{"id":30641,"date":"2022-04-04T16:53:38","date_gmt":"2022-04-04T14:53:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=30641"},"modified":"2025-04-02T14:07:00","modified_gmt":"2025-04-02T12:07:00","slug":"dms-definition","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/dms-definition\/","title":{"rendered":"DMS Definition &#8211; Die wichtigsten Definitionen rund um DMS im \u00dcberblick"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"46e83ad4-e91a-4f40-b128-bf201660790f\">Wenn es um die Digitalisierung der Arbeitswelt geht, f\u00fchrt inzwischen kein Weg am <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\">DMS<\/a> vorbei. Viele Unternehmen, die noch am Anfang ihrer digitalen Reise stehen, f\u00fchlen sich oftmals regelrecht erschlagen von all den neuen Begriffen rund um das Thema DMS. <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/enterprise-content-management\">ECM<\/a>, SaaS, SoP \u2013 Wof\u00fcr stehen all diese Abk\u00fcrzungen und was bedeuten sie? Mit diesem Artikel beleuchten wir kurz und knapp alles Wichtige und kl\u00e4ren die wichtigsten DMS-Definitionen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"b518841b-1b62-49c3-9e5e-2b8cd750d881\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dms-definition-funktion-und-vorteile-im-uberblick\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dms-%e2%80%93-definition-funktion-und-vorteile-im-ueberblick\"><\/span>DMS \u2013 Definition, Funktion und Vorteile im \u00dcberblick<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"5bba580d-4bb4-489a-abd7-9ae25dda5481\" class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"f6c84186-009d-4209-af28-1e1ca3c8cd33\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-definition-dms\">Definition DMS<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"960cbe99-cfa4-4a0a-b0b7-b2728cad916f\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\">DMS<\/a> ist die Abk\u00fcrzung f\u00fcr Dokumentenmanagement-System und bezeichnet eine Software-L\u00f6sung, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen erm\u00f6glicht. Das DMS l\u00e4uft datenbankgest\u00fctzt, erm\u00f6glicht eine hohe Zug\u00e4nglichkeit und sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"f9287dea-05c5-4ed1-a54d-9cd757cf6182\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dms-funktionen\">DMS-Funktionen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a877b858-85aa-4b1d-9a30-28a96793a83f\">Zu den wichtigsten Funktionen eines DMS z\u00e4hlen:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"25635da8-f68d-4f57-8072-aac353758681\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"d898bbea-ee66-46c9-8ce0-f878e5bfe8e5\"><strong>Intelligente Ablage<\/strong>: Alle Dokumente befinden sich zentral und geordnet im DMS<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"a9a3c53b-6cf0-4a44-8dd7-64753fe35df8\"><strong>Archivierung<\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\">GoBD<\/a>-konforme Speicherung im DMS<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"7edb578c-cd7e-440b-b00c-612a1c6cc9db\"><strong>Schnittstellen<\/strong>: Integration des DMS in bestehenden Systemen wie SAP oder Salesforce<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"470b0e75-c1a4-4ece-a393-26658d144acf\"><strong>Schnelle Suche<\/strong>: Zeiteinsparung dank reduzierter Suchzeit im DMS<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"156e0bfd-f4de-40a0-bdbe-5c0ec74d29fd\"><strong>Prozessautomatisierung<\/strong>: Integrierte <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/workflow-management\/\">Workflowmanagement-Systeme<\/a> eliminieren Routineaufgaben<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"2b691aa3-3a59-428a-9f60-f032d6e33cf2\"><strong>Kollaboration<\/strong>: Koordinierte Zusammenarbeit vom Homeoffice in Echtzeit<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"e038fac3-b3b8-4794-a5e5-f3f243ba19a9\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-vorteile-eines-dms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"vorteile-eines-dms\"><\/span>Vorteile eines DMS<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"cca3c9d9-b771-4e9e-b138-d8f54b10dde7\">Ein DMS bietet Organisationen zahlreiche Vorteile. Diese zielen meist auf eine Effizienzsteigerung bzw. Produktivit\u00e4tssteigerung sowie Kostensenkungen ab. Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"925f4320-da9a-4e02-94e0-993db0ea5470\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"712d745b-2a96-43e2-a08e-338297819407\">Hohe Sicherheitsstandards<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"eb8ca2d8-56e6-4753-8903-d53825eff70c\">Skalierbarkeit<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"b54da05d-d85a-4455-a5a8-1993e5ef04ec\">Minimale Suchzeit<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"f8d309ad-ff0b-4b15-9557-752f5d17ece4\">Homeoffice und <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/remote-arbeiten\/\">Remote Work<\/a> m\u00f6glich<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8ecb5ff9-1970-4d67-8276-6a894a51f64c\">Beschleunigte Workflows<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ef1d8a43-9a7b-4a83-85ed-beb8ae3a0d0b\">Monitoring in Echtzeit<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5a4a749a-cc34-4ddf-b376-65283fea2fdc\">Anbindung an <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/d-velop-cloud-storage\">Cloud-Storage<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"a4eeb759-2f30-4407-8b14-de8a23d3b48f\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dms-definitionen-rund-um-dokumentenmanagement\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dms-%e2%80%93-definitionen-rund-um-dokumentenmanagement\"><\/span>DMS \u2013 Definitionen rund um Dokumentenmanagement<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"20cb2cbf-7c86-4e07-9761-ecc0520d4819\">Rund um das Thema DMS existieren zahlreiche Begriffe, die h\u00e4ufig nicht bekannt oder miteinander verwechselt werden. Einige werden f\u00e4lschlicherweise als Synonyme verwendet. Um hierbei etwas Licht ins Dunkel zu bringen, folgen die wichtigsten Definitionen rund um das Thema DMS.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"89ef06bb-95e7-45e1-b554-008af5f70948\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dokumentenmanagement\">Dokumentenmanagement<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c5babdfa-c161-4fef-87e4-9d608b9770af\">Dokumentenmanagement bezeichnet grunds\u00e4tzlich alle Interaktionen, in denen Dokumente (sowohl papierbasiert als auch digital) verwaltet, gelenkt, abgelegt oder vernichtet werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"640df38e-0193-4b8f-9aa5-d7c6c1931648\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-revisionssicherheit\">Revisionssicherheit<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"f7e70c53-046c-452c-8a14-da5235b7ab92\">Revisionssicherheit bezieht sich in der Regel auf die rechtskonforme Aufbewahrung von Informationen und Dokumenten. Den gesetzlichen Rahmen f\u00fcr die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\">revisionssichere Archivierung<\/a> bilden die Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz: GoBD. Revisionssicherheit z\u00e4hlt zu den wichtigsten Voraussetzungen eines sicheren DMS.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"fcea6192-94db-4ba8-950c-39160b1827a9\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-digitale-akte\">Digitale Akte<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"059e13f5-64b7-437c-99ea-c4bf85e69079\">Eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\">digitale Akte<\/a> ist die digitale Version einer physischen Akte und zielt auf die elektronische Verwaltung von Dokumenten, Daten und Informationen. Die digitale Akte ist in der Regel integraler Bestandteil eines DMS und bildet in Form eines sogenannten <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/aktenplan-erstellen-so-funktionierts-im-digitalen-zeitalter\/\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/aktenplan-erstellen-so-funktionierts-im-digitalen-zeitalter\/\">Aktenplans<\/a> das organisatorische Grundger\u00fcst des Dokumentenmanagement-Systems.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"cd24047c-8216-4734-a8ed-91b8f6203c24\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-sop-vs-saas\">SoP vs. SaaS<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d7350323-f1fe-4fc3-aca4-73c62ef1e86d\">SoP steht f\u00fcr Software on Premises und erm\u00f6glicht die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur. Lokal bedeutet in diesem Fall, dass sich die Software auf einem hauseigenen Server befindet. SaaS dagegen steht f\u00fcr Software as a Service und l\u00e4uft \u00fcber einen externen Dienstleister. Sowohl SoP als auch SaaS erm\u00f6glichen die Einf\u00fchrung eines DMS im Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"bec116ab-aaed-474a-84f3-5ac325405608\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ecm-vs-dms\">ECM vs. DMS<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ecab74c7-dfad-4159-8f7c-77a823cb7056\">ECM ist die Abk\u00fcrzung f\u00fcr Enterprise Content Management und wird oft f\u00e4lschlicherweise mit einem DMS gleichgesetzt. Dabei bezeichnet ECM ein Gesamtkonzept verschiedener L\u00f6sungen zur ganzheitlichen Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Ein DMS ist somit zusammen mit weiteren L\u00f6sungen lediglich ein Teil von ECM.