{"id":29204,"date":"2022-02-21T09:48:02","date_gmt":"2022-02-21T07:48:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=29204"},"modified":"2025-02-18T15:28:32","modified_gmt":"2025-02-18T14:28:32","slug":"elektronische-signatur-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/elektronische-signatur-unternehmen\/","title":{"rendered":"Elektronische Signatur im Unternehmen: In 5 Schritten von der Idee zur Umsetzung"},"content":{"rendered":"\n<p>Vielen Unternehmen und Organisationen ist bekannt, dass sie auf digitale L\u00f6sungen in Zukunft nicht verzichten k\u00f6nnen und wollen. Nur wie f\u00fchrt man diese L\u00f6sungen konkret im Unternehmen ein? Wir kl\u00e4ren auf &#8211; am Beispiel der Einf\u00fchrung einer elektronischen Signatur im Unternehmen. Im Konkreten geht es um die Verwendung der eSignature-Software <a href=\"https:\/\/store.d-velop.com\/de\/d.velop-sign\/10001550.1\">d.velop sign <\/a>zur effizienten und sicheren Unterzeichnung von Dokumenten verwendet.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-definition-elektronische-signatur\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"definition-elektronische-signatur\"><\/span>Definition elektronische Signatur<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Die <strong>elektronische Signatur<\/strong> ist ein rechtlicher bzw. ein juristischer Begriff. Darunter versteht man mit elektronischen Informationen verkn\u00fcpfte Daten, die den Unterzeichner identifizieren. Zweckm\u00e4\u00dfig gleicht sie der eigenh\u00e4ndigen Unterschrift auf Papier. Die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Signatur wurden unter der&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/eidas-verordnung-definition-und-vorteile\/\">eIDAS-Verordnung<\/a>&nbsp;zusammengefasst. Dort sind folgende Formen der elektronischen Signaturen definiert: die elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/qualifizierte-elektronische-signatur\/\">qualifizierte elektronische Signatur<\/a>.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-schritt-1-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-planen-und-vorbereiten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"schritt-1-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-planen-und-vorbereiten\"><\/span>Schritt 1 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Planen und vorbereiten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Bevor sich ein Unternehmen f\u00fcr die Verwendung der elektronsichen Signatur von d.velop sign entscheidet, sollten es sich \u00fcber die alternativen L\u00f6sungsm\u00f6glichkeiten auf dem Markt informieren und sich mit ihnen vertraut machen. Es gilt sich die Frage zu stellen: &#8222;Warum genau ist die elektronische Signatur d.velop sign am \u00fcberzeugendsten?&#8220;<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn beispielsweise angedacht ist, den NDA-Arbeitsablauf, um eine elektronische Signatur zu erweitern, sollten man auf einige Fragen vorbereitet sein:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Warum genau die elektronische Signatur d.velop sign und nicht eine andere?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie ist die Preisstruktur?<\/li>\n\n\n\n<li>Gibt es eine Zufriedenheitsgarantie oder eine Testphase?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie l\u00e4sst sich die elektronische Signatur an unsere Bed\u00fcrfnisse anpassen?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Dar\u00fcber hinaus ist es wichtig, dass die L\u00f6sung auf die spezifischen Anforderungen der Benutzer etc. abgestimmt ist. Bei der elektronischen Signatur bedeutet dies Folgendes: Endbenutzer (z. B. die Personalabteilung) wollen sicher sein, dass die L\u00f6sung ihre Anforderungen effizient und effektiv erf\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n<p>Um einen Antrag auf neue Technologien vorzubereiten und die Genehmigung der IT-Abteilung zu erhalten, sollten man sich mit ein paar grundlegenden Begriffen vertraut machen.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ein <strong>RFP (Request for Proposal) <\/strong>ist ein Dokument, in dem alle Anforderungen und Bed\u00fcrfnisse dargelegt werden, die im Laufe eines Projekts auftauchen werden. Viele gr\u00f6\u00dfere, organisierte IT-Teams &#8211; und auch F\u00fchrungsteams &#8211; werden sich eine RFP ansehen wollen, um eine bessere Vorstellung von den Zielen und dem Zeitplan der geplanten Technologieimplementierung zu bekommen.<\/li>\n\n\n\n<li>Ein <strong>Sicherheitsfragebogen<\/strong> ist eine Liste von Fragen zur Sicherheit der vorgeschlagenen L\u00f6sung. IT-Teams verwenden diese Frageb\u00f6gen st\u00e4ndig, um Informationen \u00fcber eine Technologie zu sammeln, damit sie sich ein Bild davon machen k\u00f6nnen, wie sicher sie ist, wie gut sie sich in das eigene aktuelle technisches System einf\u00fcgt, welche Auswirkungen sie auf die Gesch\u00e4ftsziele hat und vieles mehr. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Der Sicherheitsfragebogen kann je nach Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens sehr komplex werden. Angenommen man betreibt ein mittelgro\u00dfes Unternehmen, so sollten folgende Punkte in Ihrem Fragebogen enthalten sein:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Name des Anbieters<\/li>\n\n\n\n<li>Sicherheitskontakt des Anbieters<\/li>\n\n\n\n<li>Welche internen Teams werden diese L\u00f6sung nutzen?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche der Systeme werden mit dieser L\u00f6sung integriert?<\/li>\n\n\n\n<li>Links zu den Datenschutzseiten oder -dokumenten des Anbieters<\/li>\n\n\n\n<li>Links zu den Sicherheitsseiten oder -dokumenten des Anbieters<\/li>\n\n\n\n<li>Auf welche Arten von Kundendaten wird dieses System Zugriff haben?<\/li>\n\n\n\n<li>Auf welche Arten von Unternehmensdaten wird das System Zugriff haben?<\/li>\n\n\n\n<li>Wird die L\u00f6sung Zugriff auf Produktionsdaten haben?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie sieht der Zeitplan f\u00fcr das Projekt aus?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Andere Besonderheiten in Bezug auf die betreffende L\u00f6sung (wenn  z. B. eine elektronische Signatur vorgeschlagen wird, sollte man bereit sein, spezifische Angaben zu Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit, Datenschutz und anderen Details zu machen).<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-schritt-2-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-einholung-der-zustimmung-von-interessenvertretern\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"schritt-2-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-einholung-der-zustimmung-von-interessenvertretern\"><\/span>Schritt 2 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Einholung der Zustimmung von Interessenvertretern<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Nachdem gezeigt wurde, dass die elektronische Signatur d.velop sign sowohl die allgemeinen als auch die spezifischen Anforderungen erf\u00fcllt, gibt es einige weitere hilfreiche Taktiken, um die Akzeptanz bei den internen Interessensgruppen zu erh\u00f6hen.<\/p>\n\n\n\n<p>Es kann zu Problemen und Widerst\u00e4nden bei der Umsetzung der Idee im eigenen Unternehmen kommen. Davon sollte man sich nicht verunsichern lassen und sich um eine klare Kommunikation bem\u00fchen, sodass die Probleme und Skepsis gegen\u00fcber dem neuen Projekt behoben werden. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen soziale Beweise, wie beispielsweise<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Detaillierte Fallstudien<\/li>\n\n\n\n<li>Bewertungen von anderen Organisationen in der eigenen Branche<\/li>\n\n\n\n<li>Gro\u00dfartige Erfolgsstatistiken helfen, Mitarbeiter:innen von der Projektidee zu \u00fcberzeugen. Des Weiteren sollte ein Zeitplan erstellt und das Team dar\u00fcber aufgekl\u00e4rt werden, dass das gesamte Projekt mit einem bestimmten Zeitaufwand verbunden ist. Nachdem alle Vorbereitungen getroffen wurden, sollten eine zusammenfassende Pr\u00e4sentation \u00fcber das Projekt erstellt werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Dabei empfehlen wir die folgenden Punkte zu ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Was ist die Zusammenfassung des Projekts? <\/li>\n\n\n\n<li>Warum ist es an der Zeit, die elektronische Signatur d.velop sign einzusetzen?<\/li>\n\n\n\n<li>Warum ist diese Signatur am besten geeignet, um die Abl\u00e4ufe innerhalb und zwischen den Teams zu verbessern?<\/li>\n\n\n\n<li>Was sind die gr\u00f6\u00dften Herausforderungen? Welche L\u00f6sungen werden geschaffen, um sie zu \u00fcberwinden? (Nenne Hindernisse und L\u00f6sungen, die bereits erkannt wurden.)<\/li>\n\n\n\n<li>Was sind die gesch\u00e4ftlichen Vorteile der elektronischen Signatur von d.velop sign?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie sieht der Zeitplan aus und wer wird die Implementierung leiten?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-schritt-3-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-die-einfuhrung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"schritt-3-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-die-einfuehrung\"><\/span>Schritt 3 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Die Einf\u00fchrung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Wenn es gr\u00fcnes Licht gibt und die elektronische Signatur im Unternehmen eingef\u00fchrt werden soll, empfehlen wir folgende Schritte, um durchzustarten:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Konzentriere dich auf die Details und ernenne eine:n Hauptverantwortliche:n des Projekts.<\/li>\n\n\n\n<li>Stelle sicher, dass vor Beginn des Projekts, ein Teammitglied ausgew\u00e4hlt wurde, welches sich f\u00fcr das Projekt einsetzt und f\u00fcr die Verwaltung zust\u00e4ndig ist.