Definition Indexierung<\/h3>\n\n\n\n
Die Indexierung, auch genannt Verschlagwortung oder Verstichwortung, ist eine M\u00f6glichkeit, um Eigenschaften und Informationen zu einem Dokument zuzuordnen und dessen Sachverhalt zu erschlie\u00dfen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
Beim Indexieren geht es darum, Dokumente besser und digital ordnen zu k\u00f6nnen. Es gibt verschiedenen Verfahren, mit denen Du indexieren kannst, somit auch verschiedene M\u00f6glichkeiten.<\/p>\n\n\n\n
Grunds\u00e4tzlich k\u00f6nnen die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten indexiert werden. Allgemein wird die Methode der Indexierung in Unternehmen oftmals aber f\u00fcr Textdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Auftragsbest\u00e4tigungen verwendet. Die Indexierung von Dokumenten dient der digitalen Bearbeitung, Archivierung und damit einhergehend auch das Wiederfinden von bereits abgelegten Dokumenten. Du kannst es Dir vorstellen, als w\u00e4re Dein Dokumentenmanagementsystem eine Suchmaschine und Du gibst ein Schlagwort ein, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Daf\u00fcr muss es aber nach diesem besagten Schlagwort abgelegt bzw. indexiert worden sein. Wie das gehen kann, erf\u00e4hrst Du in den folgenden Abschnitten.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Manuelle Indexierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie manuelle Indexierung ist eine der Arten zur Verarbeitung von Dokumenten. Sie wird ohne Hilfe einer Software angewandt. Bei diesem Verfahren der Indexierung werden repr\u00e4sentative Schlagw\u00f6rter durch einen Indexierer zugewiesen. Wenn der Vorgang der Indexierung abgeschlossen ist, wird von den entsprechenden Experten:innen im Unternehmen mithilfe von Terminologie-Listen oder anderen Regelwerken alles noch einmal \u00fcberpr\u00fcft. Diese Art zu indexieren ist zeitaufw\u00e4ndig und dazu noch teuer. Ein Vorteil dabei ist es, dass Du keine Indexierungs-Software kaufen musst. Die Qualit\u00e4t des Ergebnisses der Indexierung h\u00e4ngt immer von der durchf\u00fchrenden Person ab. Au\u00dferdem muss der Benutzer sich mit dem Indexierungsvokabular auskennen, um recherchieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Automatische Indexierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nIm Jahr 2020 wurde eine Umfrage zum Thema KI-Nutzung<\/a> in der PR durchgef\u00fchrt. Es wurden 415 Fach- und F\u00fchrungskr\u00e4fte aus Pressestellen und PR-Agenturen befragt, 41 Prozent gaben an, dass sie in den n\u00e4chsten Jahren einen gro\u00dfen Nutzten in der automatischen Verschlagwortung<\/a> von Dokumenten sehen.<\/p>\n\n\n\nDie automatische Indexierung ist ein Verfahren zur Generierung von inhaltlichen Metadaten in digitalen Dokumentenmanagementsystemen. Was bei der zuvor beschriebenen Variante h\u00e4ndisch erfolgt, wird bei der automatischen Indexierung an eine Software ausgelagert. Es wird hierbei versucht durch verschiedene Einstellungen und Konfigurationen ein Ergebnis zu erzielen, welches m\u00f6glichst nah an das der manuellen Indexierung herankommt. Es gibt verschiedene Arten eine automatische Indexierung durchzuf\u00fchren. Hier drei Beispiele:<\/p>\n\n\n\n
\n- Volltextindexierung<\/strong>: Hier \u00fcbernimmt das System alle W\u00f6rter eines Textes in einen Index, somit kann nach diesen Worten gesucht werden. Alle W\u00f6rter mit Ausnahme von Wortwiederholungen und Stoppw\u00f6rtern werden \u00fcbernommen.<\/li>\n\n\n\n
- Statische Indexierung<\/strong>: Es wird anhand der Worth\u00e4ufigkeit eine Auswahl von Worten getroffen, die in den Index aufgenommen werden.<\/li>\n\n\n\n
- Semantische Indexierung<\/strong>: Hierbei wird nicht nach bestimmten W\u00f6rtern indexiert, sondern nach Themenbereichen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die Informationen werden automatisch eingelesen und dann als Schlagwort gespeichert. Selbst unbekannte Dokumente sind f\u00fcr das automatische Verfahren kein Problem. Bei solchen Dokumenten scannt die Software das ganze Dokument nach Mustern ab. Auch die Form des Textes bzw. Dokuments erkennt die Software selbstst\u00e4ndig. Die Erkennung von jeglichen Informationen ist auch m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n
