Langes Suchen, sich stapelnde Papierablagen, Medienbr\u00fcche \u2013 die papierbasierte Schriftgutverwaltung sorgt insbesondere in Organisationen f\u00fcr ineffiziente Prozesse. Die Digitalisierung der Verwaltung mittels Software-L\u00f6sung schafft hierbei Abhilfe. Bevor es allerdings an die digitale Schriftgutverwaltung geht, sind einige zentrale Begriffe rund um die Schriftgutverwaltung nach Aktenplan zu kl\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Einfach erkl\u00e4rt: Was ist Schriftgutverwaltung eigentlich?<\/span><\/h2>\n\n\n\nSchriftgutverwaltung \u2013 auch Aktenf\u00fchrung, Aktenhaltung oder Records Management genannt \u2013 bezeichnet, einfach erkl\u00e4rt, das systematische Management von Schriftgut privater und \u00f6ffentlicher Organisationen w\u00e4hrend des gesamten Lebenszyklus. Die Schriftgutverwaltung, ob nun die kommunal oder privatwirtschaftliche, erfolgt dabei in der Regel nach Aktenplan.<\/p>\n\n\n\n
\nSchriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489 1<\/h3>\n\n\n\n
Der Begriff Schriftgutverwaltung <\/strong>wird unter anderem durch die internationale Norm ISO-15489<\/a> definiert. Demnach ist Schriftgutverwaltung (auch Schriftgutmanagement) die systematische Kontrolle und Durchf\u00fchrung der Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Es geht somit nicht ausschlie\u00dflich um technische L\u00f6sungen, sondern vielmehr um Strategien, Methoden und Standards, um eine revisionssichere Archivierung<\/a> zu gew\u00e4hrleisten. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\nWas ist ein Aktenplan?<\/h3>\n\n\n\n
Der Aktenplan<\/a> dient der systematischen Ordnung sowie der fortlaufenden Verwaltung von Schriftgut. Es bildet insbesondere f\u00fcr \u00f6ffentliche Verwaltungen das inhaltliche Ger\u00fcst der gesamten Schriftgutverwaltung \u2013 und das sowohl papierbasiert als auch elektronisch.<\/p>\n\n\n\nWas z\u00e4hlt bei der Schriftgutverwaltung als Schriftgut?<\/h3>\n\n\n\n
Schriftgut umfasst im Kontext der Schriftgutverwaltung s\u00e4mtliche Informationen, die inhalts- und formunabh\u00e4ngig aufbewahrungspflichtig sind. In den meisten Organisationen handelt es sich bei Schriftgut um:<\/p>\n\n\n\n
\n- Vertr\u00e4ge<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Personalakten<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Berichte<\/li>\n\n\n\n
- Notizen<\/li>\n\n\n\n
- Rechnungen<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Protokolle<\/li>\n\n\n\n
- E-Mails<\/a><\/li>\n\n\n\n
- elektronische Dateien<\/li>\n\n\n\n
- Datenbankeintr\u00e4ge<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Warum ist Schriftgutverwaltung wichtig? <\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Schriftgutverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Informationsmanagements und spielt eine wichtige Rolle aus verschiedenen Gr\u00fcnden. Hier sind die wichtigsten Aspekte: <\/p>\n\n\n\n
Effizienz und Produktivit\u00e4t <\/h3>\n\n\n\n\n- Ordnung und \u00dcberblick:<\/strong> Systematische Ablage erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Optimierte Arbeitsprozesse:<\/strong> Klare Ablage- und Zugriffsregelungen steigern die Produktivit\u00e4t. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Vermeidung von Doppelarbeit:<\/strong> Verhinderung redundanter Dokumentenerstellung. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Rechtliche Anforderungen und Compliance <\/h3>\n\n\n\n\n- Gesetzliche Vorgaben:<\/strong> Einhaltung von Normen wie ISO 15489 und GoBD, um rechtliche Risiken zu minimieren. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Risikomanagement:<\/strong> Schutz vor rechtlichen Konsequenzen durch ordnungsgem\u00e4\u00dfe Dokumentenverwaltung. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Transparenz und Nachvollziehbarkeit:<\/strong> Sicherstellung transparenter und nachvollziehbarer Dokumentationsprozesse. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Nachweisf\u00fchrung und Archivierung <\/h3>\n\n\n\n\n- Dokumentenverf\u00fcgbarkeit:<\/strong> Langfristige Zug\u00e4nglichkeit wichtiger Dokumente. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Langfristige Aufbewahrung:<\/strong> Erf\u00fcllung rechtlicher und gesch\u00e4ftlicher Anforderungen an die Dokumentenarchivierung. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Beweisf\u00fchrung:<\/strong> Sicherstellung vollst\u00e4ndiger und unver\u00e4nderter Dokumente f\u00fcr Rechtsstreitigkeiten oder Audits. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Bestandteile der Schriftgutverwaltung <\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Schriftgutverwaltung umfasst mehrere wesentliche Bestandteile, die f\u00fcr eine effektive Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Informationen notwendig sind: <\/p>\n\n\n\n
