Adress- und Kontaktdaten werden normalerweise in verschiedenen Abteilungen einer Verwaltung dezentral erfasst, verwendet und bearbeitet. In nicht wenigen F\u00e4llen werden bestimmte Daten allerdings auch abteilungs\u00fcbergreifend ben\u00f6tigt. Sp\u00e4testens dann muss eine L\u00f6sung her, welche die Mitarbeitenden unterst\u00fctzt, ihre t\u00e4glichen Abl\u00e4ufe qualitativ, zeitnah und b\u00fcrgerorientiert durchzuf\u00fchren. <\/p>\n\n\n\n
<\/span>Zentrale digitale Adressverwaltung als Herzst\u00fcck von Prozessen<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin zentraler Adressdatenbestand ist das A und O f\u00fcr eine moderne Verwaltung. Es ist eines der Grundpfeiler f\u00fcr reibungslose Vorg\u00e4nge innerhalb der Organisation. Aus diesem Grund ist ein zentrales, nutzerorientiertes und einwandfreies Adressmanagement f\u00fcr Verwaltungen, Organisationen und Institutionen unabdingbar. Denn damit lassen sich nicht nur interne Prozesse stark verschlanken und beschleunigen, sondern auch Fehler werden auf ein Minimum reduziert.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Adressmanagement-Software als Notwendigkeit<\/span><\/h2>\n\n\n\nSobald eine Adresse angelegt ist, stehen diese Daten umgehend allen Sachbearbeitenden organisationsweit in einheitlichem Format zur Verf\u00fcgung. So k\u00f6nnen die Adress- und Kontaktdaten fehlerfrei in alle betreffenden Verwaltungsprozesse mit einem Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS), wie zum Beispiel d.velop documents, integriert werden.<\/p>\n\n\n\nDadurch, dass die Adressdaten nur einmal erfasst werden, lassen sie sich leicht synchronisieren und \u00fcber alle Anwendungen hinweg aktualisieren. Ein rascher und einfacher Zugriff auf Adress- und Kontaktdaten senkt hier die Kosten und spart merklich den administrativen Aufwand.<\/p>\n\n\n\n
Effektive Verkn\u00fcpfungen f\u00fcr effizientere Arbeit <\/h3>\n\n\n\n
Mithilfe von Verkn\u00fcpfungen in der Adressmanagement-Software lassen sich alle denkbaren Beziehungen herstellen, wobei dadurch keine redundanten Datens\u00e4tze entstehen. Dies ist der wohl gr\u00f6\u00dfte Vorteil einer Software f\u00fcr die effektive Adressverwaltung.
Die Adressmanagement-Software bzw. ein digitales Adressmanagement kann dar\u00fcber hinaus die t\u00e4glichen Arbeitsabl\u00e4ufe in einer Beh\u00f6rde enorm erleichtern: Die Adress- und Kontaktdaten k\u00f6nnen bestimmten Vorg\u00e4ngen, Akten und Dokumenten zugeordnet sowie in Serienbriefe integriert werden. Es ist au\u00dferdem m\u00f6glich, die Daten auch f\u00fcr die allt\u00e4gliche Kommunikation mit den B\u00fcrgern:innen und anderen Organisationen per E-Mail zu verwenden.<\/p>\n\n\n\n
Intelligente Vorlagenverwaltung<\/h4>\n\n\n\n
Auch Vorlagen in Microsoft Office, wie Word oder Excel, k\u00f6nnen mit den Adress- und Kontaktdaten der Adressverwaltung verkn\u00fcpft werden, wobei die Daten automatisch in die entsprechenden Vorlagenfelder der zu erstellenden Dokumente \u00fcbernommen werden. Das gespeicherte Office-Dokument wird anschlie\u00dfend dem entsprechenden Vorgang zugeordnet und gleichzeitig mit der jeweiligen Kontaktakte verkn\u00fcpft.<\/p>\n\n\n\n
Serienbriefe und E-Mails per Mausklick<\/h4>\n\n\n\n
Serienbriefe sind t\u00e4glich Brot einer digitalen Verwaltung. Die Adressverwaltung der d.velop leistet hier die ganze Arbeit: F\u00fcr einen Microsoft-Word-Serienbrief werden zuerst Datenquellen mithilfe des Vorlagenmanagements aus einer Kontakt-Trefferliste erzeugt. Dabei nutzt der als Vorlage abgelegte Serienbrief die Adressdaten der ben\u00f6tigten Kontakte. Die so erstellten Office-Dokumente werden anschlie\u00dfend automatisch im System mit den Kontaktdaten verkn\u00fcpft.
