{"id":28861,"date":"2022-02-07T08:51:00","date_gmt":"2022-02-07T06:51:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=28861"},"modified":"2025-04-07T16:13:22","modified_gmt":"2025-04-07T14:13:22","slug":"revisionssicherheit-microsoft-dynamics-65","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-microsoft-dynamics-65\/","title":{"rendered":"Wie funktioniert revisionssichere Archivierung mit Microsoft Dynamics ERP?"},"content":{"rendered":"\n<p>In regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden geistert der Begriff <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\" data-type=\"post\" data-id=\"15606\">Revisionssicherheit<\/a> durch die Medien und ab und zu dringt auch das traurige Schicksal eines Unternehmens zu uns durch, bei welchem aufgrund von Nachl\u00e4ssigkeit die Steuerlast f\u00fcr das vergangene Gesch\u00e4ftsjahr gesch\u00e4tzt wurde. Das ist Grund genug, um sich die Frage zu stellen, ob man mit seinem eigenen System ausreichend gut aufgestellt ist und das Thema revisionssichere Archivierung beispielsweise mit Microsoft Dynamics ERP umfassend umgesetzt wurde?<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Revisionssicherheit \u2013 was ist das?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Aber was bedeutet denn Revisionssicherheit nun konkret? Wie setze ich das Thema in meiner Microsoft Dynamcis 365 Umgebung um? Was sind die tats\u00e4chlichen Konsequenzen, falls ich die Anforderungen nicht erf\u00fclle?<\/p>\n\n\n\n<p>Vorab: Beim Begriff Revisionssicherheit geht es im Grunde genommen um die Essenz der Anforderungen aus verschiedenen Gesetzestexten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zum Datenzugriff (GoBD)<\/li>\n\n\n\n<li>Handelsgesetzbuch (HGB) \u00a7239 F\u00fchrung der Handelsb\u00fccher<\/li>\n\n\n\n<li>Handelsgesetzbuch (HGB) \u00a7257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen<\/li>\n\n\n\n<li>Abgabenordnung (AO) \u00a7146 Ordnungsvorschriften f\u00fcr die Buchf\u00fchrung und f\u00fcr Aufzeichnungen<\/li>\n\n\n\n<li>Abgabenordnung (AO) \u00a7147 Ordnungsvorschriften f\u00fcr die Aufbewahrung von Unterlagen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-webinar\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-einsteiger-webinar-digitales-dokumentenmanagement-amp-rechnungsverarbeitung-mit-dynamics-365-buiness-central\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%f0%9f%92%bb-einsteiger-webinar-digitales-dokumentenmanagement-rechnungsverarbeitung-mit-dynamics-365-buiness-central\"><\/span>&#x1f4bb; Einsteiger-Webinar: Digitales Dokumentenmanagement &amp; Rechnungsverarbeitung mit Dynamics 365 Buiness Central<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/player.js\" async><\/script><script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/3n317xzs2p.js\" async type=\"module\"><\/script><style>wistia-player[media-id='3n317xzs2p']:not(:defined) { background: center \/ contain no-repeat url('https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/medias\/3n317xzs2p\/swatch'); display: block; filter: blur(5px); padding-top:56.25%; }<\/style> <wistia-player media-id=\"3n317xzs2p\" aspect=\"1.7777777777777777\"><\/wistia-player>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/demo-digitale-loesungen-dynamics?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-revisionssicherheit-microsoft-dynamics-365&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Live-Demo<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t\n\n\n<p><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p>Aus diesen Texten l\u00e4sst sich der gesetzlich geforderte Umgang mit elektronischen Daten und Dokumenten ableiten. Die wesentlichen Aspekte dabei sind:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Verantwortlichkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Nachvollziehbarkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Nachpr\u00fcfbarkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Vollst\u00e4ndigkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Richtigkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Unver\u00e4nderbarkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Wiederauffindbarkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit<\/li>\n\n\n\n<li>Fr\u00fchestm\u00f6gliche Archivierung<\/li>\n\n\n\n<li>Migrationsf\u00e4higkeit<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Wer also wissen m\u00f6chte, ob seine Microsoft Dynamics 365 Umgebung revisionssicher ist, misst sich an diesen 10 Aspekten. Zum Beispiel am Grundsatz der Unver\u00e4nderbarkeit: Hiernach m\u00fcssen Dokumente zu jeder Zeit in ihrem Original reproduzierbar sein und \u00c4nderungen oder L\u00f6schungen l\u00fcckenlos dokumentiert werden. Daraus leitet sich sofort ab, dass f\u00fcr die in Business Central oder NAV erzeugten Belege ein Windows Dateisystem zur Archivierung nicht ausreicht.