{"id":29016,"date":"2026-01-16T08:00:00","date_gmt":"2026-01-16T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=29016"},"modified":"2026-01-19T10:09:24","modified_gmt":"2026-01-19T09:09:24","slug":"aufbewahrungsfrist-personalakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/","title":{"rendered":"Digitale Archivierung wird Pflicht: Was Du \u00fcber die Aufbewahrungsfrist der Personalakte ab 2027 wissen musst"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"43a9f92f-0bfe-40b5-9d8d-f5de9f43f1d4\">Die Uhr tickt: Ab dem Jahr 2027 gilt eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Aufbewahrung bestimmter Personalunterlagen. Wir helfen dir, deine Personalverwaltung auf die gesetzliche Pflicht vorzubereiten und einen \u00dcberblick \u00fcber die Aufbewahrungsfrist der Personalakte zu schaffen.<br><br>Personalakten sind ein Muss f\u00fcr jedes Unternehmen. Das bedeutet: Unternehmen m\u00fcssen Personalunterlagen nicht nur sicher, sondern bestimmte Dokumente auch digital f\u00fchren. Ob bisher auf Papier oder bereits elektronisch in der digitalen Personalakte \u2013 die Anforderungen steigen.<br><br>Doch warum sind Arbeitgeber:innen gesetzlich verpflichtet, wichtige Mitarbeiterdaten \u00fcber bestimmte Zeitr\u00e4ume hinweg zu sichern? Ganz einfach: Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte dient nicht nur der Beweissicherung und Nachweisbarkeit, sondern auch der Rechenschaftspflicht gegen\u00fcber Beh\u00f6rden wie der Sozialversicherung oder dem Finanzamt. Wer hier schludert, riskiert \u00c4rger, von rechtlichen Konsequenzen bis hin zu Nachzahlungen.<br><br>In diesem Artikel kl\u00e4ren wir alle wichtigen Fragen rund um die Aufbewahrungspflicht f\u00fcr Personalakten in Deutschland und sorgen f\u00fcr Durchblick f\u00fcr das digitale 2027!<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"7715ea66-527e-4e88-a0dc-e666791eda0e\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"b9fe70e9-9979-43f6-b370-1a34b1bd98ec\">Welche&nbsp;Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten&nbsp;gelten eigentlich?<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"65bdc32e-5d67-43a0-b7e9-7b1910baa725\">Wie lange m\u00fcssen Arbeitsvertr\u00e4ge, Gehaltsabrechnungen und Krankenkassenmeldungen aufbewahrt werden?<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ebaa2a1f-24b6-4ca9-aa9b-98ce27bef1f3\">Welche dieser Dokumente m\u00fcssen elektronisch abgelegt werden?<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"c62328a2-c1d2-42df-ad4b-25a0b43cc32c\">Und wann d\u00fcrfen Personalakten endlich gel\u00f6scht werden?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"67166143-82f4-412b-af7b-67725900c700\" class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 data-beyondwords-marker=\"f4c80bae-27ff-4812-9544-fd012a70f7e3\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-definition-was-ist-eine-personalakte\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"definition-was-ist-eine-personalakte\"><\/span>Definition: Was ist eine Personalakte?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d0ff3b00-8bbc-4a88-b74a-0578e36de086\">Laut Bundesarbeitsgericht sind unter Personalakten im formellen Sinne diejenigen Schriftst\u00fccke und Unterlagen zu verstehen, welche der:die Arbeitgeber:in als \u201ePersonalakte\u201c f\u00fchrt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Die Zugeh\u00f6rigkeit von Unterlagen zur Personalakte bestimmt sich nach dem materiellen Personalaktenbegriff aufgrund inhaltlicher Kriterien. Danach sind Personalakten eine Sammlung von Urkunden und Vorg\u00e4ngen, die die pers\u00f6nlichen und dienstlichen Verh\u00e4ltnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverh\u00e4ltnis stehen (<a href=\"https:\/\/www.bundesarbeitsgericht.de\/entscheidung\/2-azr-782-11\/\">BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782\/11<\/a>).<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"d563cfb2-c8b8-41b1-ba6f-160693d2f2ca\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-gesetzliche-aufbewahrungsfrist-fur-die-personalakte\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"gesetzliche-aufbewahrungsfrist-fuer-die-personalakte\"><\/span>Gesetzliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"46fcc2c2-63a1-4b4f-8259-437b93de5862\">Personalunterlagen umfassen alle Dokumente, die im Rahmen der Personalf\u00fchrung anfallen, wie Arbeitsvertr\u00e4ge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Krankmeldungen. Die Aufbewahrungspflicht f\u00fcr Personalakten in Deutschland richtet sich nach verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\">Aufbewahrungsfristen<\/a>. Zus\u00e4tzlich sind gesetzliche Verj\u00e4hrungsfristen, etwa nach \u00a7 195 BGB, zu ber\u00fccksichtigen, bevor personenbezogene Daten gel\u00f6scht werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"5cddba5e-07cf-4b89-bf9e-4329d314edbb\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-personalunterlagen-gibt-es-eigentlich\">Welche Personalunterlagen gibt es eigentlich?<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"12e1990e-9137-407d-b9e9-4ef6418a5b4b\">Zun\u00e4chst aber stellt sich die Frage, welche Personalunterlagen \u00fcberhaupt in einer Personalakte zu finden sind? Die g\u00e4ngigsten personalbezogenen Unterlagen sind:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"d99c6f28-4c7a-4744-b589-9675daf30aed\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"e3326e4d-5b8e-4a73-9f0c-e27d992d3607\">Personalstammbogen sowie allgemeine Personendaten (Adresse, Bankverbindung)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"9f16c413-de2f-4708-a542-719b889be23b\">Bewerbungsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"063b9f7a-2824-480d-9c74-d11ae2f0bfc8\">Arbeitsvertrag (sowie dessen Anpassungen)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5d273cc9-fa92-43a7-a434-76922cc72127\">Sozialversicherungsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"06042ee5-5a27-4863-8ec2-0d8a9eed7d8d\">Steuerunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"3a26761d-1a68-4ea1-b96a-002f040ea459\">(Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5ac579a0-95e3-4f65-b2ec-f53a1c78257f\">Dokumentationen und Protokolle im Rahmen von Personalgespr\u00e4chen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"79798379-ce8c-4f76-8032-82e500613e88\">Zielvereinbarungen oder Sonderregelungen zur Verg\u00fctung<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"37dd64db-9cf8-444e-bc2a-9f14b44a4840\">Krankheitsbescheinigungen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"1b9329d8-f4ba-432e-a729-db08c65d6384\">Urlaubsantr\u00e4ge<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"1726a94a-fde1-4ef4-b08a-a72df6f65012\">Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, K\u00fcndigungen sowie ggfs. Gegendarstellungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"408ed0ac-15e1-4db3-a2fc-87b4fd0c07c8\">Aufbewahrt werden all diese unterschiedlichen Dokumente und Informationen \u2013 wie eingangs erw\u00e4hnt \u2013 klassischerweise und der Einfachheit halber in der sogenannten Personalakte.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"f459e8be-3259-4353-8681-ee625e4b2fbd\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-neu-ab-2027-die-digitale-aufbewahrungspflicht\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"neu-ab-2027-die-digitale-aufbewahrungspflicht\"><\/span>NEU ab 2027: Die digitale Aufbewahrungspflicht<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"5c703bcf-4a56-4fa2-b671-dbd68556e039\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-die-personalakte-wird-digital\">Die Personalakte wird digital<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"69c3f366-91fe-48f1-aba6-c0e15d31ce51\">Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Personalunterlagen gesetzlich verpflichtend digital und revisionssicher vorgehalten werden. Diese Vorgabe ist in <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\">\u00a7 8 Entgeltunterlagen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV)<\/a> verankert. Mit dieser Neuregelung soll die Verwaltung der Personal- und Entgeltunterlagen modernisiert und besser \u00fcberpr\u00fcfbar werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"9e1f30c6-9594-43c8-ba3f-b08e23573d0b\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-vorteile-bringt-die-digitale-personalakte-fur-unternehmen\">Welche Vorteile bringt die digitale Personalakte f\u00fcr Unternehmen?