<\/span>Was bedeutet Postbearbeitung?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Postbearbeitung z\u00e4hlt zu den Hauptt\u00e4tigkeiten kleiner und mittelst\u00e4ndischer Unternehmen. In gro\u00dfen Unternehmen stellt die Postbearbeitung in der Regel eine eigene Abteilung im Unternehmen dar. Die unternehmenseigene Poststelle kann dabei eine manuelle Postbearbeitung oder eine digitale Postbearbeitung durchf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n
Manuelle Postbearbeitung \u2013 Definition<\/h3>\n\n\n\n
Die Postbearbeitung im Unternehmen stellt eine Organisationeinheit dar, die den Posteingang<\/strong>, die Postverteilung<\/strong> und den Postausgang<\/strong> umfasst. Grunds\u00e4tzlich geht es bei der Postbearbeitung<\/strong> um die Bearbeitung eingehender Dokumente in Unternehmen. Die Eingangspost umfasst neben Briefen auch Pakete, Faxe und E-Mails.<\/p>\n\n\n\nDigitale Postbearbeitung – Definition<\/h3>\n\n\n\n
Die digitale Postbearbeitung im B\u00fcro umfasst die Verarbeitung digitaler und analoger Dokumente \u2013 und zwar gleicherma\u00dfen. Geht die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form im Unternehmen ein, wird sie mittels Scanner digitalisiert und so f\u00fcr die digitale Postbearbeitung vorbereitet. Insbesondere zwischen Posteingang und Postverteilung spielt die digitale Postbearbeitung eine zentrale Rolle f\u00fcr die effiziente Verarbeitung.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Postbearbeitung \u2013 Ablauf im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie 6 Schritte der Postbearbeitung<\/h3>\n\n\n\n1. Schritt: Aussortieren<\/h3>\n\n\n\n
Im R ahmen der sogenannten Adresskontrolle wird die Eingangspost aussortiert, die nicht vom Postbeauftragten ge\u00f6ffnet werden d\u00fcrfen. Bei der Postbearbeitung tritt das Briefgeheimnis in Kraft, sobald es sich um private Post handelt. Dies ist der Fall, wenn nicht der Firmenname, sondern die Person an erster Stelle steht.<\/p>\n\n\n\n
2. Schritt: \u00d6ffnen<\/h3>\n\n\n\n
Die Eingangspost wird nach dem Aussortieren vom Postbeauftragten ge\u00f6ffnet. Ziemlich selbsterkl\u00e4rend, daher weiter mit Schritt drei der Postbearbeitung.<\/p>\n\n\n\n
3. Schritt: Entnehmen<\/h3>\n\n\n\n
Bei der Entnahme gibt es einige Kontrollen, die vom postbeauftragten durchzuf\u00fchren sind. Folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Kontrollen der manuellen Postbearbeitung:<\/p>\n\n\n
\n![\"Die](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/4-kontrollen-postbearbeitung.jpg\")
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n4. Schritt: Poststempel setzen<\/h3>\n\n\n\n
Der Posteingangsstempel wird rechts neben dem Empf\u00e4nger gesetzt. Folgende Dokumente d\u00fcrfen jedoch nicht gestempelt<\/strong> werden:<\/p>\n\n\n\n\n- Urkunden<\/li>\n\n\n\n
- Zahlungsdokumente (z.B. Checks)<\/li>\n\n\n\n
- Zeugnisse<\/li>\n\n\n\n
- Vertragsdokumente<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
5. Schritt: Sortieren<\/h3>\n\n\n\n
Die Eingangspost wird nach individuellen Vorgaben des Unternehmens sortiert. Eine M\u00f6glichkeit der Sortierung im Rahmen der Postbearbeitung im B\u00fcro ist die Sortierung nach Abteilung.<\/p>\n\n\n\n
6. Schritt: Verteilen<\/h3>\n\n\n\n
Die Post wird nun im Unternehmen verteilt. Hierbei kann die Post beispielsweise in der jeweiligen Abteilung vom Mitarbeiter abgeholt werden.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Postbearbeitung \u2013 Ablauf und Vorteile<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Umstellung auf eine digitale Postbearbeitung im Unternehmen sorgt unter anderem f\u00fcr eine erhebliche Verschlankung des gesamten Prozesses. Immer mehr Unternehmen setzen bei der Postbearbeitung auf eine entsprechende Software-L\u00f6sung. In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) stellt die digitale Postbearbeitung einen wichtigen Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens dar.<\/p>\n\n\n\nAblauf der digitalen Postbearbeitung<\/h3>\n\n\n\n
