{"id":33322,"date":"2022-07-11T13:48:56","date_gmt":"2022-07-11T11:48:56","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=33322"},"modified":"2025-02-24T16:25:29","modified_gmt":"2025-02-24T15:25:29","slug":"digitale-ablage-organisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitale-ablage-organisieren\/","title":{"rendered":"Digitale Ablage organisieren: 5 Anregungen f\u00fcr mehr \u00dcbersicht"},"content":{"rendered":"\n

Nicht viele Menschen r\u00e4umen wirklich gerne auf, es macht ihnen einfach keine Freude. Aber manchmal muss man es einfach und f\u00fcr den ein oder anderen ist die digitale Ordnerstruktur oder Ablage der gef\u00fchlte Endgegner. Wie viele Ordner hat die erste Ebene deiner digitalen Ablage? Weniger als 7? Sind die Ordner mit einer Nummerierung versehen? Dann bist du ein Profi beim Thema digitale Ablage organisieren. H\u00e4ufig sieht die Realit\u00e4t n\u00e4mlich anders aus \u2013 da liegen schon auf der obersten Ebene einzelne Dateien ohne eindeutige Benamung herum und fristen ihr Dasein im Schatten der h\u00e4ufig genutzten Ordner. Oder schiebst du gerne das Einsortieren digitaler Dokumente vor dir her und hast langsam, aber sicher in deinem \u201eDownloads\u201c-Ordner ein eigenes, wenn auch unsortiertes, Archiv? Lass uns deine digitale Ablage organisieren \u2013 hier verraten wir dir die 5 Tipps zum Durchstarten.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Wie viel Struktur braucht man, um eine digitale Ablage zu organisieren?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um es ganz kurz zu machen: So viel wie n\u00f6tig, so wenig wie m\u00f6glich. Wenn schon in der ersten Ebene des Laufwerks unz\u00e4hlige Ordner liegen, verkompliziert das h\u00e4ufig die Angelegenheit. Sekretaria, ein Portal f\u00fcr Sekret\u00e4re:innen und Assistenten:innen schl\u00e4gt ein 7-Ordner System auf maximal 3 Ebenen vor und einige Unternehmen sind mit dieser Herangehensweise sehr zufrieden. Letztendlich kommt es aber auf die Bed\u00fcrfnisse der Organisation an und ob es ein Abteilungslaufwerk ist, oder vielleicht sogar ein Archiv, auf das (fast) alle Zugriff haben. Dementsprechend komplex, aber nicht zwingend kompliziert, wird es sich gestalten.<\/p>\n\n\n\n

Es macht Sinn, zu \u00fcberlegen, ob man manche Ordner nicht mit einem \u00dcberbegriff zusammenfassen kann, um die Liste der Optionen etwas einzuschr\u00e4nken. Je l\u00e4nger die Liste, desto schwieriger scheint die Auswahl, zumal am Ende einiger Auflistungen gar nicht mehr wei\u00df, was am Beginn f\u00fcr Optionen bestanden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Eine saubere Benamung hilft, beim digitale Ablage organisieren<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Schon Goethe schrieb \u201eEin Name ist nichts Geringes\u201c. Eine klare und eindeutige Benamung nach einem festen Schema hilft gleich zweierlei. Zum einen wird klar, wohin das Dokument in der digitalen Ablage einzuordnen ist. Zum anderen wird so den Kollegen erleichtert, passende Unterlagen einfach wiederzufinden. Das gilt beim digitale Ablage organisieren f\u00fcr Dokumente, aber nat\u00fcrlich auch f\u00fcr digitale Aktenordner. Eine Nummerierung vorab hilft, die Ordner dauerhaft gleichbleibend zu sortieren. So k\u00f6nnen z.B. besonders oft zu benutzende Ordner oben gelistet werden, auch wenn sie alphabetisch erst sp\u00e4ter an der Reihe w\u00e4ren. Vermeiden sollte man unbedingt kryptische Abk\u00fcrzungen, die nicht allen Kollegen:innen gel\u00e4ufig sind.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Um eine digitale Ablage zu organisieren, braucht man Disziplin oder gute Gewohnheiten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Seien wir ehrlich: Dein \u201eDownloads\u201c-Ordner ist kein geeigneter Dauerspeicher. Dennoch stauben sicherlich eine Vielzahl an Dateien dort langsam vor sich hin \u2013 das geht nicht nur dir so. Aber hier ist ein guter Punkt, um anzufangen. Die Dateien sollten korrekt und eindeutig benannt werden und schlie\u00dflich einsortiert. Vielen f\u00e4llt es schwer, sich zum Aufr\u00e4umen aufzuraffen.<\/p>\n\n\n\n

