{"id":28183,"date":"2023-05-11T17:30:03","date_gmt":"2023-05-11T15:30:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=28183"},"modified":"2025-05-14T15:25:34","modified_gmt":"2025-05-14T13:25:34","slug":"hr-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/hr-management\/","title":{"rendered":"HR-Management und Digitalisierung: Potenziale sinnvoll nutzen"},"content":{"rendered":"\n

Welche Qualifikationen brauchen wir an welcher Stelle in unserem Unternehmen? Wie gestaltet sich ein reibungsloser und effizienter Kommunikationsprozess zwischen uns und unseren Mitarbeitenden? Wie k\u00f6nnen wir ein Arbeitsumfeld schaffen, das Mitarbeitende bestm\u00f6glich darin unterst\u00fctzt, motiviert und engagiert im Sinne der Unternehmensziele zu handeln? Mit diesen und vielen weiteren Fragen sind HR-Verantwortliche heute konfrontiert. Sie m\u00fcssen den Spagat zwischen ihren t\u00e4glichen bzw. wiederkehrenden To-dos und strategischen Entwicklungsma\u00dfnahmen und Planungen hinbekommen. In diesem Beitrag erf\u00e4hrst du, wie der aktuelle Stand der Digitalisierung im HR-Bereich ist und womit digitale Tools Personalabteilungen beim HR-Management unterst\u00fctzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

\n

<\/span>HR-Management Definition<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Das HR-Management<\/strong>, auch Human Resource Management<\/strong> oder kurz HRM<\/strong>, hat die Aufgabe, die immateriellen Ressourcen der Mitarbeiter:innen wie Wissen, F\u00e4higkeiten, Motivation und Engagement optimal im Sinne der Unternehmensziele einzusetzen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>HR-Management (HRM) im Wandel<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Werfen wir zun\u00e4chst einen kurzen Blick in die Geschichte der Personalabteilung.<\/p>\n\n\n\n

HRM als administrative Aufgabe<\/h3>\n\n\n\n

Fr\u00fcher bestand die Hauptaufgabe des HR-Management darin, administrative T\u00e4tigkeiten wie Einstellungen und, wenn es sein musste, K\u00fcndigungen rechtssicher durchzuf\u00fchren. Meist wurden diese Aufgaben von Juristen \u00fcbernommen. Auf diese folgten Sozialwissenschaftler, die sich stark mit dem Lernen im Allgemeinen auseinandersetzen.<\/p>\n\n\n\n

Personalabteilungen wandelten sich von Paragrafenreitern zu Betreibern von Wohlf\u00fchlzonen.<\/p>Prof. Dr. Karlheinz Schwuchow
Professor f\u00fcr internationales Management
Hochschule Bremen<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Das f\u00fchrte dazu, dass sie aufgrund mangelnder Unternehmensrealit\u00e4t h\u00e4ufig nicht mehr ernst genommen wurden. 1997 entwickelte der amerikanische Experte f\u00fcr Personalmanagement und Professor an der Ross School of Business der Universit\u00e4t of Michigan Dave Ulrich das sogenannte HR Business Partner-Modell mit dem Ziel, HR-Prozesse<\/a> zu reorganisieren. Werte traten mehr in den Vordergrund und es kam nicht mehr nur noch auf Leistung an. HR stand pl\u00f6tzlich auf Augenh\u00f6he mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten \u2013 ein gewaltiger Schritt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>HR-Management im Umfeld neuer Technologien und starken Wettbewerbes<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Heute ist HR eingebettet in ein Umfeld neuer Technologien und starken Wettbewerbes. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, geeignete Mitarbeitende zu finden und diese vor allem zu halten. Der demografische Wandel und Fachkr\u00e4ftemangel kombiniert mit einem Arbeitnehmermarkt macht es unerl\u00e4sslich, dass sich Unternehmen an heutige Standards anpassen und sich im besten Fall von der Masse abheben. Nur dann sind sie eine interessante Option f\u00fcr potenzielle Mitarbeitende am Arbeitsmarkt. <\/p>\n\n\n\n

[Personalabteilungen haben dabei eine neue Rolle eingenommen, denn:] Aus Business-Partnern werden Business-Enabler.<\/p>Prof. Dr. Karlheinz Schwucho
Professor f\u00fcr internationales Management
Hochschule Bremen<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Ihre Aufgabe besteht darin, als Neudenker Innovationen im Unternehmen voranzutreiben und Digitalisierungspotenziale sinnvoll auszusch\u00f6pfen \u2013 immer mit dem Ziel vor Augen, Arbeitsprozesse f\u00fcr Mitarbeitende effizienter, einfacher und nachhaltiger zu gestalten. Dabei stellt sich die Frage, wie sie diese wichtige Rolle neben ihren administrativen, wiederkehrenden Aufgaben bew\u00e4ltigen sollen.<\/p>\n\n\n\n

