{"id":33938,"date":"2022-08-03T15:35:18","date_gmt":"2022-08-03T13:35:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=33938"},"modified":"2025-07-10T11:56:42","modified_gmt":"2025-07-10T09:56:42","slug":"aktenaufbewahrung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/aktenaufbewahrung\/","title":{"rendered":"Aktenaufbewahrung im Vergleich: Digital vs. Analog"},"content":{"rendered":"\n

Wie werden zahlreiche Dokumente, Belege oder Akten in deinem Unternehmen aufbewahrt? Ich hoffe, du denkst nicht mehr an altmodische Aktencontainer, Ordnerkartons oder an die typische physische Briefablage? Diese Methoden der Aufbewahrung sind in Zeiten des Digitaloffice l\u00e4ngst Geschichte und das Ende der Aktenberge ist in manchen Unternehmen schon lange in Sicht.<\/p>\n\n\n\n

Die Aufbewahrung mittels einer papierbasierten Akte ist die g\u00e4ngigste Aufbewahrungsmethode der letzten 600 Jahre. Doch die Welt, Gesellschaft und die gesetzlichen Anforderungen ver\u00e4ndern sich. H\u00f6chste Zeit, sich von alten Traditionen zu verabschieden und mit dem Wandel der Zeit zu gehen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Der Status quo im Unternehmen \u2013 die analoge Aktenaufbewahrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Werfen wir mal einen Blick in die Praxis der papierbasierten Aktenaufbewahrung \u2013 Stell dir vor, du bist Mitarbeiter:in der Buchhaltung, tagt\u00e4glich erreichen dich zahlreiche Dokumente \u00fcber die verschiedensten Wege: per E-Mail, per Post oder per Fax. Deine Aufgabe ist nun die Organisation und Verwaltung der eingehenden Dokumente, so kann es schon mal vorkommen, dass sich zahlreiche Ordner auf deinem Schreibtisch t\u00fcrmen und du eine gef\u00fchlte Ewigkeit damit verbringst, das richtige Dokument f\u00fcr deine Kollegen:innen zu suchen. Doch keine Sorge, da bist du nicht alleine.<\/p>\n\n\n\n

So bestimmen Probleme, wie der nicht funktionierende Drucker und die Abwesenheit des Kollegen oder der Kollegin, von dem oder der du schon seit Tagen eine Unterschrift ben\u00f6tigst, deinen Arbeitsalltag. Die vermeidbaren und nervenaufreibenden T\u00e4tigkeiten kosten dich wertvolle Zeit und tragen nicht dazu bei, den Aktenberg auf deinem Schreibtisch zu minimieren. \u00dcbrigens: Die gr\u00f6\u00dften Zeitfresser (beispielsweise in der Personalabteilung) sind laut einer Studie<\/a> das Bearbeiten von Dokumenten und das Managen von Daten.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Digital ist nicht gleich Digital \u2013 Was ist bei der digitalen Aktenaufbewahrung zu beachten?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Verabschiedet man sich von der analogen Aufbewahrungsmethode und springt auf den Zug der digitalen Aktenaufbewahrung auf, wird man schnell feststellen, dass es verschiedene M\u00f6glichkeiten der digitalen Dokumentablage<\/a> gibt.<\/p>\n\n\n\n

So k\u00f6nnte man zun\u00e4chst denken, die digitale Ordnerstruktur auf dem unternehmensinternen Netzwerk sei eine effiziente und zeitgem\u00e4\u00dfe Aufbewahrungsm\u00f6glichkeit, jedoch wird man dort schnell merken, dass sich au\u00dfer der Papiereinsparung im Vergleich zur analogen Version nicht viel ver\u00e4ndern wird und auch das Ordnersystem im Laufe der Zeit an seine Grenze st\u00f6\u00dft:<\/p>\n\n\n\n