<\/h3>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"263907c5-a410-46b6-94b8-ad1e2ac83bba\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"762a2444-023e-4c01-b76f-e1820ed4286a\">Einsparung von Platz, Suchzeiten und Kosten durch den Wegfall physischer Akten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8c9a25ab-7527-45d7-a034-859daa1c1adf\">Schneller, einfacher und ortsunabh\u00e4ngiger Zugriff auf Dokumente und Workflows<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"73883e61-55fa-4598-a228-f6c03343e37e\">Verbesserter Datenschutz dank individueller Zugriffsrechte und Berechtigungsstrukturen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 data-beyondwords-marker=\"493d5125-b14d-46d2-bb75-a1553b0ea227\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-auftakt-und-ubergangsregelung-bis-ende-2026\">Auftakt und \u00dcbergangsregelung bis Ende 2026<\/h4>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e56d9501-c8ba-44c7-9f2d-38003c9250fc\">Seit dem 1. Januar 2022 gilt auf <a href=\"https:\/\/www.lohn-info.de\/entgeltabrechnung.html\">Grundlage der \u00c4nderung<\/a> des Sozialgesetzbuchs <a href=\"http:\/\/www.bgbl.de\/xaver\/bgbl\/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl&amp;jumpTo=bgbl120s1248.pdf\">7.SGB IV-\u00c4ndG<\/a> die Pflicht, bestimmte Entgeltunterlagen digital aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d3d4f5c3-dc90-4894-abec-c5e290052d06\">Bis zum 31. Dezember 2026 besteht nun eine \u00dcbergangsregelung, bei der Arbeitgeber:innen die M\u00f6glichkeit haben, sich auf Antrag beim zust\u00e4ndigen Pr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung (\u00a7 28p SGB IV) von der Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung dieser Unterlagen befreien zu lassen.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"7729ad33-8044-4b57-8a8b-2faa36b9792e\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-unterlagen-der-personalakte-mussen-ab-2027-zwingend-elektronisch-aufbewahrt-werden\">Welche Unterlagen der Personalakte m\u00fcssen ab 2027 zwingend elektronisch aufbewahrt werden?<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"76ab1b31-c4b3-4e99-b935-bd66ad605c8b\">Gem\u00e4\u00df \u00a78 Abs. 2 BVV sind folgende Entgeltunterlagen in elektronischer Form zus\u00e4tzlich zu den eigentlichen Entgeltangaben wie Name, Geburtsdatum, Entgelt etc. zu nehmen:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"a56aa9f2-a2f3-4b1e-86d9-9ceb327f303c\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"dda5628c-93b9-4475-b5ba-13e66865adc2\"><strong>Entgeltunterlagen<\/strong> (alle Angaben nach \u00a7&nbsp;8 Abs.&nbsp;1 BVV, z.&nbsp;B. Lohn- und Gehaltsdaten, Angaben zu Kurzarbeitergeld, Beitragsgruppenschl\u00fcssel, Einzugsstelle, und Wertguthaben)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"aa60ad93-1153-4c98-b03c-508f73352213\"><strong>Arbeitserlaubnis<\/strong> (\u00a7 15d der BeschV)oder Aufenthaltstitel (\u00a7 19c Absatz 1 des AufenthG in Verbindung mit \u00a7 15d der BeschV) f\u00fcr Nicht-EWR-Besch\u00e4ftigte<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"3b4993fc-14ab-4c5a-9f8f-0570eb9dfbf6\"><strong>Daten der erstatteten Meldungen<\/strong> (z.&nbsp;B. DE\u00dcV-Meldungen)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"a5d9a45a-b29f-44ef-9b75-3cddbb405dfa\"><strong>Daten der Krankenkassenmeldungen<\/strong>, die Beitragsberechnung beeinflussen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"b4801519-e420-4d2f-9242-087a9af64363\"><strong>Erkl\u00e4rung des Minijobbers<\/strong>, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ae4c930a-8214-486d-bcc3-b0d895830771\"><strong>Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht <\/strong>(\u00a7&nbsp;6 Abs.&nbsp;1b SGB&nbsp;VI)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"2d49a699-e3d6-4177-a85e-6aeffd6cf187\"><strong>Kopie der Niederschrift <\/strong>nach \u00a72 NachwG(Arbeitsbedingungen) und ggf. Heuervertrag (Seefahrt) nach \u00a7 28 SeeArbG<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"7b661acb-67d3-413b-9b47-beeaf05b53d3\"><strong>Erk<\/strong><strong>l\u00e4rungen zu weiteren Besch\u00e4ftigungen<\/strong> (geringf\u00fcgig oder kurzfristig)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"718ca498-fd53-4fdd-af16-386632472e16\"><strong>Nachweis des Krankenversicherungsschutzes<\/strong> (\u00a7&nbsp;28a Abs.&nbsp;9a SGB&nbsp;IV)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"57a555ab-ba31-4d07-911e-03f578e58c80\"><strong>Kopie des Antrags <\/strong>nach \u00a7&nbsp;7a SGB&nbsp;IV inkl. Bescheid und Gutachten zur Statusfeststellung<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"92eb59ce-295d-4b8d-86ef-c4756a1e2e1d\"><strong>Bescheid der Einzugsstelle<\/strong> \u00fcber Versicherungspflicht (\u00a7&nbsp;28h Abs.&nbsp;2 SGB&nbsp;IV)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8347a740-1e3d-412d-8c15-1846770ba9df\"><strong>Entscheidung der Finanzbeh\u00f6rden<\/strong> zu Studiengeb\u00fchren (kein Arbeitslohn)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"92af929c-2eae-4b12-9120-08fa39442810\"><strong>Nachweis der Elterneigenschaft<\/strong> und Kinderanzahl (\u00a7&nbsp;55 Abs.&nbsp;3 SGB&nbsp;XI)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"0b09e7df-7dbe-4ba5-aa86-3d58d0c9088f\"><strong>Erkl\u00e4rung \u00fcber Auszahlungsverzicht von Entgeltanspr\u00fcchen<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"d7167281-5445-447b-83da-902b9f4a48f5\"><strong>Aufzeichnungen <\/strong>nach AEntG und MiLoG (\u00a7&nbsp;19 AEntG, \u00a7&nbsp;17 MiLoG)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"32c9eae9-b254-4867-beb3-a09977d89a27\"><strong>Bescheinigung <\/strong>nach \u00a7&nbsp;44a Abs.&nbsp;5 SGB&nbsp;XI (Pflegeunterst\u00fctzungsgeld)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"3e922b3c-a0b6-496c-8220-6285a85b76c7\"><strong>Erkl\u00e4rung zur Inanspruchnahme von Pflegezeit<\/strong> (\u00a7&nbsp;3 PflegeZG)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"76232179-1592-4d0a-9bdc-5375379b804c\"><strong>Besatzungslisten, Seetageb\u00fccher, Schiffsatteste<\/strong> (\u00a7 SeeArbG)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"c57b65b8-217e-4131-9375-ea63c4700fa7\"><strong>Daten der \u00fcbermittelten Bescheinigungen<\/strong> (\u00a7\u00a7&nbsp;106\u2013106c SGB&nbsp;IV)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"b9dd544a-9dcd-44b1-87f6-3dbb4d8d5309\"><strong>Erkl\u00e4rung zur Ausnahmevereinbarung <\/strong>nach Art.&nbsp;16 VO (EG) 883\/2004<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"0f276e02-1ecc-49dc-b008-f79daaf40b3a\"><strong>Verzicht auf Versicherungsfreiheit<\/strong> (\u00a7&nbsp;5 Abs.&nbsp;4 oder \u00a7&nbsp;230 Abs.&nbsp;9 SGB&nbsp;VI)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"e4bacf45-a558-455d-9aaa-5cb7acb06337\"><strong>Zustimmung des Besch\u00e4ftigten<\/strong> zum Eintritt der Versicherungspflicht (\u00a7&nbsp;127 SGB&nbsp;IV)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69d337e4c8265&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"36271756-77ee-4cc9-8322-5275d52a65bb\" class=\"aligncenter size-large wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"613\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Digitale-Personalakte-gesetzliche-Meilensteine-1090x613.jpg\" alt=\"Zeitstrahl zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte: Einf\u00fchrung der elektronischen Personalakte ab 2022, \u00dcbergangsfrist bis 31.12.2026 und volle gesetzliche Aufbewahrungspflicht ab 01.01.2027\" class=\"wp-image-58009\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Digitale-Personalakte-gesetzliche-Meilensteine-1090x613.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Digitale-Personalakte-gesetzliche-Meilensteine-600x338.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Digitale-Personalakte-gesetzliche-Meilensteine-768x432.jpg 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Digitale-Personalakte-gesetzliche-Meilensteine-1536x864.jpg 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Digitale-Personalakte-gesetzliche-Meilensteine.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Zeitstrahl zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte: Einf\u00fchrung der elektronischen Personalakte ab 2022, \u00dcbergangsfrist bis 31.12.2026 und volle gesetzliche Aufbewahrungspflicht ab 01.01.2027\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 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href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/webinar-anmeldung-digitale-personalakte-tribus-it?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-aufbewahrungsfrist-personalakte&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt ansehen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"99602d6c-c592-43f8-a2e7-2d3dd1ad7bd7\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-aufbewahrungsfristen-fur-mitarbeiterdaten-wichtige-gesetze\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"aufbewahrungsfristen-fuer-mitarbeiterdaten-wichtige-gesetze\"><\/span>Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Mitarbeiterdaten: wichtige Gesetze<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9a5a2018-f1b3-4be3-9cf9-82bb46cde350\">Unternehmen in Deutschland unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten f\u00fcr Personalunterlagen. Die korrekte Aufbewahrung von Personalakten ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Unternehmen sollten regelm\u00e4\u00dfig pr\u00fcfen, welche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Mitarbeiterdaten noch relevant sind und wann eine datenschutzkonforme Vernichtung erfolgen muss. Doch welche Gesetze regeln die <strong>Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalakten<\/strong>? Hier ein \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"e2770b03-fb18-4889-9165-6c4ba6dc2934\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"1b8b1976-5178-4b65-82c7-99d486985ba3\"><strong>B\u00fcrgerliches Gesetzbuch (BGB)<\/strong>: Regelt die allgemeinen Verj\u00e4hrungsfristen, insbesondere die regelm\u00e4\u00dfige Verj\u00e4hrungsfrist von drei Jahren nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__195.html\">\u00a7&nbsp;195 BGB<\/a>, die f\u00fcr viele arbeitsrechtliche Anspr\u00fcche gilt. Das BGB begr\u00fcndet keine eigenst\u00e4ndigen Aufbewahrungspflichten, kann jedoch aus Beweisgr\u00fcnden eine befristete Aufbewahrung rechtfertigen f\u00fcr z. B. Schriftverkehr zu Entgeltanspr\u00fcchen, Abmahnungen oder Zeugnisentw\u00fcrfe.