Einige manuelle Schritte sind auch bei der digitalen Postbearbeitung im B\u00fcro oftmals unumg\u00e4nglich. Insbesondere dann, wenn die Eingangspost nicht elektronisch in die digitale Poststelle eingeht. In diesem Fall sind auch f\u00fcr die digitale Postbearbeitung die ersten drei Schritte (aussortieren, \u00f6ffnen, entnehmen) vom Postbeauftragten durchzuf\u00fchren. Anschlie\u00dfend umfasst der Ablauf der digitalen Postbearbeitung folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n
1. Schritt der: Digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n
Liegt die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form vor, wird sie im ersten Schritt der digitalen Postbearbeitung zun\u00e4chst digitalisiert. Dies erfolgt \u00fcber einen Scanprozess. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen f\u00fcr das ersetzende Scannen<\/a> zu beachten.<\/p>\n\n\n\n2. Schritt der: Erfassen<\/h3>\n\n\n\n
Der zweite Schritt bildet die eigentliche digitale Postbearbeitung im Unternehmen. An dieser Stelle kommen intelligente Software-L\u00f6sungen ins Spiel. Durch eine automatische Erfassung werden s\u00e4mtliche Informationen ermittelt, die f\u00fcr die interne Verteilung n\u00f6tig sind. Die Erfassung setzt sich dabei aus der Klassifizierung und der Indexierung zusammen.<\/p>\n\n\n\n
Durch die Klassifizierung stellt die zun\u00e4chst Software fest, worum es inhaltlich geht. Bei der Indexierung<\/a> werden pr\u00e4zise Daten wie z.B. Kopfdaten, Positionsdaten oder Kontoverbindung ausgelesen, um das jeweilige Dokument zielsicher digital weiterzuleiten.<\/p>\n\n\n\n3. Schritt: Pr\u00fcfung<\/h3>\n\n\n\n
Nach der Erfassung folgt im dritten Schritt der Postbearbeitung die Pr\u00fcfung. Bei digitalen Eingangsrechnungen ist es beispielsweise wichtig, die extrahierten Daten gegen die Bestandsdaten zu pr\u00fcfen. Mit Software-L\u00f6sungen wie d.velop invoices<\/a> erfolgen Stammdatenpr\u00fcfung und auch Dublettenpr\u00fcfung<\/a> vollautomatisiert.<\/p>\n\n\n\n4. Schritt: Verteilen<\/h3>\n\n\n\n
Im letzten Schritt der digitalen Postbearbeitung im B\u00fcro wird die digitale Post schlie\u00dflich automatisch an die jeweiligen Fachbereiche verteilt.<\/p>\n\n\n\n
\n<\/span>💻 Webinar: Der digitale Posteingang als Grundbaustein f\u00fcr ein papierloses B\u00fcro<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Digitale Postbearbeitung – Definition<\/h3>\n\n\n\n
Die digitale Postbearbeitung im B\u00fcro umfasst die Verarbeitung digitaler und analoger Dokumente \u2013 und zwar gleicherma\u00dfen. Geht die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form im Unternehmen ein, wird sie mittels Scanner digitalisiert und so f\u00fcr die digitale Postbearbeitung vorbereitet. Insbesondere zwischen Posteingang und Postverteilung spielt die digitale Postbearbeitung eine zentrale Rolle f\u00fcr die effiziente Verarbeitung.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Postbearbeitung \u2013 Ablauf im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie 6 Schritte der Postbearbeitung<\/h3>\n\n\n\n1. Schritt: Aussortieren<\/h3>\n\n\n\n
Im R ahmen der sogenannten Adresskontrolle wird die Eingangspost aussortiert, die nicht vom Postbeauftragten ge\u00f6ffnet werden d\u00fcrfen. Bei der Postbearbeitung tritt das Briefgeheimnis in Kraft, sobald es sich um private Post handelt. Dies ist der Fall, wenn nicht der Firmenname, sondern die Person an erster Stelle steht.<\/p>\n\n\n\n
2. Schritt: \u00d6ffnen<\/h3>\n\n\n\n
Die Eingangspost wird nach dem Aussortieren vom Postbeauftragten ge\u00f6ffnet. Ziemlich selbsterkl\u00e4rend, daher weiter mit Schritt drei der Postbearbeitung.<\/p>\n\n\n\n
3. Schritt: Entnehmen<\/h3>\n\n\n\n