Auch f\u00fcr die Adressierung der E-Mails k\u00f6nnen die Kontaktdaten des Adressmanagements verwendet werden. Aus dem Adress- oder Kontakteintrag wird mit nur einem Klick die Standard-Mailanwendung aufgerufen. Auch so, per Mausklick, k\u00f6nnen die Sachbearbeitenden einer Beh\u00f6rde den Weg f\u00fcr ein medienbruchfreies und effizientes Arbeiten ebnen.<\/p>\n\n\n\n
Adressverwaltung und Datenschutz Hand in Hand<\/h4>\n\n\n\n
F\u00fcr die Verwaltung von Adress- und Kontaktdaten \u2013 also die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten gem\u00e4\u00df der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) \u2013 ist ein rollenspezifisches Benutzer- und Berechtigungskonzept f\u00fcr eine Organisation unumg\u00e4nglich. So kann mithilfe der Software zum Beispiel die Verwaltung der berechtigten Sachbearbeitenden nach dem sogenannten \u201eMinimale-Rechte-Prinzip\u201c erfolgen: Es werden nur so viele Berechtigungen erteilt, wie es f\u00fcr die Person zur Aus\u00fcbung der Aufgaben notwendig ist. Auch wird es gew\u00e4hrleistet, dass nur berechtigte Mitarbeitende \u00c4nderungen an den Adress- und Kontaktdaten vornehmen k\u00f6nnen. Dabei wird ein unbeabsichtigtes Hinzuf\u00fcgen, Ver\u00e4ndern oder L\u00f6schen der Daten seitens der Software verhindert. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Implementierung einer Adressverwaltungs-Software, wodurch datenschutzrechtliche Bestimmungen ganzheitlich angewandt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Die Vorteile einer Adressmanagement-Software im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Effektives Adressmanagement durch zentrale Erfassung von Adressdaten<\/li>\n\n\n\n
- Der Datenimport aus unterschiedlichen Quellen ist m\u00f6glich<\/li>\n\n\n\n
- Adressen sind nur einmal vorhanden und es gibt keine redundanten Datens\u00e4tze mehr<\/li>\n\n\n\n
- DSGVO-konforme Adressverwaltung ist gew\u00e4hrleistet<\/li>\n\n\n\n
- Alle berechtigten Mitarbeitenden einer Beh\u00f6rde haben Zugriff auf aktuelle Adressdaten<\/li>\n\n\n\n
- Effizientes Arbeiten durch die Datenintegration in zahlreiche Vorg\u00e4nge und Anwendungen<\/li>\n\n\n\n
- Einfaches Erstellen ben\u00f6tigter Adressverteiler<\/li>\n\n\n\n
- Schnelle \u00dcbertragung von Adressen in Serienbriefe<\/li>\n\n\n\n
- Automatische Ber\u00fccksichtigung aktualisierter Adressen in verkn\u00fcpften Dokumenten, Vorg\u00e4ngen und Akten<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
![\"Adressmanagement\"](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/adressmanagement-1090x613.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Darum kommen moderne Verwaltungen am Adressmanagement nicht vorbei<\/span><\/h2>\n\n\n\nEs liegt auf der Hand: Solche automatisierten Vorg\u00e4nge innerhalb einer Organisation gew\u00e4hrleisten Sicherheit im Umgang mit personenbezogener Daten, sparen Zeit, Geld und Ressourcen. <\/p>\n\n\n\n
Wenn es um komplexe verwaltungsinterne Prozesse geht, ist das Adressmanagement eines der wichtigsten St\u00fctzpfeiler einer modernen Verwaltung.<\/p>\n\n\n\n
\nEinf\u00fchrung einer eAkte in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/strong><\/p>\n\n\n\n\t
Sobald eine Adresse angelegt ist, stehen diese Daten umgehend allen Sachbearbeitenden organisationsweit in einheitlichem Format zur Verf\u00fcgung. So k\u00f6nnen die Adress- und Kontaktdaten fehlerfrei in alle betreffenden Verwaltungsprozesse mit einem Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS), wie zum Beispiel d.velop documents, integriert werden.<\/p>\n\n\n\n Dadurch, dass die Adressdaten nur einmal erfasst werden, lassen sie sich leicht synchronisieren und \u00fcber alle Anwendungen hinweg aktualisieren. Ein rascher und einfacher Zugriff auf Adress- und Kontaktdaten senkt hier die Kosten und spart merklich den administrativen Aufwand.