{"id":31792,"date":"2022-05-16T09:03:00","date_gmt":"2022-05-16T07:03:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=31792"},"modified":"2025-11-11T11:58:30","modified_gmt":"2025-11-11T10:58:30","slug":"vorteile-digitale-personalakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/vorteile-digitale-personalakte\/","title":{"rendered":"10 Vorteile der digitalen Personalakte"},"content":{"rendered":"\n

Generation Y und Z \u00fcbernehmen sukzessive den Arbeitsmarkt. Sie fordern ein neues Arbeiten, ein neues Arbeitsverst\u00e4ndnis und revolutionieren an so mancher Stelle Prozesse und Denkweisen. Generation Y, geboren zwischen den sp\u00e4ten 1980er und den fr\u00fchen 1990er Jahren, sind \u00fcbrigens die letzten Kinder, die den Zusammenhang zwischen Bleistiften und H\u00f6rspielkassetten verstehen. Und sie werden die Letzten sein, die Personalakten in Papierform akzeptieren, denn die Digitalisierung macht auch vor der Personalabteilung nicht halt. Personalakten in Papier sind die H\u00f6rspielkassetten von damals. Geliebt, gesch\u00e4tzt, von manchen Liebhabern noch verteidigt, aber inzwischen \u00fcberholt. Wie auch Audios auf dem Smartphone heimlich, still und leise Walkman, Discman und MP3-Player verdr\u00e4ngt haben, \u00fcbernimmt auch die digitale Personalakte<\/a> langsam, aber sicher das Feld. Denn die Vorteile digitaler Personalakten sind einfach unumstritten. Zeit, einen Blick auf diese zu werfen:<\/p>\n\n\n\n

<\/span>10 Vorteile der digitalen Personalakte<\/span><\/h2>\n\n\n\n
    \n
  1. Vorbildfunktion der Personalabteilung<\/li>\n\n\n\n
  2. Datenschutz und beschr\u00e4nkter Zugriff<\/li>\n\n\n\n
  3. Effizienzsteigerung durch Workflows<\/li>\n\n\n\n
  4. Suchzeit nach Unterlagen wird minimiert<\/li>\n\n\n\n
  5. Zeit f\u00fcr weitere Tasks im Personalwesen<\/li>\n\n\n\n
  6. Mitarbeit der Angestellten m\u00f6glich<\/li>\n\n\n\n
  7. Imagegewinn<\/li>\n\n\n\n
  8. Revisionssichere Archivierung<\/li>\n\n\n\n
  9. Bessere Kosteneffizienz<\/li>\n\n\n\n
  10. Arbeiten, von wo man will.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    <\/span>1. Vorteil einer digitalen Personalakte: Die Vorbildfunktion<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Mitarbeiter der Personalabteilung werden immer h\u00e4ufiger auch \u201ePeople & Culture Manager\u201c genannt. Das kommt nicht von ungef\u00e4hr: Die Personaler:innen sind auch f\u00fcr das Etablieren und Pflegen einer Firmenkultur zust\u00e4ndig. Um ein angenehmes Miteinander zu entwickeln, braucht es immer Vorreiter \u2013 und das sind die Personaler:innen selbst. Diese Vorbildfunktion weitet sich aus auf neue Prozesse und Systeme aus. Wer also eine digitale Personalakte etabliert, kann die Vorbild-T\u00e4tigkeit nutzen, um auch weitere digitale Aktentypen sukzessive im Unternehmen auszurollen. Dass das funktioniert und zur Firmenkultur geh\u00f6rt, \u201ebeweist\u201c quasi der Einsatz einer Personalakte im HR-Bereich.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>2. Datenschutz auf neuem Level<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Papierakten im H\u00e4ngeregister eines verschlie\u00dfbaren Aktenschrankes entsprechen nicht wirklich den heutigen Anspr\u00fcchen an Datenschutz. Selbst wenn der Schrank konstant geschlossen ist \u2013 Akten werden genutzt und sobald diese offen auf dem Schreibtisch liegen, sind sie einsehbar f\u00fcr jedermann. Der Vorteil einer digitalen Personalakte liegt z.B. in einem detaillierten Berechtigungskonzept. Systemseitig kann eingestellt werden, wer Zugriff auf die Akten hat. Mit einer digitalen Personalakte gibt es auch keine unz\u00e4hligen Kopien von Bewerbungsunterlagen und \u00e4hnlichem, die ggf. ungesch\u00fctzt in Aktenablagen auf Schreibtischen lagern und den Datenschutz verletzen. Alle berechtigten Kollegen:innen haben Zugriff auf eine gemeinsame Datei.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>3. Vorteil digitaler Personalakten: Effizienzsteigerung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Digitale Personalakten machen auch das Bewerber:innenmanagement effizienter, da durch Workflows Wege verk\u00fcrzt werden. Standardisierte Prozesse beschleunigen sich wiederholende T\u00e4tigkeiten und entlasten die Personaler:innen. Damit wird wieder mehr Freiraum f\u00fcr andere Aufgaben geschaffen und zugleich macht man extern eine gute Figur \u2013 ein flotter Bewerbungsprozess, am besten noch transparent erl\u00e4utert, st\u00e4rkt das Image und Vertrauen. On top kann man mit einem digitalisiertem Vertragsmanagement und einer digitalen Signatur<\/a> den kompletten Prozess in die Neuzeit heben. Das macht das Ganze noch schneller, macht Eindruck bei den neuen Kollegen:innen und entlastet die Umwelt, weil weniger gedruckt und von A nach B geschickt wird. Damit punktet man auch bei den jungen Talenten aus Generation X und Z extra.<\/p>\n\n\n\n

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    Effiziente HR-Prozesse mit digitalem Dokumentenmanagement und SAP SuccessFactors<\/p>\n\n\n\n