{"id":34931,"date":"2022-09-20T10:20:37","date_gmt":"2022-09-20T08:20:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=34931"},"modified":"2025-04-02T13:33:28","modified_gmt":"2025-04-02T11:33:28","slug":"147-ao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/147-ao\/","title":{"rendered":"\u00a7 147 AO &#8211; Ordnungsvorschrift f\u00fcr die Aufbewahrung von Unterlagen"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"d73ab218-276d-4d2f-b541-1f926ed26b65\">Im Gesch\u00e4ftsalltag gibt es zahlreiche Vorschriften und Gesetze, die korrekt befolgt sein m\u00fcssen. Ein kleiner Ausschnitt davon ist \u00a7&nbsp;147 AO. Damit der Kopf am Ende dieses Gesetzestextes nicht raucht, haben wir uns einmal n\u00e4her damit befasst und erkl\u00e4ren, was es mit der &#8222;Ordnungsvorschrift f\u00fcr die Aufbewahrung von Unterlagen&#8220; auf sich hat.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"fb9ffcaf-b318-4355-8cbd-699f0502cad3\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-die-ao-die-abgabenordnung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-ist-die-ao-%e2%80%93-die-abgabenordnung\"><\/span>Was ist die AO \u2013 die Abgabenordnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a1714e7d-1634-4667-8880-0e9387a3dab8\">Die Abgabenordnung ist die Grundordnung des deutschen Steuerrechts. Hier finden sich Regelungen zu diversen Steuerarten und Besteuerungsverfahren. Wie Steuern festgesetzt werden, wie die Erhebung und Vollstreckung erfolgt wird in der <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Abgabenordnung<\/a> festgelegt. Zudem enth\u00e4lt das Gesetz Vorschriften zum Steuerstrafrecht oder zum Gemeinn\u00fctzigkeitsrecht oder dem Steuerschuldrecht. Allerdings sollte man die Abgabenordnung nicht mit einzelnen Steuergesetzen gleichsetzen: Das Einkommenssteuergesetz oder das Umsatzsteuergesetz regeln beispielsweise speziell f\u00fcr diese Steuerf\u00e4lle die Festsetzung und weiteres.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"1fc5ff73-f055-48b6-a38c-fb458268fddf\">Man kann sich schnell vorstellen, dass die Abgabenordnung, oder kurz die AO, ein sehr umfassendes Gesetz ist. Die erste Fassung stammt von 1976 und trat zu Januar 1977 in Kraft. Sie l\u00f6ste die Reichsabgabenordnung (RAO) ab und modernisierte Regelungen und verbesserte die Systematik des Gesetzes. Erst seit 2006 ist die Abk\u00fcrzung AO amtlich \u2013 vorher musste also in offiziellen Texten immer &#8222;Abgabenordnung&#8220; oder das K\u00fcrzel mit Entstehungsjahreszahl &#8222;AO 1977&#8220; geschrieben werden. Man kann die AO als ein Mantelgesetz verstehen, dass Grundlagen oder Rahmenbedingungen festh\u00e4lt, die in einzelnen Steuergesetzen vertieft werden.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"fe49d9a3-4535-4a17-99e0-d43d5e635860\">Zuletzt ge\u00e4ndert wurde die AO zu Oktober 2022 \u2013 es ist also ein &#8222;lebendes&#8220; Gesetz, das nach wie vor \u00c4nderungen erf\u00e4hrt und von hoher Relevanz ist.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"849cb39f-e140-44b3-8bd4-7e6eebd78e07\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-besagt-%c2%a7-147-ao\"><\/span>Was besagt \u00a7 147 AO?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"cfdc17f1-c370-4160-9312-085da4f3e0b7\">\u00a7 147 AO ist eine Einzelnorm innerhalb der Abgabenordnung und beschreibt die Ordnungsvorschriften f\u00fcr die Aufbewahrung von Unterlagen. Sie geh\u00f6rt in der Abgabenordnung zu Unterabschnitt 1, der die F\u00fchrung von B\u00fcchern und Aufzeichnungen regelt. In \u00a7 147 werden in 6 Ziffern oder Abschnitten festgelegt,<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"cb555ec2-c2d9-4162-ba2b-8758f4647107\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"dcf2ccca-550a-469a-9eeb-3bed65846db4\">welche Unterlagen aufzubewahren sind<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"02918ee6-c773-44fc-b12b-8be69419d915\">welche Dokumente ausgenommen werden und in welcher Form die Unterlagen