<\/li>\n\n\n\n<li>Die hauptverantwortliche Person sollte f\u00fcr den Zeitplan, Mitarbeiterschulungen, etc. verantwortlich sein<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Das gesamte Team sollte so fr\u00fch wie m\u00f6glich mit einbezogen werden und \u00fcber den Arbeitsablauf aufgekl\u00e4rt werden. Am besten wird die elektronische Signatur dem Team pr\u00e4sentiert. Die Demonstration der elektronischen Signatur k\u00f6nnte folgenderma\u00dfen aussehen:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Bereite ein zu unterzeichnendes Formular vor.<\/li>\n\n\n\n<li>Lade das Dokument hoch und f\u00fcge die Unterzeichner:innen hinzu.<\/li>\n\n\n\n<li>Formatiere das Formular und trage deine Informationen ein. <\/li>\n\n\n\n<li>Unterschreibe deine Geheimhaltungsvereinbarung online oder sende sie zur Unterschrift. <\/li>\n\n\n\n<li>Zeige, dass du jederzeit auf das Formular zugreifen kannst.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-schritt-4-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-die-verbreitung-im-team\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"schritt-4-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-die-verbreitung-im-team\"><\/span>Schritt 4 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: Die Verbreitung im Team<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>In Schritt 4 geben wir Tipps, wie man die neue elektronische Signatur im Unternehmen zum Einsatz bringt. <br>Es sollte nicht direkt am ersten Tag eine allumfassende Schulung geben. Stattdessen sollte man grundlegende Aufgaben oder Funktionen festlegen, die die Kollegen:innen beherrschen m\u00fcssen. Dies f\u00f6rdert erste Erfolge, die die Arbeitsmoral steigern. Manche Menschen lernen, indem sie etwas tun, andere h\u00f6ren sich gerne einen Vortrag an. Biete  Ressourcen f\u00fcr beides an, anstatt die Art der Schulung vorzugeben. Die Kollegen:innen sollten von selbst merken, wie hilfreich die elektronische Signatur in ihrem Berufsalltag ist. <\/p>\n\n\n\n<p>Jede:r einzelne sollte sich willkommen f\u00fchlen, ihre:seine Meinung zu dieser neuen L\u00f6sung zu \u00e4u\u00dfern. Das Feedback sollte gesammelt werden und klar aufgezeigt werden, dass keine Unannehmlichkeiten, Verwirrungen oder Widerst\u00e4nde unbehandelt bleiben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-schritt-5-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-uberwachung-von-ergebnissen-und-chancen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"schritt-5-auf-dem-weg-zur-elektronischen-signatur-ueberwachung-von-ergebnissen-und-chancen\"><\/span>Schritt 5 auf dem Weg zur elektronischen Signatur: \u00dcberwachung von Ergebnissen und Chancen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Um herauszufinden, ob die elektronische Signatur im Unternehmen optimal genutzt wird, gibt es verschiedene M\u00f6glichkeiten, Messwerte zu erheben und zu analysieren. Die Informationen k\u00f6nnen hilfreich f\u00fcr die Argumentation neuer Technologien sein.<br>Zuvor sollte der Person bewusst sein, was f\u00fcr sie Erfolg bedeutet, um herauszufinden, ob der Einsatz der elektronsichen Signatur erfolgreich war. Dazu ist es hilfreich, die Ver\u00e4nderungen und die Schulungen im Zusammenhang mit der Einf\u00fchrung der elektronischen Signatur zu betrachten. Beispielsweise sollte die Anzahl der Schulungsteilnehmer oder Ressourcen, die f\u00fcr die Entwicklung eines vollst\u00e4ndigen Schulungsprogramms bereitgestellt werden, betrachtet werden. Dar\u00fcber hinaus gibt es verschiedene Aspekte, welche Hinweise geben, dass die elektronische Signatur unternehmensweit eingef\u00fchrt wurde. Einige Hinweise k\u00f6nnten sein:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Auftretende Verwendung in unerwarteten Situationen<\/li>\n\n\n\n<li>Integration in bestehende Prozesse<\/li>\n\n\n\n<li>Einbindung in das Intranet des Unternehmens<\/li>\n\n\n\n<li>Neue Abteilungen interessieren sich f\u00fcr die elektronische Signatur<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ein positiver ROI ist zwar nicht unbedingt das A und O des Erfolgs, aber eine gute Kapitalrendite zeigt, dass die Entscheidung, eine neue Technologie einzuf\u00fchren, richtig war. Sobald ein positiver ROI ermittelt wurde, ist es wichtig, diesen Erfolg Gesch\u00e4ftsf\u00fchrern, Interessensgruppen und Mitarbeitenden zu kommunizieren. Dies kann \u00fcber verschiedene Kommunikationskan\u00e4le mitgeteilt werden: So eignen sich beispielsweise unternehmensweiten Meetings, Intraneteintr\u00e4ge und regelm\u00e4\u00dfige Status-Updates per Mail.<\/p>\n\n\n\n<p>Neugierig geworden? Dann erfahre, wie die Filmakademie Baden-W\u00fcrttemberg die elektronische Signatur erfolgreich eingef\u00fchrt hat. <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/referenzen\/filmakademie-baden-wuerttemberg?utm_campaign=Sonstiges%20-%20d.velop%20BLOG%20-%2001%2F2018&amp;utm_source=elektronische-signatur-im-unternehmen&amp;utm_medium=textlink\">&#x25b6; Zur Referenzstory<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vielen Unternehmen und Organisationen ist bekannt, dass sie auf digitale L\u00f6sungen in Zukunft nicht verzichten k\u00f6nnen und wollen. 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