{"id":32304,"date":"2022-05-25T12:07:44","date_gmt":"2022-05-25T10:07:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=32304"},"modified":"2025-02-19T11:53:20","modified_gmt":"2025-02-19T10:53:20","slug":"datenschutz-im-personalwesen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/datenschutz-im-personalwesen\/","title":{"rendered":"[Interview] Datenschutz im Personalwesen: Das gilt es bei HR-Software zu beachten"},"content":{"rendered":"\n

Sobald Personaler:innen mit dem Gedanken spielen, eine HR-Software im Unternehmen einzuf\u00fchren, sind zuallererst rechtliche Fragen zu kl\u00e4ren. Besonders dem Datenschutz sollte hier viel Aufmerksamkeit gewidmet werden. Behandeln Personaler:innen oder Projektbeauftragte das Thema zu sp\u00e4t oder nicht sorgf\u00e4ltig genug, k\u00f6nnen Probleme bei der Einf\u00fchrung von HR-Software auftreten. <\/p>\n\n\n\n

Damit genau das nicht passiert, beantwortet unser Datenschutz-Experte von der Keyed GmbH<\/a>, Nils M\u00f6llers, folgende Frage: Wie kann HR-Software rechtssicher genutzt werden und was gilt es beim Datenschutz im Personalwesen zu beachten?<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Starten wir mit der ersten Frage zum Datenschutz im Personalwesen: Welche rechtlichen Risiken und Herausforderungen sind beim Einsatz von HR-Software-L\u00f6sungen zu beachten?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: F\u00fcr die konforme Einf\u00fchrung von HR-Software L\u00f6sungen sind diverse Rechtsgebiete zu ber\u00fccksichtigen, wie zum Beispiel das Arbeitsrecht oder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)<\/a>. Die gr\u00f6\u00dften Risiken im HR-Bereich stecken allerdings im Datenschutzrecht. Insbesondere die Bereiche Recruiting, Verwaltung der Personaldaten und HR-Dokumente sowie Bewerbermanagement sind hier von gro\u00dfer Bedeutung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was sind h\u00e4ufige Fehler, die beim Datenschutz im Personalwesen gemacht werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: Der h\u00e4ufigste Fehler ist sicherlich die falsche Auswahl der Rechtsgrundlage f\u00fcr eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Leider findet man heute immer noch einige HR-Bereiche, welche aus lauter Angst oder Unwissen f\u00fcr jede Verarbeitung eine Einwilligung von ihren Besch\u00e4ftigten einholen. Die Einwilligung ist die Rechtsgrundlage mit den h\u00f6chsten Anforderungen an die konforme Umsetzung und oftmals im Besch\u00e4ftigungskontext gar nicht abbildbar (zum Beispiel durch eingeschr\u00e4nkte Freiwilligkeit). Das hat der Gesetzgeber fr\u00fchzeitig erkannt und mit dem Art. 88 DSGVO<\/a> (Datenschutz-Grundverordnung) einen Bereich definiert, wo HR keine explizite Einwilligung ben\u00f6tigt.<\/p>\n\n\n\n

Das bedeutet nat\u00fcrlich nicht, dass man gar keine Einwilligungen im Besch\u00e4ftigungskontext wirksam einholen kann. Dennoch ben\u00f6tigt man die Einwilligung sicherlich nicht f\u00fcr Verarbeitungen, welche zwingend notwendig f\u00fcr die Besch\u00e4ftigung sind. Die Einholung einer Einwilligung w\u00e4re hingegen sinnvoll f\u00fcr die Ver\u00f6ffentlichung von Besch\u00e4ftigtenfotos auf Webseiten oder sozialen Netzwerken. Hier kann eine vollst\u00e4ndige Freiwilligkeit gew\u00e4hrleistet werden, sodass die Wirksamkeit einer Einwilligung nicht beeintr\u00e4chtigt wird.<\/p>\n\n\n\n

\n

Wusstest du, dass..<\/h3>\n\n\n\n

die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wie wir sie heute kennen, seit dem 25. Mai 2018<\/strong> gilt?<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Welche Anforderungen m\u00fcssen Unternehmen erf\u00fcllen, um HR-Dokumente digital zu verwalten und zu versenden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: Pauschal kann man das nat\u00fcrlich nur schwer beantworten, da es eine Vielzahl an Anforderungen aus diversen Gesetzen gibt. F\u00fcr den Datenschutz sind es vornehmlich die Einhaltung der Grunds\u00e4tze des Datenschutzes gem\u00e4\u00df Art. 5 DSGVO. Darauf aufbauend ist dann die Auswahl der richtigen Rechtsgrundlagen wichtig, sowie die Ber\u00fccksichtigung eines angemessenen Schutzniveaus. Nicht zu vergessen ist nat\u00fcrlich, dass alle Datenempf\u00e4nger im HR-Kontext vertraglich ber\u00fccksichtigt werden m\u00fcssen \u2013 mit zum Beispiel Auftragsverarbeitungsvertr\u00e4gen gem\u00e4\u00df Art. 28 DSGVO.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was bedeutet der Artikel 32 zur DSGVO f\u00fcr HR-Abteilungen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: Grunds\u00e4tzlich bedeutet der Art. 32 DSGVO f\u00fcr alle Unternehmensbereiche das gleiche Vorgehen. Es m\u00fcssen Sicherheitsma\u00dfnahmen eingef\u00fchrt werden, welche ein angemessenes Schutzniveau f\u00fcr die personenbezogenen Daten gew\u00e4hrleisten. Um im Ergebnis ein angemessenes Schutzniveau zu erreichen, m\u00fcssen auf Grundlage der Art der Daten, welche verarbeitet werden sollen, wirksame Ma\u00dfnahmen entwickelt werden.<\/p>\n\n\n\n

