{"id":33441,"date":"2024-09-16T09:24:59","date_gmt":"2024-09-16T07:24:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=33441"},"modified":"2025-04-08T07:55:21","modified_gmt":"2025-04-08T05:55:21","slug":"online-lohnabrechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/online-lohnabrechnung\/","title":{"rendered":"Online-Lohnabrechnung: 4 Tipps zum sicheren digitalen Versand an Mitarbeitende"},"content":{"rendered":"\n

Im aktuellen Koalitionsvertrag hei\u00dft es: \u201eWir wollen das Potenzial der\u202fDigitalisierung\u202fin Staat und Gesellschaft besser nutzen.\u201c Das betrifft selbstverst\u00e4ndlich auch den modernen Arbeitsplatz. Gerade in Zeiten abnehmender Pr\u00e4senzkultur zeigt sich der digitale Fortschritt immer deutlicher: Wir arbeiten \u00fcber Tools wie Microsoft Teams, versenden eRechnungen<\/a> und unterzeichnen Arbeitsvertr\u00e4ge aus dem Homeoffice. Die Online-Lohnabrechnung tr\u00e4gt nicht nur zur Digitalisierung bei, sondern f\u00f6rdert auch nachhaltigen Konsum und unterst\u00fctzt das Ziel der Bundesregierung, den pro Kopf verursachten Treibhausgasaussto\u00df bis 2030 zu halbieren. <\/p>\n\n\n\n

Die Vorteile einer Umstellung auf die Online-Gehaltsabrechnung sind offensichtlich. Doch wie stellt man sicher, dass diese Lohnabrechnungen digital und sicher an die Mitarbeitenden \u00fcbermittelt werden? In diesem Blogartikel erl\u00e4utern wir 4 Praxistipps f\u00fcr den Versand von Online-Lohnabrechnungen, um Datenschutz, Compliance und Effizienz deiner HR-Abteilung und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden sicherzustellen.<\/p>\n\n\n

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\"Infografik<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

Die Vorteile einer Umstellung auf die Online-Lohnabrechnung sind offensichtlich. Der n\u00e4chste Schritt: der digitale Versand an die Mitarbeitenden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Warum der digitale Versand von Lohnabrechnungen der erste Schritt zur Effizienzsteigerung deiner HR-Abteilung ist<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Vorausschauende Unternehmen haben schon lange erkannt, dass effizientere und nachhaltigere Arbeitsweisen n\u00f6tig sind, um den steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Deswegen wurden Tools entwickelt, die dies in gro\u00dfem Ma\u00dfstab erm\u00f6glichen. Obwohl diese Businessl\u00f6sungen bereits seit einiger Zeit existieren, beginnen viele Unternehmen erst jetzt, ihr volles Potenzial zu erkennen.<\/p>\n\n\n\n

Der digitale Versand von Lohnabrechnungen ist eine solche L\u00f6sung, die die Effizienz deiner HR-Abteilung deutlich steigert und die Mitarbeitende begeistert, indem sie Arbeitsabl\u00e4ufe automatisiert und den manuellen Aufwand drastisch verringert. Statt Abrechnungen m\u00fchsam auszudrucken, zu verpacken und per Post zu versenden, werden alle Dokumente digital \u00fcbermittelt \u2013 dies spart Zeit, senkt Kosten und reduziert den Ressourcenverbrauch. Ebenso bietet die Digitalisierung eine bessere Nachverfolgung, h\u00f6here Datensicherheit und eine schnellere Verf\u00fcgbarkeit von Informationen. Dadurch wird der gesamte Prozess schlanker und transparenter gestaltet. Gleichzeitig tr\u00e4gt der digitale Versand zur Nachhaltigkeit bei, da der Papierverbrauch signifikant gesenkt wird.<\/p>\n\n\n\n

Wie setzt man den digitalen Versand von Lohnabrechnungen erfolgreich um?
Hier sind 4 bew\u00e4hrte Praxistipps f\u00fcr eine erfolgreiche Umsetzung:<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Tipp 1: Gr\u00fcnde f\u00fcr die Umstellung auf Online-Lohnabrechnungen definieren <\/span><\/h2>\n\n\n\n

F\u00fcr die Umstellung auf die Zustellung von Online-Lohnabrechnungen gibt es gleich mehrere triftige Gr\u00fcnde. Es sind nicht nur die internen Nutzenden, die von modernen Technologien profitieren. Mitarbeitende, die mehr Zeit f\u00fcrs Wesentliche haben, k\u00f6nnen sich effizienter um die Kunden k\u00fcmmern. Und das ist enorm wichtig in einer Zeit, in der die Kundschaft immer anspruchsvoller wird. F\u00fcr die digitale Zustellung sprechen folgende 6 Argumente: <\/p>\n\n\n\n

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  1. Entlastung der lohnverrechnenden Stelle <\/li>\n\n\n\n
  2. Kostenreduktion und -sicherheit <\/li>\n\n\n\n
  3. Beschleunigung und Vereinfachung des Prozesses <\/li>\n\n\n\n
  4. Nachhaltigkeitsstrategie st\u00e4rken <\/li>\n\n\n\n
  5. Bidirektionaler Austausch m\u00f6glich <\/li>\n\n\n\n
  6. Fortschritte in Sachen digitaler HR-Abteilung <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Mache eine Liste aller Gr\u00fcnde, wie dein Unternehmen und deine Abteilung von der Einf\u00fchrung des digitalen Versands profitieren k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Tipp 2: Rechtsgrundlagen und Vorschriften beachten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Pr\u00fcfe gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und ggf. der Rechtsabteilung, welche rechtlichen Grundlagen und arbeitsrechtlichen Vorschriften die Businessl\u00f6sung erf\u00fcllen muss. Die DSGVO erfordert Ma\u00dfnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschlie\u00dflich der sicheren \u00dcbertragung von HR-Dokumenten. Das BDSG erg\u00e4nzt dies, indem es Arbeitgeber verpflichtet, nur notwendige Personaldaten unter strengen Sicherheitsstandards zu verarbeiten. Interne Regelungen wie Betriebsvereinbarungen und Tarifvertr\u00e4ge k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Anforderungen an die digitale Kommunikation stellen, und der Betriebsrat k\u00f6nnte ein Mitbestimmungsrecht bei der Zustellungsart von Gehaltsunterlagen haben.<\/p>\n\n\n\n

    All diese Rechtsgrundlagen und Vorschriften sollten idealerweise vor der Einf\u00fchrung der Online-Lohnabrechnung gekl\u00e4rt werden.<\/p>\n\n\n\n

    L\u00f6st die Online-Lohnabrechnung die Lohnabrechnung in Papierform ab?<\/h3>\n\n\n\n

    Um die Antwort vorweg kurz und knapp zu beantworten: Ja. Viele fragen sich, ob es ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform gibt<\/a> \u2013 was genau dahintersteckt, welche Vorschriften gelten und was bei einer legalen online Lohnabrechnung zu beachten ist, erf\u00e4hrst du im genannten Blogartikel. Eine ebenfalls gro\u00dfe Rolle spielt dabei die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen<\/a> f\u00fcr Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Tipp 3: Anforderungen des Unternehmens an die digitale L\u00f6sung definieren<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Bevor eine L\u00f6sung zur Zustellung von Online-Lohnabrechnungen ausgew\u00e4hlt wird, sollten die spezifischen Anforderungen der Fachkollegen:innen in der HR-Abteilung sowie der Belegschaft klar definiert werden. Wichtige Aspekte, die du ber\u00fccksichtigen solltest, sind:<\/p>\n\n\n\n