{"id":29534,"date":"2022-03-08T14:28:33","date_gmt":"2022-03-08T12:28:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=29534"},"modified":"2025-04-02T16:43:54","modified_gmt":"2025-04-02T14:43:54","slug":"inputmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/inputmanagement\/","title":{"rendered":"Inputmanagement verstehen und erfolgreich im Unternehmen einsetzen"},"content":{"rendered":"\n

T\u00e4glich gehen eine Vielzahl an Informationen im Unternehmen ein. Damit sind nicht nur Briefe und E-Mails gemeint, sondern auch Nachrichten \u00fcber soziale Medien, Online-Formulare oder weitere Kontaktstellen, die ein Unternehmen bereitstellt. Alle eingehenden Informationen m\u00fcssen erfasst und f\u00fcr nachgelagerte Prozesse bereitgestellt werden. Der Vorgang der Bereitstellung von Informationen l\u00e4sst sich als Inputmanagement bezeichnen. <\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a>
Eingangskan\u00e4le Inputmanagement<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Dieser Prozess kann sich als herausfordernd gestalten und somit viel Zeit in Anspruch nehmen, was sich wiederum auf die nachgelagerten Prozesse auswirkt. Das verringert nicht nur die Produktivit\u00e4t, sondern kann sich auch negativ auf die Motivation der Mitarbeitenden auswirken. Die Herausforderung, Informationen aus unterschiedlichen Kan\u00e4len und Quellen einheitlich und strukturiert zu erfassen und automatisch weiterzuleiten, kann mittels Inputmanagement bew\u00e4ltigt werden. Inputmanagement bedeutet also Informationen automatisiert bereitstellen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was genau macht Inputmanagement?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Schauen wir uns zun\u00e4cht einmal die Definition von Inputmanagement an. <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Definition Inputmanagement<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Inputmanagement beschreibt die Herangehensweise zur digitalen Erfassung gesch\u00e4ftsrelevanter Daten sowie die dazugeh\u00f6rige Auswahl von geeigneter Hard- und Software und die Anbindung an nachgelagerte Gesch\u00e4ftsprozesse. Der gesamte Prozess zur Bereitstellung von digitalen Daten aus Schriftst\u00fccken, die in Papierform vorliegen, wird als Inputmanagement bezeichnet. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Die dazugeh\u00f6rigen Techniken lassen sich unter dem Begriff \u201eCapturing\u201c zusammenfassen. Das Inputmanagement verwendet Techniken zum Scannen, OCR<\/a> und Volltextsuche, um die digitale Erfassung von Dokumenten zu bewerkstelligen.<\/p>\n\n\n\n

Aufgaben des Inputmanagements<\/h3>\n\n\n\n

Zu den Aufgaben des Inputmanagement geh\u00f6rt damit die Verarbeitung der eingehenden Dokumente und bei Bedarf deren Digitalisierung, die Regelung der Verteilung der Dokumente innerhalb des Unternehmens sowie die Sicherung der Qualit\u00e4t und Organisation der Ablage. Strukturierte oder unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen werden im Inputmanagement erfasst und f\u00fcr die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Eine sehr effiziente Methode, um den Input zu managen ist es, die in Papierform eingehenden Dokumente einzuscannen und die anschlie\u00dfende Verarbeitung durch eine intelligente Software.<\/p>\n\n\n\n

Laut der Einsch\u00e4tzung von IT- und Fachbereichsentscheidern im Rahmen einer Studie von IT-Business<\/a> in Unternehmen liegen immer noch ca. 36 % aller Dokumente in einem Unternehmen in Papierform vor. Diese m\u00fcssen entsprechend verarbeitet werden und digital bereitgestellt sowie archiviert werden. Dabei kann das Inputmanagement Abhilfe schaffen, indem es die eingehenden Dokumente direkt digitalisiert und den Systemen bereitstellt.<\/p>\n\n\n\n

Das Inputmanagement ist Bestandteil moderner Systeme f\u00fcr das Dokumentenmanagement <\/a>oder Enterprise-Content-Management<\/a> (ECM). Diese Systeme dienen der Erfassung und digitalen Bereitstellung von Input mit anschlie\u00dfender Archivierung. Im besten Fall f\u00fcgt sich das Inputmanagement in ein solches System ein, beispielsweise als ein Modul der eingesetzten Software. Dann kann ein Inputmanagement-Prozess wie folgt aussehen:<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a>
Inputmanagement Prozess im \u00dcberblick<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Herausforderungen im Unternehmen mit Inputmanagement bew\u00e4ltigen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die gro\u00dfe Menge an eingehenden Dokumenten in einem Unternehmen kann zu Herausforderungen f\u00fchren. Grade im Posteingang<\/a> bzw. der Posteingangsstelle kommt es durch die Vielzahl der eingehenden Postst\u00fccke und Informationen zu Herausforderungen. Die Mitarbeitenden m\u00fcssen die Eingangspost oftmals manuell erfassen, was einen enormen Zeitaufwand darstellt und sich auch auf nachgelagerte Prozesse auswirkt. Die Komplexit\u00e4t der verschiedenen Eingangskan\u00e4le f\u00fcr Postst\u00fccke ist dabei nicht au\u00dfer Acht zu lassen.<\/p>\n\n\n\n

Heutzutage erreichen Informationen ein Unternehmen \u00fcber die verschiedensten Kan\u00e4le. Unternehmen haben Profile in sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram und LinkedIn. Jeder Mensch hat durch sein Handy auch immer eine Kamera bei sich, wodurch Fotos von Rechnungen oder Belege f\u00fcr z.B. Versicherungen einfach und schnell per Foto verschickt, werden k\u00f6nnen. Informationen gelangen also auf den verschiedensten Wegen ins Unternehmen. Au\u00dferdem gibt es nat\u00fcrlich noch die Briefe, die in der Poststelle landen, die in Papierform vorliegen. Woher sollen die Mitarbeitenden wissen, wer welchen Brief wann bekommen soll? Wenn das Postst\u00fcck allerdings eingescannt und mit der entsprechenden Software verarbeitet wird, kann das Postst\u00fcck direkt dem Empf\u00e4nger zugeordnet werden. So werden die Durchlaufzeiten eines Dokumentes innerhalb des Unternehmens massiv verk\u00fcrzt.<\/p>\n\n\n\n

Mit Inputmanagement Informationen strukturieren und einheitlich verarbeiten<\/h3>\n\n\n\n

Inputmanagement hilft Unternehmen dabei, die eingehenden Informationen zu strukturieren und einheitlich zu verarbeiten. Verschiedene Formate und Quellen werden zusammengef\u00fchrt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme verbunden.<\/p>\n\n\n\n

Daf\u00fcr gibt es verschiedenste M\u00f6glichkeiten und Werkzeuge, die das Inputmanagement im Unternehmen umsetzen k\u00f6nnen. Dazu geh\u00f6ren die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen von Dokumenten und die entsprechende Bereitstellung in den Systemen.<\/p>\n\n\n\n

Zu den Werkzeugen, mit denen ein Inputmanagement-System arbeitet, geh\u00f6ren:<\/p>\n\n\n\n