{"id":29954,"date":"2022-03-24T18:42:28","date_gmt":"2022-03-24T16:42:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=29954"},"modified":"2026-03-23T13:35:51","modified_gmt":"2026-03-23T12:35:51","slug":"sap-invoice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/sap-invoice\/","title":{"rendered":"SAP Invoice \u2013 5 Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung in SAP"},"content":{"rendered":"\n

Mitarbeitende aus dem Finanz- und Rechnungswesen besch\u00e4ftigen sich t\u00e4glich mit einer Vielzahl von eingehenden Rechnungen. H\u00e4ufig arbeiten an einer Rechnung mehrere Mitarbeitende, welche zum Beispiel den Eingang der Rechnung erfassen, die Pr\u00fcfung durchf\u00fchren oder die Buchung t\u00e4tigen. Durch die erforderlichen Bearbeitungsschritte sowie die Anzahl der involvierten Bearbeitenden, bietet die Rechnungsverarbeitung viel Potenzial f\u00fcr eine Optimierung, entlang des gesamten Prozesses. Wir erkl\u00e4ren unseren digitalen Prozess einer SAP Invoice und welche Vorteile sich daraus ergeben!<\/p>\n\n\n\n

<\/span>SAP Invoice: Effizientes Verarbeiten mit digitalen Prozessen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop invoices for SAP verhilft zu einer durchg\u00e4ngig digitalisierten Rechnungsverarbeitung in SAP. Fangen wir an bei der Erfassung von Rechnungen: Die Dokumente laufen in den unterschiedlichsten Formaten \u00fcber diverse Kan\u00e4le ein. Papierbelege werden \u00fcber Scans digitalisiert und elektronisch eingehende Rechnungen werden \u00fcber eine Importschnittstelle ausgelesen.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Definition Eingangsrechnung in SAP<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Rechnungen kommen in unterschiedlichen Formen im Unternehmen an. Von einer papierbasierten Rechnung, \u00fcber elektronische Rechnungsformate, wie ZUGFeRD<\/a>, X-Rechnungen<\/a> oder E-Mails mit PDF-Anh\u00e4ngen ist alles dabei. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Daten klassifizieren<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Im n\u00e4chsten Schritt wird die Rechnung von der Software erfasst, ausgelesen und klassifiziert<\/strong>. Bei der Erfassung geht es insbesondere um die Kopf- und Fu\u00dfdaten, die mit den SAP-Stammdaten abgeglichen werden. Papierbelege werden dabei mithilfe einer OCR-Software ausgelesen und klassifiziert, um damit alle Daten der vorliegenden Rechnung zu erfassen und ein digitales Dokument zu erzeugen.  Elektronische Rechnungsformate werden mittels Importschnittstelle direkt in die Software \u00fcberf\u00fchrt und klassifiziert.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Abgleich mit SAP-Stammdaten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Rechnungsdaten werden in diesem Schritt automatisch erkannt und erfasst. Anhand eines Abgleichs <\/strong>mit den SAP-Stammdaten kann die Rechnung direkt dem Unternehmen und einem Lieferanten zugeordnet werden. Zudem kann die Software die Positionen und Werte der Rechnung lesen und diese vorhandenen Bestellungen zuordnen. Auf Basis des erkannten Kreditors und Buchungskreises kann der document reader invoice eigenst\u00e4ndig Vorschl\u00e4ge f\u00fcr die Kontierung (z.B. Sachkonto und Kostenstelle) unterbreiten. Die Optimierung der Erkennung ist ein stetiger Prozess, welcher laufend fortgef\u00fchrt wird. Durch die Anpassung und Vervollst\u00e4ndigung der Daten in der laufenden Bearbeitung lernt die Software in Form eines Autotrainings immer weiter dazu und wird effizienter.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Datenverwaltung mit SAP Invoice<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nach dem automatischen Auslesen der Rechnung wird diese an das SAP Rechnungscockpit \u00fcbergeben. Dies ist die zentrale \u00dcbersicht aller ausgelesenen Rechnungen. Dort kann der aktuelle Status aller Eingangsrechnungen und Gutschriften hinsichtlich Bearbeiter:in, Bearbeitungsstatus, Rechnungsbetrag, Kreditor, W\u00e4hrung, Skontofrist und vielen weiteren einstellbaren Kriterien eingesehen werden. Dies verschafft eine allumfassende Transparenz<\/strong>, um zum Beispiel Skontofristen einzuhalten und zu jedem Zeitpunkt den Status der Rechnung zu kennen.<\/p>\n\n\n\n

