<\/span>Definition Capturing <\/span><\/h2>\n\n\n\nMitsamt der Digitalisierung st\u00f6\u00dft man auch vermehrt auf den Begriff \u201eCapturing\u201c. Doch was ist damit eigentlich genau gemeint? Wenn man \u201eto capture\u201c in einen \u00dcbersetzer eingibt, erh\u00e4lt man eine Vielzahl an Ergebnissen unter anderem \u201eerfassen\u201c, \u201eeinfangen\u201c oder auch \u201ekapern\u201c. Letzteres k\u00f6nnen wir nicht wirklich in Zusammenhang mit der Digitalisierung bringen. Capturing bedeutet auf Deutsch in dem Zusammenhang der Digitalisierung \u201eErfassen\u201c. Gemeint ist damit das Erfassen einzelner Dokumente und Belege.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>Was ist Capturing genau?<\/span><\/h2>\n\n\n\nZiel und Nutzen<\/h3>\n\n\n\n
Im Zuge des Capturings werden Papierdokumente (Briefe, Rechnungen, Bestellungen etc.), aber auch digitale Dokumente (E-Mails inkl. Anh\u00e4nge usw.) erfasst. Mittels Software werden die Dokumente in jederzeit verf\u00fcgbare Informationen bzw. Datens\u00e4tze umgewandelt. Diese werden dann an die dazugeh\u00f6rigen Gesch\u00e4ftsanwendungen, -prozesse und -workflows \u00fcbergeben. Das Capturing verfolgt das Ziel und den Nutzen, Informationen automatisch, schnell, einfach und m\u00f6glichst genau zu erfassen. Prozesse wie das Order-Management<\/a> in einem Unternehmen k\u00f6nnen mittels Capturing optimiert werden.<\/p>\n\n\n\nF\u00fcr eine gut funktionierende Dokumentenverarbeitung und -verteilung ist eine korrekte Erfassung unumg\u00e4nglich. Dazu dient das Capturing. Der Automatisierungsgrad des Vorgangs der Dokumentenerfassung bestimmt die damit verbundenen Aufw\u00e4nde und Kosten. In der entsprechenden Capturing-Software werden u.a. physische Dokumente gescannt, Dateinamen anschlie\u00dfend automatisch vergeben (aus dem Dokument oder mit einem Barcode) und anschlie\u00dfend in einer vordefinierten Ablage, z.B. Dokumentenmanagementsysteme, abgelegt.<\/p>\n\n\n\n
Methoden zur Erfassung<\/h3>\n\n\n\n
F\u00fcr diesen Vorgang gibt es zwei g\u00e4ngige Methoden der Erfassung: einerseits das halbautomatische Erfassen mit der Software als Grundlage, aber einer zus\u00e4tzlichen Nachbearbeitung durch Mitarbeitende. Demgegen\u00fcber steht die automatische Indexierung<\/a>. Dabei \u00fcbernimmt die Software die Zuordnung von Dokumenten selbstst\u00e4ndig. Mehr zur Indexierung von Dokumenten findest du in unserem entsprechenden Blogartikel.<\/p>\n\n\n\nDie nachfolgende Abbildung stellt die M\u00f6glichkeiten des Capturings dar. Dokumente verschiedenster Art k\u00f6nnen dank einer Capturing-L\u00f6sung in verwertbare Informationen \u201e\u00fcbersetzt\u201c werden.<\/p>\n\n\n
\n![\"Funktionsweise](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/capturing-loesung-funktionsweise.png\")
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<\/span>Capturing bedeutet mehr Kontrolle<\/span><\/h2>\n\n\n\nIn vielen Unternehmen gibt es immer noch eine Menge Papier. Manuelle und papierbasierte Prozesse bestimmen den Alltag. Dies macht die Kommunikation und die Informationstransparenz sowie die unternehmerische Transparenz schwierig. Dadurch verl\u00e4ngern sich die Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Dies hat Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Kunden:innen und den damit verbundenen Ertrag. Unabh\u00e4ngig von der Art des Problems, kann die elektronische Informationserfassung helfen, die Kontrolle \u00fcber die Inhalte im Unternehmen zur\u00fcckzugewinnen.<\/p>\n\n\n\n
Capturing eignet sich daher perfekt f\u00fcr Unternehmen mit langsamen, manuellen, fehleranf\u00e4lligen oder teuren nach au\u00dfen gerichteten Prozessen. Richtig eingesetzt, kann die Informationserfassung den Empfang, die Dateneingabe, die Verarbeitung und die Ausgabe von Dokumenten und elektronischen Daten praktisch jeder Herkunft in einem beliebigen Format und an jedes Ziel weitgehend automatisieren.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>N\u00fctzliche Werkzeuge f\u00fcr das Capturing<\/span><\/h2>\n\n\n\nIm Zuge des Scannens und digitalisieren von Papierbelegen, gibt es einige sinnvolle Werkzeuge, die verwendet werden k\u00f6nnen, um den Vorgang effizient zu gestalten. Daher ist bei einem Kauf einer Capturing-Software darauf zu achten, dass diese die folgenden Funktionen in jedem Fall abdecken kann:<\/p>\n\n\n\n
