{"id":27829,"date":"2021-11-18T10:05:00","date_gmt":"2021-11-18T08:05:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=27829"},"modified":"2023-12-21T09:45:02","modified_gmt":"2023-12-21T08:45:02","slug":"journalarchivierung-von-e-mails","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/journalarchivierung-von-e-mails\/","title":{"rendered":"Journalarchivierung E-Mails: Die Herausforderung rechtssicher meistern"},"content":{"rendered":"\n

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In Anbetracht der Masse der ta\u0308glich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails in der Praxis beinahe unmo\u0308glich. Um die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und einer damit einhergehenden rechtssicheren Archivierung gerecht zu werden, entscheiden sich viele Unternehmen f\u00fcr eine bestimmte Archivierungsstrategie: Die Kombination aus E-Mail-Journaling und E-Mail-Archivierung \u2013 kurz: Journalarchivierung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was ist Journalarchivierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Aufgrund der gesetzlich geregelten Archivierungspflicht bevorzugen es viele Unternehmen einfach alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang zu archivieren. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert. Alle E-Mails aus dem Journal werden ungefiltert im Archiv rechtskonform gespeichert. Mit diesem Vorgehen wird h\u00e4ufig nicht nur sichergestellt, dass der Archivierungspflicht nachgekommen wird, sondern auch der Manipulationen vorgebeugt. Denn Mitarbeiter k\u00f6nnen so die digitale Post vor der Archivierung weder vera\u0308ndern noch lo\u0308schen, wie es die GoBD<\/a> f\u00fcr steuerrelevante Unterlagen vorschreiben.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Konfliktpotential: Datenschutz und E-Mail-Archivierung <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Themen Datenschutz und E-Mail-Archivierung bergen enormes Konfliktpotential, denn Journalarchivierung kann Unternehmen in Konflikt mit anderen g\u00fcltigen Gesetzen bringen.
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In diesem Artikel m\u00f6chten wir diese Konflikte anhand konkreter Beispiele pr\u00e4sentieren und L\u00f6sungswege aufzeigen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Welche Konflikte gibt es und wie k\u00f6nnen diese gel\u00f6st werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Konfliktszenario 1) Die private E-Mail-Nutzung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Herausforderung:
<\/strong>Ist den Arbeitnehmern die private E-Mail-Nutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG).<\/p>\n\n\n\n

L\u00f6sung:
<\/strong>Zur Lo\u0308sung dieses Problems kann Arbeitnehmer\/Innen die private E-Mail-Nutzung in einer Betriebsvereinbarung untersagt werden. Viele Unternehmen setzen nicht nur zu diesem Zwecke direkt eine Betriebsvereinbarung zur E-Mail- und Web-Nutzung, zum Umgang mit der Telefonanlage und privaten Handys am Arbeitsplatz auf.<\/p>\n\n\n\n

Konfliktszenario 2) E-Mails von und an den Betriebsarzt<\/h3>\n\n\n\n

Herausforderung:
<\/strong>Es existieren noch gewisse Unsicherheiten, selbst wenn die private Nutzung der gescha\u0308ftlichen E-Mail-Accounts explizit untersagt ist: Beispielsweise ko\u0308nnen auch dienstliche E-Mails durchaus datenschutzrechtlich relevante, personenbezogene Inhalte haben. In diesem Zusammenhang wird gegen eine generelle Archivierung aller E-Mails beispielhaft die mo\u0308gliche elektronische Post des Betriebsarztes an einen Mitarbeiter angefu\u0308hrt. Selbstversta\u0308ndlich handelt es sich dabei um vertrauliche und somit schu\u0308tzenswerte Inhalte.<\/p>\n\n\n\n

L\u00f6sung:
<\/strong>Diverse Softwarel\u00f6sungen bieten an, dass Anwender eine gewisse Zeit haben Ihre privaten E-Mails manuell in bestimmte Ordner zu verschieben, die von der Archivierung ausgeschlossen sind. Das geht aber nur, wenn das Unternehmen eine Postfacharchivierung einrichtet und auf die Journalarchivierung verzichtet.
Hier gibt es demzufolge keinen einfachen L\u00f6sungsweg. Optimal w\u00e4re, wenn die Kommunikation mit und von dem Betriebsarzt nicht \u00fcber die gesch\u00e4ftliche E-Mailadresse stattfindet.<\/p>\n\n\n\n

Konfliktszenario 3) Bewerbungsverfahren<\/h3>\n\n\n\n

Herausforderung:<\/strong>
Gema\u0308\u00df \u00a7 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu lo\u0308schen, wenn sie fu\u0308r eigene Zwecke verarbeitet werden, \u201esobald ihre Kenntnis fu\u0308r die Erfu\u0308llung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.\u201c Dementsprechend ist eine langfristige Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nicht gestattet. Um sich vor einem etwaigen Versto\u00df gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz (AGG) zu verteidigen, ist lediglich eine Aufbewahrungsfrist von zwei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gestattet (\u00a7 15 Abs. 4 AGG).<\/p>\n\n\n\n