aufzubewahren sind<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"183ca0dd-89e8-4f15-b66e-30f6cc353591\">f\u00fcr welchen Zeitraum die Unterlagen jeweils aufzubewahren sind<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"398a5b7a-bea0-4b3c-985e-b59cbc848efa\">wann die Aufbewahrungsfrist beginnt (bzw. wie sie korrekt bestimmt wird)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"22108204-0034-4dd9-971e-5fd7dcf6b732\">wer die Kosten tr\u00e4gt, um Unterlagen ggf. bereitzustellen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"a42a29e4-c42f-4de8-a802-943071387663\">welche Rechte die Finanzbeh\u00f6rde hat, um eine Pr\u00fcfung vorzunehmen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"3edbd917-cf61-470b-8f82-cb3d3f56a71d\" class=\"wp-block-group is-style-info\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h2 data-beyondwords-marker=\"d857956b-4833-42a9-bd8e-e5287213e8b1\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"fuer-wen-gilt-%c2%a7-147-der-abgabenordnung\"><\/span>F\u00fcr wen gilt \u00a7 147 der Abgabenordnung?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b5d9f478-b552-419a-95b7-cc2d21a04edc\">\u00a7&nbsp;147 AO gilt erst einmal f\u00fcr jeden \u2013 also auch die Privatpersonen. Auch wenn Unternehmen und Organisationen sich vorrangig angesprochen f\u00fchlen, wenn von Buchf\u00fchrung und Nachweispflichten die Rede ist. Allerdings haben auch Privatpersonen Pflichten zum Aufheben von Unterlagen, z.B. von Rechnungen und Kontoausz\u00fcgen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"8d13dda3-c591-4974-b7ee-3e0ee55cea5d\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-die-aufbewahrungspflicht-nach-147-ao\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-ist-die-aufbewahrungspflicht-nach-%c2%a7-147-ao\"><\/span>Was ist die Aufbewahrungspflicht nach \u00a7 147 AO?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ee9b512f-94cb-43da-8cfe-84bffe52198a\">Aus steuerrechtlicher Perspektive, also auf Grundlage von \u00a7 147 AO sind folgende geordnet (d.h. auffindbar und sicher) aufzubewahren:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"e54eab4b-1f27-43c2-bc2b-aea90346466f\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"b35035cb-8531-4e19-ad53-c574f51a3aa5\">B\u00fccher und Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte, Jahresabschl\u00fcsse, Er\u00f6ffnungsbilanzen und Unterlagen die zu ihrem Verst\u00e4ndnis erforderlich sind, sowie Arbeitsanweisungen und weitere sonstige Organisationsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5d16410f-46fc-4251-a38d-f59b9fb77a81\">alle eingegangenen Gesch\u00e4fts- und Handelsbriefe, sowie alle versendeten Exemplare<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"41fd4310-d59e-4bcb-8c39-9f022559a1c1\">Buchungsbelege<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"c8d2bdae-1cbb-4ea9-a548-1ea8d4183e78\">Unterlagen, die nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union als \u201ealle erforderlichen Unterlagen\u201c klassifiziert sind<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"05829881-6481-4ab3-bd1c-b4b3bc86c4a2\">Sonstige Unterlagen, die eine Bedeutung f\u00fcr die Besteuerung haben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d2bc7fe6-6f91-4176-9621-1aabd66865bb\">Zugegeben, es f\u00fchlt sich ein wenig nach \u201eman muss alles aufheben\u201c an. Tats\u00e4chlich ist es einiges, was an Dokumenten aufbewahrt werden muss \u2013 und dazu kommt noch, dass unterschiedliche Fristen f\u00fcr die Aufbewahrung dieser Unterlagen gelten.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d441f2e5-ab9c-4c96-ae0b-2ead9f6ed6af\">\u00dcbrigens gibt es auch nach dem HGB gesetzliche Aufbewahrungsfristen. \u00a7&nbsp;257 (1) HGB regelt f\u00fcr Kaufleute die Archivierung diverser Unterlagen. Es lohnt sich, auch dort einmal nachzuschlagen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"b80fcad8-b7ed-49d6-9b86-eece3bf968e6\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-muss-ich-wie-lange-aufheben-um-%c2%a7-147-ao-korrekt-zu-befolgen\"><\/span>Was muss ich wie lange aufheben, um \u00a7 147 AO korrekt zu befolgen?