{"id":35246,"date":"2022-10-06T13:49:39","date_gmt":"2022-10-06T11:49:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=35246"},"modified":"2025-04-02T16:50:27","modified_gmt":"2025-04-02T14:50:27","slug":"dokumentenklassifizierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokumentenklassifizierung\/","title":{"rendered":"Automatische Dokumentenklassifizierung \u2013 Definition, Einsatzgebiet & Vorteile"},"content":{"rendered":"\n

In jedem Unternehmen geht t\u00e4glich eine Vielzahl von Dokumenten ein und aus. Heutzutage arbeiten immer noch 36 % der deutschen Unternehmen zur H\u00e4lfte<\/a> papierbasiert. Die andere H\u00e4lfte der Dokumente erreicht Unternehmen auf dem elektronischen, digitalen Weg. Das kann per E-Mail sein, oder aber auch per Online-Formular oder eine der vielen anderen M\u00f6glichkeiten, die die digitale Welt heute so mit sich bringt. Diese ganzen Dokumente k\u00f6nnen digital verarbeitet werden. In vielen Unternehmen ist dazu ein Dokumentenmanagement-System<\/a> im Einsatz. Aber wie gelangen die Dokumente eigentlich in das Dokumentenmanagementsystem und am besten noch an die richtige Stelle? An dieser Stelle kommt die Dokumentenklassifizierung zum Einsatz! <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist Dokumentenklassifizierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Dokumentenklassifizierung<\/strong> bedeutet, dass die Informationen von Dokumenten mittels OCR-Technologie<\/a> ausgelesen und in Kategorien eingeordnet werden.<\/p>\n\n\n\n

Der Begriff \u201eKlassifizierung\u201c setzt sich aus den lateinischen Worten \u201eclassis\u201c und \u201efacere\u201c zusammen, was im \u00fcbertragenen Sinn das Zusammenfassen von Objekten zu Klassen (Gruppen, Mengen, Kategorien) meint. Zusammen bedeutet das \u201eKlassifikation\u201c<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Gr\u00fcnde f\u00fcr die automatisierten Dokumentenklassifizierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein wesentlicher Vorteil, den das automatische Klassifizieren von Dokumenten mit sich bringt, ist, dass der manuelle Aufwand deutlich verringert und somit die Einhaltung von DSGVO<\/a> und Compliance verbessert wird. Die Klassifizierung von Dokumenten (auch z.B. in Bezug auf sensible Daten) hat f\u00fcr die weitere Bearbeitung eine wesentliche Relevanz: Bei einer Vielzahl an eingehenden Dokumenten ist es schwer, sich an die Datenschutzvorgaben zu halten. Zudem f\u00e4llt eine effiziente Zuordnung der Dokumente zu dem richtigen Gesch\u00e4ftsvorgang dadurch schwer.<\/p>\n\n\n\n

Durch die intelligente Erkennung mittels der OCR-Technologie k\u00f6nnen eingehende Dokumente klassifiziert werden und auf dieser Basis weiter verarbeitet werden. Die Zuordnung zu Vorg\u00e4ngen und Verantwortlichkeiten wird dadurch ma\u00dfgeblich optimiert. Ohne, dass jemand das Dokument gelesen hat, ist es schon an der richtigen Stelle angekommen. Das spart Zeit und Ressourcen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Wie funktioniert die Dokumentenklassifizierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um Dokumente klassifizieren zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen Dokumente in digitaler Form vorliegen. Das bedeutet: Dokumente, die in Papierform vorliegen, m\u00fcssen eingescannt werden. Mittels einer Software f\u00fcr die Klassifizierung werden die Dokumente dann \u201eklassifiziert\u201c. <\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

Arten der Dokumentenklassifizierung<\/h3>\n\n\n\n

Dokumente k\u00f6nnen nach ihrem Inhalt bzw. Thema klassifiziert werden. Zum Beispiel nach der Art des Dokumentes (Rechnung, Bestellung, Lieferschein, \u2026). Die Software erkennt dies anhand von Schlagworten, Aufbau und Layout.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Grundlage: Klassifizierung von Daten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Grundlage f\u00fcr das Klassifizieren von Dokumenten ist das Klassifizieren von Daten. Dabei werden Daten in verschiedene Kategorien organisiert, was die effiziente Verwendung der Daten erm\u00f6glicht. <\/p>\n\n\n\n

Strukturierte vs. unstrukturierte Daten<\/h3>\n\n\n\n

Es gibt zwei Arten von Daten: strukturierte und unstrukturierte Daten. Bei der Klassifizierung von Daten nehmen wir uns zun\u00e4chst die unstrukturierten Daten vor. <\/p>\n\n\n\n

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Definition unstrukturierte Daten<\/h3>\n\n\n\n

Unstrukturierte Daten<\/strong> lassen sich definieren als Daten, die bereits digitalisiert sind, aber keiner logischen Struktur zugrunde liegen, d.h. nicht formatiert sind.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Unstrukturierte Daten k\u00f6nnen dementsprechend schwerer verarbeitet werden, weil sie bei der Verarbeitung entweder verloren gehen oder sie keine passende Schnittstelle zu den verwendeten Systemen im Unternehmen haben. Bei dieser Problematik hilft die Datenklassifizierung. <\/p>\n\n\n\n

Datenklassifizierung im \u00dcberblick<\/h3>\n\n\n\n

Bei der Datenklassifizierung<\/strong> werden die unstrukturierten Daten in verschiedene Kategorien organisiert. So k\u00f6nnen die vorliegenden Daten effizient genutzt werden und kritische Daten k\u00f6nnen besser gesch\u00fctzt werden. Das Thema Datenschutz ist bei den meisten Unternehmen von gro\u00dfer Bedeutung und gewinnt zunehmend an Aufmerksamkeit. Insbesondere, wenn es um IT-Sicherheit geht, m\u00fcssen Unternehmen Vorsicht walten lassen \u2013 auch hierbei hilft es, eine gute Datenstruktur zu haben. <\/p>\n\n\n\n

Kategorien zur Klassifizierung unstrukturierter Daten<\/h4>\n\n\n\n

Eine M\u00f6glichkeit der Datenklassifizierung bietet die Einteilung in Kategorien. Dabei eigenen sich folgende Kategorien gut, um sowohl die Datensicherheit als auch eine gute Struktur zu gew\u00e4hrleisten:<\/p>\n\n\n\n