<\/p>\n\n\n\n Mithilfe von Verkn\u00fcpfungen in der Adressmanagement-Software lassen sich alle denkbaren Beziehungen herstellen, wobei dadurch keine redundanten Datens\u00e4tze entstehen. Dies ist der wohl gr\u00f6\u00dfte Vorteil einer Software f\u00fcr die effektive Adressverwaltung. Auch Vorlagen in Microsoft Office, wie Word oder Excel, k\u00f6nnen mit den Adress- und Kontaktdaten der Adressverwaltung verkn\u00fcpft werden, wobei die Daten automatisch in die entsprechenden Vorlagenfelder der zu erstellenden Dokumente \u00fcbernommen werden. Das gespeicherte Office-Dokument wird anschlie\u00dfend dem entsprechenden Vorgang zugeordnet und gleichzeitig mit der jeweiligen Kontaktakte verkn\u00fcpft.<\/p>\n\n\n\n Serienbriefe sind t\u00e4glich Brot einer digitalen Verwaltung. Die Adressverwaltung der d.velop leistet hier die ganze Arbeit: F\u00fcr einen Microsoft-Word-Serienbrief werden zuerst Datenquellen mithilfe des Vorlagenmanagements aus einer Kontakt-Trefferliste erzeugt. Dabei nutzt der als Vorlage abgelegte Serienbrief die Adressdaten der ben\u00f6tigten Kontakte. Die so erstellten Office-Dokumente werden anschlie\u00dfend automatisch im System mit den Kontaktdaten verkn\u00fcpft. F\u00fcr die Verwaltung von Adress- und Kontaktdaten \u2013 also die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten gem\u00e4\u00df der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) \u2013 ist ein rollenspezifisches Benutzer- und Berechtigungskonzept f\u00fcr eine Organisation unumg\u00e4nglich. So kann mithilfe der Software zum Beispiel die Verwaltung der berechtigten Sachbearbeitenden nach dem sogenannten \u201eMinimale-Rechte-Prinzip\u201c erfolgen: Es werden nur so viele Berechtigungen erteilt, wie es f\u00fcr die Person zur Aus\u00fcbung der Aufgaben notwendig ist. Auch wird es gew\u00e4hrleistet, dass nur berechtigte Mitarbeitende \u00c4nderungen an den Adress- und Kontaktdaten vornehmen k\u00f6nnen. Dabei wird ein unbeabsichtigtes Hinzuf\u00fcgen, Ver\u00e4ndern oder L\u00f6schen der Daten seitens der Software verhindert. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Implementierung einer Adressverwaltungs-Software, wodurch datenschutzrechtliche Bestimmungen ganzheitlich angewandt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Es liegt auf der Hand: Solche automatisierten Vorg\u00e4nge innerhalb einer Organisation gew\u00e4hrleisten Sicherheit im Umgang mit personenbezogener Daten, sparen Zeit, Geld und Ressourcen. <\/p>\n\n\n\n Wenn es um komplexe verwaltungsinterne Prozesse geht, ist das Adressmanagement eines der wichtigsten St\u00fctzpfeiler einer modernen Verwaltung.<\/p>\n\n\n\n Einf\u00fchrung einer eAkte in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/strong><\/p>\n\n\n\n\tEffektive Verkn\u00fcpfungen f\u00fcr effizientere Arbeit <\/h3>\n\n\n\n
Die Adressmanagement-Software bzw. ein digitales Adressmanagement kann dar\u00fcber hinaus die t\u00e4glichen Arbeitsabl\u00e4ufe in einer Beh\u00f6rde enorm erleichtern: Die Adress- und Kontaktdaten k\u00f6nnen bestimmten Vorg\u00e4ngen, Akten und Dokumenten zugeordnet sowie in Serienbriefe integriert werden. Es ist au\u00dferdem m\u00f6glich, die Daten auch f\u00fcr die allt\u00e4gliche Kommunikation mit den B\u00fcrgern:innen und anderen Organisationen per E-Mail zu verwenden.<\/p>\n\n\n\nIntelligente Vorlagenverwaltung<\/h4>\n\n\n\n
Serienbriefe und E-Mails per Mausklick<\/h4>\n\n\n\n
Auch f\u00fcr die Adressierung der E-Mails k\u00f6nnen die Kontaktdaten des Adressmanagements verwendet werden. Aus dem Adress- oder Kontakteintrag wird mit nur einem Klick die Standard-Mailanwendung aufgerufen. Auch so, per Mausklick, k\u00f6nnen die Sachbearbeitenden einer Beh\u00f6rde den Weg f\u00fcr ein medienbruchfreies und effizientes Arbeiten ebnen.<\/p>\n\n\n\nAdressverwaltung und Datenschutz Hand in Hand<\/h4>\n\n\n\n
<\/span>Die Vorteile einer Adressmanagement-Software im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Darum kommen moderne Verwaltungen am Adressmanagement nicht vorbei<\/span><\/h2>\n\n\n\n