HR-Entlastungsma\u00dfnahmen durch die Digitalisierung von Prozessen sind gefragt<\/h3>\n\n\n\n

Denkt man an die zu erstellenden und zu verschickenden Gehaltsabrechnungen oder an das Erfassen von Urlaubsantr\u00e4gen, stecken dabei h\u00e4ufig noch zeitraubende und sperrige Prozesse dahinter. Hinzukommt, dass HR-Abteilungen die Ansprechpartner:innen f\u00fcr ihre aktuellen und potenziellen Mitarbeitenden sind und daher viele Einzelangelegenheiten zu kl\u00e4ren haben. Wie sollen sie also noch Zeit f\u00fcr strategische Personalplanungen und -entwicklungsma\u00dfnahmen des Unternehmens aufbringen?<\/p>\n\n\n\n

Erste HR-Entlastungsma\u00dfnahmen durch die Digitalisierung von Prozessen wurden bereits identifiziert und sind bei einigen Unternehmen schon im Einsatz – Doch da ist noch deutlich Luft nach oben!<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Status Quo der Digitalisierung im HR-Bereich<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Ergebnisse aus einer Benchmarking-Studie<\/a>, die das Personalmagazin 2022<\/a> in Kooperation mit der Universit\u00e4t Mannheim und Hochschule Rhein-Main durchgef\u00fchrt hat, sprechen f\u00fcr sich:<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n
\"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

Nach dieser wird die Relevanz der Digitalisierung im HR-Bereich zwar von 44 % der Befragten als sehr hoch eingesch\u00e4tzt, jedoch stimmen nur 25 % der Befragten auch einem sehr hohen Umsetzungsgrad zu. Besonders auff\u00e4llig ist die gro\u00dfe Differenz zwischen diesem Umsetzungsgrad und dem von 55 % der Befragten sehr hoch eingesch\u00e4tzten Potenziale.<\/p>\n\n\n\n

Trotz der ben\u00f6tigten Entlastung der HR-Verantwortlichen kommt die digitale Transformation des HR-Managements h\u00e4ufig zu kurz. HR-Verantwortliche f\u00fchren unter anderem fehlendes Budget oder zu gro\u00dfen (zeitlichen) Aufwand als Gr\u00fcnde auf (HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit<\/a>).<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Welche digitalen Tools werden heute bereits genutzt?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

In der Benchmark-Studie des Personalmagazins wurde ebenfalls gefragt, welche Technologieans\u00e4tze in welchem Umfang im Einsatz sind.<\/p>\n\n\n\n

Social Media Plattformen<\/h3>\n\n\n\n

An der Spitze sind dabei die externen Social-Media-Plattformen, wie etwa Instagram, LinkedIn oder Xing, die zumindest rudiment\u00e4r vom Gro\u00dfteil der befragten Firmen genutzt werden. Das ist laut der Studie durch den hohen Digitalisierungsgrad im Recruiting zu erkl\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n

Interne Kollaboration und Kommunikation<\/h3>\n\n\n\n

Ein weiterer HR-Bereich, in dem die Digitalisierung langsam, aber sicher Fu\u00df fasst, ist die interne Kollaboration und Kommunikation. Wie die Studie zeigt, sind f\u00fcr diesen Bereich bereits interne Social-Collaboration-Plattformen, digitale Personalakten, Cloud-L\u00f6sungen und Mitarbeitenden Self-Services im Einsatz. Nicht zuletzt die Pandemie hat gezeigt, dass Arbeiten heute in vielen Bereichen flexibler und von verschiedenen Orten aus m\u00f6glich sein kann.<\/p>\n\n\n\n

Um als Unternehmen zukunftsf\u00e4hig zu bleiben, ist die Digitalisierung des eigenen HR-Managements eine Erfolgsgrundlage. Denn nur, wenn operative Prozesse reibungslos laufen, kann eine erfolgreiche Zukunft geplant werden.<\/p>\n\n\n\n