\n- Seiten drehen<\/strong>: Sollte sich beim Scannen eines Papierbeleges ein Fehler eingeschlichen haben, so kann dieser leicht korrigiert werden. Seiten lassen sich so lange um 90\u00b0 drehen, bis die korrekte Position erreicht ist.<\/li>\n\n\n\n
- Seiten hinzuf\u00fcgen<\/strong>: In ein bestehendes digitales Dokument k\u00f6nnen problemlos noch weitere Seiten hinzugef\u00fcgt werden. Die einzuf\u00fcgenden Seiten k\u00f6nnen bereits digital vorliegen oder noch eingescannt werden.<\/li>\n\n\n\n
- Seiten l\u00f6schen\/verschieben<\/strong>: Leere Seiten zwischen den eingescannten Dokumenten k\u00f6nnen einfach gel\u00f6scht werden. Einzelne Seiten sollten sich einfach verschieben und neu anordnen lassen.<\/li>\n\n\n\n
- Seiten trennen<\/strong>: Die M\u00f6glichkeit ein Dokument zu trennen und daraus mehrere zu machen sollte gegeben sein. Dazu k\u00f6nnen KI-gest\u00fctzte Services genutzt werden, sodass es keine Barcode-Trennbl\u00e4tter mehr braucht.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
<\/span>Capturing erfolgreich im Unternehmen einsetzen<\/span><\/h2>\n\n\n\nEs empfiehlt sich f\u00fcr Firmen, die die Digitalisierung vorantreiben wollen, diese stufenweise anzugehen. Es hat sich vermehrt in Studien gezeigt, dass Unternehmen mit Capturing-Erfahrung auch eine Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse verzeichnen. Das schrittweise Vorgehen erm\u00f6glicht es, mit zunehmender Erfahrung vermehrt Erfolge zu verzeichnen. F\u00fcr die Etablierung neuer Software im Unternehmen braucht es zum einen Zeit und zum anderen auch die Unterst\u00fctzung und den Zuspruch der Mitarbeitenden. Capturing bringt den Anwender:innen zahlreiche Vorteile. Durch die Automatisierung der Vorg\u00e4nge wird Zeit und Geld gespart. Auch f\u00fcr diejenigen, die im Unternehmen mit den Dokumenten arbeiten wird es um einiges leichter und effizienter. Denn durch die digitale Archivierung der Dokumente k\u00f6nnen diese immer wieder ohne gro\u00dfen Aufwand gefunden werden.<\/p>\n\n\n\n
Capturing bedeutet die Schonung von Unternehmensressourcen. Es wird manuelle Arbeit bei der Datenerfassung und Zeit beim Suchen von Dokumenten reduziert \u2013 dank Volltextsuche, k\u00f6nnen diese schnell gefunden werden. Zudem wird Zeit durch das gleichzeitige Verteilen von Dokumentendaten an mehrere Systeme bei gleichzeitig zentraler Dokumentenablage<\/a> gespart. F\u00fcr die Mitarbeitenden ist das eine Entlastung von monotonen und zeitfressenden Aufgaben, dadurch haben sie mehr Zeit f\u00fcr anspruchsvollere T\u00e4tigkeiten. Allgemein erh\u00f6ht das die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit.<\/p>\n\n\n\n\nDer digitale Posteingang \u200bals Grundbaustein f\u00fcr ein papierloses B\u00fcro<\/strong><\/p>\n\n\n\n\t
Ziel und Nutzen<\/h3>\n\n\n\n
Im Zuge des Capturings werden Papierdokumente (Briefe, Rechnungen, Bestellungen etc.), aber auch digitale Dokumente (E-Mails inkl. Anh\u00e4nge usw.) erfasst. Mittels Software werden die Dokumente in jederzeit verf\u00fcgbare Informationen bzw. Datens\u00e4tze umgewandelt. Diese werden dann an die dazugeh\u00f6rigen Gesch\u00e4ftsanwendungen, -prozesse und -workflows \u00fcbergeben. Das Capturing verfolgt das Ziel und den Nutzen, Informationen automatisch, schnell, einfach und m\u00f6glichst genau zu erfassen. Prozesse wie das Order-Management<\/a> in einem Unternehmen k\u00f6nnen mittels Capturing optimiert werden.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr eine gut funktionierende Dokumentenverarbeitung und -verteilung ist eine korrekte Erfassung unumg\u00e4nglich. Dazu dient das Capturing. Der Automatisierungsgrad des Vorgangs der Dokumentenerfassung bestimmt die damit verbundenen Aufw\u00e4nde und Kosten. In der entsprechenden Capturing-Software werden u.a. physische Dokumente gescannt, Dateinamen anschlie\u00dfend automatisch vergeben (aus dem Dokument oder mit einem Barcode) und anschlie\u00dfend in einer vordefinierten Ablage, z.B. Dokumentenmanagementsysteme, abgelegt.