Ein wesentlicher Vorteil der automatischen Indexierung ist nat\u00fcrlich der geringe Personalaufwand und damit einhergehend die schnellere Bearbeitung des Vorgangs. Dazu kommt, dass die Informationen der Dokumente unmittelbar nach dem Einpflegen verf\u00fcgbar und von \u00fcberall abrufbar sind. Diese Variante der Indexierung eignet sich besonders gut f\u00fcr strukturierte Dokumente.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Halbautomatische Indexierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie halbautomatische Indexierung auch Indizierung genannt ist ein Verfahren der Indexierung, welches teils von einer Software und teils manuell verarbeitet wird. Die Eigenschaften werden von der Software ermittelt und dann manuell angepasst, falls erforderlich. Indexierung wird also gr\u00f6\u00dftenteils durch die Software vorgenommen und nur die Vor- oder Nachbereitungen werden manuell gesteuert. Bei der automatischen Indexierung kann es zu verf\u00e4lschten Ergebnissen kommen, wenn zum Beispiel eine Mehrfachbedeutung von Begriffen eintritt oder die Erkennungsleistung der Software versagt. Diese Nachteile gibt es bei der halbautomatischen Indexierung nicht, da dort durch manuelles Zutun eine Kontroll-Instanz entsteht. So erreicht man eine gute Ergebnisqualit\u00e4t, allerdings muss zeitlich auch mehr Aufwand investiert werden.<\/p>\n\n\n\n
Hier noch einmal eine \u00dcbersicht f\u00fcr Dich:<\/p>\n\n\n
\n![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/d-velop-blog-artikel-Indexierung-indexierungsverfahren.png\")
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<\/span>Indexierungssoftware<\/span><\/h2>\n\n\n\nIm folgenden Bild ist eine Indexierungs-Software zu sehen. Dabei kommt die Optical Character Recognition zum Einsatz. Wie die genau funktioniert, haben wir in dem Blogartikel OCR-Software im Einsatz: Funktionsweise & Nutzen auf einen Blick<\/a> f\u00fcr Dich zusammengeschrieben.<\/p>\n\n\n
Im Jahr 2020 wurde eine Umfrage zum Thema KI-Nutzung<\/a> in der PR durchgef\u00fchrt. Es wurden 415 Fach- und F\u00fchrungskr\u00e4fte aus Pressestellen und PR-Agenturen befragt, 41 Prozent gaben an, dass sie in den n\u00e4chsten Jahren einen gro\u00dfen Nutzten in der automatischen Verschlagwortung<\/a> von Dokumenten sehen.<\/p>\n\n\n\n Die automatische Indexierung ist ein Verfahren zur Generierung von inhaltlichen Metadaten in digitalen Dokumentenmanagementsystemen. Was bei der zuvor beschriebenen Variante h\u00e4ndisch erfolgt, wird bei der automatischen Indexierung an eine Software ausgelagert. Es wird hierbei versucht durch verschiedene Einstellungen und Konfigurationen ein Ergebnis zu erzielen, welches m\u00f6glichst nah an das der manuellen Indexierung herankommt. Es gibt verschiedene Arten eine automatische Indexierung durchzuf\u00fchren. Hier drei Beispiele:<\/p>\n\n\n\n Die Informationen werden automatisch eingelesen und dann als Schlagwort gespeichert. Selbst unbekannte Dokumente sind f\u00fcr das automatische Verfahren kein Problem. Bei solchen Dokumenten scannt die Software das ganze Dokument nach Mustern ab. Auch die Form des Textes bzw. Dokuments erkennt die Software selbstst\u00e4ndig. Die Erkennung von jeglichen Informationen ist auch m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n Ein wesentlicher Vorteil der automatischen Indexierung ist nat\u00fcrlich der geringe Personalaufwand und damit einhergehend die schnellere Bearbeitung des Vorgangs. Dazu kommt, dass die Informationen der Dokumente unmittelbar nach dem Einpflegen verf\u00fcgbar und von \u00fcberall abrufbar sind. Diese Variante der Indexierung eignet sich besonders gut f\u00fcr strukturierte Dokumente.<\/p>\n\n\n\n Die halbautomatische Indexierung auch Indizierung genannt ist ein Verfahren der Indexierung, welches teils von einer Software und teils manuell verarbeitet wird. Die Eigenschaften werden von der Software ermittelt und dann manuell angepasst, falls erforderlich. Indexierung wird also gr\u00f6\u00dftenteils durch die Software vorgenommen und nur die Vor- oder Nachbereitungen werden manuell gesteuert. Bei der automatischen Indexierung kann es zu verf\u00e4lschten Ergebnissen kommen, wenn zum Beispiel eine Mehrfachbedeutung von Begriffen eintritt oder die Erkennungsleistung der Software versagt. Diese Nachteile gibt es bei der halbautomatischen Indexierung nicht, da dort durch manuelles Zutun eine Kontroll-Instanz entsteht. So erreicht man eine gute Ergebnisqualit\u00e4t, allerdings muss zeitlich auch mehr Aufwand investiert werden.<\/p>\n\n\n\n Hier noch einmal eine \u00dcbersicht f\u00fcr Dich:<\/p>\n\n\n Im folgenden Bild ist eine Indexierungs-Software zu sehen. Dabei kommt die Optical Character Recognition zum Einsatz. Wie die genau funktioniert, haben wir in dem Blogartikel OCR-Software im Einsatz: Funktionsweise & Nutzen auf einen Blick<\/a> f\u00fcr Dich zusammengeschrieben.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Halbautomatische Indexierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<\/span>Indexierungssoftware<\/span><\/h2>\n\n\n\n
![\"Indexierungssoftware](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/d-velop-blog-artikel-indexierung-indexierungssoftware.png\")
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