Um das Ganze greifbarer zu machen, geben wir Praxisbeispiele von Softwarel\u00f6sungen an die Hand, die die interne Kommunikation erleichtern und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>G\u00e4ngige L\u00f6sungen zur internen Kommunikation und Kollaboration<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Gerade in gro\u00dfen Unternehmen arbeiten Kolleg:innen h\u00e4ufig nicht an einem Ort, sondern sind auf verschiedenste Standorte verteilt. Auch die heutige M\u00f6glichkeit des Homeoffice wird von einigen Mitarbeitenden genutzt, sodass r\u00e4umliche Flexibilit\u00e4t geschaffen wurde. Der Gang in die Personalabteilung, um beispielsweise einen Urlaubsantrag einzureichen, ist h\u00e4ufig nicht mehr notwendig. Antr\u00e4ge und HR-Dokumente werden stattdessen auch postalisch oder per E-Mail zwischen Personalmanagement und Arbeitnehmer:innen verschickt. Allerdings werden auch die per E-Mail verschickten Dokumente daraufhin in vielen Personalabteilungen noch ausgedruckt, h\u00e4ndisch ausgef\u00fcllt bzw. unterschrieben, erneut eingescannt und zur\u00fcckgeschickt. Neben den kontinuierlich steigenden Portokosten, die bei einem postalischen Versand anfallen, tragen diese Prozesse auch zu einem vermeidbar hohen Papierverbrauch bei. Dieser sollte im Sinne der Nachhaltigkeit so gering wie m\u00f6glich sein.<\/p>\n\n\n\n

Geht es um die allt\u00e4gliche Kommunikation, werden meist verschiedenste Wege genutzt. Der eine ruft direkt an, w\u00e4hrend der andere s\u00e4mtliche Angelegenheiten per E-Mail kl\u00e4rt und wieder ein anderer nutzt Teams oder Zoom \u2013 Ein echter Kommunikations-Wirrwarr! Gleichzeitig k\u00f6nnen bei Prozessen dieser Art wichtige Informationen durch Medienbr\u00fcche falsch weitergegeben werden oder gar verloren gehen.<\/p>\n\n\n\n

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Medienbruch Definition<\/h3>\n\n\n\n

Unter Medienbruch<\/a> wird ein Wechsel des Mediums bei der \u00dcbertragung von Informationen innerhalb der \u00dcbertragungskette verstanden. Medienbr\u00fcche entstehen also immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend f\u00fcr weitere Arbeits- und Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> weiterverarbeitet werden k\u00f6nnen<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Wenn du diese sperrigen Prozesse im Personalmanagement nur zu gut kennst, dann k\u00f6nnen wir dich beruhigen: Das geht auch anders!<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Smarte, digitale L\u00f6sungen zur zeitgem\u00e4\u00dfen Kommunikation und Kollaboration<\/span><\/h2>\n\n\n\n

1. Die digitale Postzustellung von HR-Dokumenten<\/h3>\n\n\n\n

Der postalische Versand von HR-Dokumenten kann durch die Nutzung eines digitalen Briefkastens, wie der d.velop postbox<\/a>, umgangen werden. Diese bietet f\u00fcr jeden Mitarbeitenden ein pers\u00f6nliches Postfach, in das seine HR-Dokumente zugestellt werden k\u00f6nnen. Durch die cloudbasierte L\u00f6sung werden sowohl Druck- und Papierkosten als auch nat\u00fcrliche Ressourcen wie Papier gespart.<\/p>\n\n\n\n

Auch in puncto Sicherheit ist das HR-Management damit gut aufgestellt. Die Entwicklung und das Hosting finden in Deutschland nach deutschem Recht statt, Dokumente werden verschl\u00fcsselt zugestellt und k\u00f6nnen zudem dauerhaft verschl\u00fcsselt abgespeichert werden.<\/p>\n\n\n\n


Was das Schaffen eines positiven Arbeitsumfeldes angeht, kann das HRM mit einem digitalen Briefkasten daf\u00fcr sorgen, dass Mitarbeitende in Sekundenschnelle und ortsunabh\u00e4ngig Zugriff auf wichtige pers\u00f6nliche Dokumente erhalten \u2013 Denn er kann sowohl auf dem PC als auch in Form einer App auf dem Smartphone verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n

Die Zeitersparnis, die HR-Mitarbeitende durch den Wegfall sperriger Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse haben, k\u00f6nnen sie damit f\u00fcr ihre eigentlichen Aufgaben aufbringen.
Klingt verlockend, oder?<\/p>\n\n\n\n

