Auch wenn digitale Kommunikationswege nicht zuletzt bedingt durch die Pandemie immer mehr Gebrauch in Unternehmen finden, setzen viele Organisationen noch immer auf klassische Kommunikationskan\u00e4le, wie die Briefpost und das Fax. Neue Entwicklungen und vermehrte Kritik der Datenschutzexperten Dr. Imke Sommer, Bremer Datenschutzbeauftragte oder Alexander Rei\u00dfnagel, hessischer Datenschutzbeauftragter k\u00f6nnten nun allerdings das Fax endg\u00fcltig ad acta legen. Denn sie sind sich einig: Das Fax ist nicht DSGVO-konform! \u00b2<\/p>\n\n\n\n Ist das Fax datenschutzkonform? Bis vor einigen Jahren war das noch weitestgehend der Fall, denn da galt das Fax noch als sichere Methode, um sensible Daten zu \u00fcbermitteln. Fr\u00fcher wurden die Daten \u00fcber eine exklusive Ende-zu-Ende Telefonleitung \u00fcbertragen, die als sicher eingestuft wurde. Absender sowie Empf\u00e4nger mit entsprechender Faxnummer bildeten die beiden Endstellen, zwischen denen eine direkte Verbindung hergestellt wurde. Dennoch konnte schon zu diesem Zeitpunkt nicht sicher festgestellt werden, wer alles Zugriff auf das entsprechende Empfangsger\u00e4t hat.<\/p>\n\n\n\n Heutzutage hat sich die Situation aufgrund der Digitalisierung erheblich ge\u00e4ndert. Nicht nur bei den genutzten Endger\u00e4ten, sondern ebenfalls bei den Transportwegen gab es grundlegende \u00c4nderungen. Da die Unternehmen mittlerweile meist \u00fcber das Internet faxen (Fax over IP), findet man kaum noch ein klassisches Faxger\u00e4t in Unternehmen. Stattdessen werden Systeme eingesetzt, die eingehende Faxe automatisch in E-Mails umwandeln und dementsprechend an das jeweilige E-Mail-Postfach \u00fcbermitteln \u2013 m\u00f6glicherweise unverschl\u00fcsselt.<\/p>\n\n\n\n Hinsichtlich des Sicherheitsniveaus entspricht ein Fax einer unverschl\u00fcsselten E-Mail, die h\u00e4ufig mit einer offen einsehbaren Postkarte gleichgesetzt wird. F\u00fcr die \u00dcbermittlung von sensiblen personenbezogenen Daten, die einen besonderen Schutz erfordern, sei ein Fax daher ohne zus\u00e4tzliche Schutzma\u00dfnahmen beim Absender und Empf\u00e4nger nicht geeignet, so die Datenschutzbeauftragten Alexander Ro\u00dfnagel und Dr. Imke Sommer. Der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO<\/a>) zufolge m\u00fcssen personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass eine angemessene Sicherheit gew\u00e4hrleistet ist. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Dementsprechend ergibt sich die folgende Konsequenz: F\u00fcr die \u00dcbertragung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gem\u00e4\u00df Artikel 9, Absatz 1<\/a> der Datenschutz-Grundverordnung ist die Nutzung von Fax-Diensten unzul\u00e4ssig. Zu dieser Kategorie geh\u00f6ren Informationen \u201eaus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religi\u00f6se oder weltanschauliche \u00dcberzeugungen oder die Gewerkschaftszugeh\u00f6rigkeit hervorgehen\u201c. Weiterhin f\u00e4llt unter diese Kategorie \u201edie Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer nat\u00fcrlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer nat\u00fcrlichen Person\u201c.<\/p>\n\n\n\n Vor diesem Hintergrund sowie der fortschreitenden Digitalisierung fordern die Datenschutzbeauftragten den Verzicht auf das Fax, das derzeit noch bei Beh\u00f6rden, Gerichten, Rechtsanw\u00e4lten und im Gesundheitswesen zum Einsatz kommt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gew\u00e4hren.