{"id":34635,"date":"2022-09-05T11:17:10","date_gmt":"2022-09-05T09:17:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=34635"},"modified":"2025-05-13T08:26:16","modified_gmt":"2025-05-13T06:26:16","slug":"dokumente-aufbewahren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/dokumente-aufbewahren\/","title":{"rendered":"Dokumente aufbewahren \u2013 Das m\u00fcssen Unternehmen beachten"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"c8af4a0a-7388-4ba3-9d52-ca23e11a9755\">Jeden Tag fallen in Unternehmen unz\u00e4hlige Dokumente an. Dabei gibt es viele verschiedene Dokumentenarten, gesetzliche Dokumentationspflichten, aber auch Datenschutzanforderungen. <strong>Welche Dokumente m\u00fcssen Unternehmen aufbewahren<\/strong>, welche Fristen gelten und wie sollten Dokumente aufbewahrt werden? In diesem Blog-Artikel schauen wir auf verschiedene Dokumentenarten und die speziellen Anforderungen.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"7ba95649-7159-433e-ac5e-fafde1e2b5be\" class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h2 data-beyondwords-marker=\"4cfa31c6-25ba-4997-a6c6-66a516b7c0c6\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-ein-dokument\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-ist-ein-dokument\"><\/span>Was ist ein Dokument?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"49173e11-31d6-4cda-8718-7a377cca9b29\">Als <strong>Dokument<\/strong> werden alle Schriftst\u00fccke auf Papier sowie digitale Dateien mit lesbaren oder darstellbaren Inhalten bezeichnet. Dazu z\u00e4hlen auch Audiodateien oder andere multimediale Inhalte.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"4e769899-22aa-455e-a0ff-2dfa7958451e\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dokumentenarten-im-unternehmen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dokumentenarten-im-unternehmen\"><\/span>Dokumentenarten im Unternehmen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5b827181-1419-481d-8a03-2095e85290a0\">Wie eingangs bereits erw\u00e4hnt, gibt es verschiedene <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/dokumentenarten\">Dokumentenarten<\/a> im Unternehmen. Unabh\u00e4ngig davon, ob diese physisch oder digital vorhanden sind, musst du verschiedene Dokumente im Unternehmen aufbewahren und dich an gesetzliche Vorgaben halten.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"80331b6c-20c7-4fe8-9bb3-2be5c77d4fcb\" class=\"wp-block-heading\">Belege<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7ad4ec6a-adc2-4e26-bcd1-1e806896ad02\">Belege sind schriftliche Nachweise f\u00fcr Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in einem Unternehmen. Dabei ist die Bezeichnung Beleg ein Oberbegriff f\u00fcr verschiedene Dokumentenarten, wie Rechnungen, Vertr\u00e4ge, Barquittungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege, AU-Belege und weitere.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"a774c64d-4016-4d9e-97d7-4e97c63039b3\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"8e7e3f81-5c72-49cf-ac80-16f432a1038b\">Wie du <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/belege-digital-archivieren\/\">Belege digital archivierst<\/a>, erf\u00e4hrst du in unserem Blog-Artikel.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"8d36e5a3-1809-4aad-b336-26099aacc4ee\" class=\"wp-block-heading\">Rechnungen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"0a50d808-d4cb-4727-b45b-f72ca21fedc9\">Eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/dokumentenarten\/rechnung\">Rechnung<\/a> ist ein Dokument, das auf Basis eines Kaufvertrages das f\u00e4llige Entgelt f\u00fcr eine Leistung ausweist. Darin werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Dabei gibt es <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/pflichtangaben-rechnung-was-muss-eigentlich-auf-einer-rechnung-stehen\/\">Pflichtangaben<\/a>, die eine Rechnung enthalten muss.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"bb6405aa-0c8c-49c1-9ee0-03c5ba344b7d\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"a38b82b5-b70f-4abe-a98d-9a18a1a6eb3d\">Erfahre, was bei der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/gobd-konforme-aufbewahrung-von-rechnungen\/\">GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen<\/a> zu beachten ist und welche <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/verjaehrungsfristen-rechnungen\/\">Verj\u00e4hrungsfristen f\u00fcr Rechnungen<\/a> gelten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"c06c9d45-51c1-404b-9bb1-94d7b22c447a\" class=\"wp-block-heading\">Lieferscheine<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"aed22356-1ca9-4ec8-ad70-beb29b34f47b\">Als <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/dokumentenarten\/lieferschein\">Lieferscheine<\/a> werden Dokumente bezeichnet, die Lieferungen von Waren begleiten, sowie die Beschreibung, Einheiten und Mengen der in der Lieferung enthaltenen Waren ausweisen. Ein solches Dokument beschreibt, was ein Paket enth\u00e4lt, also die genauen Angaben \u00fcber Art und Menge der gelieferten Waren. Teilweise wird vom Empf\u00e4nger eine Kopie des Lieferscheins unterschrieben und als Nachweis der Lieferung an den Versender oder Verk\u00e4ufer zur\u00fcckgesandt. Obwohl Lieferscheine optional sind, gibt es Aspekte, die beachtet werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"164dcdd0-fb6d-4b03-b9da-709dcd3ba3d6\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"9430ef8d-6a7e-4997-b961-5ae443430332\">Erfahre, welche <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfrist-lieferscheine\/\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Lieferscheine<\/a> gelten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"d3573e45-bb56-4f26-9398-82ddf94babbb\" class=\"wp-block-heading\">Personalunterlagen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ecd89f13-98fd-4520-b84c-9fb8908370ad\">Unabh\u00e4ngig davon, ob Personalunterlagen digital oder in Papierform gef\u00fchrt werden, gibt es arbeitsrechtliche Vorgaben, wie und f\u00fcr welchen Zeitraum du solche Dokumente aufbewahren musst.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"ea68f308-6f30-4d15-a1a8-b12f14df2e89\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"eec3f5dd-eb0a-4320-b080-aedee9fca3aa\">Welche Fristen es gibt, was in Bezug auf Datenschutz beachtet werden muss und weiteres Wissenswerte zu <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungspflichten-personalunterlagen\/\">Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen<\/a> haben wir f\u00fcr dich zusammengefasst.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"da690146-6ca3-4132-9803-0bdaa6e26408\" class=\"wp-block-heading\">Gehaltsabrechnungen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d168d41a-f8e5-46ed-8224-081d91ef4bcb\">Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/loesungen\/digitale-gehaltsabrechnung\">Gehaltsabrechnung<\/a> ist wohl jedem ein Begriff. Arbeitnehmer beachten sie oft gar nicht oder werfen nur einen kurzen Blick darauf. Dennoch gibt es Angaben, die auf einer Gehaltsabrechnung vorhanden sein m\u00fcssen, es gibt Vorgaben zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen f\u00fcr Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen sowie gesetzliche Fristen.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"5704ce76-3abf-448c-ac32-f60f31182ff4\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"55a6924a-dd10-4f46-af20-095315f19152\">Erfahre, was es zur <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/gehaltsabrechnungen-aufbewahrungsfrist\/\">Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen<\/a> zu wissen gilt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"12aa35c6-6805-4090-989d-fbd984125e81\" class=\"wp-block-heading\">E-Mails<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"aa4ce026-64c4-46f8-81a2-0c1bd005ed2a\">Handelt es sich bei <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/dokumentenarten\/e-mail\">E-Mails<\/a> um Dokumente, die aufbewahrt werden m\u00fcssen? Es kommt darauf an. Es gibt gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur Archivierung des gesch\u00e4ftlichen Schriftverkehrs verpflichten k\u00f6nnen. Diese ergeben sich aus verschiedenen Vorschriften und Gesetzen, vor allem dem Handelsgesetzbuch (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">HGB<\/a>), der Abgabenordnung (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">AO<\/a>) sowie den <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\/\">GoBD<\/a> (Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"7860e15f-16f2-4ffc-ac9f-e33ea48a76a8\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"89b0edd0-e312-44e5-b344-bf3296f51853\">Antworten auf die Frage, ob es ein <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/e-mail-archivierung-gesetz\/\">E-Mail-Archivierungsgesetz<\/a> gibt, haben wir f\u00fcr dich zusammengefasst.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"731d0e07-62b3-496d-9eef-616932d4ff93\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"aufbewahrungsfristen-fuer-dokumente\"><\/span>Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5b1eded5-c3e5-4d9a-b453-3a5756f0c4d7\">Eins steht fest: Du musst verschiedene Dokumente im Unternehmen aufbewahren. Aber welche Fristen gelten f\u00fcr die Aufbewahrung der verschiedenen Dokumente und was bedeutet das? Grunds\u00e4tzlich versteht man unter der Aufbewahrungsfrist den Zeitraum, in dem aufbewahrungpflichtige Schriftst\u00fccke archiviert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"e6ec8eaf-99d4-42d0-a6ea-1b49a7b784f2\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"d7dc8d3d-8118-4b6a-8925-bd663d363747\">Die 7 wichtigsten Fragen zu <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente<\/a> im Unternehmen inkl. einer Checkliste haben wir in einem Blog-Artikel f\u00fcr dich zusammengefasst. