{"id":31943,"date":"2023-11-24T16:09:56","date_gmt":"2023-11-24T15:09:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=31943"},"modified":"2025-12-10T14:41:35","modified_gmt":"2025-12-10T13:41:35","slug":"digitalisierung-rechnungswesen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitalisierung-rechnungswesen\/","title":{"rendered":"4 Gr\u00fcnde: Darum lohnt sich Digitalisierung im Rechnungswesen \u2013 auch f\u00fcr kleine Unternehmen"},"content":{"rendered":"\n

Zahlreiche Unternehmen, insbesondere KMUs, kennen folgendes Problem: \u201eBei unserer Anzahl an Eingangsrechnungen lohnt sich eine digitale Rechnungsverarbeitung einfach nicht.\u201c Aber stimmt das wirklich? In diesem Blogartikel kl\u00e4ren wir auf: Zun\u00e4chst bilden wir sechs Szenarien beispielhaft ab, wie mit Rechnungen in Unternehmen umgegangen wird. Anschlie\u00dfend stellen wir die vier wichtigsten Gr\u00fcnde f\u00fcr eine Digitalisierung im Rechnungswesen vor. Au\u00dferdem zeigen wir an einem konkreten Rechenbeispiel, dass sich eine moderne digitale Rechnungsverarbeitung<\/a> lohnt \u2013 auch bei geringeren Rechnungsvolumen. <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was bedeutet Digitalisierung im Rechnungswesen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Digitalisierung im Rechnungswesen<\/strong> umfasst die Digitalisierung, Homogenisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen im Unternehmen. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, k\u00f6nnen Unternehmen auf verschiedenste Software-L\u00f6sungen wie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM)<\/a> zur\u00fcckgreifen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Rechnungseingang digitalisieren: l\u00e4ngst keine Innovation mehr<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist stark vorangeschritten. Dementsprechend ist eine digitale Rechnungsverarbeitung heute keine Innovation mehr. Bereits seit \u00fcber 20 Jahren gibt es Verfahren zur automatisierten Dokumentenerkennung<\/a>, insbesondere f\u00fcr Eingangsrechnungen. Jedoch wird die Daten\u00fcberpr\u00fcfung, der vorher erkannten Eingangsrechnungsdaten, durch neue Innovationen wie K\u00fcnstliche Intelligenz (KI)<\/a><\/strong> stetig verbessert. So k\u00f6nnen Fehlerquoten mittels immer intelligenter werdender Software minimiert und Arbeitnehmer: innen bei der Rechnungsverarbeitung unterst\u00fctzt werden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Lohnt sich die Digitalisierung im Rechnungswesen auch bei geringem Rechnungseingang?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die digitale Rechnungsverarbeitung hat bis dato vorwiegend Einzug in der Industrie genommen, da dort durch die fortw\u00e4hrende Zulieferung von Waren deutlich mehr Rechnungen zu bearbeiten sind als in anderen Branchen, wie dem Finanzsektor<\/a>. Denn schon ein Blick in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung von Finanzunternehmen zeigt, dass das Thema des Materialaufwands dort nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch lohnt sich die Digitalisierung<\/a> auch in Unternehmen und Organisationen mit geringerem Rechnungseingang, wie folgende sechs Szenarien verdeutlichen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>6 Szenarien zum analogen Umgang mit Eingangsrechnungen und deren Folgen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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  1. R\u00fcckfrage zur Rechnung mittels Post-it (Klebezettel):<\/strong> Rechnung wird in den Postkorb des\/der Kollegen:in gelegt, diese(r) beantwortet die R\u00fcckfrage, die Rechnung wird zur\u00fcck in den Postkorb des \u201eFragenden\u201c verteilt, diese(r) muss sich wieder neu hineindenken.
    Die Folge: Zeitverzug.<\/strong><\/em><\/li>\n\n\n\n
  2. Rechnungen bleiben liegen: <\/strong>beispielsweise, da Freigeber:in im Urlaub oder auf Dienstreise <\/a>ist.
    Die Folge:     Skontofrist<\/a> verpasst oder Mahnungen erhalten.<\/strong><\/em><\/li>\n\n\n\n
  3. Erst kommen Rechnungen per E-Mail<\/a>, dann in Papierform an: <\/strong>Doppelte Pr\u00fcfung, vielleicht sogar doppelte Bezahlung
    Die Folge: hoher Aufwand der Kl\u00e4rung<\/em><\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
  4. Der klassische Anruf \u201eIst meine Rechnung schon eingegangen?\u201c oder \u201eWann kann ich mit dem Bezahlungseingang rechnen?\u201c: <\/strong>durch fehlende Transparenz \u00fcber eingegangene Rechnungen und deren Bezahlungsfristen k\u00f6nnen Mitarbeiter:innen oft keine Antwort geben oder m\u00fcssen sich erst durch verschiedenste Abteilungen telefonieren, bis sie eine Antwort erhalten.
    Die Folge: hoher Zeitaufwand.<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
  5. Mitarbeitender hat seinen \u201eHomeoffice-Tag\u201c<\/strong>, daher bleiben Rechnungen liegen
    Die Folge: Zeitverzug.<\/em><\/strong><\/li>\n\n\n\n
  6. Mitarbeiter:in f\u00e4ngt neu im Unternehmen an und kennt einen digitalen Rechnungsprozess noch aus dem Vorunternehmen.<\/strong> Jetzt steht das Unternehmen aber ganz sch\u00f6n \u201eoldschool\u201c da.
    Die Folge: Imageverlust.<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Kommt Dir das bekannt vor? Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung l\u00e4sst sich hier Abhilfe schaffen, denn diese Vorteile bietet eine automatisierte Bearbeitung von Rechnungen:<\/p>\n\n\n\n

