{"id":28662,"date":"2022-02-07T15:41:44","date_gmt":"2022-02-07T13:41:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=28662"},"modified":"2025-12-10T14:36:48","modified_gmt":"2025-12-10T13:36:48","slug":"digitale-immobilienakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/digitale-immobilienakte\/","title":{"rendered":"Digitale Immobilienakte: 4 Vorteile im \u00dcberblick"},"content":{"rendered":"\n

Vermieter, Immobilieninvestoren, Projektentwickler und andere Player im Bereich des Real Estate Asset Managements scheuen sich oft noch vor der digitalen Ablage von Dokumenten. Die Gr\u00fcnde sind vielf\u00e4ltig. Seien es die \u201eScheu vor den dicken Ordnern\u201c, die Immobilienprojekte verursachen und bereits verursacht haben oder aber komplexe Strukturen, da ein Dokument vielen Akten gleichzeitig zuzuordnen ist: einem Immobilienprojekt, einem Wohnkomplex, einer Wohnung, einem Mietvertrag und anderen Gliederungen. Aber: Die Einf\u00fchrung einer digitalen Immobilienakte bietet eine Reihe von Vorteilen f\u00fcr die Immobilienwirtschaft. Wir stellen vier Vorteile nachfolgend ausf\u00fchrlich dar.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteil Nr. 1 der digitalen Immobilienakte: Einheitliche Dokumentenablage und jederzeitigen Zugriff<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Immobilienprojekte \u201eproduzieren\u201c zun\u00e4chst einmal eins: Papier. Unz\u00e4hlige Dokumente gilt es zu erstellen und zu verwahren. Seien es Pl\u00e4ne und Statikunterlagen, Ausz\u00fcge aus Grundb\u00fcchern, Altlastenkatastern und andere \u00f6ffentliche Register, Darlehens-, Versicherungs-, Kauf- und Mietvertr\u00e4ge, verschiedenste Genehmigungen und Gutachten und so weiter und so weiter \u2013 die Aufz\u00e4hlung lie\u00dfe sich schier endlos fortsetzen.<\/p>\n\n\n\n

Und: Eine Immobilie ist immer auch ein Gemeinschaftsprojekt. Wichtig ist hierbei, dass die Beteiligten hierauf Zugriff haben, wenn sie ihn ben\u00f6tigen \u2013 aber nur den Zugriff auf die Dokumente, die sie auch wirklich sehen d\u00fcrfen. Und nat\u00fcrlich den Zugriff von dem Ort aus, an dem man sich gerade befindet: im Planungsb\u00fcro, auf der Baustelle, in der Kanzlei oder beim Vermietungs- oder Verkaufsgespr\u00e4ch.<\/p>\n\n\n\n

Es kommt also darauf an, in der digitalen Immobilienakte<\/strong> eine Ablage der Dokumente in den Strukturen, die f\u00fcr die jeweiligen Beteiligten wichtig und logisch sind, zu kreieren \u2013 ohne hierbei Dokumentenredundanzen zu erzeugen.
Hier aber beginnt die Schwierigkeit: Wo ist ein Dokument zuzuordnen? Geh\u00f6rt es zu einer Wohnung, so ist diese ja Teil einer ganzen Immobilie, die wiederum Teil eines gr\u00f6\u00dferen Immobilienprojektes ist. Und auch die Vielzahl der verschiedenen Arten von Dokumenten in der Immobilienwirtschaft stellt vielleicht ein Hemmnis dar: Muss bei der Ablage zwischen einer Vielzahl von zur Verf\u00fcgung stehenden Dokumentarten erst lange gesucht werden, bis das passende gefunden wurde?<\/p>\n\n\n\n

Komplexe Dokumentenstrukturen \u2013 einfach umgesetzt<\/h3>\n\n\n\n

Diese Sorgen k\u00f6nnen wir nehmen: Nach unserer Erfahrung reicht schon eine einzige Dokumentart aus, das \u201eImmobiliendokument<\/strong>\u201c. Durch ein Untermen\u00fc kann entschieden werden, ob es sich um ein origin\u00e4r der Immobilie, sprich dem Grundst\u00fcck oder Geb\u00e4ude zuzuordnendes Dokument, einen Vertrag, ein Finanzierungs- bzw. Versicherungsdokument handelt, oder um ein Mietdokument, ein Rechnungsdokument oder ein Dokument mit Bezug zur Immobilien-Besitzgesellschaft. Abh\u00e4ngig von der Auswahl kann dann zwischen weiteren Dokumentarten unterschieden werden.<\/p>\n\n\n\n