Aktenplan und seine Struktur <\/h3>\n\n\n\n\n- Definition:<\/strong> Hierarchisch strukturiertes Verzeichnis zur systematischen Ablage. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Funktion:<\/strong> Erleichtert die Zuordnung, Suche und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Schriftgutarten <\/h3>\n\n\n\n\n- Vertr\u00e4ge:<\/strong> Gesch\u00e4ftsvereinbarungen. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Protokolle:<\/strong> Aufzeichnungen von Besprechungen. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- E-Mails:<\/strong> Elektronische Korrespondenz. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Weitere:<\/strong> Rechnungen, Berichte, Angebote, interne Mitteilungen. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Lebenszyklus von Schriftgut <\/h3>\n\n\n\n\n- Erstellung:<\/strong> Dokumente entstehen oder werden empfangen. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
\n- Nutzung:<\/strong> Aktive Bearbeitung und Nutzung. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
\n- Ablage:<\/strong> Systematische Ablage nach dem Aktenplan. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
\n- Archivierung:<\/strong> Langfristige Aufbewahrung. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
\n- Vernichtung:<\/strong> Sichere Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
<\/span>Digitales vs. analoges Schriftgutmanagement <\/span><\/h2>\n\n\n\nDas digitale Schriftgutmanagement unterscheidet sich grundlegend vom analogen Schriftgutmanagement. Digitale Systeme erm\u00f6glichen eine elektronische Speicherung und schnellen Zugriff \u00fcber Netzwerke, wodurch der physische Platzbedarf reduziert und die Sicherheit durch Ma\u00dfnahmen wie Verschl\u00fcsselung und Zugriffskontrollen erh\u00f6ht wird. Im Gegensatz dazu erfordert das analoge Management physische Lagerung, was mehr Platz und manuelle Sicherheitsma\u00dfnahmen erfordert. <\/p>\n\n\n\n
Digitale Schriftgutverwaltung: geringere Kosten, Zugriff von \u00fcberall <\/h3>\n\n\n\n
Die Effizienz in der Suche und Organisation ist bei digitalen Systemen durch Metadaten und Suchfunktionen deutlich h\u00f6her, w\u00e4hrend analoge Systeme eine zeitaufwendige manuelle Suche ben\u00f6tigen. Zudem senkt das digitale Management die Kosten f\u00fcr Papier und Lagerung und ist umweltfreundlicher, da es weniger Papier verbraucht. Analoges Management hingegen verursacht h\u00f6here Kosten und ist weniger umweltfreundlich. Schlie\u00dflich bietet das digitale Management durch ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff eine h\u00f6here Zug\u00e4nglichkeit im Vergleich zu den nur vor Ort verf\u00fcgbaren analogen Dokumenten. <\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\nOb private oder \u00f6ffentliche Schriftgutverwaltung: Wird diese analog umgesetzt, ist das in der Regel mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Digitalisierung erm\u00f6glicht insbesondere f\u00fcr die kommunale Verwaltung eine noch nie da gewesene Effizienz in Sachen Schriftgutverwaltung. Papierdokumente werden zunehmend digitalisiert und in elektronischen Akten<\/a> jederzeit zur Verf\u00fcgung gestellt. B\u00fcroschr\u00e4nke und Archivr\u00e4ume geh\u00f6ren somit der Vergangenheit an. <\/p>\n\n\n\nHybride Schriftgutverwaltung<\/h3>\n\n\n\n
Auch wenn sich die Digitalisierung der Verwaltung immer weiter in der Arbeitswelt ausbreitet \u2013 ganz ohne Papier geht es dann doch nicht. Wenn in Organisationen Papierdokumente auf E-Mails, eRechnungen<\/a> und sonstige elektronische Unterlagen treffen, entsteht f\u00fcr die Schriftgutverwaltung eine organisatorische Herausforderung.
