{"id":33026,"date":"2024-07-25T14:38:58","date_gmt":"2024-07-25T12:38:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=33026"},"modified":"2025-03-27T10:50:39","modified_gmt":"2025-03-27T09:50:39","slug":"online-rechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/online-rechnung\/","title":{"rendered":"Online Rechnung, Word-Datei oder Papier? Die M\u00f6glichkeiten zur Rechnungserstellung"},"content":{"rendered":"\n

Die Rechnungserstellung ist bei jedem Dienstleister oder produzierenden Unternehmen eines der zentralsten Themen. Besonders f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige sowie kleinere und mittelst\u00e4ndische Unternehmen, die keine vollumf\u00e4ngliche Buchhaltungssoftware im Einsatz haben, stellen sich dabei oftmals zwei Fragen. Zum einen: Wie erstelle ich eine Rechnung, die alle rechtlichen Anforderungen erf\u00fcllt? Diese Frage haben wir in unserem Blogartikel \u201ePflichtangaben Rechnung: Was muss auf einer Rechnung stehen?<\/a>\u201c bereits beantwortet. Zum anderen: Erstelle ich eine Online Rechnung oder bleibe ich doch lieber bei der Papierform? Eine Hilfestellung zur Beantwortung dieser Frage geben wir mit diesem Artikel.<\/p>\n\n\n\n

Es ist allerdings vorwegzunehmen,<\/strong> dass diese Wahl in nicht allzu weiter Zukunft deutlich eingeschr\u00e4nkt wird. Denn die E-Rechnungspflicht<\/strong><\/a> f\u00fcr den Gesch\u00e4ftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen ist zum 01. Januar 2025<\/strong> in Kraft getreten. Die Verpflichtung geht aus der Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancen-Gesetz am 21. M\u00e4rz 2024 hervor. Die Einf\u00fchrung der verpflichtenden elektronischen Rechnung verl\u00e4uft stufenweise und ist mit etwaigen \u00dcbergangsregelungen bis 2028 geplant.  <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Rechnungen online oder in Papierform stellen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein klassisches Rechnungsschreiben hat den Zweck, Kunden:innen \u00fcber den Geldbetrag zu informieren, der f\u00fcr eine Warenlieferung oder Dienstleistung bezahlt werden muss. Damit geht stets eine entsprechende Zahlungsaufforderung einher.<\/p>\n\n\n\n

Option 1: Klassische Papierrechnung<\/h3>\n\n\n\n

Grunds\u00e4tzlich gibt es zwei Wege zur Erstellung und \u00dcbermittlung einer Rechnung. Die erste Option ist die klassische Papierrechnung. Diese wird mittlerweile meist mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen oder anderen B\u00fcroanwendungen erstellt, ausgedruckt und dann per Post an die Kunden:innen verschickt. Standard Office-L\u00f6sungen wie Microsoft Office oder LibreOffice bieten alle daf\u00fcr ben\u00f6tigten Funktionen. Allerdings wird diese Option mit der Einf\u00fchrung der E-Rechnungspflicht in K\u00fcrze f\u00fcr die allermeisten Unternehmen der Vergangenheit angeh\u00f6ren. Im Zuge der gesetzlichen \u00c4nderungen m\u00fcssen Unternehmen zuk\u00fcnftig fast ausschlie\u00dflich auf die Verwendung elektronischer Rechnungen<\/a> umstellen. Ausnahmen gibt es z.B. im Bereich von Kleinstbetragsrechnungen unter 250 \u20ac sowie bei Fahrausweisen.<\/p>\n\n\n\n