<\/p>\n\n\n\n Fakt ist: Fax und DSGVO gehen nicht Hand in Hand \u2013 ganz im Gegenteil. Doch was gibt es f\u00fcr sichere Alternativen zum Fax, die datenschutzkonform sind? Die Datenschutzbeauftragten nennen verschiedene M\u00f6glichkeiten, mit denen Daten verschl\u00fcsselt und sicher \u00fcbermittelt werden k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n Der klassische Versand per Post gilt als sichere Alternative zum Fax. In Anbetracht der fortschreitenden Digitalisierung ist vom klassischen Postweg auf Dauer allerdings abzusehen. Nicht nur die Preise steigen mit 85 Cent f\u00fcr einen Standardbrief ab 2022 stetig an. Auch die wachsende Anzahl an Mitarbeitenden im Home-Office, der Zeitaufwand sowie die Belastung von Ressourcen erfordern die Umstellung auf digitale Post<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Verschl\u00fcsselte E-Mails stellen eine einfach umsetzbare Alternative zum Fax dar. Bei Daten mit einem hohen Schutzniveau ist es notwendig, neben einer Transportverschl\u00fcsselung (einfache Einstellung auf dem Mail-Server) auch eine Inhaltsverschl\u00fcsselung (z.B. PDF mit Passphrase, ZIP-Datei mit Passwort) zu implementieren.<\/p>\n\n\n\n Um Dokumente auf verschl\u00fcsseltem und vor allem rechtssicherem Weg digital zu \u00fcbermitteln, bieten sich Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> \u2013 an. Denn diese erm\u00f6glichen im Idealfall die digitale Postzustellung. Die Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen<\/a> oder Arbeitsvertr\u00e4ge werden nicht nur verschl\u00fcsselt \u00fcbermittelt, sondern k\u00f6nnen auch zentral abgespeichert und jederzeit abgerufen werden.<\/p>\n\n\n\n Eine dieser genannten Alternativen kann Dir dabei helfen, Dich von Deinem Faxger\u00e4t zu verabschieden. Die Erkenntnis, dass das Fax nicht mehr DSGVO-konform ist, kann eine gro\u00dfe Digitalisierungswelle ausl\u00f6sen und viele Unternehmen dazu bewegen, auf digitale Kommunikationswege umzusteigen. F\u00fcr die Bremer Beh\u00f6rden steht die Abschaffung von Faxger\u00e4ten bereits fest. Auch der Bundestag scheint sich vollkommen dem digitalen Zeitalter zuzuwenden, indem die Faxger\u00e4te abgeschafft werden sollen.<\/p>\n\n\n\n Erfahre in unserem Whitepaper mehr \u00fcber die konkreten Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und wie Du diese bei der \u00dcbermittlung von digitalen Gehaltsabrechnungen erf\u00fcllen kannst:<\/p>\n\n\n\n Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen<\/p>\n\n\n\n\t
Konkrete Daten liefert der Digitalverband Bitkom: Demzufolge nutzen im Jahr 2021 immer noch 43 % der befragten Unternehmen h\u00e4ufig oder sehr h\u00e4ufig das Fax. Im Vergleich zu den Vorjahren \u2013 2020 waren es 49 % und 2018 sogar 62 % \u2013 sinkt die Anzahl der Unternehmen stetig. Trotzdem sind es noch fast die H\u00e4lfte der deutschen Unternehmen, die das Fax im Einsatz haben.\u00b9 <\/p>\n\n\n\n![\"Studie](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/bitkom-studie-fax-kommunikationskanal.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Entwicklung der Kommunikation: Entspricht das Fax der DSGVO?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Das Fax ist nicht DSGVO-konform<\/h3>\n\n\n\n
Nicht zul\u00e4ssige Daten in einem Fax<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Datenschutzkonforme Fax-Alternativen: E-Mail, Dokumentenmanagement-Systeme & Co.<\/span><\/h2>\n\n\n\n
\n
\n
\n
\n