Die hybride Schriftgutverwaltung bringt die Nachweisf\u00fchrung und Verwaltung von physischen und digitalen Gesch\u00e4ftsunterlagen in Einklang. In der Regel kommen hierf\u00fcr digitale L\u00f6sungen wie Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> (DMS) zum Einsatz, die den gesamten Prozess vom Scannen bis hin zur revisionssicheren Archivierung in automatisierten Workflows abbilden.<\/p>\n\n\n\nSchriftgutverwaltung mit eAkten<\/h3>\n\n\n\n
Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit stehen f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/a> immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten<\/a>) und die elektronische Aktenf\u00fchrung<\/a> bilden die Basis f\u00fcr eine effiziente Schriftgutverwaltung und b\u00fcndeln s\u00e4mtliches Schriftgut an einem zentralen Speicherort, ohne physischen Platz zur Aufbewahrung und Lagerung zu belegen.<\/p>\n\n\n\n\nEinf\u00fchrung einer eAkte in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/p>\n\n\n\n\t
\n\t\t\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\nEinsatzm\u00f6glichkeiten der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan<\/h3>\n\n\n\n
Der Einsatzbereich der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan kennt so gut wie keine Grenzen. Sie betrifft Organisationen und Verwaltungen jeder Gr\u00f6\u00dfe und geht \u00fcber die reine Verwaltung von Dokumenten hinaus. Ein Cloud-Storage als Prim\u00e4r-Speicher oder als Backup-Speicher \u00fcber die OTC (Open Telekom Cloud) erg\u00e4nzt die digitale Schriftgutverwaltung und macht sie dadurch noch flexibler und sicherer.<\/p>\n\n\n\n
Moderne Verwaltung f\u00fcr den \u00f6ffentlichen Sektor<\/h4>\n\n\n\n
Die digitale Schriftgutverwaltung gewinnt insbesondere f\u00fcr den gesamten \u00f6ffentlichen Sektor an Bedeutung. Von \u00f6ffentlichen Verwaltungen auf Bundes-, L\u00e4nder- oder kommunaler Ebene \u00fcber die Versorgungswirtschaft bis hin zu Hochschulen oder Forschungseinrichtungen \u2013 das Verlangen nach weniger B\u00fcrokratie und digitalen L\u00f6sungen wird unter den Abnehmern gr\u00f6\u00dfer.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Schriftgutverwaltung nach Aktenplan mit einem DMS<\/span><\/h2>\n\n\n\nDas vollst\u00e4ndige Potenzial der Schriftgutverwaltung wird erst durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) entfaltet. Es bildet die Schnittstelle zwischen der reinen Verwaltung und der langfristigen revisionssicheren Archivierung steuerrelevanter Dokumente nach den strengen Vorgaben der GoBD<\/a>. Die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen<\/a>, intelligente Zugriffsrechtekonzepte oder auch die automatische Verfahrensdokumentation werden durch den Einsatz eines DMS erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\nVon der elektronischen Verwaltungsarbeit zur revisionssicheren Archivierung<\/h3>\n\n\n\n
Die revisionssichere Archivierung ist nicht Teil der Schriftgutverwaltung, sondern wird erst durch den Einsatz eines DMS erm\u00f6glicht. Sie ist das letzte Puzzle-St\u00fcck f\u00fcr eine effiziente und rechtssichere digitale Schriftgutarchivierung nach Aktenplan. Welche weiteren Vorteile die Schriftgutverwaltung \u2013 insbesondere in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System \u2013 f\u00fcr die Organisationen und Unternehmen bietet, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema Records Management<\/a>. <\/p>\n\n\n\n<\/span>3 Gr\u00fcnde f\u00fcr die digitale Schriftgutverwaltung in einer Organisation mit einem DMS<\/span><\/h2>\n\n\n
Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489 1<\/h3>\n\n\n\n