Aus dem Rechnungscockpit wird ein Rechnungsworkflow f\u00fcr die Bearbeitung der Belege gestartet. F\u00fcr die Zuordnung der jeweiligen Bearbeiter oder Bearbeitergruppen werden Regeln definiert, die es erm\u00f6glichen, bereits bei der Erfassung der Rechnung den korrekten Bearbeiter automatisiert zuzuweisen. Der zugewiesene Bearbeiter sieht die Rechnung im Rechnungscockpit und wird zeitgleich direkt \u00fcber seinen Postkorb (Benachrichtigung via E-Mail oder SAP Business Workplace) \u00fcber die anstehende T\u00e4tigkeit informiert. Daraufhin folgt ein im Rahmen eines Workshops definierter Pr\u00fcf- und Freigabeprozess. Dieser Prozess kann anhand von Rechnungsarten, Kreditoren, Warengruppen, Betr\u00e4gen und vielen weiteren Kriterien definiert werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Pr\u00fcf- und Freigabeprozesses, erfolgt die Verbuchung im Finanz- und Rechnungswesen.  Dort wird nach der Verbuchung der Rechnung eine digitale Zahlungsvorschlagsliste generiert, welche alle Informationen zur Pr\u00fcfung und Zahlung bereitstellt, sodass der Prozess mit der Zahlung an den Kreditoren abgeschlossen werden kann.<\/p>\n\n\n

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\"Die\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>Bei der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in SAP ergeben sich 5 zentrale Vorteile:<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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  1. Zeitersparnis<\/strong>
    Durch den zentralen \u00dcberblick aller Rechnungen samt Status w\u00e4hrend des gesamten Prozesses mit der SAP Invoice, sparen die Bearbeitenden enorm viel Zeit, da die Suche nach Informationen entf\u00e4llt und durch automatisierte Workflows, die involvierten Bearbeitenden oder die Vertretung sofort informiert werden.
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  2. Kostenersparnis<\/strong>
    Neben den ersparten Papier- und Druckkosten sind durch automatisierte Workflows weniger Mitarbeitende, weniger lange mit der Bearbeitung der Rechnungen besch\u00e4ftigt. Es gibt direkt einen zust\u00e4ndigen Bearbeitenden und gegebenenfalls einen Vertretenden. So wird unn\u00f6tige Koordination vermieden. Au\u00dferdem wird durch die automatische Klassifizierung der Rechnungsdaten, die manuelle Datenerfassung vermieden. Bei sogenannten MM-Rechnungen (mit Bestellbezug), kann die Rechnung sogar ohne jegliche Beteiligung eines Bearbeitenden verbucht werden.
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  3. Transparenz<\/strong>
    Alle eingehenden Rechnungen werden zentral im Rechnungscockpit abgebildet. Diese Grundlage erm\u00f6glicht eine vollst\u00e4ndige Transparenz aller Rechnungen. Durch automatisch generierte Workflow-Protokolle nach abschlie\u00dfender Verbuchung der Rechnung kann auch im Nachgang der gesamte Verarbeitungsprozess der Rechnung ermittelt werden.
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  4. Geringere Fehlerquote<\/strong>
    Die Grundlage f\u00fcr eine geringere Fehlerquote ist der document reader invoice. Aufgrund des automatisierten Auslesens der Rechnungsdaten sowie Abgleich der Bestelldaten in Kombination mit dem Autotraining werden Eingabefehler vermieden.  
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  5. Automatische revisionssichere Archivierung<\/strong>
    Bereits nach dem Erfassen der Rechnung wird diese automatisch revisionssicher und GOBD-konform beispielsweise mittels ArchiveLink-Schnittstelle archiviert. Es muss sich also im Nachgang nicht mehr gesondert um die Archivierung der Dokumente gek\u00fcmmert werden. Die Belege werden mit der Buchung an den SAP Buchungsbeleg verkn\u00fcpft und dort jederzeit f\u00fcr Pr\u00fcfungshandlungen im Zugriff.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    <\/span>💻 Automatisierte Rechnungsverarbeitung neu gedacht: Effizient arbeiten in der SAP S\/4HANA Public Cloud<\/span><\/h2>\n\n\n\n