Salesforce bietet dabei zwar ein umfassendes Portfolio an Standard-M\u00f6glichkeiten, die wir in unserem ersten Blogartikel zum Thema Salesforce Collaboration<\/a> beleuchtet haben. Besonders wenn externe Systeme, wie z.B. ein externes Enterprise Resource Planning-Tool (ERP) oder eine externe Vertragsverwaltung zum Einsatz kommen, werden \u00fcbergreifende Prozesse sehr kompliziert. Da durch die teuren Lizenzkosten h\u00e4ufig nicht alle Benutzergruppen Zugriff auf Salesforce und andersherum Zugriff auf das externe System (ERP, Vertragsverwaltung) haben, m\u00fcssen Dokumente m\u00fchsam dupliziert und dann in der jeweiligen Anwendung zur Verf\u00fcgung gestellt werden. Dieses Vorgehen birgt Risiken f\u00fcr einen reibungslosen Sales-Prozess und sorgt bei der Belegschaft f\u00fcr Frust. All diese Faktoren schlagen sich am Ende negativ auf die Kundenerfahrung nieder. Diverse Studien haben gezeigt, eine positive Kundenerfahrung ma\u00dfgeblich zur Kundenloyalit\u00e4t, Empfehlungsrate und schlussendlich dem unternehmerischen Erfolg beitr\u00e4gt.1<\/sup><\/p>\n\n\n\n Werfen wir einen Blick auf einen typischen Sales-Prozess: Hoffentlich zeigen eure Marketingma\u00dfnahmen Erfolg und ihr generiert viele Leads, die vom Vertrieb weiter bearbeitet werden. <\/p>\n\n\n\n Sobald ein Lead erfolgreich qualifiziert wurde, wird typischerweise in Salesforce eine Opportunity angelegt und in die passende Stufe der Abschlusswahrscheinlichkeit gesetzt. Zu diesem Zeitpunkt kann der Vertriebler zugeh\u00f6rige Dokumente, wie z.B. eine verwendete Powerpoint-Pr\u00e4sentation, an der Verkaufschance ablegen. <\/p>\n\n\n\n In der Folge werden durch den Vertrieb weitere Verkaufsgespr\u00e4che und Produktpr\u00e4sentationen durchgef\u00fchrt, mit dem Ziel den Kunden zu einer Angebotsanfrage zu bewegen. Und hier kommt der Knackpunkt: In vielen Unternehmen existieren n\u00e4mlich neben Salesforce noch weitere Applikationen, wie ein ERP, das f\u00fcr die Angebotserzeugung genutzt wird. Der Vertriebler stellt also eine Anfrage an den Vertriebsinnendienst f\u00fcr die Erstellung des Angebots oder erzeugt dieses selbst im ERP-System. <\/p>\n\n\n\n H\u00e4ufiges Problem:<\/strong> Selbst wenn die Angebote in Salesforce generiert werden, so m\u00fcssen sie je nach den l\u00e4nderspezifischen Regularien aufbewahrt werden. Hier reicht der normale Salesforce-Speicher im Normalfall nicht aus. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Zur\u00fcck zum Prozess: Der Vertriebsinnendienst hat im besten Fall Zugang zu Salesforce und damit auch zur Opportunity und kann sich die notwendigen Informationen f\u00fcr die Angebotserstellung beschaffen – im schlimmsten Fall muss der Vertriebler die Informationen manuell mit einem anderen Medium an den Vertriebsinnendienst weitergeben. Der Innendienst wiederum erstellt auf Basis dieser Informationen das Angebot und legt es dann in der Opportunity und zus\u00e4tzlich im Datenspeicher des ERP-Systems ab. Danach wird der Vertriebler \u00fcber das erstellte Angebot informiert und dieser kann im Anschluss dem potenziellen Kunden das Dokument direkt aus Salesforce oder per Mail zusenden. <\/p>\n\n\n\n H\u00e4ufiges Problem:<\/strong> Vermutlich wird es in der Verhandlungsphase mehrere Korrekturw\u00fcnsche des Kunden geben. Neue Versionen des Angebots m\u00fcssen generiert werden, was immer wieder sowohl beim Vertriebler als auch dem Vertriebsinnendienst zu Aufwand f\u00fchrt. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Kommt es zu einem erfolgreichen Abschluss der Opportunity und Annahme des Angebotes, m\u00fcssen weitere Dokumente, wie eine Auftragsbest\u00e4tigung und nat\u00fcrlich die Vertragsunterlagen generiert werden. Auch diese Dokumente stammen h\u00e4ufig nicht aus Salesforce, sondern werden in externen Systemen erstellt und m\u00fcssen schlussendlich durch ein duplizieren der Dokumente nach Salesforce \u00fcberf\u00fchrt werden. <\/p>\n\n\n\n H\u00e4ufiges Problem:<\/strong> Alle Korrekturen, die in externen Systemen durchgef\u00fchrt werden, m\u00fcssen bei jeder Iteration auch in Salesforce ge\u00e4ndert werden. Nach jeder \u00c4nderungen muss die aktuelle Version der Dokumente in den genutzten System hinterlegt werden. Ansonsten kann es im schlimmsten Fall zu Datenverlust oder dem Arbeiten mit veralteten Dokumenten f\u00fchren. All diese redundanten Schritte verlangsamen die Prozesse und erzeugen Fehlerquellen. Final schlagen sich diese internen Probleme auf die Kundenzufriedenheit nieder und k\u00f6nnen im schlimmsten Fall zu einem \u00dcberdenken der Kaufentscheidung des Kunden f\u00fchren.