{"id":28017,"date":"2025-03-28T15:58:54","date_gmt":"2025-03-28T14:58:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=28017"},"modified":"2026-04-09T14:26:45","modified_gmt":"2026-04-09T12:26:45","slug":"dokumentenversand","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokumentenversand\/","title":{"rendered":"Digitaler Dokumentenversand: Effizienz und Sicherheit f\u00fcr Organisationen und Empf\u00e4nger:innen"},"content":{"rendered":"\n

Einige Organisationen bzw. Unternehmen nutzen bereits digitale M\u00f6glichkeiten f\u00fcr den Dokumentenversand. 82% der befragten Unternehmen aus einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom 2024<\/a> drucken weniger Dokumente als vor 5 Jahren und neun von 10 Unternehmen m\u00f6chten Ihre Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen (Bitkom Research 2024<\/a>). Die Zahlen sprechen f\u00fcr sich \u2013 doch wieso sollten sich Organisationen sp\u00e4testens jetzt Gedanken um den digitalen Dokumentenversand machen? Welche Dokumentenprozesse k\u00f6nnen hierdurch verschlankt und optimiert werden und welche weiteren Vorteile bietet dies? Antworten darauf erh\u00e4ltst du im Blogbeitrag. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Darum sollten Organisationen 2025 auf den digitalen Dokumentenversand setzen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

2025 bringt ein paar (gesetzliche) \u00c4nderungen mit sich, die die Art und Weise, wie Organisationen bzw. Unternehmen ihre Dokumente verwalten und letztendlich zustellen, ver\u00e4ndern k\u00f6nnten. Beispielsweise gab es eine erneute Portoerh\u00f6hung<\/a> um knapp 12% im Vergleich zu 2024, sodass das Porto f\u00fcr einen Standardbrief jetzt bei 95 Cent liegt. Briefe d\u00fcrfen dar\u00fcber hinaus 2025 l\u00e4nger unterwegs sein, sodass die Zustellung eines gew\u00f6hnlichen Briefes jetzt in der Regel erst am \u00fcbern\u00e4chsten Werktag erfolgt (Deutsche Post AG<\/a>). Neben weiteren Faktoren, wie Papierverbrauch, manuellen Aufw\u00e4nden f\u00fcr Druck, Kuvertierung und Frankierung sowie vermeidbaren Kosten, sollten sich Organisationen aufgrund dieser Entwicklungen Gedanken um alternative Zustellungsm\u00f6glichkeiten machen. <\/p>\n\n\n\n

Auch ebnet das neue B\u00fcrokratieentlastungsgesetz<\/a> (BEG IV)\u202fden Weg f\u00fcr eine digitale, schnellere und effizientere Bearbeitung von Dokumenten. So werden etwa Schriftformerfordernisse reduziert und zu Textformerfordernissen herabgestuft, was bspw. die digitale Abwicklung von Arbeitsvertr\u00e4gen<\/a> erm\u00f6glicht. <\/p>\n\n\n\n

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Ihre digitale Personalabteilung 2025<\/strong> |
Alles, was Sie \u00fcber die digitale Zustellung von HR-Dokumenten wissen m\u00fcssen<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tZum Leitfaden<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Der digitale Briefkasten als Basis des digitalen Dokumentenversands<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um die genannten Herausforderungen und Chancen bestm\u00f6glich zu meistern, kann die Zustellung in ein digitales Postfach wie d.velop postbox<\/a> Abhilfe verschaffen. Egal ob Mitarbeitende, Kunden, Partner oder B\u00fcrger:innen \u2013 jede Person hat damit ihr eigenes, privates Postfach, in das Arbeitgeber, Versicherungen, St\u00e4dte und weitere Provider Dokumente digital zustellen k\u00f6nnen. Damit sparen Organisationen manuelle Aufw\u00e4nde f\u00fcr den Druck, das Sortieren, Kuvertieren und den Versand sowie hierdurch entstehende Kosten.  <\/p>\n\n\n\n

\"Digitale<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Empf\u00e4nger:innen erhalten ihre pers\u00f6nlichen Dokumente im eigenen digitalen Postfach, auf das sie lebenslang und ortsunabh\u00e4ngig am PC, Tablet oder Handy zugreifen k\u00f6nnen. Ordnerw\u00e4lzen und ein beschr\u00e4nkter, komplizierter Zugriff auf wichtige Dokumente geh\u00f6ren damit der Vergangenheit an. Sollten bspw. Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen oder Versicherte die Versicherung wechseln, so m\u00fcssen die Dokumente nicht nachgesendet oder heruntergeladen werden, da sie in der Postbox der ehemaligen Mitarbeitenden bzw. Versicherten bestehen bleiben. <\/p>\n\n\n\n

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Signal Iduna setzt mit d.velop postbox auf digitale Effizienz und Nachhaltigkeit und stellt 10.000 Gehalts- und Au\u00dfendienstabrechnungen digital und sicher zu. <\/h3>\n\n\n\n\t
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\n\t\t\tReferenz lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

Nice to know:<\/strong> Auf diese Weise k\u00f6nnen auch ehemalige Mitarbeitende wie etwa Betriebsrentner:innen<\/a> weiterhin digital mit relevanten Dokumenten versorgt werden. Sollten sich inzwischen ihre Adresse oder andere Kontaktdaten ge\u00e4ndert haben, k\u00f6nnen die Empf\u00e4nger:innen ihre Daten selbstst\u00e4ndig in der Postbox \u00e4ndern.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Es geht nicht allein um Kostenreduzierung<\/h3>\n\n\n\n

Neben dem Wegfall von Porto-, Papier- und Druckkosten hat die Umstellung auf den digitalen Dokumentenversand noch weitere Vorteile:<\/p>\n\n\n\n