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"4dcd8305-494d-4bdc-b6a3-de8954d79fb1\"><strong>Handelsgesetzbuch (HGB):<\/strong>&nbsp; Schreibt f\u00fcr kaufm\u00e4nnische Unterlagen, einschlie\u00dflich steuerlich relevanter Personalunterlagen mit Buchungsbelegcharakter (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sachbezugnachweise, Buchungslisten zur Entgeltzahlung), eine Aufbewahrungspflicht vor. Seit Inkrafttreten des Vierten B\u00fcrokratieentlastungsgesetzes (<a href=\"https:\/\/www.recht.bund.de\/bgbl\/1\/2024\/323\/VO\">BEG IV<\/a>) betr\u00e4gt die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Buchungsbelege <strong>acht Jahre<\/strong>, f\u00fcr B\u00fccher, Inventare und Jahresabschl\u00fcsse weiterhin eine Frist von 10 Jahren (\u00a7 257 HGB).<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8485d1e1-8362-43ac-a10a-79234ce9a795\"><strong>Einkommensteuergesetz (EstG) und Abgabenordnung (AO, \u00a7&nbsp;147): <\/strong>Regelt die lohnsteuerliche Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen. Lohnkonten sind nach \u00a7 41 Abs 1 Satz 9 EstG <strong>sechs Jahre<\/strong> aufzubewahren (z. B. Lohnkonten, Steuerklassen- und Freibetragsbescheinigungen, \u00c4nderungsvertr\u00e4ge mit Entgeltbezug). Lohn- und Gehaltsabrechnungen unterliegen als Buchungsbelege grunds\u00e4tzlich einer <strong>achtj\u00e4hrigen<\/strong> Aufbewahrungsfrist nach \u00a7 147 AO (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Abrechnungen \u00fcber Einmalzahlungen, Sachbezugnachweise, Reisekostenabrechnungen).<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"a46bee27-a46b-40fc-b915-712ef5f3df2f\"><strong>Sozialgesetzbuch (SGB):<\/strong>&nbsp;Enth\u00e4lt Regelungen zur Nachweis- und Aufbewahrungspflichten im Bereich Sozialversicherung. Nach \u00a7 28f SGB IV sind Entgelt- und Sozialversicherungsnachweise mindestens f\u00fcnf Jahre aufzubewahren (z. B. Beitragsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung, DE\u00dcV-Meldungen, Nachweise zur Kranken- und Rentenversicherung).<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"f547f60d-126d-43b3-9fd7-3961c83cc674\"><strong>Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):<\/strong>&nbsp;Art 5 Abs. 1 lit. E DSGVO legt fest, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden d\u00fcrfen, wie es f\u00fcr den urspr\u00fcnglichen Zweck erforderlich ist.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"36d0a579-da47-4417-97d1-997302194b24\"><strong>Bundesbeamtengesetz (BBG):<\/strong>&nbsp;Enth\u00e4lt spezielle Regelungen f\u00fcr die Aufbewahrungspflicht von Personalakten im \u00f6ffentlichen Dienst.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"e2211759-2b29-4530-81a9-be1082245a4a\"><strong>Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): <\/strong>Sch\u00fctzt vor Benachteiligung im Bewerbungs- und Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis und ist insbesondere f\u00fcr die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen relevant. Bewerbungsunterlagen d\u00fcrfen demnach bis zu sechs Monate (meist 3-6 Monate) nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden, um m\u00f6gliche Anspr\u00fcche nach \u00a7 15 AGG abzuwehren (z. B. Bewerbungsanschreiben, Lebensl\u00e4ufe, Zeugnisse, Interviewnotizen).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"7153464b-3bfc-45eb-967a-27991bcb4c08\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-aufbewahrungsfristen-von-personalunterlagen-im-uberblick-nbsp\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"aufbewahrungsfristen-von-personalunterlagen-im-ueberblick\"><\/span>Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen im \u00dcberblick&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"19f8277b-c9b9-4490-abc2-ef58b7dcc342\">Wer Personalakten aufbewahren muss, sollte die gesetzlichen Fristen kennen. Wie lange diese Personalunterlagen aufbewahrt werden m\u00fcssen, h\u00e4ngt von der Art des Dokuments ab:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"dc734a29-f43d-4013-9336-60677d3006b2\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"4781e4d0-cdb6-44ec-aa35-342fcbb45ba2\"><strong>Sozialversicherungsrechtliche Dokumente: 5 Jahre<\/strong> nach Ablauf des Kalenderjahres (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/__28f.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7 28f Abs. 1 SGB IV<\/a>) \u2013 Dazu geh\u00f6ren Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"08de64b0-841b-44d9-8493-a2bd87c0c959\"><strong>Lohnabrechnungen &amp; Gehaltsnachweise. 8 Jahre<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__257.html\">\u00a7 257 HGB<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/__147.html\">\u00a7 147 AO<\/a>) \u2013 Arbeitgeber:innen m\u00fcssen die&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-lohnabrechnungen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Lohnabrechnungen<\/a>&nbsp;zur Nachweispflicht einhalten.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"6c711d99-387e-4071-b194-e33244096596\"><strong>Rentenrelevante Dokumente: Unbegrenzt empfohlen<\/strong> \u2013 Besonders wichtig f\u00fcr die Rentenberechnung sind Arbeitsvertr\u00e4ge, Sozialversicherungsnachweise und Gehaltsnachweise.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"53820d4d-9240-4e9d-bd26-9ae5c9095980\"><strong>Bewerbungsunterlagen: 3 bis 6 Monate<\/strong> \u2013 Danach sollten die Unterlagen&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/datenschutzgrundverordnung-dsgvo\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DSGVO<\/a>-konform gel\u00f6scht werden.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"f4fb92c2-576b-41a0-bf94-23eaa7b50ea3\"><strong>Urkunden und notarielle Dokumente: 7-100 Jahre<\/strong> \u2013 Dazu geh\u00f6ren Arbeitsvertr\u00e4ge, Zeugnisse oder notarielle Vereinbarungen (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/notaktvv\/__50.html\">\u00a7 50 NotAktVV<\/a>).<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"e2b6728c-d58b-4138-aa77-31b9e470efb3\"><strong>Gerichtsverfahren: 30 Jahre<\/strong>, falls ein Titel vorliegt <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__197.html\">(\u00a7 197 BGB<\/a>), sonst <strong>3 Jahre<\/strong> Verj\u00e4hrung <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__195.html\">(\u00a7 195 BGB<\/a>), bei allgemeinen arbeitsrechtlichen Dokumenten&nbsp;\u2013 Unter Gerichtsverfahren fallen Urteile, Klagen und Vergleichsvereinbarungen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69d337e4c90ea&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"a8eb47d9-6a9e-4226-99de-dd17287b3844\" class=\"wp-block-image size-large wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"908\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrungsfristen-Personalunterlagen-Ueberblick-1090x908.jpg\" alt=\"\u00dcbersicht der Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalunterlagen nach Dokumententyp, darunter Sozialversicherungsunterlagen, Lohnabrechnungen, rentenrelevante Dokumente, Bewerbungsunterlagen, notarielle Urkunden und arbeitsrechtliche Gerichtsverfahren\" class=\"wp-image-58018\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrungsfristen-Personalunterlagen-Ueberblick-1090x908.jpg 1090w, 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Gerichtsverfahren\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"ead07250-9ac1-4a4d-9397-ba98ba3e0e40\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-personalakten-richtig-aufbewahren-dsgvo-amp-rechtssichere-archivierung-leicht-gemacht\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"personalakten-richtig-aufbewahren-dsgvo-rechtssichere-archivierung-leicht-gemacht\"><\/span>Personalakten richtig aufbewahren: DSGVO &amp; rechtssichere Archivierung leicht gemacht<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6e38e754-ec39-46a8-8f79-ceb2f928b419\">Wenn es um Personalakten geht, gibt es eine Menge zu beachten \u2013 und zwar nicht nur aus arbeitsrechtlicher Sicht, sondern auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive. Die richtige Aufbewahrung ist entscheidend, um DSGVO-konform zu handeln und b\u00f6se \u00dcberraschungen zu vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"e8ca6b9a-25da-4af3-87d5-0c36882b96dd\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-datenschutzrecht-vorgaben-fur-aufbewahrung-von-personalunterlagen\">Datenschutzrecht: Vorgaben f\u00fcr Aufbewahrung von Personalunterlagen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"22f2a7de-33a1-4c23-bb71-015d006ae46e\">Personalakten enthalten oft sensible Daten \u2013 von der Steuer-Identifikationsnummer bis zu pers\u00f6nlichen Kontodaten. Diese Informationen geh\u00f6ren dem Mitarbeitenden, weshalb sie nat\u00fcrlich auch unter den Schutz der DSGVO fallen. Egal, ob digital oder in Papierform: Die Anforderungen an den Datenschutz sind die gleichen.