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr diesen Vorgang gibt es zwei g\u00e4ngige Methoden der Erfassung: einerseits das halbautomatische Erfassen mit der Software als Grundlage, aber einer zus\u00e4tzlichen Nachbearbeitung durch Mitarbeitende. Demgegen\u00fcber steht die automatische Indexierung<\/a>. Dabei \u00fcbernimmt die Software die Zuordnung von Dokumenten selbstst\u00e4ndig. Mehr zur Indexierung von Dokumenten findest du in unserem entsprechenden Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n Die nachfolgende Abbildung stellt die M\u00f6glichkeiten des Capturings dar. Dokumente verschiedenster Art k\u00f6nnen dank einer Capturing-L\u00f6sung in verwertbare Informationen \u201e\u00fcbersetzt\u201c werden.<\/p>\n\n\n In vielen Unternehmen gibt es immer noch eine Menge Papier. Manuelle und papierbasierte Prozesse bestimmen den Alltag. Dies macht die Kommunikation und die Informationstransparenz sowie die unternehmerische Transparenz schwierig. Dadurch verl\u00e4ngern sich die Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Dies hat Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Kunden:innen und den damit verbundenen Ertrag. Unabh\u00e4ngig von der Art des Problems, kann die elektronische Informationserfassung helfen, die Kontrolle \u00fcber die Inhalte im Unternehmen zur\u00fcckzugewinnen.<\/p>\n\n\n\n Capturing eignet sich daher perfekt f\u00fcr Unternehmen mit langsamen, manuellen, fehleranf\u00e4lligen oder teuren nach au\u00dfen gerichteten Prozessen. Richtig eingesetzt, kann die Informationserfassung den Empfang, die Dateneingabe, die Verarbeitung und die Ausgabe von Dokumenten und elektronischen Daten praktisch jeder Herkunft in einem beliebigen Format und an jedes Ziel weitgehend automatisieren.<\/p>\n\n\n\n Im Zuge des Scannens und digitalisieren von Papierbelegen, gibt es einige sinnvolle Werkzeuge, die verwendet werden k\u00f6nnen, um den Vorgang effizient zu gestalten. Daher ist bei einem Kauf einer Capturing-Software darauf zu achten, dass diese die folgenden Funktionen in jedem Fall abdecken kann:<\/p>\n\n\n\n Es empfiehlt sich f\u00fcr Firmen, die die Digitalisierung vorantreiben wollen, diese stufenweise anzugehen. Es hat sich vermehrt in Studien gezeigt, dass Unternehmen mit Capturing-Erfahrung auch eine Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse verzeichnen. Das schrittweise Vorgehen erm\u00f6glicht es, mit zunehmender Erfahrung vermehrt Erfolge zu verzeichnen. F\u00fcr die Etablierung neuer Software im Unternehmen braucht es zum einen Zeit und zum anderen auch die Unterst\u00fctzung und den Zuspruch der Mitarbeitenden. Capturing bringt den Anwender:innen zahlreiche Vorteile. Durch die Automatisierung der Vorg\u00e4nge wird Zeit und Geld gespart. Auch f\u00fcr diejenigen, die im Unternehmen mit den Dokumenten arbeiten wird es um einiges leichter und effizienter. Denn durch die digitale Archivierung der Dokumente k\u00f6nnen diese immer wieder ohne gro\u00dfen Aufwand gefunden werden.<\/p>\n\n\n\n Capturing bedeutet die Schonung von Unternehmensressourcen. Es wird manuelle Arbeit bei der Datenerfassung und Zeit beim Suchen von Dokumenten reduziert \u2013 dank Volltextsuche, k\u00f6nnen diese schnell gefunden werden. Zudem wird Zeit durch das gleichzeitige Verteilen von Dokumentendaten an mehrere Systeme bei gleichzeitig zentraler Dokumentenablage<\/a> gespart. F\u00fcr die Mitarbeitenden ist das eine Entlastung von monotonen und zeitfressenden Aufgaben, dadurch haben sie mehr Zeit f\u00fcr anspruchsvollere T\u00e4tigkeiten. Allgemein erh\u00f6ht das die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit.<\/p>\n\n\n\n Der digitale Posteingang \u200bals Grundbaustein f\u00fcr ein papierloses B\u00fcro<\/strong><\/p>\n\n\n\n\tMethoden zur Erfassung<\/h3>\n\n\n\n
<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<\/span>Capturing bedeutet mehr Kontrolle<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>N\u00fctzliche Werkzeuge f\u00fcr das Capturing<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>Capturing erfolgreich im Unternehmen einsetzen<\/span><\/h2>\n\n\n\n