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"2a712e94-3190-4bb0-9c2f-5bc4c8bf54d4\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p data-beyondwords-marker=\"8fcde493-84b8-4335-bf17-6b03f19a01e6\"><strong>Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt.<\/strong> Vorlagen, Best Practices und Tipps &amp; Tricks.<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"109769cb-8501-4f3b-9e2a-c0da6cacfcb4\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/dvelop%20Whitepaper%20-%20Digitales%20Dokumentenmanagement%20einfach%20erklaert.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-dms-definition&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"69e60335-6cb4-46fe-8a7d-d11ed32491f9\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ersetzendes-scannen\">Ersetzendes Scannen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c76edb5f-144d-4aab-ad40-48e866dec6ec\"><a data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/ersetzendes-scannen-so-gelingt-die-umsetzung-der-tr-resiscan-03138\/\" href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/ersetzendes-scannen-so-gelingt-die-umsetzung-der-tr-resiscan-03138\/\">Ersetzendes Scannen<\/a> bezeichnet die digitale Erfassung von Dokumenten mit dem Ziel, das Original elektronisch weiterzuverarbeiten, digital aufzubewahren und das papiergebundene Original zu vernichten. Wichtig sind in diesem Zusammenhang sogenannte <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\">Aufbewahrungsfristen<\/a>, die \u00fcberwiegend in den GoBD definiert sind.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"9cc8dd34-61e7-4650-94f6-6ab1597ec8ac\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-versionierung\">Versionierung<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"0089b8dd-56cf-4181-86cb-fce3609d55d8\">Der Begriff <a data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/versionierung-von-dokumenten-behalten-sie-den-ueberblick\/\" href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/versionierung-von-dokumenten-behalten-sie-den-ueberblick\/\">Versionierung<\/a> bezieht sich auf die Erfassung s\u00e4mtlicher \u00c4nderungen an einem Dokument. Findet eine \u00c4nderung in einer Datei statt, wird jeweils eine entsprechende aktuelle Version erstellt. In einem DMS wird die \u201eneue\u201c Version in der Regel im digitalen Archiv abgelegt.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"0a2a3f5d-c866-431d-9a99-ce6f751b1bb3\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p data-beyondwords-marker=\"96b0799c-e7e8-456b-8799-0b9f9ff54d6a\"><strong>Durchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit &amp; Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"12ba19c2-519e-40b4-a883-53d344b4197e\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/DMS\/Whitepaper%20-%20dms%20-%20durchblick%20im%20compliance-dschungel_ungated.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-dms-definition&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<hr data-beyondwords-marker=\"db2e879e-a82a-4603-9205-bc31194c117f\" class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity is-style-wide\"\/>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"739ac31d-969b-4d07-b830-19b66fef9743\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wichtige-fragen-zur-dms-definition\">Wichtige Fragen zur DMS Definition<\/h3>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"dd50615a-6eca-4fc8-b434-2c09f1f5720e\" class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1681372453041\"><strong class=\"schema-faq-question\"><strong>Was ist die DMS Abk\u00fcrzung?<\/strong><\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Die Abk\u00fcrzung <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DMS<\/a> steht f\u00fcr Dokumentenmanagement System und bezeichnet eine Software, bei der eine ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen m\u00f6glich ist.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn es um die Digitalisierung der Arbeitswelt geht, f\u00fchrt inzwischen kein Weg am DMS vorbei. 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