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"7bb4ae5f-9ebb-4821-aea0-5ac3f5b2f6fa\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-begrenzte-personenanzahl-mit-zugriff-auf-personalakten\">Begrenzte Personenanzahl mit Zugriff auf Personalakten<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9483fdcf-98dc-476b-8f78-3e20f2e5b6f6\">Arbeitgeber:innen haben die Pflicht, sicherzustellen, dass nur eine begrenzte Anzahl von Personen, z. B. HR-Mitarbeitende, Zugriff auf diese Akten haben. Ziel ist es, unbefugte Einsichtnahmen zu verhindern und die pers\u00f6nlichen Daten zu sch\u00fctzen. Denn Mitarbeiter:innen haben das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, und das bedeutet, die Privatsph\u00e4re muss jederzeit gewahrt bleiben.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"6473f61c-c3eb-4cb9-bc04-8b228c46afe5\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-sind-die-wichtigsten-datenschutzgrundsatze-bei-personalakten\">Was sind die wichtigsten Datenschutzgrunds\u00e4tze bei Personalakten?<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e1a7d9b6-8b39-4235-9760-f64cbf720eed\">Laut <a href=\"https:\/\/www.datenschutz.org\/personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Datenschutz.org<\/a> gibt es drei zentrale Grunds\u00e4tze, die bei der Aufbewahrung von Personalakten unbedingt beachtet werden sollten:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ol data-beyondwords-marker=\"028725da-31d3-4d6d-b5a7-8a7716603599\" start=\"1\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"86b5b6f0-f461-4b25-b7fe-110f811363e1\"><strong>Einwilligung oder gesetzliche Grundlage:<\/strong> Die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten in der Personalakte d\u00fcrfen nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden oder auf Grundlage einer gesetzlichen Regelung erfolgen.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"cc32452a-d404-4bee-8773-0e803051b16b\"><strong>Datensparsamkeit:<\/strong> Erhebe nur die Daten, die wirklich n\u00f6tig sind. Je weniger, desto besser.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"49fd8954-d85b-4ecb-af80-771bca63be63\"><strong>Zweckbindung:<\/strong> Die Daten d\u00fcrfen ausschlie\u00dflich f\u00fcr den Zweck des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses genutzt werden.&nbsp;<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6b41437d-96ba-4e5f-a4b6-925b8763872f\">Bei letzterer Aussage greift der&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bdsg_2018\/__26.html\"><strong>\u00a7 26 BDSG<\/strong><\/a><strong> Datenverarbeitung f\u00fcr Zwecke des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses<\/strong>:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"803a60da-d2dd-4ebc-89c3-3ad94033d7db\"><strong>\u00a7 26 BDSG Datenverarbeitung f\u00fcr Zwecke des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"2985e7e8-f4ec-44d5-a8b0-bc50e397276c\">(1) Personenbezogene Daten von Besch\u00e4ftigten d\u00fcrfen f\u00fcr Zwecke des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses verarbeitet werden, wenn dies f\u00fcr die Entscheidung \u00fcber die Begr\u00fcndung eines Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses oder nach Begr\u00fcndung des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses f\u00fcr dessen Durchf\u00fchrung oder Beendigung oder zur Aus\u00fcbung oder Erf\u00fcllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Besch\u00e4ftigten erforderlich ist. [\u2026]&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7f102eba-57f6-46cf-a654-d3ad1c4be7fa\">Mitarbeiter:innen k\u00f6nnen sich an den Datenschutzbeauftragten ihres Unternehmens wenden, um sich \u00fcber die getroffenen Sicherheitsma\u00dfnahmen bei der Aufbewahrung der eigenen personenbezogenen Daten zu informieren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"a86e9b63-c86b-41a3-b4be-5c7be7ffe245\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-passiert-beim-verstoss-gegen-aufbewahrungspflichten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-passiert-beim-verstoss-gegen-aufbewahrungspflichten\"><\/span>Was passiert beim Versto\u00df gegen Aufbewahrungspflichten?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7182ccd4-fb3d-4e77-8cc5-25edf34eddf1\">Ein Versto\u00df gegen die Pflichten zur Aufbewahrung von Personalunterlagen kann teuer werden: Werden Personalunterlagen zu kurz oder gar nicht aufbewahrt, drohen Bu\u00dfgelder oder Probleme bei Rechtsstreitigkeiten. Aber auch eine zu lange Aufbewahrung ist riskant: Verst\u00f6\u00dft man gegen die DSGVO, k\u00f6nnen empfindliche Strafen anfallen. Laut BGB \u00a7 195 gelten f\u00fcr Personaldokumente strenge Aufbewahrungsfristen, um gesetzlichen Anforderungen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Kurz gesagt: Die Balance zwischen Aufbewahrung und L\u00f6schung muss gewahrt bleiben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"5002453a-ae39-4c77-9821-ad45009e7d76\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-warum-mussen-personalunterlagen-stets-einsehbar-sein\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"warum-muessen-personalunterlagen-stets-einsehbar-sein\"><\/span>Warum m\u00fcssen Personalunterlagen stets einsehbar sein?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"92309ad7-a731-4c5d-9d44-d0f3c19953cf\">Im <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/betrvg\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Betriebsverfassungsgesetz<\/a> ist unter \u00a7 83 Abs.1 festgehalten, dass der oder die Mitarbeitende das Recht hat, in die \u00fcber ihn gef\u00fchrten Personalakten Einsicht zu nehmen. Von diesem Recht, auch Einsichtsrecht genannt, kann zu jederzeit und ohne Vorank\u00fcndigung Gebrauch gemacht werden. Auch Gr\u00fcnde hierf\u00fcr m\u00fcssen vom Arbeitnehmenden keine angegeben werden. Die Einsichtnahme darf allerdings nicht in zu kurzen zeitlichen Abst\u00e4nden verlangt werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"cce1a838-6848-4430-b27a-a807227d0264\"><strong>Betriebsverfassungsgesetz \u00a7 83 | Einsicht in die Personalakten\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ol data-beyondwords-marker=\"b69ec0ca-81e5-4f16-8adb-44f3d3c604bc\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"81aab7f2-b978-409e-b868-4f9d0819b29f\">Der Arbeitnehmende hat das Recht, in die \u00fcber ihn gef\u00fchrten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat \u00fcber den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmenden im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"820085f7-e723-4c84-8aeb-b006ad48c3c7\">Erkl\u00e4rungen der:des Arbeitnehmer:in zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizuf\u00fcgen. Absatz 2 regelt au\u00dferdem, dass Mitarbeiter:innen das Recht auf Beseitigung oder \u00c4nderung unrichtiger Daten in der eigenen Personalakte haben \u2013 das erstreckt sich gem\u00e4\u00df Aktenzeichen 9 AZR 573\/09 auch \u00fcber das aktive Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis hinaus.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"b5cda7c7-c12a-46d6-9e60-2411f26347cf\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-gesundheitsdaten-gehoren-nur-eingeschrankt-in-die-personalakte\">Gesundheitsdaten geh\u00f6ren nur eingeschr\u00e4nkt in die Personalakte<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"552bbf73-6668-4b22-9299-6e6ffcc60d40\">Gesundheitsdaten z\u00e4hlen zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten und unterliegen strengen Datenschutzanforderungen. In der Personalakte d\u00fcrfen daher nur solche Angaben enthalten sein, die f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis erforderlich sind, etwa eine Arbeitsunf\u00e4higkeitsbescheinigung ohne Diagnosen. Detaillierte medizinische Informationen oder Untersuchungsergebnisse des Betriebsarztes d\u00fcrfen hingegen nicht Bestandteil der Personalakte sein. Arbeitgeber:innen m\u00fcssen sicherstellen, dass sich darin ausschlie\u00dflich zul\u00e4ssige Unterlagen befinden und der Zugriff streng geregelt ist.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"fe7a9bd9-519f-4694-a200-0c689c572a13\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-physische-vs-digitale-aufbewahrung-von-personalunterlagen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"physische-vs-digitale-aufbewahrung-von-personalunterlagen\"><\/span>Physische vs. digitale Aufbewahrung von Personalunterlagen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7c578986-29c4-46b5-95e7-33986f43d1e9\">Die Wahl zwischen physischer und digitaler Archivierung von Personalakten h\u00e4ngt von verschiedenen Faktoren wie Platzbedarf, Kosten und Effizienz ab. Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile, die je nach Anforderungen und rechtlichen Vorgaben (z.\u202fB. k\u00fcnftigen digitalen Vorgaben ab 2027 f\u00fcr bestimmte sozialversicherungsrelevante Unterlagen) abgewogen werden sollten.