Option 2: Digitale Online Rechnung<\/h3>\n\n\n\n

Die zweite Option zur Rechnungserstellung ist eine digitale Online Rechnung. Dabei kann beispielsweise aus einem erstellten Textdokument eine PDF- oder XML-Datei generiert und per E-Mail verschickt werden. Was es hierbei zu beachten gilt, haben wir in unserem Blogartikel \u201eRechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte m\u00fcssen Sie achten!<\/a>\u201c zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Kontext bezieht sich der Begriff \u201eOnline\u201c allerdings nicht (nur) auf das digitale Format der Rechnung, sondern auch auf die Art und Weise, der Erstellung. Denn in den letzten Jahren haben sich zahlreiche spezialisierte Anwendungen f\u00fcr das Erstellen von Rechnungen etabliert, die Online als Software-as-a-Service L\u00f6sungen genutzt werden k\u00f6nnen. Mithilfe dieser Rechnungsanwendungen k\u00f6nnen viele Schritte bei der Erstellung von Rechnungen automatisiert werden. Die standardisierten Angaben beim Schreiben einer Rechnung werden automatisch ausgef\u00fcllt und sind die Daten eines Kunden einmal angelegt, k\u00f6nnen sie bei der n\u00e4chsten Rechnung bequem aus einer Datenbank abgerufen werden. Die fertige Online Rechnung kann dann mit einem Klick direkt aus der Software zum Beispiel per Mail an Kunden:innen verschickt werden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>6 Vorteile bei der Nutzung eines Rechnungsprogramms zur Erstellung einer Online Rechnung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Nutzung eines Online Rechnungsprogramms bietet vor allem f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige sowie kleine und mittlere Unternehmen, die nicht \u00fcber eine vollumf\u00e4ngliche Buchhaltungssoftware verf\u00fcgen, entscheidende Vorteile. Einige davon haben wir im Folgenden zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Rechnungsvorlagen k\u00f6nnen mit wenigen Klicks verwaltet werden und sind immer auf dem neuesten Stand.<\/li>\n\n\n\n
  2. Preise, Umsatzsteuer sowie Rabatte werden stets automatisch berechnet.<\/li>\n\n\n\n
  3. Zeit- und Kostenersparnis im Vergleich zum Versand einer klassischen Papierrechnung.<\/li>\n\n\n\n
  4. Beseitigung von Fehlerquellen wie die versehentliche doppelte Vergabe einer Rechnungsnummer und weitere Kontrollfunktionen.<\/li>\n\n\n\n
  5. Stets aktuelle \u00dcbersicht aller versendeten Rechnungen.<\/li>\n\n\n\n
  6. Rechnungen k\u00f6nnen ortsunabh\u00e4ngig und von jedem Ger\u00e4t aus gestellt und verwaltet werden.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Zus\u00e4tzlich wird die Nutzung eines spezialisierten Rechnungsprogramms auch im Rahmen der kommenden E-Rechnungspflicht<\/a> f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe immer interessanter. Denn entsprechende Software-L\u00f6sungen erm\u00f6glichen eine einfache rechtssichere Erstellung elektronischer Rechnungen im richtigen Rechnungsformat, ohne das Unternehmen sich selbst mit den Spezifika der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate<\/a> auseinandersetzen m\u00fcssen.   <\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Begriffsabgrenzung Online Rechnung \u2260 Elektronische Rechnung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Im Dschungel der verschiedenen Rechnungsformen und -formate ist eine genaue Unterscheidung wichtig. Denn in Deutschland wird nicht jede Rechnung, die in einem digitalen Format vorliegt, automatisch als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinne anerkannt.<\/p>\n\n\n\n

    Nur die Online Rechnungen, die ein strukturiertes oder hybrides Datenformat enthalten, gelten als elektronische Rechnungen. Ein Beispiel f\u00fcr eine Rechnung mit einem strukturierten Datenformat ist die XRechnung<\/a>. Hier liegen alle Informationen im maschinenlesbaren XML-Format vor und m\u00fcssen f\u00fcr die Pr\u00fcfung und Freigabe vom Empf\u00e4nger zun\u00e4chst visualisiert werden. Die ZUGFeRD Rechnung<\/a> ist ein Beispiel f\u00fcr ein hybrides Format. Diese enth\u00e4lt stets sowohl ein menschenlesbares PDF als auch die strukturierten Daten im maschinenlesbaren XML-Format.<\/p>\n\n\n\n

    \"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Eine PDF- oder Word-Datei, die per Mail versendet wird, ist daher zwar eine Online Rechnung jedoch keine elektronische Rechnung. Dies ist besonders wichtig f\u00fcr alle, die mit \u00f6ffentlichen Auftraggebern gesch\u00e4ftlichen Kontakt haben, denn in diesem Umfeld ist die elektronische Rechnung bereits Pflicht. Seit 2025 wurde diese Pflicht auch auf den Gesch\u00e4ftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet.<\/p>\n\n\n\n

    Auch wenn in Deutschland einige \u00dcbergangsregelungen f\u00fcr die Erstellung elektronischer Rechnungen vorgesehen sind, empfiehlt es sich fr\u00fchzeitig die Prozesse rund um die Rechnungserstellung unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, welche Anpassungen im Rahmen der kommenden gesetzlichen \u00c4nderungen vorgenommen werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

    Die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen gewinnt dabei aufgrund der bereits ab n\u00e4chstem Jahr geltenden Empfangspflicht f\u00fcr elektronische Rechnungen schon jetzt eine immer gr\u00f6\u00dfere Bedeutung f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe und Branche. Welche Vorteile diese hat, wie sie funktioniert und wie genau eine passende L\u00f6sung aussieht, mit der alle Anforderungen rund um die E-Rechnungspflicht schon heute abgedeckt sind, erf\u00e4hrst Du in unserem Webinar.<\/p>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    \n

    <\/p>\n\n\n\n