Eines der Hauptziele der Digitalisierung von Beh\u00f6rden und Organisationen ist die nachhaltige Optimierung verwaltungsinterner Prozesse. Dazu geh\u00f6rt auch eine effiziente elektronische Vorgangsbearbeitung: Damit werden s\u00e4mtliche Aktivit\u00e4ten in einem System nachvollziehbar und zentral geb\u00fcndelt. Wiederkehrende Arbeitsabl\u00e4ufe lassen sich so auf ein Minimum reduzieren. Durch die eigenverantwortliche, elektronische Vorgangsbearbeitung wird effizientes und transparentes Arbeiten in Organisation gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n\n\n\n
Als elektronische Vorgangsbearbeitung oder auch E-Vorgangsbearbeitung wird die weitgehend automatisierte IT-gest\u00fctzte Bearbeitung der Vorg\u00e4nge durch Sachbearbeitende einer Beh\u00f6rde, Organisation oder Institution bezeichnet \u2013 von der Antragstellung als Geburtsstunde des Vorgangs, \u00fcber standardisierte sachlogische Bearbeitungsschritte, bis hin zum Abschluss des Gesch\u00e4ftsvorfalls. Der Begriff Vorgang wird in der Terminologie der \u00f6ffentlichen Verwaltung mit zweierlei Ma\u00df gemessen. Zum einen beschreibt er allgemein einen Prozess, also ein bestimmtes Vorgehen. Ein Vorgang ist aber auch eine Sammlung einzelner, zusammengeh\u00f6render Dokumente (Schriftst\u00fccke und deren Anlagen), welche w\u00e4hrend eines Prozesses (Gesch\u00e4ftsvorfalls) zustande kommen. Der Vorgang ist Teil einer elektronischen Akte (eAkte<\/a>), denn dort werden alle Informationen zum Bearbeitungsprozess gespeichert und f\u00fcr die weitere Bearbeitung bereitgestellt.<\/p>\n\n\n\n Wie alles in der \u00f6ffentlichen Verwaltung, so werden auch die einzelnen Prozessschritte gesetzlich geregelt \u2013 im Namen der Rechtskonformit\u00e4t und Transparenz. Nach dem verfassungsrechtlichen Gebot der Rechtm\u00e4\u00dfigkeit und dem Grundsatz der Aktenm\u00e4\u00dfigkeit muss das beh\u00f6rdliche Schriftgut vollst\u00e4ndig, nachvollziehbar, dauerhaft und jederzeit verf\u00fcgbar verwaltet werden.<\/p>\n\n\n\n Zudem muss gew\u00e4hrleistet sein, dass \u201ewesentliche Bearbeitungsschritte und Entscheidungsprozesse vollst\u00e4ndig, dauerhaft nachvollziehbar, gerichtsfest und automatisiert dokumentiert werden\u201c.1<\/sup> <\/p>\n\n\n\n
Der Grundsatz der Vorgangsbearbeitung lautet: \u201eIn den Arbeitsabl\u00e4ufen sind elektronische Verfahren soweit wie m\u00f6glich zu nutzen. Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung m\u00fcssen jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform gef\u00fchrten Akten nachvollziehbar sein\u201c. (Gemeinsame Gesch\u00e4ftsordnung der Bundesministerien, GGO 2000; Kapitel 4, \u00a7 12<\/a>)<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Was verbirgt sich hinter dem Vorgang in der elektronischen Vorgangsbearbeitung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Elektronische Vorgangsbearbeitung: Vorteile im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n