2. Komfortable Employee-Self-Services als Entlastung f\u00fcr HR-Mitarbeitende<\/h3>\n\n\n\n

Einige Mitarbeitenden-Prozesse, an denen die Personalabteilung zuvor noch aktiv eingebunden war und die viel Zeit in Anspruch genommen haben, k\u00f6nnen Mitarbeitende heute m\u00fchelos selbstst\u00e4ndig \u00fcbernehmen.<\/p>\n\n\n\n

Wir alle stecken viel Zeit, Energie und Engagement in unsere Arbeit. Dabei ist es essenziell,
die eigenen Mitarbeiter:innen mitzunehmen und transparent einzubinden. Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vertrauen in die Ideen der einzelnen Mitarbeiter:innen sind dabei die Grundpfeiler des t\u00e4glichen Miteinanders. Nicht zuletzt durch den Einsatz digitaler L\u00f6sungen werden die notwendigen Freir\u00e4ume geschaffen, um sich selbst und die eigene Arbeit weiterzuentwickeln.<\/p>Maria Uebbing
People & Culture
d.velop AG<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Denken wir etwa an Urlaubsantr\u00e4ge oder die Buchungen f\u00fcr das Mittagessen oder einen Sitzplatz im B\u00fcro \u2013 Das sind wenige der Beispiele f\u00fcr Prozesse, die Mitarbeitende durch eine Mitarbeiter-App bequem von \u00fcberall aus selbstst\u00e4ndig durchf\u00fchren k\u00f6nnen. Daf\u00fcr ben\u00f6tigen sie lediglich ihr Smartphone und ersparen sich Medienbr\u00fcche und Kommunikationsdurcheinander.<\/p>\n\n\n\n

Diese Employee-Self-Services bieten nicht nur den Mitarbeitenden die n\u00f6tige Flexibilit\u00e4t durch einfache Prozesse, sondern entlasten gleichzeitig die Personalabteilung, die keine Papierberge mehr w\u00e4lzen muss.
Mitarbeitende finden in der d.velop Mitarbeiter-App<\/a> auch betriebsbezogene Informationen und Social News, sodass das Schwarze Brett der Vergangenheit angeh\u00f6rt. Hierdurch kann die gesamte Belegschaft per Knopfdruck und ganz unkompliziert erreicht werden. Es wird eine gleichberechtigte Informationsverbreitung geschaffen, sodass jede\/r die Chance hat, alle wichtigen Informationen sofort zu erhalten, ohne sie erst durch den Flurfunk mitzubekommen. Dieser Aspekt erh\u00f6ht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und zudem die Reaktionsgeschwindigkeit auf Ver\u00e4nderungen.<\/p>\n\n\n\n

Auf der Suche nach Ansprechpartner:innen kann die Suchfunktion des Kontaktbuchs der Mitarbeiter-App weiterhelfen. So kann der Anruf in der Personalabteilung als erste Anlaufstelle entfallen und Mitarbeitende sind autonom handlungsf\u00e4hig. Es besteht zudem die M\u00f6glichkeit, dass Mitarbeitende Feedback \u00fcber die App teilen k\u00f6nnen, sodass das Stimmungsbild im Unternehmen ermittelt und darauf reagiert werden kann.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Fazit: Ein digitaler Briefkasten und eine Mitarbeiter-App als wichtiger Schritt in Richtung HR-Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Dass das HR-Management viel Potenzial zur Digitalisierung von Prozessen hat, wurde von vielen Beteiligten bereits erkannt. Auch, dass die Zukunft der Arbeit digital sein wird, ist nichts Neues. Dennoch bleiben einige Potenziale der Digitalisierung von Personalabteilungen bisher unausgesch\u00f6pft. Digitale Postzustellungen, wie die der d.velop postbox<\/a>, k\u00f6nnen dazu beitragen, nat\u00fcrliche Ressourcen wie Papier und Zeit der HR-Mitarbeitenden einzusparen. Die d.velop Mitarbeiter-App<\/a> erm\u00f6glichen Mitarbeitenden ihre personenbezogenen Prozesse selbst in die Hand zu nehmen und die Personalabteilung zu entlasten.<\/p>\n\n\n\n

Also, worauf wartest du noch, wenn auch du denkst, dass das HR-Management deines Unternehmens einen Digitalisierungs-Feinschliff verdient hat?<\/p>\n\n\n\n

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Ramp-Up zu digitalen HR-Prozessen und mehr Erfolg bei den jungen Talenten<\/strong><\/p>\n\n\n\n\t

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