{"id":29444,"date":"2025-05-12T08:37:15","date_gmt":"2025-05-12T06:37:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=29444"},"modified":"2025-05-13T08:38:28","modified_gmt":"2025-05-13T06:38:28","slug":"akten-digitalisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/akten-digitalisieren\/","title":{"rendered":"Aktenordner & Akten digitalisieren: in 8 simplen Schritten zum Ziel"},"content":{"rendered":"\n

<\/span>Der Papierberg w\u00e4chst \u2013 und jetzt soll alles digital werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Entscheidung f\u00fcr ein digitales B\u00fcro ist gefallen, doch beim Anblick der vollen Aktenschr\u00e4nke stellt sich schnell die Frage: Akten digitalisieren? Wo fange ich blo\u00df an? Die gute Nachricht: Du musst das nicht allein und schon gar nicht manuell angehen. Mit digitalen Tools, K\u00fcnstlicher Intelligenz (KI) und Intelligent Document Processing (IDP) wird aus dem Aktenchaos ein smartes digitales Archiv. <\/p>\n\n\n\n

Wissensmanagement: Sch\u00e4tze bergen mit KI<\/h3>\n\n\n\n

Eine Umfrage von Bitkom aus 2025<\/a> zeigt, dass KI im Wissensmanagement erst von 6 Prozent der Unternehmen angewendet wird. Allerdings planen 37 Prozent fest, dies in Zukunft anzugehen. Denn das Wissen, das in Aktenordnern verstaubt, ist wertvoll und kann strategisch von sehr gro\u00dfem Nutzen sein. Unsere Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du deine Aktenordner digitalisieren, Unterlagen sicher archivieren und den Umstieg in ein papierloses B\u00fcro strukturiert und stressfrei meisterst. <\/p>\n\n\n\n

\"Infografik,\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>1. Aktendigitalisierung: Planung ist die halbe Miete!<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Im ersten Schritt sollte man sich Zeit nehmen und \u00fcberlegen, womit man beginnt. Ist es das Ziel, m\u00f6glichst schnell zu starten und das Gef\u00fchl zu bekommen, digitaler zu werden? Dann sind ein paar ausgew\u00e4hlte Akten zu digitalisieren, die h\u00e4ufig genutzt werden, der richtige Start. Dabei k\u00f6nnen entweder aktuelle Akten ausgew\u00e4hlt werden, die in diesem Jahr relevant sind, oder man w\u00e4hlt zur Aktendigitalisierung zun\u00e4chst z.B. einen besonders aktiven Kunden, Lieferanten oder \u00c4hnliches. M\u00f6glich ist es auch, dass erst die Akten digitalisiert werden, die eine bestimmte Abteilung ben\u00f6tigt. Dann kann dieses Team als Pionier fungieren und erste Erfahrungen sammeln. Es sollte ein Zeitplan aufgestellt werden, der Puffer f\u00fcr Korrekturen oder Unw\u00e4gbarkeiten einplant.<\/p>\n\n\n\n

Archiv digitalisieren \u2013 aber vollst\u00e4ndig?<\/h3>\n\n\n\n

Ebenfalls lohnt es sich zu \u00fcberlegen, ob einige Unterlagen, darunter solche, deren Aufbewahrungsfrist<\/a> in absehbarer Zeit abl\u00e4uft, \u00fcberhaupt noch digitalisiert werden sollen. Hier l\u00e4sst sich die Kosten-Nutzen-Frage stellen: Wie oft muss auf diese Akten \u00fcberhaupt noch zugegriffen werden? Wenn die Akten eigentlich nur noch Staubf\u00e4nger sind, kann man bei diesen gegebenenfalls auf eine Aktendigitalisierung verzichten und die Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in die Datenvernichtung geben. <\/p>\n\n\n\n

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