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-bedeutet-das-konkret-fur-meine-prozesse-in-business-central-und-nav\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-bedeutet-das-konkret-fuer-meine-prozesse-in-business-central-und-nav\"><\/span>Was bedeutet das konkret f\u00fcr meine Prozesse in Business Central und NAV?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Alle relevanten eingehenden und ausgehenden Informationen m\u00fcssen archiviert und protokolliert werden. Mit Blick auf die Dokumente sind das jene Belege, welche ein Gesch\u00e4ft anbahnen und beschreiben, egal ob diese selbst erzeugt oder von au\u00dfen empfangen werden. Folgende Punkte m\u00fcssen ber\u00fccksichtig werden:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wie stelle ich sicher, dass keine Belege verloren gehen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie stelle ich sicher, dass die Belege im Nachgang nicht ver\u00e4ndert werden k\u00f6nnen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie stelle ich sicher, dass die Dokumente nachvollziehbar sind?<\/li>\n\n\n\n<li>Zu welchem Zeitpunkt werden die Dokumente archiviert?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie lange m\u00fcssen Dokumente archiviert werden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie kann ich meine archivierten Dokumente wiederfinden?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Will man diese Fragen beantworten, kommt man technisch nicht an einem DMS \/ ECM vorbei. Da die meisten Systeme hier am Markt in der Lage sind, eine revisionssichere L\u00f6sung zu liefern, sollte das Hauptaugenmerk auf den Integrationsm\u00f6glichkeiten liegen:<br><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-left\">&#x25b6; Der Partner sollte m\u00f6glichst viel Erfahrung im Microsoft Dynamics 365 Umfeld mitbringen. Denn das Thema Buchhaltung funktioniert zwar in jedem Unternehmen nach denselben Regeln, die Buchhaltungssysteme unterscheiden sich aber technologisch.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6; Eine bestehende Standardschnittstelle, welche sich via API konfigurieren l\u00e4sst, spart Aufw\u00e4nde w\u00e4hrend der Einf\u00fchrung und garantiert in der Zukunft Updatesicherheit<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6; Das Wiederauffinden von Dokumenten aus dem f\u00fchrenden ERP System heraus ist genauso wichtig wie die Archivierung. Darum sollte sich das ECM m\u00f6glichst nahtlos und medienbruchfrei in Dynamics integrieren. Die Finanzbuchhaltung bleibt f\u00fcr deren Anwender weiterhin f\u00fchrende Applikation.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6; Die Dokumentation der Schnittstellen und der Prozesse stellt sicher, dass auf dem Weg ins Archiv keine Dokumente verloren gehen.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6;  Die Schnittstelle sollte in den Prozessen die M\u00f6glichkeit zum bidirektionalen Datenaustausch erm\u00f6glichen. Das ist dann wichtig, wenn der Prozess oder Teilschritte in das ECM ausgelagert werden.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6;  OnPrem und Cloud L\u00f6sung wei\u00dfen denselben Funktionsumfang aus. Wer seine Systeme aktuell im eigenen Rechenzentrum betreibt, startet mit der OnPrem Variante. Die sp\u00e4tere Entscheidung, den Weg in die Cloud zu gehen, sollte man dabei nicht vom Funktionsumfang der ECM Integration abh\u00e4ngig machen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6;  Automatismus bei der Verarbeitung von Dokumenten helfen, Fehlerquellen zu vermeiden. Im ERP erzeugte Dokumente sollten genauso wie eingehende m\u00f6glichst ohne manuelle Interaktion automatisch an der richtigen Stelle archiviert werden.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x25b6;  Vermeidung von Redundanzen durch Schattenablagen im Filesystem.