Der Begriff Schriftgutverwaltung <\/strong>wird unter anderem durch die internationale Norm ISO-15489<\/a> definiert. Demnach ist Schriftgutverwaltung (auch Schriftgutmanagement) die systematische Kontrolle und Durchf\u00fchrung der Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Es geht somit nicht ausschlie\u00dflich um technische L\u00f6sungen, sondern vielmehr um Strategien, Methoden und Standards, um eine revisionssichere Archivierung<\/a> zu gew\u00e4hrleisten. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Der Aktenplan<\/a> dient der systematischen Ordnung sowie der fortlaufenden Verwaltung von Schriftgut. Es bildet insbesondere f\u00fcr \u00f6ffentliche Verwaltungen das inhaltliche Ger\u00fcst der gesamten Schriftgutverwaltung \u2013 und das sowohl papierbasiert als auch elektronisch.<\/p>\n\n\n\n Schriftgut umfasst im Kontext der Schriftgutverwaltung s\u00e4mtliche Informationen, die inhalts- und formunabh\u00e4ngig aufbewahrungspflichtig sind. In den meisten Organisationen handelt es sich bei Schriftgut um:<\/p>\n\n\n\n Die Schriftgutverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Informationsmanagements und spielt eine wichtige Rolle aus verschiedenen Gr\u00fcnden. Hier sind die wichtigsten Aspekte: <\/p>\n\n\n\n Die Schriftgutverwaltung umfasst mehrere wesentliche Bestandteile, die f\u00fcr eine effektive Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Informationen notwendig sind: <\/p>\n\n\n\n Das digitale Schriftgutmanagement unterscheidet sich grundlegend vom analogen Schriftgutmanagement. Digitale Systeme erm\u00f6glichen eine elektronische Speicherung und schnellen Zugriff \u00fcber Netzwerke, wodurch der physische Platzbedarf reduziert und die Sicherheit durch Ma\u00dfnahmen wie Verschl\u00fcsselung und Zugriffskontrollen erh\u00f6ht wird. Im Gegensatz dazu erfordert das analoge Management physische Lagerung, was mehr Platz und manuelle Sicherheitsma\u00dfnahmen erfordert. <\/p>\n\n\n\n Die Effizienz in der Suche und Organisation ist bei digitalen Systemen durch Metadaten und Suchfunktionen deutlich h\u00f6her, w\u00e4hrend analoge Systeme eine zeitaufwendige manuelle Suche ben\u00f6tigen. Zudem senkt das digitale Management die Kosten f\u00fcr Papier und Lagerung und ist umweltfreundlicher, da es weniger Papier verbraucht. Analoges Management hingegen verursacht h\u00f6here Kosten und ist weniger umweltfreundlich. Schlie\u00dflich bietet das digitale Management durch ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff eine h\u00f6here Zug\u00e4nglichkeit im Vergleich zu den nur vor Ort verf\u00fcgbaren analogen Dokumenten. <\/p>\n\n\n\n Ob private oder \u00f6ffentliche Schriftgutverwaltung: Wird diese analog umgesetzt, ist das in der Regel mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Digitalisierung erm\u00f6glicht insbesondere f\u00fcr die kommunale Verwaltung eine noch nie da gewesene Effizienz in Sachen Schriftgutverwaltung. Papierdokumente werden zunehmend digitalisiert und in elektronischen Akten<\/a> jederzeit zur Verf\u00fcgung gestellt. B\u00fcroschr\u00e4nke und Archivr\u00e4ume geh\u00f6ren somit der Vergangenheit an. <\/p>\n\n\n\n Auch wenn sich die Digitalisierung der Verwaltung immer weiter in der Arbeitswelt ausbreitet \u2013 ganz ohne Papier geht es dann doch nicht. Wenn in Organisationen Papierdokumente auf E-Mails, eRechnungen<\/a> und sonstige elektronische Unterlagen treffen, entsteht f\u00fcr die Schriftgutverwaltung eine organisatorische Herausforderung. Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit stehen f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/a> immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten<\/a>) und die elektronische Aktenf\u00fchrung<\/a> bilden die Basis f\u00fcr eine effiziente Schriftgutverwaltung und b\u00fcndeln s\u00e4mtliches Schriftgut an einem zentralen Speicherort, ohne physischen Platz zur Aufbewahrung und Lagerung zu belegen.