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Sicherheitsma\u00dfnahmen in HR-Abteilungen deutlich st\u00e4rker ausfallen, da hier besondere Kategorien von personenbezogenen Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. F\u00fcr die Bewertung des Sicherheitsniveaus empfiehlt sich in jedem Fall die Konsultation durch den Datenschutzbeauftragten. Hier liegt der Fokus auf Sicherheitsma\u00dfnahmen in HR-Abteilungen wie der Verschl\u00fcsselung von Daten, besonderen Berechtigungskonzepten der HR-Software-L\u00f6sungen oder einem praktikablen L\u00f6schkonzept.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>K\u00f6nnen Sie uns ein Beispiel nennen, wo Digitalisierung & Datenschutz \u00fcber eine Softwarel\u00f6sung gut funktionieren?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: Da gibt es sicherlich viele spannende Cases. Gerade in Zeiten von Mobile Office und Remote Work wird das digitale Zustellen von HR-Dokumenten nat\u00fcrlich extrem relevant, damit Mitarbeitende orts- und ger\u00e4teunabh\u00e4ngig auf Dokumente zugreifen k\u00f6nnen. Vor allem f\u00fcr Dokumente wie Vertr\u00e4ge oder Gehaltsabrechnungen scheidet ein Versand per E-Mail aus diversen Gr\u00fcnden schnell aus. Beispielsweise enthalten Lohnabrechnungen besonders sch\u00fctzenswerte Daten, die aufgrund mangelnder Verschl\u00fcsselung nicht per E-Mail \u00fcbermittelt werden d\u00fcrfen. Daher bietet d.velop postbox<\/a> sowohl f\u00fcr Empf\u00e4ngerinnen und Empf\u00e4nger als auch f\u00fcr Personaler eine gute technologische Basis.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was sind die Vorteile einer digitalen HR-L\u00f6sung im Vergleich zum klassischen papierbasierten Prozess?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: Die Vorteile f\u00fcr den Datenschutz liegen auf der Hand. Es finden weniger Medienbr\u00fcche statt, was im Ergebnis dazu f\u00fchrt, dass die Fehlerquelle f\u00fcr Eingaben und Weitergaben von Daten massiv reduziert werden. Aber nat\u00fcrlich gibt es neben dem geringeren Risiko auch einige Prozessvorteile. Papierbasierte Prozesse sind nicht nur teuer und ineffizient, sondern k\u00f6nnen auch Probleme beim Datenschutz aufweisen.<\/p>\n\n\n\n

Wenn es beispielsweise um die Verteilung von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen per Hauspost geht, kann es im h\u00e4ufiger dazu kommen, dass Unterlagen lange herumliegen, wenn Mitarbeitende nicht vor Ort sind. So k\u00f6nnen unberechtigte Personen Zugriff zu personenbezogenen Daten bekommen. Das kann durch die digitale Zustellung von HR-L\u00f6sungen einfach vermieden werden, da die Dokumente, die per Online Post verschickt werden, nur der entsprechende Mitarbeitende Zugriff hat.<\/p>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus profitiert auch die Umwelt von digitalen HR-Prozessen. W\u00e4hrend bei dem postalischen Versand von HR-Dokumenten nicht nur eine gro\u00dfe Menge an Papier verbraucht und CO2 ausgesto\u00dfen wird, f\u00e4llt all das bei der digitalen Zustellung weg. Ebenso werden die vielen manuellen Schritte bei der digitalen L\u00f6sung eliminiert, da Prozesse wie Druck, Kuvertierung und Versand nicht mehr notwendig sind. Das entlastet Ihre Personalabteilung nachhaltig und es bleibt wieder mehr Zeit f\u00fcr die wirklich wichtigen To Do\u2019s.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

<\/span>Wie kann die Datenschutzskepsis der Mitarbeitenden verringert werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Nils M\u00f6llers<\/strong>: Das sollte mit der Erf\u00fcllung einer Anforderung der DSGVO kombiniert werden. Die Rede ist von der Erf\u00fcllung von Informationspflichten gem\u00e4\u00df Art. 12 ff. DSGVO. Durch eine transparente Datenschutzerkl\u00e4rung zum Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis k\u00f6nnen einige Fragen auf Seiten der Besch\u00e4ftigten gekl\u00e4rt werden und es kommt zu weniger Missverst\u00e4ndnissen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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