Bei der Entnahme gibt es einige Kontrollen, die vom postbeauftragten durchzuf\u00fchren sind. Folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Kontrollen der manuellen Postbearbeitung:<\/p>\n\n\n
\n<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n4. Schritt: Poststempel setzen<\/h3>\n\n\n\n
Der Posteingangsstempel wird rechts neben dem Empf\u00e4nger gesetzt. Folgende Dokumente d\u00fcrfen jedoch nicht gestempelt<\/strong> werden:<\/p>\n\n\n\n\n- Urkunden<\/li>\n\n\n\n
- Zahlungsdokumente (z.B. Checks)<\/li>\n\n\n\n
- Zeugnisse<\/li>\n\n\n\n
- Vertragsdokumente<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
5. Schritt: Sortieren<\/h3>\n\n\n\n
Die Eingangspost wird nach individuellen Vorgaben des Unternehmens sortiert. Eine M\u00f6glichkeit der Sortierung im Rahmen der Postbearbeitung im B\u00fcro ist die Sortierung nach Abteilung.<\/p>\n\n\n\n
6. Schritt: Verteilen<\/h3>\n\n\n\n
Die Post wird nun im Unternehmen verteilt. Hierbei kann die Post beispielsweise in der jeweiligen Abteilung vom Mitarbeiter abgeholt werden.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Postbearbeitung \u2013 Ablauf und Vorteile<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Umstellung auf eine digitale Postbearbeitung im Unternehmen sorgt unter anderem f\u00fcr eine erhebliche Verschlankung des gesamten Prozesses. Immer mehr Unternehmen setzen bei der Postbearbeitung auf eine entsprechende Software-L\u00f6sung. In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) stellt die digitale Postbearbeitung einen wichtigen Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens dar.<\/p>\n\n\n\nAblauf der digitalen Postbearbeitung<\/h3>\n\n\n\n
Einige manuelle Schritte sind auch bei der digitalen Postbearbeitung im B\u00fcro oftmals unumg\u00e4nglich. Insbesondere dann, wenn die Eingangspost nicht elektronisch in die digitale Poststelle eingeht. In diesem Fall sind auch f\u00fcr die digitale Postbearbeitung die ersten drei Schritte (aussortieren, \u00f6ffnen, entnehmen) vom Postbeauftragten durchzuf\u00fchren. Anschlie\u00dfend umfasst der Ablauf der digitalen Postbearbeitung folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n
1. Schritt der: Digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n
Liegt die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form vor, wird sie im ersten Schritt der digitalen Postbearbeitung zun\u00e4chst digitalisiert. Dies erfolgt \u00fcber einen Scanprozess. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen f\u00fcr das ersetzende Scannen<\/a> zu beachten.<\/p>\n\n\n\n2. Schritt der: Erfassen<\/h3>\n\n\n\n
Der zweite Schritt bildet die eigentliche digitale Postbearbeitung im Unternehmen. An dieser Stelle kommen intelligente Software-L\u00f6sungen ins Spiel. Durch eine automatische Erfassung werden s\u00e4mtliche Informationen ermittelt, die f\u00fcr die interne Verteilung n\u00f6tig sind. Die Erfassung setzt sich dabei aus der Klassifizierung und der Indexierung zusammen.<\/p>\n\n\n\n
Durch die Klassifizierung stellt die zun\u00e4chst Software fest, worum es inhaltlich geht. Bei der Indexierung<\/a> werden pr\u00e4zise Daten wie z.B. Kopfdaten, Positionsdaten oder Kontoverbindung ausgelesen, um das jeweilige Dokument zielsicher digital weiterzuleiten.<\/p>\n\n\n\n3. Schritt: Pr\u00fcfung<\/h3>\n\n\n\n
Nach der Erfassung folgt im dritten Schritt der Postbearbeitung die Pr\u00fcfung. Bei digitalen Eingangsrechnungen ist es beispielsweise wichtig, die extrahierten Daten gegen die Bestandsdaten zu pr\u00fcfen. Mit Software-L\u00f6sungen wie d.velop invoices<\/a> erfolgen Stammdatenpr\u00fcfung und auch Dublettenpr\u00fcfung<\/a> vollautomatisiert.<\/p>\n\n\n\n4. Schritt: Verteilen<\/h3>\n\n\n\n
Im letzten Schritt der digitalen Postbearbeitung im B\u00fcro wird die digitale Post schlie\u00dflich automatisch an die jeweiligen Fachbereiche verteilt.<\/p>\n\n\n\n