<\/p>\n\n\n\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69d337e4c99c3&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"3b735ddd-7d9d-4e1f-a505-bdfab99e47bd\" class=\"wp-block-image size-large wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"890\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrung-Personalunterlagen-physisch-vs.-digital-1090x890.jpg\" alt=\"Vergleich physische und digitale Archivierung von Personalakten im Hinblick auf Aufbewahrungsfrist, Kosten, Sicherheit, DSGVO-Konformit\u00e4t, Skalierbarkeit und Effizienz\" class=\"wp-image-58010\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrung-Personalunterlagen-physisch-vs.-digital-1090x890.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrung-Personalunterlagen-physisch-vs.-digital-600x490.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrung-Personalunterlagen-physisch-vs.-digital-768x627.jpg 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Blog-Aufbewahrung-Personalunterlagen-physisch-vs.-digital.jpg 1200w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Vergleich physische und digitale Archivierung von Personalakten im Hinblick auf Aufbewahrungsfrist, Kosten, Sicherheit, DSGVO-Konformit\u00e4t, Skalierbarkeit und Effizienz\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"ee75c53a-e192-4731-924b-7d92585561a5\" class=\"wp-block-group is-style-cta\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p data-beyondwords-marker=\"8f5b7958-122c-4eff-978f-ed2f66c36437\"><strong>Febi <\/strong>hat den Schritt zur digitalen Personalakte gewagt und spart nun Zeit, vermeidet unn\u00f6tige Mehrarbeit und erm\u00f6glicht den ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten. Erfahre, wie die digitale Transformation in der Personalverwaltung die Effizienz steigert und gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungsfristen problemlos eingehalten werden!<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"4333c136-6daf-42a1-b320-951caa731015\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/referenz\/febi?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-aufbewahrungsfrist-personalakte&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Zur Referenzstory<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"409cd776-0a01-438f-84aa-3c3588082610\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-mehr-sicherheit-durch-digitale-personalakten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"mehr-sicherheit-durch-digitale-personalakten\"><\/span>Mehr Sicherheit durch digitale Personalakten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"78924841-85fb-458f-8447-f89fa45efdfe\">Die Digitalisierung von Personalakten gewinnt ab 2027 deutlich an Bedeutung und ist Teil eines umfassenden Trends zur digitalen Transformation in deutschen Unternehmen. Laut dem Digital Office Index 2024 des Bitkom e.V. haben insbesondere die Bereiche Personal sowie Finanz- und Rechnungswesen in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Digitalisierung erzielt. So setzen mittlerweile 98 % der Unternehmen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme ein, w\u00e4hrend 91 % Customer-Relationship-Management (CRM)-L\u00f6sungen und 84 % Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme nutzen. Warum Digitalisierung im HR-Bereich weit \u00fcber einen Trend hinausgeht, erl\u00e4utert Prof. Dr. Peter M. Wald, Professor f\u00fcr Personalmanagement an der HTWK Leipzig, im <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/digitalisierung-personalmanagement\/\">Interview<\/a>:<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"98c295fa-83bd-48e1-a97d-3c1f4472dad1\" class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>Die Nutzung digitaler Hilfsmittel und Prozesse kann dem Personalmanagement Freir\u00e4ume f\u00fcr die Beziehungsarbeit und f\u00fcr kreative Aufgaben verschaffen. Dies passiert jedoch nicht im Selbstlauf, sondern bedarf einer entsprechenden strategischen Ausrichtung von HR und der zunehmenden Anwendung neuer Paradigmen und Arbeitsweisen in den Prozessen des Personalmanagements.<\/p><cite><strong>Prof. Dr. Peter M. Wald<\/strong>, Professor f\u00fcr Personalmanagement, HTWK Leipzig<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"99cbf370-2b90-437c-b661-285b07755c6e\" class=\"wp-block-heading\">Erh\u00f6hung der Transparenz und Compliance<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7c7894ae-0371-4060-953f-5b645c18eab1\">Die Digitalisierung von Personalakten tr\u00e4gt ma\u00dfgeblich zur Erh\u00f6hung der Transparenz und Compliance in Unternehmen bei. Laut Digital Office Index 2024 berichten 76&nbsp;% der Unternehmen, dass die Automatisierung von Gesch\u00e4fts- und Verwaltungsprozessen die Transparenz erh\u00f6ht hat, und 75&nbsp;% geben an, dass sie dadurch Compliance-Vorgaben besser erf\u00fcllen k\u00f6nnen. \u200b<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"07d48eb5-e75a-4131-8e07-6577a8d0b247\" class=\"wp-block-heading\">Datenschutz um ein Vielfaches einfacher gew\u00e4hrleistet<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"65ebd384-3862-4e63-8dba-58725c048d88\">Im Hinblick auf eine digitale Personalakte k\u00f6nnen Ma\u00dfnahmen zum Datenschutz um ein Vielfaches einfacher und unkomplizierter gew\u00e4hrleistet werden. Zum Beispiel, indem granulare Berechtigungsstrukturen eingerichtet werden oder einzelne Abschnitte in der Akte nur tempor\u00e4re \u00fcber Berechtigungs\u00fcbergabe per Mausklick zug\u00e4nglich sind.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"c90fd199-1237-4e1a-a4ce-ab5ac381d0da\" class=\"wp-block-heading\">Digitale Personalakte verbessert die Auskunftsf\u00e4higkeit<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"11e09c98-b46d-4ee4-bbc5-ac0399a1801c\">Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\/digitale-personalakte\">digitale Personalakte<\/a> verbessert so die Auskunftsf\u00e4higkeit und stellt durch eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sicher, dass ausschlie\u00dflich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben. Die elektronischen Personalakten bieten au\u00dferdem h\u00e4ufig eine sichere 256-Bit-AES-Verschl\u00fcsselung (Advanced Encryption Standard). Bei diesem Algorithmus sorgt der 256-Bit-Schl\u00fcssel f\u00fcr h\u00f6chste Sicherheit. <\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"96c8f751-c1da-4f69-9d3c-9bd22da32da0\">Es gibt allerdings noch weitere entscheidende&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/vorteile-digitale-personalakte\/\">Vorteile der digitalen Personalakte<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"496ef632-5886-4bb0-b28f-dc37dffab3df\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-effizienteres-arbeiten-mit-digitalen-personalakten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"effizienteres-arbeiten-mit-digitalen-personalakten\"><\/span>Effizienteres Arbeiten mit digitalen Personalakten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"74b277f2-7940-4188-9846-95f93eec2132\">Digitale Personalakten vereinfachen die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten. Zudem garantiert die L\u00f6sung schnelle Zugriffszeiten, eine datenschutzkonforme Bearbeitung und Ablage der Personalakten sowie individuelle Berechtigungsstrukturen. Anhand von Zugriffsrechten ist genauestens festgelegt, wer auf eine Akte zugreifen kann. Teile der Akte oder eines Dokumentes werden \u00fcber die Rolle des Mitarbeitenden inklusive Vertreterregelung vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, kann protokolliert werden. Zudem wird festgehalten, durch welche Person Ver\u00e4nderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. Das 5-Stufen-Standardrollen-Konzept teilt folgende Rollen ein:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"a516f6d3-9c85-469e-847d-c4608d3b06f9\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"55cc89cc-0d7d-4a1c-9b20-143486f18fcb\">HR-Mitarbeiter:in<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"0a9cf4e9-0f0d-4a11-acea-573efac0932e\">Vorgesetzte:r<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"4e644a19-51b9-4578-b3fb-1a5c38625176\">Vorgesetzte:r (extern)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8b50f044-f287-46e6-b4a3-dd40559bb60e\">Betriebsrat:r\u00e4tin<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ebdad9cc-bcca-49f2-ada8-4a6f4f21e393\">Mitarbeiter:in<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9bd354f7-7df7-493d-b051-e70580df1f68\">Alle Rollen werden auf bestimmte Aktenregister berechtigt, sodass bei Aktenfreigabe anhand der Rolle auch nur die Bereiche freigegeben werden, die eingesehen werden d\u00fcrfen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"995caef7-13f2-4df5-b0f0-1a0c3cfbc5ae\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-praktische-umsetzung-und-handlungsempfehlungen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"praktische-umsetzung-und-handlungsempfehlungen\"><\/span>Praktische Umsetzung und Handlungsempfehlungen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"fd535cdb-38f8-46b9-8b10-077c320ea084\">Bei der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/einfuehrung-elektronische-personalakte\/\">Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte<\/a> sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle relevanten gesetzlichen Vorschriften einhalten, die Personalunterlagen korrekt aufbewahren und fristgerecht l\u00f6schen, um sowohl die rechtlichen Anforderungen als auch die Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gew\u00e4hrleisten. Dazu geh\u00f6rt:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"1c52dd90-0dc3-40e1-a10c-9eb2fd00c570\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"756644a4-e625-4bc5-892f-52750b3b3d5f\"><strong>Nutzung einer zertifizierten Software f\u00fcr Dokumentenmanagement: <\/strong>Setze auf eine zertifizierte Dokumentenmanagement-Software, um Personalakten effizient und sicher gem\u00e4\u00df den Aufbewahrungsfristen zu speichern.