\u201eKeiner hat die Zeit zum Aufr\u00e4umen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen!\u201c<\/p>J\u00fcrgen Kurz, Effizienzprofi<\/a><\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Letztlich braucht man zum sauberen Aufr\u00e4umen meist weniger Zeit, als zum Suchen. Wenn es schwer f\u00e4llt, sich zu \u00fcberwinden, hilft es, sich kleine Routinen zu schaffen. 10 Minuten vor Feierabend wird z.B. der Download-Ordner aufger\u00e4umt, was man nicht mehr ben\u00f6tigt wird abgelegt bzw. entsorgt.<\/p>\n\n\n\n

Solche dezentralen Mini-Archive f\u00fchren zu Informations-Silos und helfen langfristig niemandem.<\/p>\n\n\n\n

Das Gleiche gilt \u00fcbrigens f\u00fcr den Posteingang. Sofern man nicht mit Sortier-Regeln arbeitet, ist hier Eigeninitiative gefragt. Auch die Anh\u00e4nge aus E-Mails m\u00fcssen h\u00e4ufig ihren Weg ins Archiv oder digitale Aktenordner finden. Eine feste Tageszeit f\u00fcr diese T\u00e4tigkeit kann da helfen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die digitale Ablage ist organisiert? Aber fertig ist sie nie!<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine digitale Ablage zu organisieren, ist keine einmalige Sache. Sie ist ein lebendiges Konstrukt, das gepflegt werden muss. Zum einen, wenn immer wieder neue Unterlagen und digitale Aktenordner hinzukommen. Zum anderen \u2013 und das vergisst man schnell \u2013, wenn Dokumente die digitale Ablage verlassen. Oder sie zumindest verlassen sollten. Wenn die digitale Ablage auch als Archiv genutzt wird, gelten hier Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf Dokumente vernichtet werden k\u00f6nnen. Manchmal ist dies sogar eine Pflicht \u2013 Bewerbungsunterlagen von Kandidaten, die z.B. nicht eingestellt wurden, m\u00fcssen nach einem festgelegten Zeitraum gel\u00f6scht werden. Da es sich in diesem Beispiel um personenbezogene Daten handelt, ist das sogar besonders wichtig. Ein digitaler Aktenordner darf also nicht zwangsl\u00e4ufig bis in alle Ewigkeit im digitalen Archiv vor sich hinschimmeln. Regelm\u00e4\u00dfiges Aufr\u00e4umen, Sortieren und L\u00f6schen ist daher ebenfalls von hoher Relevanz, damit die digitale Ablage organisiert und sauber gef\u00fchrt bleibt.<\/p>\n\n\n\n

\n

<\/span>Wirklich wichtig: BackUps<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Man kann die digitale Ablage organisieren, bis ins Letzte durchdenken \u2013 und sie dann doch auf Nimmerwiedersehen verlieren, wenn man nicht regelm\u00e4\u00dfig BackUps erstellt. Bei allem Aufr\u00e4umen und sortieren ist Datensicherung ein kritisches Element, sonst war die ganze Arbeit und die sch\u00f6ne neue Struktur letztlich f\u00fcr die Katz.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Wer zu faul ist, eine digitale Ablage zu organisieren und zu pflegen, kann sie auch abschaffen\u2026<\/span><\/h2>\n\n\n\n

\u2026 und stattdessen ein System einf\u00fchren, dass einem all diese Arbeit abnimmt. Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> k\u00f6nnen das Heute. Per Drag-and-drop werden Unterlagen importiert, automatisch ausgelesen und in die richtigen digitalen Aktenordner einsortiert. Anbindungen an g\u00e4ngige E-Mail-Postf\u00e4cher erm\u00f6glichen eine z\u00fcgige und simple Ablage von wichtigen Mails und Anh\u00e4ngen. Die digitale Ablage organisiert sich damit fast von allein!<\/p>\n\n\n\n

Statt Unterlagen und digitale Aktenordner in Ruhe zu benamen, \u00fcbernimmt das entweder das System \u2013 oder aber man l\u00e4sst lange Dateinamen sein und nutzt clevere Suchfunktionen, die dank Volltextsuche alles wiederfinden. Clevere Erg\u00e4nzungen zu einem Dokumentenmanagement sind z.B. eine Eingangsrechnungsverarbeitung oder eine Vertragsmanagement-Software. Damit sind die h\u00e4ufigsten Verwaltungst\u00e4tigkeiten in einem Unternehmen abgedeckt und digitalisiert.<\/p>\n\n\n\n

Und h\u00f6chstwahrscheinlich macht das Arbeiten damit ganz viel Freude \u2013 zumindest mehr, als regelm\u00e4\u00dfig aufzur\u00e4umen.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Workbook – Digitale Akten<\/strong>: So gelingt die Einf\u00fchrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Entdecke im interaktiven Workbook <\/strong>den dreistufigen Prozess zur erfolgreichen Implementierung digitaler Akten.<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tWorkbook lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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