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-und-was-passiert-wenn-meine-systemlandschaft-nicht-revisionssicher-ist\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"und-was-passiert-wenn-meine-systemlandschaft-nicht-revisionssicher-ist\"><\/span>Und was passiert, wenn meine Systemlandschaft nicht revisionssicher ist?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Wie schon erw\u00e4hnt, ist der Begriff Revisionssicherheit in keinem Gesetzestext klar definiert, sondern leitet sich aus verschiedenen Quellen ab. Es gibt darum auch kein Schwarz und Wei\u00df, wenn es um die Frage nach dem Erf\u00fcllungsgrad geht. Zumal jedem Unternehmen daran gelegen sein sollte, grunds\u00e4tzlich die Regeln der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\">GoBD<\/a> einzuhalten.<br>Jedoch kann es immer passieren, dass M\u00e4ngel bei der Umsetzung festgestellt werden. Dann kommt es auf die Schwere dieser M\u00e4ngel an. Fehlt zum Beispiel die Verfahrensdokumentation, f\u00fchrt das zun\u00e4chst nicht direkt zu einer Sch\u00e4tzung der Steuerlast. Sollten dar\u00fcber hinaus aber in Kombination weitere Unvollst\u00e4ndigkeiten auftauchen, erh\u00f6ht dies das Risiko dahin signifikant.<br>Fakt ist, die Digitalisierung ist schon lange in der Buchhaltung angekommen und wir kommen nicht drum herum, etwas zu tun.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p><strong>Durchblick statt<br>Blindflug:<\/strong> Revisionssicherheit mit<br>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/Whitepaper%20-%20Revisionssicherheit%20in%20Verbindung%20mit%20Microsoft%20Dynamics%20Business%20Central.pdf?hsCtaTracking=2e579bf6-d8aa-4d31-ae36-a066c8b7e444%7C0d5f351c-03ab-40b6-b8e8-8a3cc5113d5c&#038;utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-revisionssicherheit-microsoft-dynamics-365&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wie-lautet-das-fazit\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wie-lautet-das-fazit\"><\/span>Wie lautet das Fazit?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Das Thema Revisionssicherheit ist mit Microsoft Dynamics Business Central \/ NAV in Verbindung mit einem <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/enterprise-content-management\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/enterprise-content-management\">Enterprise Content Management<\/a> kein Problem. Die Umsetzung dabei ist keine K\u00fcr, sondern Pflicht und sollte daher im Rahmen der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/digitalisierungsstrategie\/\">Digitalisierungsstrategie<\/a> im Unternehmen keinesfalls hintenangestellt werden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden geistert der Begriff Revisionssicherheit durch die Medien und ab und zu dringt auch das traurige Schicksal eines [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":197,"featured_media":22091,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","beyondwords_generate_audio":"","beyondwords_project_id":"","beyondwords_content_id":"","beyondwords_preview_token":"","beyondwords_player_content":"","beyondwords_player_style":"","beyondwords_language_id":"","beyondwords_title_voice_id":"","beyondwords_body_voice_id":"","beyondwords_summary_voice_id":"","beyondwords_error_message":"","beyondwords_disabled":"","beyondwords_delete_content":"","beyondwords_podcast_id":"","beyondwords_hash":"","publish_post_to_speechkit":"","speechkit_hash":"","speechkit_generate_audio":"","speechkit_project_id":"","speechkit_podcast_id":"","speechkit_error_message":"","speechkit_disabled":"","speechkit_access_key":"","speechkit_error":"","speechkit_info":"","speechkit_response":"","speechkit_retries":"","speechkit_status":"","speechkit_updated_at":"","_speechkit_link":"","_speechkit_text":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":["post-28861","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-compliance"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.6 (Yoast SEO v25.6) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Revisionssichere Archivierung mit Microsoft Dynamics ERP \u2a65<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Wie gew\u00e4hrleiste ich Revisionssicherheit in meiner Microsoft Dynamcis 365 Umgebung? 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