    <\/span> 4 Gr\u00fcnde f\u00fcr die Digitalisierung im Rechnungswesen <\/span><\/h2>\n\n\n\n

    1. K\u00fcrzere Durchlaufzeiten & k\u00fcrzere Bearbeitungszeiten<\/h3>\n\n\n\n

    Das Beispiel zur Kl\u00e4rung der \u201eR\u00fcckfrage zur Rechnung mittels Post-it\u201c verdeutlicht, dass die Durchlaufzeiten zur Pr\u00fcfung einer Rechnung langwierig sein k\u00f6nnen. Laut dem Institut f\u00fcr Wirtschaftsinformatik Leibniz Universit\u00e4t Hannover kann die Kontrolle\/Freigabe bis zu 14 Tage dauern. Mit einer digitalen Verarbeitung von Rechnungen lassen sich Durchlaufzeiten erheblich verk\u00fcrzen, da die R\u00fcckfrage den Kollegen:innen direkt digital vorliegt und keine Zeit f\u00fcr die \u201eZustellung\u201c verloren geht. Nat\u00fcrlich wirkt sich die k\u00fcrzere Bearbeitungszeit positiv auf die Skontoertr\u00e4ge aus. Auch die eigentliche Bearbeitungszeit verk\u00fcrzt sich, da die Pr\u00fcfung\/Freigabe der Rechnung<\/a> formularbasiert unterst\u00fctzt wird, wichtige Stammdaten<\/a> automatisiert erkannt werden und die Anzahl an R\u00fcckfragen geringer wird.<\/p>\n\n\n\n

    2. Zukunftsf\u00e4hig durch ortsunabh\u00e4ngiges Arbeiten<\/h3>\n\n\n\n

    Sp\u00e4testens seit der Corona-Pandemie ist Homeoffice und Remote Work<\/a> f\u00fcr viele Unternehmen zum Standard geworden. Diese Ver\u00e4nderung auf dem Arbeitsmarkt wird auch in den n\u00e4chsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Mit einer digitalen L\u00f6sung f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung haben Unternehmen eine gute Antwort auf diese Ver\u00e4nderungen und k\u00f6nnen sich ihren Mitarbeitenden gegen\u00fcber modern pr\u00e4sentieren.<\/p>\n\n\n\n

    3. Transparenzgewinn<\/h3>\n\n\n\n

    Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung k\u00f6nnen berechtigte Mitarbeitende zu jeder Zeit den Status zu jeder Rechnung einsehen. Sie k\u00f6nnen sich s\u00e4mtliche Rechnungen zur Ansicht bringen und wissen, welche Auszahlungen bald anstehen. Und sollte doch mal eine R\u00fcckfrage \u201eliegen bleiben\u201c, m\u00fcssen sie nicht erst herausfinden, bei wem die Rechnung aktuell liegt, sondern k\u00f6nnen es direkt in der Software pr\u00fcfen. So spart man Zeit, Geld und Nerven.<\/p>\n\n\n\n

    4. Rechtskonforme Archivierung<\/h3>\n\n\n\n

    Ganz nebenbei wird noch ein weiteres Problem gel\u00f6st: Rechnungen werden direkt rechtskonform elektronisch archiviert<\/a>. Auch eine Suche von Rechnungen bleibt Mitarbeitenden zuk\u00fcnftig erspart, dank des digitalen Archivs<\/a> m\u00fcssen sie nie wieder Rechnungen suchen, sondern finden diese direkt. Egal, ob alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Rechnungen eines Lieferanten angezeigt werden sollen, mit der Metadatensuche werden die ben\u00f6tigten Rechnungen schnell angezeigt.<\/p>\n\n\n\n

    Bleibt immer noch die Frage, ob sich eine solche L\u00f6sung auch f\u00fcr das eigene Unternehmen lohnt? Um es vorwegzusagen: Ja. Oder zumindest: Wahrscheinlich ja. Aber schauen wir uns den ROI einmal etwas genauer an.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Software zur Digitalisierung im Rechnungswesen live erleben<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Florian Breuer, BPM-Consultant im Financial Services Team bei der d.velop AG, pr\u00e4sentiert im Video den automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess mit d.velop invoices in der Cloud.<\/p>\n\n\n\n

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