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"97a1c8dc-85fd-4714-b345-1b8e9a1d05dd\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dokumente-aufbewahren-aber-bitte-revisionssicher\"><\/span>Dokumente aufbewahren, aber bitte revisionssicher<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5e4ed0e2-5896-4c82-bfdc-2b04b992429e\">Nachdem wir nun gekl\u00e4rt haben, welche Dokumente aufbewahrt werden m\u00fcssen und welche Pflichten und Fristen gelten, stellt sich noch die Frage, wie die Dokumente aufbewahrt werden sollten. Der Aktenschrank im Keller ist dabei keine gute Idee. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems ist die platzsparende und insbesondere revisionssichere Archivierung von Dokumenten m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"98f1ab49-1f3d-4794-900c-401d47fca210\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"237c8388-5978-4fb0-b74a-da92001f53c3\">Wir erkl\u00e4ren dir, was <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\">Revisionssicherheit<\/a> bedeutet und wie du revisionssicher archivieren kannst.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"02ce3316-8512-4acd-a52c-a969e3769ee5\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p data-beyondwords-marker=\"d3dc2710-594f-41ed-877a-251996d75f0c\"><strong>Durchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit &amp; Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"ab7f9f20-736a-4d89-83ab-7aba2b015f72\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/DMS\/Whitepaper%20-%20dms%20-%20durchblick%20im%20compliance-dschungel_ungated.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-dokumente-aufbewahren&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"2349ce68-0e06-4a39-81f0-0e838ca51d9d\" class=\"wp-block-heading\">Fragen zum Thema Dokumente aufbewahren<\/h3>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"90c0244e-329e-4091-acea-d03ccf34fc39\" class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1679583939916\"><strong class=\"schema-faq-question\">Warum ist es wichtig, Dokumente aufzubewahren?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Das Aufbewahren von Dokumenten ist wichtig, um im Falle eines Bedarfs auf wichtige Informationen zur\u00fcckgreifen zu k\u00f6nnen. Zudem gibt es gesetzliche <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente<\/a> im Unternehmen. Als Dokument werden alle Schriftst\u00fccke auf Papier sowie digitale Dateien mit lesbaren oder darstellbaren Inhalten bezeichnet. <\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1679583956282\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Arten von Dokumenten m\u00fcssen aufbewahrt werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Die aufbewahrungspflichtigen Steuerunterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/147-ao\/\">\u00a7 147 AO<\/a> aufgelistet. Dazu z\u00e4hlen u.a. B\u00fccher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschl\u00fcsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie f\u00fcr die Besteuerung von Bedeutung sind.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1679583991786\"><strong class=\"schema-faq-question\">Wie lange sollten Dokumente aufbewahrt werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente<\/a> im Unternehmen variieren je nach Art des Dokuments. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. <\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1682405670726\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Unterlagen m\u00fcssen in Unternehmen aufbewahrt werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">F\u00fcr Unternehmen ist es gesetzlich geregelt, welche Unterlagen aufbewahrt werden m\u00fcssen. Diese sind in <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/147-ao\/\">\u00a7 147 AO<\/a> aufgelistet. Zu den Unterlagen, die aufbewahrt werden m\u00fcssen, z\u00e4hlen neben B\u00fcchern und Aufzeichnungen auch Jahresabschl\u00fcssen, Bilanzen, die Gewinn- und Verlustrechnung, Inventare, Buchungsbelge und weitere Unterlagen, die f\u00fcr die Besteuerung von Bedeutung sind.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Jeden Tag fallen in Unternehmen unz\u00e4hlige Dokumente an. 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