Bei den origin\u00e4ren Immobiliendokumenten finden sich so zum Beispiel der Grundbuchauszug, die Flurkarte, das Wertgutachten, der Bauantrag, der Bebauungsplan etc. Eine weitere Auspr\u00e4gung k\u00f6nnten hier die Bautechnik-Dokumente sein, also zum Beispiel die Bauzeichnungen, Fl\u00e4chen- und Kubaturberechnungen, die Baubeschreibung und Kostenkalkulationen. Den Vertragsdokumenten sind unter anderem der Kauf- und Erbbaurechtsvertrag, die Teilungserkl\u00e4rung, die Bauvertr\u00e4ge oder der GU-Vertrag zugeordnet. Als Finanzierungs- und Versicherungsdokumente dann beispielsweise der Darlehensvertrag, die Grundschuldbestellung, die Mietabtretung, der Kontovertrag, die Versicherungsvertr\u00e4ge. Und so geht es weiter bei den mietvertragsbezogenen Dokumenten (Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Mietexpos\u00e9 \u2026), Rechnungsdokumente (hier auch dann Lieferscheine, Angebote und Bestellungen) und schlie\u00dflich die Gesellschaftsdokumente (Gesellschaftsvertr\u00e4ge, Handelsregisterauszug, Fondsprospekt) und vieles mehr.<\/p>\n\n\n\n

Nachfolgend finden Sie einen beispielhaften \u00dcberblick, welche Dokumentenarten Sie in den unterschiedlichen Ordnern strukturieren k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a>
Beispielhafte Ordnerstruktur einer digitalen Immobilienakte<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n


Nach der Auswahl dieser Zuordnung k\u00f6nnen dann weitere Felder gepflegt werden, zum Beispiel eine Immobiliennummer oder Immobilienadresse, eine Finanzprojektnummer oder Mietvertragsnummer oder einen Mieternamen bzw. eine Adresse. Mithilfe dieser Informationen werden die Dokumente dann automatisch in die verschiedenen Aktenstrukturen, z.B. Bautechnikakte, Mieterakte oder Gesellschaftsakte verkn\u00fcpft \u2013 und wenn ein Dokument zu mehreren Akten einzusortieren ist, erfolgt auch dies automatisch, ohne dass Kopien manuell angefertigt werden m\u00fcssen oder Dateiredundanzen entstehen. Und durch eine Anbindung an die eigene Immobilienverwaltungssoftware k\u00f6nnen weitere Informationen zu den Dokumenten hinzugef\u00fcgt werden, zum Beispiel eine Immobilienadresse nach Eingabe der Immobiliennummer oder eine Mieteradresse nach Eingabe der Mieternummer.<\/p>\n\n\n\n

Ob dann ein Dokument auf Ebene einer Wohnung, der ganzen Immobilie oder gar des ganzen Immobilienprojektes gefunden wird, wird einmal administrativ festgelegt und nachfolgend bei der Ablage eines jeden Dokuments auch so \u201esauber einsortiert\u201c.<\/p>\n\n\n\n

Die automatische Volltexterkennung von Dokumenten und komfortable Suchfunktionen erleichtern ein schnelles Wiederfinden von Dokumenten und deren Darstellung in Akten stellt einen Gesamtzusammenhang mit anderen Dokumenten her. Und der Zugriff erfolgt ganz einfach \u00fcber den Internetbrowser, ganz egal, wo sich der Nutzer gerade befindet.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteil Nr. 2 der digitalen Immobilienakte: Dokumente teilen, erhalten, versionieren – Chaos vermeiden und Geld sparen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein Immobilienprojekt ist, wie beschrieben, immer ein Gemeinschaftsprojekt mit vielen Beteiligten. Und diese Beteiligten arbeiten nicht alle beim Investor. Denken wir an externe Gutachter oder Bausachverst\u00e4ndige, Rechtsanw\u00e4lte, die Vertr\u00e4ge aufsetzen oder Notare, die Vertr\u00e4ge beurkunden. Sie alle ben\u00f6tigen Zugriff auf Dokumente, die oftmals noch mittels Kopierer vervielf\u00e4ltigt und dann per Post versandt werden. Oder halt per E-Mail \u2013 doch ist diese Methode sicher, insbesondere wenn es um gr\u00f6\u00dfere Deals oder vertrauliche Dokumente geht?
Oft ist auch ein gemeinsames Arbeiten am Dokument erforderlich. So werden Vertr\u00e4ge hin- und hergeschickt, bis letztlich die finale Fassung erstellt wurde \u2013 die dann nat\u00fcrlich auch noch mit der Gegenseite zu verhandeln ist, was weiteren Traffic verursacht. Zwischenversionen werden vielleicht lokal gespeichert, E-Mail-Postf\u00e4cher belastet \u2013 und was war nochmal die aktuelle Version?<\/p>\n\n\n\n