L\u00f6sung:<\/strong>
Einrichten einer f\u00fcr Bewerbungs-Eing\u00e4nge vorgesehene E-Mail-Adresse, die in einer eigenen Exchange-Datenbank angelegt ist, welche nicht archiviert wird.<\/p>\n\n\n\n

Konfliktszenario 4) Betriebsrat<\/h3>\n\n\n\n

Herausforderung:<\/strong>
E-Mails an den Betriebsrat stellen ebenfalls sensible Informationen dar und unterliegen einem gesteigerten Perso\u0308nlichkeitsrecht.<\/p>\n\n\n\n

L\u00f6sung:
<\/strong>Eine extra daf\u00fcr vorgesehene E-Mail-Adresse, die in einer eigenen Exchange-Datenbank angelegt und somit nicht archiviert wird.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Wie lassen sich die Konflikte l\u00f6sen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die L\u00f6sung der Konfliktszenarien zeigt, dass vor allem ein separate Exchange-Datenbank sinnvolle Erg\u00e4nzung bei der Archivierungsstrategie des E-Mail-Journaling sein kann.<\/p>\n\n\n\n

E-Mails mit sensiblen personenbezogenen Inhalten geh\u00f6ren in separate Exchange-Datenbanken<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Um Datenschutz-Konflikte zu vermeiden, wurden E-Mails mit sensiblen personenbezogenen Inhalten wie Bewerbungs-unterlagen oder E-Mails an den Betriebsrat oft in einer separaten Exchange-Datenbank angelegt, welche nicht archiviert werden. Fu\u0308hrende deutsche IT-Rechtler vertreten zudem die Auffassung, dass bei einer Interessens-abwa\u0308gung zwischen dem Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 2 Abs. 1 GG15 i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG) und dem Schutz des eingerichteten und ausgeu\u0308bten Gewerbebetriebes des Arbeitgebers (Art. 14 Abs. 1GG) letzterer obsiegt. Der Begriff der \u201eErforderlichkeit\u201c (\u00a7 32 BDSG) spielt hierbei eine wichtige Rolle. Denn aufgrund der zahlreichen Gesetze und Vorschriften besteht eben nicht nur ein Interesse, sondern geradezu die Pflicht zur Archivierung.<\/p>\n\n\n\n

Allerdings m\u00fcssen Unternehmen Ihre Informationspflicht u\u0308ber die E-Mail-Archivierung gema\u0308\u00df \u00a7 4 Abs. 3 BDSG nach-kommen und alle Mitarbeiter vor der Implementation einer entsprechenden Lo\u0308sung informieren, welches durch die Ver\u00f6ffentlichung einer Betriebsvereinbarung geschehen kann.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Grauzone: Spam-Filterung vor der Archivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Spam-Filterung vor der Archivierung birgt grundsa\u0308tzlich das Risiko, dass archivierungspflichtige E-Mails nicht durch den Spam-Filter und somit auch nicht in das Archiv gelangen.
Die Archivierung wa\u0308re ergo trotz Journaling nicht vollsta\u0308ndig und streng genommen auch nicht rechtssicher.<\/p>\n\n\n\n

In der Praxis bestehen in Bezug auf die Spam-Filterung bei der E-Mail-Archivierung folgenden L\u00f6sungsans\u00e4tze:<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
\"\"<\/a>
Zum Vergr\u00f6\u00dfern klicken <\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Die L\u00f6sung f\u00fcr E-Mailarchivierung: Ein zertifiziertes und rechtssicheres DMS<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Beim richtigen Umgang mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich alle relevanten rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung von E-Mails erfu\u0308llen. Dies l\u00e4sst sich einerseits durch regelma\u0308\u00dfige Zertifizierungen des Softwarelieferanten, andererseits durch ein umfassendes Technologiekonzept gewa\u0308hrleisten.<\/p>\n\n\n\n

Das Dokumentenmanagement-System der d.velop AG wird beispielsweise regelm\u00e4\u00dfig durch eine unabha\u0308ngige Wirtschaftspru\u0308fungsgesellschaft zertifiziert.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Regelma\u0308\u00dfige Zertifizierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Pru\u0308fung basiert auf der Grundlage der Pru\u0308fungsstandards des Instituts der Wirtschaftspru\u0308fer in Deutschland e.V. (IDW) „Die Pru\u0308fung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) und beru\u0308cksichtigt alle Teilaspekte der Grundsa\u0308tze ordnungsgema\u0308\u00dfer Buchfu\u0308hrung, welche die Archivierung betreffen. <\/p>\n\n\n\n

Im Einzelnen werden folgende gesetzliche Vorgaben beachtet:<\/p>\n\n\n\n