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"6aeac5fd-0aba-47b6-a904-46359dc70a3f\"><strong>Regelm\u00e4\u00dfige Backups &amp; revisionssichere Speicherung:<\/strong>&nbsp;Sichere deine Personalunterlagen regelm\u00e4\u00dfig und achte auf eine revisionssichere Speicherung, um m\u00f6gliche Anspr\u00fcche innerhalb der gesetzlichen Verj\u00e4hrungsfristen (z. B. \u00a7 195 BGB) abzusichern.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"a77ce182-c16c-466d-8fbd-3849cf64ab01\"><strong>Festlegung von Benutzerrechten &amp; Zugriffsbeschr\u00e4nkungen:<\/strong> Definiere klare Benutzerrechte und Zugriffsbeschr\u00e4nkungen, um den Datenschutz und die sichere Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten nach sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben zu gew\u00e4hrleisten.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"b2cd8bfa-5ebf-4156-8093-06ba3335b009\"><strong>L\u00f6schkonzept entwickeln:<\/strong> Entwickle ein L\u00f6schkonzept f\u00fcr Personalakten, das sich an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen orientiert, damit du nach Ablauf der Frist rechtssicher l\u00f6schen kannst.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"eb728eb7-96d8-436c-a233-ce2af5887794\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"a57b9f5f-eb0e-4e2e-b4d7-081928dc9215\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-kummere-dich-um-die-einfuhrung-digitaler-akten-in-deinem-unternehmen\">&#x1f4a1; K\u00fcmmere dich um die Einf\u00fchrung digitaler Akten in deinem Unternehmen!<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ae16a489-d78a-48ca-97ee-a2b19ed10007\"><strong>Projektguide:<\/strong> in 3 Schritten zur digitalen Akte \u2013 inkl. Checklisten und Tipps<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"e06fbe56-17f7-4e39-b05f-2d2594719f66\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/erfolgreiche-einfuehrung-digitale-akte?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-aufbewahrungsfrist-personalakte&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"13984c72-d9d7-43ec-960f-553e994403a8\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-die-zukunft-der-personalabteilung-gemeinsam-mit-d-velop-gestalten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"die-zukunft-der-personalabteilung-gemeinsam-mit-dvelop-gestalten\"><\/span>Die Zukunft der Personalabteilung gemeinsam mit d.velop gestalten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"4301afc5-af82-49b0-9fa5-52b0840529c9\">Die digitale Personalakte ist ein zentraler Baustein moderner Personalarbeit. Mit der intelligenten <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/d-velop-platform\">d.velop platform<\/a> f\u00fcr Daten- und Prozessmanagement unterst\u00fctzt d.velop Personalabteilungen dabei, den Weg zum <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/papierloses-buero\">papierlosen B\u00fcro<\/a> zu ebnen. Im Zusammenspiel mit einem starken <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/partner\">d.velop Partner Network<\/a> entstehen L\u00f6sungen, die sich flexibel an bestehende IT\u2011Landschaften anpassen und mit den Anforderungen an HR wachsen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9bc894a7-28d2-4871-a887-6ebe0d10269a\">Das Dokumentenmanagement-System <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\">d.velop documents<\/a> ist speziell auf die Anforderungen digitaler Personalakten ausgelegt. Die wichtigsten Vorteile im \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"1beb4187-e617-4be5-b6cf-e4265525279d\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"9f51f8bf-94a7-404c-8fa9-549bbddbd666\">Dokumente schnell finden und schnell damit arbeiten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"67a93076-c6b6-451f-9914-3df65564dd25\">Dokumente und Prozessschritte kollaborativ gestalten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"9587d7d0-8269-498d-ae72-f9fa1d56d2d7\">Dokumente scannen, hochladen und in digitalen Akten verwalten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"6c484f0b-bd0a-455e-8f3c-31a9acb866d8\">Nahtlose Integration in bestehende Systeme<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5c862e2e-a612-435d-ad79-0a40a9c1f521\">Berechtigungen f\u00fcr digitale Akten gezielt steuern<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"657c0abc-00ff-41e7-85cd-469e0c538fa0\">Verschiedene Betriebsformen (Cloud, Hybrid, On-Premises)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"be5c85c8-e8a7-4ab2-9305-8860ce3b2973\">Individuelle Akten und Aktenstrukturen nach Bedarf gestalten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"4e80c754-636a-45d4-a680-867e7e7b8d36\">Dokumenten Kategorien und Eigenschaften zuordnen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"030e43f8-7f80-4042-bd90-9fabc150c40f\">Dokumente mehrfach verkn\u00fcpfen \u2013 ohne redundante Ablagen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8cfb0091-8091-408b-be1d-e0da3c737a05\">Ortsunabh\u00e4ngiger Zugriff und Arbeiten mit Personalunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"50e9154b-a072-4572-944d-b2e0255ffd09\">Revisionssichere Archivierung (GoBD\u2011 und compliancekonform, inklusive Versionierung, Aktivit\u00e4tenprotokoll sowie der Sicherstellung von Aufbewahrungs\u2011 und L\u00f6schfristen durch individuelle Berechtigungs\u2011 und Zugriffsteuerung)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69d337e4cad3a&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"c844de3f-2af6-4482-b38d-54713cfbc32b\" class=\"aligncenter size-large wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"613\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/digitale-personalakte-funktionen-revisionssichere-archivierung-1090x613.jpg\" alt=\"\u00dcbersicht zu den Funktionen der digitalen Personalakte mit revisionssicherer Archivierung, schneller Dokumentensuche, Workflow-Automation, intelligenter Ablage, Berechtigungssteuerung sowie Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Betriebsformen\" class=\"wp-image-58015\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/digitale-personalakte-funktionen-revisionssichere-archivierung-1090x613.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/digitale-personalakte-funktionen-revisionssichere-archivierung-600x337.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/digitale-personalakte-funktionen-revisionssichere-archivierung-768x432.jpg 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/digitale-personalakte-funktionen-revisionssichere-archivierung.jpg 1386w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: \u00dcbersicht zu den Funktionen der digitalen Personalakte mit revisionssicherer Archivierung, schneller Dokumentensuche, Workflow-Automation, intelligenter Ablage, Berechtigungssteuerung sowie Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Betriebsformen\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ebe278f7-7ea9-46ea-bd5c-f317f0e62658\">Erg\u00e4nzend unterst\u00fctzt <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/loesungen\/kuenstliche-intelligenz\">K\u00fcnstliche Intelligenz<\/a> dabei, HR\u2011Prozesse weiter zu vereinfachen. KI erkennt und klassifiziert Dokumente automatisch, macht Inhalte durchsuchbar und hilft, Informationen schneller nutzbar zu machen. Dabei gilt: KI arbeitet unterst\u00fctzend, transparent und DSGVO\u2011konform im DMS. Die Kontrolle bleibt jederzeit bei den HR\u2011Verantwortlichen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"72e7485d-09ce-4f37-9c57-258061383682\">Digitale Signaturen von Arbeitsvertr\u00e4gen oder Mitarbeitergespr\u00e4chsbogen mit <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-unterschrift\">d.velop sign<\/a>, Vertragsmanagement mit <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/vertragsmanagement\">d.velop contracts<\/a>, die sichere Zustellung von Gehaltsabrechnungen \u00fcber die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-zustellung\">d.velop postbox<\/a> sowie automatisierte HR\u2011Workflows mit dem <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/prozessmanagement-software\">d.velop process studio<\/a> reduzieren manuelle Routinet\u00e4tigkeiten und schaffen Freir\u00e4ume f\u00fcr produktive Aufgaben. So wird aus der digitalen Personalakte mehr als nur eine Pflichtl\u00f6sung f\u00fcr 2027. &nbsp;Sie wird zum Fundament einer rundum modernen Personalabteilung.