Wie sch\u00f6n w\u00e4re es doch, wenn wir ein Dokument einfach teilen k\u00f6nnen: Eine externe Person erh\u00e4lt einen Link und kann direkt auf das digital gespeicherte Dokument zugreifen, es bearbeiten und eine neue Version zur\u00fcckspeichern, auf die andere dann wieder Zugriff haben. Und nat\u00fcrlich erh\u00e4lt man, falls gew\u00fcnscht, eine Nachricht, dass eine neue Version bereitsteht. Kein Download mehr, kein Versand, keine lokale Speicherung und kein Upload in digitale Projektr\u00e4ume.
Mit d.velop documents<\/a> alles machbar \u2013 auch wenn der Gesch\u00e4ftspartner nicht im Unternehmen ans\u00e4ssig ist und eigentlich keinen Zugriff auf die eigenen Dokumente hat. Man bestimmt letztlich selbst, wie lange ein Link g\u00fcltig sein soll, kann ihn jederzeit deaktivieren und in einer praktischen \u00dcbersicht beh\u00e4lt man jederzeit den \u00dcberblick, welche Dokumente man freigegeben hat.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteil Nr. 3 der digitalen Immobilienakte: Dokumente archivieren \u2013 Compliance einhalten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ist ein Bauwerk erst einmal fertiggestellt, ist es wichtig, dass man jederzeit \u2013 auch nach vielen Jahren \u2013 noch Zugriff auf die Dokumente hat. Schlie\u00dflich sind Baupl\u00e4ne noch f\u00fcr nachfolgende Generationen interessant, um Umbauten oder Renovierungen durchf\u00fchren oder Eintragungen in \u00f6ffentlichen Registern nachvollziehen zu k\u00f6nnen. In der Papierwelt w\u00fcrden Dokumente mit der Zeit leiden: In Archiven f\u00fchrt Luftfeuchtigkeit dazu, dass Papier im Laufe der Zeit zerbr\u00f6selt oder unleserlich wird. Und Ereignisse wie Rohrbr\u00fcche, Hochwasser und Br\u00e4nde sind \u00fcber einen langen Zeitraum sicher nicht auszuschlie\u00dfen.<\/p>\n\n\n\n

Hier gilt es also, eine Form der Archivierung zu finden, bei der Dokumente auch nach Jahren noch aufrufbar sind. Digital gespeicherte Dokumente werden dabei in einem langzeitstabilen Format \u2013 im Regelfall PDF\/A \u2013 gespeichert. Dies ist eine Formatversion, bei der durch internationale Normen sichergestellt ist, dass es auch dauerhaft aufrufbar bleibt. Eine Umwandlung eines Dateiformats in ein PDF\/A-Format erfolgt dabei im Rahmen einer Archivierung mit d.velop documents als Hintergrundprozess automatisch.<\/p>\n\n\n\n

Und noch ein Aspekt ist in diesem Zusammenhang wichtig; Die datenschutzrechtlichen Vorgaben verlangen, dass Dokumente nach einem gewissen Zeitablauf zu l\u00f6schen sind. Dies sind bei kaufm\u00e4nnischen Dokumenten wie Rechnungen oder Jahresabschl\u00fcsse in der Regel sechs oder zehn Jahre. Das bedeutet allerdings nicht, dass Dokumente automatisch nach wenigen Jahren gel\u00f6scht werden. Oft beginnt diese Frist auch erst mit Beendigung einer Gesch\u00e4ftsverbindung, sodass w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsbeziehung alle Dokumente zur Verf\u00fcgung stehen. Und bei Baudokumenten hei\u00dft dies, dass diese so lange bereitstehen, wie die Immobilie \u201enoch steht\u201c.<\/p>\n\n\n\n

Wenn man aber bei der Ablage von Dokumenten<\/a> auf E-Mail-Servern, in Dateilaufwerken und in Papierordnern und ggf. noch weiteren Stellen herausfinden will, welche kundenbezogenen Dokumente oder Dateien bestehen, wird es nahezu unm\u00f6glich, den gesetzlich verankerten Anspruch des Kunden auf L\u00f6schung nachzukommen.
Anders sieht es bei einer digitalen Ablage aus: Hier kann \u00fcber ein von bzw. mit Ihnen erarbeitetes L\u00f6schkonzept festgelegt werden, was wann wie gel\u00f6scht wird. Die L\u00f6schung erfolgt dann automatisch \u2013 um den Datenschutz und m\u00f6gliche Strafen muss man sich keine Sorgen mehr machen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteil Nr. 4 der digitalen Immobilienakte: Weitere Dienste nutzen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Durch modulare Erweiterungen wie eine digitale Signatur<\/a>, ein Vertragsmanagement oder eine Eingangsrechnungsverarbeitung l\u00e4sst sich die neue digitale Infrastruktur abrunden. Gerade in der Baubranche fallen eine Vielzahl von Rechnungen an. Wenn diese im Rahmen einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung digital freigegeben werden \u2013 ggf. sogar vom Handy von unterwegs aus \u2013 k\u00f6nnen Zahlungen schneller geleistet werden, und die Buchhaltung wird entlastet. So lassen sich k\u00fcnftig viel einfacher Skontofristen<\/a> einhalten und Skontovorteile \u2013 hier sprechen wir aufgrund der oftmals hohen Rechnungsbetr\u00e4ge von nennenswerten Summen \u2013 nutzen und sparen bares Geld! Und die digitale Unterschrift<\/a> l\u00e4sst sich auch schon als Stand-alone-L\u00f6sung nutzen, um einen Einstieg in digitale Prozesse zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n

So lassen sich also nach und nach alle Vorteile, die sich durch die Digitalisierung der eigenen Immobiliendokumente ergeben, voll ausspielen. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement wie d.velop documents bietet aber noch weitere entscheidende Vorteile in diesem Zusammenhang:<\/p>\n\n\n\n