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"de312264-d389-4470-91c8-ee602b606e18\">F\u00fcr Privatpersonen gelten noch einige weitere Fristen, z.B. in Bezug auf Gew\u00e4hrleistungsf\u00e4lle von Produkten, Garantief\u00e4lle, Mahnbescheide, Kontoausz\u00fcge, Urkunden oder Versicherungsunterlagen. An dieser Stelle konzentrieren wir uns auf die gesch\u00e4ftlichen Unterlagen, um den \u00dcberblick nicht zu verlieren.<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"4dfb0e47-d094-499a-8abe-6e511eb1605c\" class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"865\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao-1090x865.png\" alt=\"Aufbewahrungsfristen nach \u00a7 147 AO\" class=\"wp-image-34933\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao-1090x865.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao-600x476.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao-768x609.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao-1536x1219.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao-1920x1524.png 1920w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/aufbewahrungsfristen-147-ao.png 2000w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e884c332-e1fa-41d6-abcf-c32f57a38b47\">Aber nat\u00fcrlich gibt es Ausnahmen, die im Gesetz per Fu\u00dfnote erl\u00e4utert werden: Die mit der k\u00fcrzeren Aufbewahrungsfrist aufgef\u00fchrten Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen k\u00fcrzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. K\u00fcrzere Aufbewahrungsfristen nach au\u00dfersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unber\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"efde3292-30aa-46b7-bf2c-7d42e5dd4a76\">Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach \u00a7 147 AO Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e287ed68-8439-401a-a627-a6aa827f948c\">F\u00fcr abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach \u00a7 147 Abgabenordnung Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist l\u00e4uft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen f\u00fcr Steuern von Bedeutung sind, f\u00fcr welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; \u00a7 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"bff60888-c75f-4f61-9fac-f1ce126a2de6\" class=\"wp-block-group is-style-cta-webinar\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p data-beyondwords-marker=\"bffa9fbf-3441-4e32-9947-0aa7c28140b1\">Live Webinar | 08.04.2025 10 Uhr<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"3bed2275-82dc-4276-bd76-314bafdfe939\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-zentrale-funktionen-eines-dokumentenmanagement-systems\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"zentrale-funktionen-eines-dokumentenmanagement-systems\"><\/span>Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"e92b401f-6ddb-40d7-9473-592b1aecb96f\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/webinar-zentrale-funktionen-dms?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-147-ao&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt anmelden<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"5f750aaf-650d-4d29-8548-e29911b494bf\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"berechnung-der-aufbewahrungspflicht-der-in-der-ao-genannten-unterlagen\"><\/span>Berechnung der Aufbewahrungspflicht der in der AO genannten Unterlagen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b3c355a7-b069-43f2-bc7c-ac9028a6fd89\">Damit das Archiv gepflegt bleibt, geh\u00f6rt es auch dazu, Unterlagen, die nicht mehr ben\u00f6tigt werden, irgendwann auszusortieren und der datenschutzkonformen Vernichtung zuzuf\u00fchren. Daf\u00fcr muss man aber wissen, wann die Frist abl\u00e4uft. Wer jetzt denkt: &#8222;Der Buchungsbeleg ist vom 10.5.2015, also darf ich ihn am 10.05.2025 entsorgen.