch beim Input Management werden wir optimieren. Statt einzelne Scanner am Arbeitsplatz zu haben, werden zum Beispiel unterschriebene Lieferscheine zentral an einem Multifunktionsger\u00e4t gescannt, per Barcode ausgelesen und automatisch in der korrekten digitalen Akte ins d.velop Archiv abgelegt. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Der erste Schritt in die Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop blog: <\/strong>Wie sollte ein Unternehmen starten und den ersten Schritt in die Digitalisierung gehen? Was ist Ihr Appell? <\/em><\/p>\n\n\n\n

Alexander Bunk, Bantleon:<\/strong> Am besten erst einmal Teilprojekte oder irgendwo eingesetzte Insell\u00f6sungen identifizieren, also Stellen in den t\u00e4glichen Abl\u00e4ufen, an denen man Schritt f\u00fcr Schritt eine neue L\u00f6sung einf\u00fchren kann, ohne den Big Bang zu vollziehen und mit einem Mal alle umstellen zu m\u00fcssen. Und man sollte sich in jedem Fall Zeit nehmen und vielleicht doch lieber f\u00fcr einen gewissen Zeitraum im parallelen Betrieb mit zwei Systemen agieren, um vor allem den Mitarbeitenden die Umstellung zu vereinfachen. Hier ist es besser, in hom\u00f6opathischen Dosen langsam vorzugehen. Umso nachhaltiger wird das Ganze dann am Ende funktionieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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