<\/p>\n\n\n\n Einf\u00fchrung einer eAkte in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/p>\n\n\n\n\t Der Einsatzbereich der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan kennt so gut wie keine Grenzen. Sie betrifft Organisationen und Verwaltungen jeder Gr\u00f6\u00dfe und geht \u00fcber die reine Verwaltung von Dokumenten hinaus. Ein Cloud-Storage als Prim\u00e4r-Speicher oder als Backup-Speicher \u00fcber die OTC (Open Telekom Cloud) erg\u00e4nzt die digitale Schriftgutverwaltung und macht sie dadurch noch flexibler und sicherer.<\/p>\n\n\n\n Die digitale Schriftgutverwaltung gewinnt insbesondere f\u00fcr den gesamten \u00f6ffentlichen Sektor an Bedeutung. Von \u00f6ffentlichen Verwaltungen auf Bundes-, L\u00e4nder- oder kommunaler Ebene \u00fcber die Versorgungswirtschaft bis hin zu Hochschulen oder Forschungseinrichtungen \u2013 das Verlangen nach weniger B\u00fcrokratie und digitalen L\u00f6sungen wird unter den Abnehmern gr\u00f6\u00dfer.<\/p>\n\n\n\n Das vollst\u00e4ndige Potenzial der Schriftgutverwaltung wird erst durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) entfaltet. Es bildet die Schnittstelle zwischen der reinen Verwaltung und der langfristigen revisionssicheren Archivierung steuerrelevanter Dokumente nach den strengen Vorgaben der GoBD<\/a>. Die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen<\/a>, intelligente Zugriffsrechtekonzepte oder auch die automatische Verfahrensdokumentation werden durch den Einsatz eines DMS erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\n Die revisionssichere Archivierung ist nicht Teil der Schriftgutverwaltung, sondern wird erst durch den Einsatz eines DMS erm\u00f6glicht. Sie ist das letzte Puzzle-St\u00fcck f\u00fcr eine effiziente und rechtssichere digitale Schriftgutarchivierung nach Aktenplan. Welche weiteren Vorteile die Schriftgutverwaltung \u2013 insbesondere in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System \u2013 f\u00fcr die Organisationen und Unternehmen bietet, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema Records Management<\/a>. <\/p>\n\n\n\nWas ist ein Aktenplan?<\/h3>\n\n\n\n
Was z\u00e4hlt bei der Schriftgutverwaltung als Schriftgut?<\/h3>\n\n\n\n
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Effizienz und Produktivit\u00e4t <\/h3>\n\n\n\n
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Rechtliche Anforderungen und Compliance <\/h3>\n\n\n\n
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Nachweisf\u00fchrung und Archivierung <\/h3>\n\n\n\n
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Schriftgutarten <\/h3>\n\n\n\n
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Lebenszyklus von Schriftgut <\/h3>\n\n\n\n
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Digitale Schriftgutverwaltung: geringere Kosten, Zugriff von \u00fcberall <\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Hybride Schriftgutverwaltung<\/h3>\n\n\n\n
Die hybride Schriftgutverwaltung bringt die Nachweisf\u00fchrung und Verwaltung von physischen und digitalen Gesch\u00e4ftsunterlagen in Einklang. In der Regel kommen hierf\u00fcr digitale L\u00f6sungen wie Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> (DMS) zum Einsatz, die den gesamten Prozess vom Scannen bis hin zur revisionssicheren Archivierung in automatisierten Workflows abbilden.<\/p>\n\n\n\nSchriftgutverwaltung mit eAkten<\/h3>\n\n\n\n
Einsatzm\u00f6glichkeiten der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan<\/h3>\n\n\n\n
Moderne Verwaltung f\u00fcr den \u00f6ffentlichen Sektor<\/h4>\n\n\n\n
<\/span>Schriftgutverwaltung nach Aktenplan mit einem DMS<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Von der elektronischen Verwaltungsarbeit zur revisionssicheren Archivierung<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>3 Gr\u00fcnde f\u00fcr die digitale Schriftgutverwaltung in einer Organisation mit einem DMS<\/span><\/h2>\n\n\n
![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/gruende-digitale-schriftgutverwaltung.png\")
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