&#8220; liegt n\u00e4mlich leider falsch.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7f344e5c-3b60-4316-b306-1857786a197c\">\u00a7 147 AO legt fest, dass erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, &#8222;in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Er\u00f6ffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Gesch\u00e4ftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.&#8220; (Absatz 4, aus \u00a7 147 AO)&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"388cee59-a727-4412-93ee-0639c3fd7e7e\">Das bedeutet, dass die Frist unseres beispielhaften Buchungsbelegs erst mit Ablauf des Jahres 2015 beginnt zu z\u00e4hlen. Die Entsorgung des Beleges ist rechtlich daher fr\u00fchestens 2026 m\u00f6glich.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"04f782b3-34fc-4b81-ba42-4d36c1d59ce7\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%c2%a7-147-ao-nicht-eingehalten-%e2%80%93-was-dann\"><\/span>\u00a7 147 AO nicht eingehalten \u2013 was dann?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"013bbb83-4778-4530-8112-7ba193d9644a\">Da der Steuerpflichtige in der Beweispflicht ist, ist es notwendig, die Unterlagen vorschriftsgem\u00e4\u00df aufzubewahren. Bei Verst\u00f6\u00dfen gegen \u00a7 147 AO droht daher unter Umst\u00e4nden ein Bu\u00dfgeld und die Steuerlast wird ggf. gesch\u00e4tzt und dabei eher erh\u00f6ht, als durchschnittlich ermittelt. Zudem ist es m\u00f6glich, dass es auch weitere Sanktionen gibt, die auf dem Strafgesetzbuch fu\u00dfen, z.B. im Bereich Verfolgung von Steuerstraftaten und Ordnungswidrigkeiten. Es ist daher nicht nur eine Regel, sondern eine Pflicht, Unterlagen sachgem\u00e4\u00df aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"752a8e25-da03-4214-8230-c4158c135fb3\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%c2%a7-147-ao-wird-durch-digitalisierung-leichter-umzusetzen\"><\/span>\u00a7 147 AO wird durch Digitalisierung leichter umzusetzen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7dd38f52-d48f-40e2-813a-4a6794c9efba\">Bei verschiedenen Aufbewahrungsfristen den \u00dcberblick zu behalten, scheint schwierig zu sein. Dabei ist es nicht so komplex, alle Unterlagen ohne Aufwand wiederzufinden. <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> (DMS) archivieren Unterlagen revisionssicher und \u2013 wenn n\u00f6tig \u2013 mit ausgekl\u00fcgelten Zugriffsbeschr\u00e4nkungen, um den Datenschutz zu gew\u00e4hrleisten. Zudem hilft ein Fristenmanagement, um einen guten \u00dcberblick dar\u00fcber zu behalten, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden m\u00fcssen. Einerseits schrumpft so der Platz, den ein papierbasiertes Archiv braucht, andererseits wird das Finden und Bereitstellen von Unterlagen, z.B. f\u00fcr eine Pr\u00fcfung, effizienter. Mittlerweile gibt es viele weitere Funktionen, die Dokumentenmanagement-Systeme spannend machen, wie Workflows, die standardisierte Prozesse transparent gestalten und optimieren, oder aber Integrationen von E-Mail-Postf\u00e4chern, damit wichtige Gesch\u00e4ftskorrespondenz sicher verwahrt wird und wieder auffindbar ist.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"dcc0133e-f207-4a41-b729-f4d62dd7dbd6\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p data-beyondwords-marker=\"84791d30-0efc-4cef-88e5-001ab56e6d55\"><strong>Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt<\/strong> <strong>&#8211;<\/strong> Vorlagen, Best-Practices sowie Tipps &amp; Tricks<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"cb1e3eea-e021-4cef-b343-ce805b34e92e\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/dvelop%20Whitepaper%20-%20Digitales%20Dokumentenmanagement%20einfach%20erklaert.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-147-ao&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Im Gesch\u00e4ftsalltag gibt es zahlreiche Vorschriften und Gesetze, die korrekt befolgt sein m\u00fcssen. 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