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"edae23f4-ddfd-4ae3-9391-2b4912d371b5\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-integration-in-sap-m365-und-weitere-personalprogramme\">Integration in SAP, M365 und weitere Personalprogramme<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"147a312b-82b8-4aca-a88c-79a4f245c10a\">Die digitale Personalakte von d.velop l\u00e4sst sich nahtlos in <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/sap\/digitale-personalakte\">SAP HCM, SAP SuccessFactors<\/a> sowie <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/sap\/digitale-personalakte\">Microsoft 365 \/ SharePoint<\/a> integrieren. Personalunterlagen k\u00f6nnen direkt aus der gewohnten Systemoberfl\u00e4che heraus strukturiert, revisionssicher und rollenbasiert verwaltet werden, ganz ohne Medienbr\u00fcche oder Systemwechsel.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"164bc300-3fa5-4334-976c-a0e6d84e9a67\">Neben SAP und Microsoft 365 unterst\u00fctzt d.velop unter anderem die Anbindung an folgende Systeme:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"ee1b5a44-16a6-439e-8d32-72c7393f3c7c\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"eb4fac74-adf9-403f-b968-7f25a9673097\">DATEV<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"bed6ef96-c4d5-4df1-ac3d-189bf4128ef6\">Sage HR Suite<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"96c921c1-5371-4f74-a30f-1f9e4db83cbc\">SagePeople<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"633079e7-46be-4b0a-9c04-14bbb48e744d\">BITE<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"d456bae6-a9e3-4d13-8b76-5aa5b94adbf9\">Varial<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"2f10e479-898c-4c8b-a59e-4ea982d3e425\">EasySoft<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"eb138b50-3068-4419-9bfb-c90df2f6b72c\"><strong>Erfahre von weiteren Vorteilen und mehr zu unseren L\u00f6sungen in diesem Video:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"28496e20-2a5e-48f1-a8a5-10240c5db2e5\" class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Gestalten wir die Zukunft der Personalabteilung - digitale Personalakte\" width=\"900\" height=\"506\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/2WORwO9obKE?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"b8a47eca-e9e3-440c-b842-0c5807732421\" class=\"wp-block-group is-style-cta\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"d79ec1c4-58e2-4bb3-8828-6f15200f4234\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-die-digitale-personalakte-fruhzeitig-einfuhren\">&#x1f4bb; Die digitale Personalakte fr\u00fchzeitig einf\u00fchren<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d60f7dfa-9721-483c-85dd-6f172b85990d\">Wer sich fr\u00fchzeitig mit der digitalen Personalakte besch\u00e4ftigt, schafft die Grundlage f\u00fcr effiziente Prozesse im HR-Team und rechtssichere Personalarbeit.<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"bd00341c-3496-4505-8399-39c32af5b5f9\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\/digitale-personalakte?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-aufbewahrungsfrist-personalakte&#038;utm_content=button\" target=\"\">Software Demo buchen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"e5335b6d-4253-43ad-8a79-6f68282087b3\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit-zur-aufbewahrungspflicht-von-personalunterlagen-und-dessen-digitalisierung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"fazit-zur-aufbewahrungspflicht-von-personalunterlagen-und-dessen-digitalisierung\"><\/span>Fazit zur Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen und dessen Digitalisierung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b7e84731-4bb9-4543-a5ef-686efd9c3b7a\">Zusammenfassend l\u00e4sst sich festhalten, dass Unternehmen bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen einer Vielzahl gesetzlicher Vorgaben unterliegen, die je nach Dokumentenart unterschiedliche Fristen und Anforderungen mit sich bringen. Die Nutzung einer digitalen Personalakte erm\u00f6glicht es, diese Aufbewahrungspflichten zuverl\u00e4ssig, transparent und revisionssicher einzuhalten.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e6c485cf-c8a0-4305-b07e-6746afe02570\">Sp\u00e4testens mit den ab 2027 geltenden Vorgaben zur verpflichtenden digitalen Aufbewahrung bestimmter sozialversicherungsrelevanter Unterlagen wird deutlich, dass digitale Archivierung kein optionaler Schritt mehr ist. Digitale Personalakten unterst\u00fctzen Unternehmen dabei, gesetzliche Pflichten und Fristen systematisch zu steuern, Datenschutzanforderungen der DSGVO umzusetzen und gleichzeitig interne HR Prozesse effizienter, papierlos und nachvollziehbar zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"c49a9ce0-9391-4478-bd12-487b6aaa8221\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p data-beyondwords-marker=\"7823507f-579b-457e-8a3c-9908bac1fe31\">Digitale HR-Prozesse sind Fortschritt &#8211; in 12 Stufen zur Transformation!<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"bf676cd8-2aa5-4d28-bf42-a87d22ff2297\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/DMS\/Whitepaper-Ramp-Up-Personalwesen.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-aufbewahrungsfrist-personalakte&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt herunterladen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<hr data-beyondwords-marker=\"18ed6fcd-da1f-4fdc-9336-ae0f5ef8e660\" class=\"wp-block-separator has-css-opacity is-style-wide\"\/>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"8874c0de-4abf-4b2d-a5eb-5414eeb24b6c\"><em>Dieser Artikel enth\u00e4lt Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen f\u00fcr den Einsatz digitaler Akten im Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zudem kann sich die Gesetzgebung \u00e4ndern.<br>Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.<\/em><\/p>\n\n\n\n<hr data-beyondwords-marker=\"9a165ea6-5390-4493-9be7-9332bf397ea3\" class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"0b750d96-96f4-44de-86a7-575a671894a5\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-haufige-fragen-und-antworten-zur-aufbewahrungspflicht-von-personalunterlagen\">H\u00e4ufige Fragen und Antworten zur Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen<\/h3>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"3deeaf3e-a43c-4b17-a5a1-97d0f7e3bdd9\" class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768493692865\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Unterlagen m\u00fcssen ab 2027 zwingend digital archiviert werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen bestimmte Unterlagen gem\u00e4\u00df \u00a7 8 BVV elektronisch und revisionssicher aufbewahrt werden, darunter Entgeltunterlagen, Sozialversicherungsnachweise, Mitgliedsbescheinigungen, Nachweise zur Versicherungspflicht\/-freiheit, Aufenthaltstitel, Immatrikulationsbescheinigungen und Entsendungsunterlagen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1732112607421\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie lange muss man Personalunterlagen aufbewahren?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Die Aufbewahrungspflichten f\u00fcr Personalakten beziehen sich auf die gesetzlichen Vorgaben, die Arbeitgeber:innen einhalten m\u00fcssen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente \u00fcber Mitarbeiter:innen ordnungsgem\u00e4\u00df archiviert werden.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1768493715853\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Eine pauschale Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte gibt es nicht. Je nach Dokument gelten gesetzliche Fristen von 3 bis 10 Jahren. Steuer und sozialversicherungsrelevante Unterlagen sind l\u00e4nger aufzubewahren als z.\u202fB. Bewerbungsunterlagen. Nach Fristablauf m\u00fcssen Dokumente datenschutzkonform gel\u00f6scht werden.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1732112632384\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Aufbewahrungsfristen gelten in der Personalabteilung?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">In der Personalabteilung gelten je nach Dokument unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese reichen von <strong>3 bis 10 Jahren<\/strong> und ergeben sich u.\u202fa. aus dem HGB, der AO, dem SGB sowie arbeitsrechtlichen Vorgaben.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1732112640096\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was passiert mit der Personalakte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind die betroffenen Dokumente datenschutzkonform zu l\u00f6schen oder zu vernichten, sofern keine weiteren gesetzlichen Gr\u00fcnde f\u00fcr eine Aufbewahrung bestehen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1741267261301\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was passiert mit Personalakten, wenn ein Unternehmen verkauft oder \u00fcbernommen wird?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Bei einem Betriebs\u00fcbergang gem\u00e4\u00df \u00a7 613a BGB gehen die Arbeitsverh\u00e4ltnisse einschlie\u00dflich der hierf\u00fcr erforderlichen Personalunterlagen auf den neuen Arbeitgebenden \u00fcber. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalunterlagen laufen unver\u00e4ndert weiter und richten sich nach der Art der jeweiligen Dokumente. Nach Ablauf dieser Fristen sind personenbezogene Daten DSGVO-konform zu l\u00f6schen, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen bestehen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1741267269431\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wer darf Personalakten \u00fcberhaupt einsehen \u2013 und wie l\u00e4sst sich das kontrollieren?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Der Zugriff auf Personalakten ist arbeitsrechtlich streng geregelt und ausschlie\u00dflich befugten Personen wie Vorgesetzten, der Personalabteilung (<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/hr-digitalisierung\">HR<\/a>) oder bestimmten Beh\u00f6rden (z. B. Sozialversicherungstr\u00e4gern) gestattet, wobei Mitarbeiter das Recht haben, ihre eigenen Daten einzusehen. Die Kontrolle erfolgt durch ein effektives Zugriffsmanagement, das sicherstellt, dass Personalunterlagen gem\u00e4\u00df den geltenden Aufbewahrungsfristen (z. B. BGB \u00a7195, Sozialversicherungsrecht) verwahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht in Deutschland ordnungsgem\u00e4\u00df gel\u00f6scht werden, um das \u201eRecht auf Vergessen\u201c zu gew\u00e4hrleisten.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1741267280118\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was tun, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin verlangt, dass seine\/ihre Daten gel\u00f6scht werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Verlangt ein:e ehemalige:r Mitarbeiter:in die L\u00f6schung seiner bzw. ihrer Daten, muss zun\u00e4chst gepr\u00fcft werden, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen noch bestehen oder die Daten aus anderen Gr\u00fcnden noch ben\u00f6tigt werden. Solange das der Fall ist, d\u00fcrfen die Daten nicht gel\u00f6scht werden. Nach Ablauf der Fristen sind personenbezogene Daten DSGVO-konform zu l\u00f6schen.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1741267288385\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie kann ich sicherstellen, dass meine digitale Personalakte mit anderen Unternehmenssystemen wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung kompatibel ist?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Um sicherzustellen, dass deine digitale Personalakte mit anderen Unternehmenssystemen wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung kompatibel ist, solltest Du auf standardisierte Schnittstellen (z. B. API) setzen und sicherstellen, dass die Systeme gesetzliche Aufbewahrungsfristen gem\u00e4\u00df BGB \u00a7 195, Sozialversicherungsrecht und anderen Vorschriften einhalten. Zudem ist es essenziell, eine revisionssichere Speicherung zu gew\u00e4hrleisten, um Personalunterlagen, darunter Arbeitsvertr\u00e4ge, gem\u00e4\u00df der Aufbewahrungspflicht in Deutschland korrekt zu archivieren und fristgerecht zu l\u00f6schen.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Uhr tickt: Ab dem Jahr 2027 gilt eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Aufbewahrung bestimmter Personalunterlagen. 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BGB \u00a7195, Sozialversicherungsrecht) verwahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht in Deutschland ordnungsgem\u00e4\u00df gel\u00f6scht werden, um das \u201eRecht auf Vergessen\u201c zu gew\u00e4hrleisten.\",\"inLanguage\":\"de\"},\"inLanguage\":\"de\"},{\"@type\":\"Question\",\"@id\":\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267280118\",\"position\":8,\"url\":\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267280118\",\"name\":\"Was tun, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin verlangt, dass seine\/ihre Daten gel\u00f6scht werden?\",\"answerCount\":1,\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Verlangt ein:e ehemalige:r Mitarbeiter:in die L\u00f6schung seiner bzw. ihrer Daten, muss zun\u00e4chst gepr\u00fcft werden, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen noch bestehen oder die Daten aus anderen Gr\u00fcnden noch ben\u00f6tigt werden. 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Januar 2027 m\u00fcssen bestimmte Unterlagen gem\u00e4\u00df \u00a7 8 BVV elektronisch und revisionssicher aufbewahrt werden, darunter Entgeltunterlagen, Sozialversicherungsnachweise, Mitgliedsbescheinigungen, Nachweise zur Versicherungspflicht\/-freiheit, Aufenthaltstitel, Immatrikulationsbescheinigungen und Entsendungsunterlagen.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1732112607421","position":2,"url":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1732112607421","name":"Wie lange muss man Personalunterlagen aufbewahren?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Die Aufbewahrungspflichten f\u00fcr Personalakten beziehen sich auf die gesetzlichen Vorgaben, die Arbeitgeber:innen einhalten m\u00fcssen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente \u00fcber Mitarbeiter:innen ordnungsgem\u00e4\u00df archiviert werden.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1768493715853","position":3,"url":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1768493715853","name":"Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Eine pauschale Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Personalakte gibt es nicht. 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Nach Ablauf dieser Fristen sind personenbezogene Daten DSGVO-konform zu l\u00f6schen, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen bestehen.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267269431","position":7,"url":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267269431","name":"Wer darf Personalakten \u00fcberhaupt einsehen \u2013 und wie l\u00e4sst sich das kontrollieren?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Der Zugriff auf Personalakten ist arbeitsrechtlich streng geregelt und ausschlie\u00dflich befugten Personen wie Vorgesetzten, der Personalabteilung (<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/hr-digitalisierung\">HR<\/a>) oder bestimmten Beh\u00f6rden (z. B. Sozialversicherungstr\u00e4gern) gestattet, wobei Mitarbeiter das Recht haben, ihre eigenen Daten einzusehen. Die Kontrolle erfolgt durch ein effektives Zugriffsmanagement, das sicherstellt, dass Personalunterlagen gem\u00e4\u00df den geltenden Aufbewahrungsfristen (z. B. BGB \u00a7195, Sozialversicherungsrecht) verwahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht in Deutschland ordnungsgem\u00e4\u00df gel\u00f6scht werden, um das \u201eRecht auf Vergessen\u201c zu gew\u00e4hrleisten.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267280118","position":8,"url":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267280118","name":"Was tun, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin verlangt, dass seine\/ihre Daten gel\u00f6scht werden?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Verlangt ein:e ehemalige:r Mitarbeiter:in die L\u00f6schung seiner bzw. ihrer Daten, muss zun\u00e4chst gepr\u00fcft werden, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen noch bestehen oder die Daten aus anderen Gr\u00fcnden noch ben\u00f6tigt werden. Solange das der Fall ist, d\u00fcrfen die Daten nicht gel\u00f6scht werden. Nach Ablauf der Fristen sind personenbezogene Daten DSGVO-konform zu l\u00f6schen.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"},{"@type":"Question","@id":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267288385","position":9,"url":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-personalakte\/#faq-question-1741267288385","name":"Wie kann ich sicherstellen, dass meine digitale Personalakte mit anderen Unternehmenssystemen wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung kompatibel ist?","answerCount":1,"acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Um sicherzustellen, dass deine digitale Personalakte mit anderen Unternehmenssystemen wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung kompatibel ist, solltest Du auf standardisierte Schnittstellen (z. B. API) setzen und sicherstellen, dass die Systeme gesetzliche Aufbewahrungsfristen gem\u00e4\u00df BGB \u00a7 195, Sozialversicherungsrecht und anderen Vorschriften einhalten. Zudem ist es essenziell, eine revisionssichere Speicherung zu gew\u00e4hrleisten, um Personalunterlagen, darunter Arbeitsvertr\u00e4ge, gem\u00e4\u00df der Aufbewahrungspflicht in Deutschland korrekt zu archivieren und fristgerecht zu l\u00f6schen.","inLanguage":"de"},"inLanguage":"de"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/29016","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/256"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=29016"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/29016\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":58028,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/29016\/revisions\/58028"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/29112"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=29016"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=29016"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=29016"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}