\u202f<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Dieser Beispielprozess soll nat\u00fcrlich nur einige wenige Herausforderungen im allt\u00e4glichen Vertriebsprozess darstellen. Es wurde in diversen Studien festgestellt, dass ein Gro\u00dfteil der Arbeitszeit von Mitarbeiter:innen f\u00fcr die Suche nach Informationen verloren geht. Mit einer nahtlosen Integration aller im Unternehmen relevanten Applikationen kann Aufwand und Frustration der Mitarbeiter:innen deutlich reduziert. Genau das ist aber h\u00e4ufig ein Problem in vielen Unternehmen. Eine Forrester-Studie ist zum Ergebnis gekommen, dass \u00fcber 57 % der CRM-Systeme nicht integriert genug sind.2<\/sup> Dabei geht man aktuell davon aus, dass die Kundenerwartungen und die Notwendigkeit als Unternehmen schnell und aufwandsarm auf Anfragen zu reagieren, in der Zukunft noch deutlich steigen werden. <\/p>\n\n\n\n 💻Papierlos erfolgreich:<\/strong> So integriert sich d.velop documents in Ihr Salesforce CRM<\/p>\n\n\n\n\t Wie geht man dieses Problem der verteilten Systemlandschaft nun an? Salesforce hat daf\u00fcr im Jahr 2018 die L\u00f6sung Mulesoft eingekauft. Damit ist eine Synchronisierung der Daten und Dokumente zweifelsohne m\u00f6glich. Mulesoft dient als Middleware und kann Informationen und Dokumente zwischen unterschiedlichen Systemen verteilen. Beim Verteilen werden jedoch in jedem System Duplikate des eigentlichen Dokuments erstellt, was zu den oben genannten Problemen f\u00fchren kann. Zudem werden damit eventuelle regulatorische Probleme der Datenhaltung nicht wirklich behoben. <\/p>\n\n\n\n Ein alternativer Ansatz ist das Verwenden eines Dokumentenmanagement-Systems<\/a> (DMS), welches als „Single Point of Truth“ f\u00fcr Dokumente verwendet wird. Alle Dokumente, die in Unternehmensprozessen verarbeitet werden, werden in diesem System zentral gespeichert und in der eigentlichen Business Applikation (Salesforce, ERP, Vertragsmanagement, etc.) dargestellt. <\/p>\n\n\n\n Mithilfe passenden Zuordnung dieser Dokumente k\u00f6nnen nun in allen „konsumierenden“ Applikationen, wie Salesforce, die Dokumente genau im richtigen Kontext angezeigt werden. Wenn wir uns diese M\u00f6glichkeit in Bezug zum genannten Sales-Prozess einmal vorstellen, dann ergibt sich folgendes Bild: Alle Dokumente, die zu einer Opportunity geh\u00f6ren, werden vom Vertriebler aus Salesforce heraus direkt im DMS abgelegt. Wenn es zur Angebotserstellung kommt, hat auch der Vertriebsinnendienst im genutzten ERP System Zugriff auf alle Dokumente, die im DMS abgelegt worden sind. Er erstellt \u00fcber diese Informationen dann das Angebot und speichert es wieder direkt im DMS. <\/p>\n\n\n\n \u202fSales-Prozesse sind h\u00e4ufig langwierig und erfordern die effektive Zusammenarbeit vieler Abteilungen in einer Organisation. Zus\u00e4tzlich wird dabei auf CRM-, ERP und weitere Software gesetzt \u2013 ein b\u00fcrokratisches Monster ist geboren. Und wir alle verabscheuen B\u00fcrokratie. Sie verlangsamt Prozesse und verhindert schnelles Reagieren in einer agilen Gesch\u00e4ftswelt. Dennoch brauchen Unternehmen klar definierte Prozesse und eine effektive Kollaboration \u2013 der Umgang mit Informationen und Dokumenten innerhalb von Salesforce ist hierbei von zentraler Bedeutung. <\/p>\n\n\n\n Es liegt nahe, aus Salesforce sowie aus allen anderen Systemen heraus auf einen zentralen Datentopf zuzugreifen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine veralteten und redundanten Informationen, schnelles Reagieren auf neue Umst\u00e4nde und nicht zuletzt eine fruchtbare Zusammenarbeit in der gesamten Organisation. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Du setzt die CRM-Plattform in Salesforce ein und seitdem l\u00e4uft der Salesforce Sales Process wie von selbst? 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1. Anlage einer Opportunity in Salesforce<\/h3>\n\n\n\n
2. Anfrage zur Angebotserzeugung an Vertriebsinnendienst<\/h3>\n\n\n\n
3. Erstellung des Angebots im ERP-System<\/h3>\n\n\n\n
4. Abschluss und Erstellung weiterer Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Vielf\u00e4ltige Herausforderungen im Sales-Prozess <\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Durchg\u00e4ngiger Salesforce Sales Process durch zentralen Datentopf und nahtlose Integration<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Dokumentenmanagementsystem schafft eine erfolgreiche L\u00f6sung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\nZugriff auf alle Dokumente f\u00fcr jeden zu jeder Zeit aus jedem System<\/h3>\n\n\n\n
Weitere Vorteile eines DMS mit Salesforce-Integration im \u00dcberblick<\/h3>\n\n\n\n
\n
<\/span>Fazit: Ein durchg\u00e4ngiger Salesforce Sales Process ist mit der Einbindung eines DMS m\u00f6glich!<\/span><\/h2>\n\n\n\n