\n<\/span>💻 Webinar: Der digitale Posteingang als Grundbaustein f\u00fcr ein papierloses B\u00fcro<\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Schritt: Aussortieren<\/h3>\n\n\n\n
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n4. Schritt: Poststempel setzen<\/h3>\n\n\n\n
Der Posteingangsstempel wird rechts neben dem Empf\u00e4nger gesetzt. Folgende Dokumente d\u00fcrfen jedoch nicht gestempelt<\/strong> werden:<\/p>\n\n\n\n Die Eingangspost wird nach individuellen Vorgaben des Unternehmens sortiert. Eine M\u00f6glichkeit der Sortierung im Rahmen der Postbearbeitung im B\u00fcro ist die Sortierung nach Abteilung.<\/p>\n\n\n\n Die Post wird nun im Unternehmen verteilt. Hierbei kann die Post beispielsweise in der jeweiligen Abteilung vom Mitarbeiter abgeholt werden.<\/p>\n\n\n\n Die Umstellung auf eine digitale Postbearbeitung im Unternehmen sorgt unter anderem f\u00fcr eine erhebliche Verschlankung des gesamten Prozesses. Immer mehr Unternehmen setzen bei der Postbearbeitung auf eine entsprechende Software-L\u00f6sung. In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) stellt die digitale Postbearbeitung einen wichtigen Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens dar.<\/p>\n\n\n\n Einige manuelle Schritte sind auch bei der digitalen Postbearbeitung im B\u00fcro oftmals unumg\u00e4nglich. Insbesondere dann, wenn die Eingangspost nicht elektronisch in die digitale Poststelle eingeht. In diesem Fall sind auch f\u00fcr die digitale Postbearbeitung die ersten drei Schritte (aussortieren, \u00f6ffnen, entnehmen) vom Postbeauftragten durchzuf\u00fchren. Anschlie\u00dfend umfasst der Ablauf der digitalen Postbearbeitung folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n Liegt die Eingangspost nicht bereits in elektronischer Form vor, wird sie im ersten Schritt der digitalen Postbearbeitung zun\u00e4chst digitalisiert. Dies erfolgt \u00fcber einen Scanprozess. Hierbei sind unter anderem die Anforderungen f\u00fcr das ersetzende Scannen<\/a> zu beachten.<\/p>\n\n\n\n Der zweite Schritt bildet die eigentliche digitale Postbearbeitung im Unternehmen. An dieser Stelle kommen intelligente Software-L\u00f6sungen ins Spiel. Durch eine automatische Erfassung werden s\u00e4mtliche Informationen ermittelt, die f\u00fcr die interne Verteilung n\u00f6tig sind. Die Erfassung setzt sich dabei aus der Klassifizierung und der Indexierung zusammen.<\/p>\n\n\n\n Durch die Klassifizierung stellt die zun\u00e4chst Software fest, worum es inhaltlich geht. Bei der Indexierung<\/a> werden pr\u00e4zise Daten wie z.B. Kopfdaten, Positionsdaten oder Kontoverbindung ausgelesen, um das jeweilige Dokument zielsicher digital weiterzuleiten.<\/p>\n\n\n\n Nach der Erfassung folgt im dritten Schritt der Postbearbeitung die Pr\u00fcfung. Bei digitalen Eingangsrechnungen ist es beispielsweise wichtig, die extrahierten Daten gegen die Bestandsdaten zu pr\u00fcfen. Mit Software-L\u00f6sungen wie d.velop invoices<\/a> erfolgen Stammdatenpr\u00fcfung und auch Dublettenpr\u00fcfung<\/a> vollautomatisiert.<\/p>\n\n\n\n Im letzten Schritt der digitalen Postbearbeitung im B\u00fcro wird die digitale Post schlie\u00dflich automatisch an die jeweiligen Fachbereiche verteilt.<\/p>\n\n\n\n\n
5. Schritt: Sortieren<\/h3>\n\n\n\n
6. Schritt: Verteilen<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Postbearbeitung \u2013 Ablauf und Vorteile<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Ablauf der digitalen Postbearbeitung<\/h3>\n\n\n\n
1. Schritt der: Digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n
2. Schritt der: Erfassen<\/h3>\n\n\n\n
3. Schritt: Pr\u00fcfung<\/h3>\n\n\n\n
4. Schritt: Verteilen<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>💻 Webinar: Der digitale Posteingang als Grundbaustein f\u00fcr ein papierloses B\u00fcro<\/span><\/h2>\n\n\n\n