{"id":36085,"date":"2022-11-10T09:14:07","date_gmt":"2022-11-10T08:14:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=36085"},"modified":"2025-04-02T13:37:01","modified_gmt":"2025-04-02T11:37:01","slug":"archivsystem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/archivsystem\/","title":{"rendered":"Das Archivsystem \u2013 Fundgrube verloren geglaubter Sch\u00e4tze?"},"content":{"rendered":"\n<p>Archivsysteme \u2013 dem schnellen Gedanken folgend landet man bei langen Listen und Katalogen, kleinen Karteikarten in Schubladen und endlosen Regalen. Ein klassisches Archiv wichtiger Dokumente \u2013 ein Relikt von \u201edamals\u201c. Denn Papier ist heute nur noch eine m\u00f6gliche Ausgabeversion oder Repr\u00e4sentation wichtiger Dokumente, denn fast alles wird heute direkt digital erstellt. Wie also sind Archivsysteme und Aktensysteme heute gestaltet und was kann man sich darunter vorstellen? Dass ein Archivsystem mehr ist als eine Fundgrube, dass gerade Struktur und Wiederauffindbarkeit essenziell sind, betrachten wir in diesem Blogbeitrag.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-archivsysteme-damals-und-heute\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"archivsysteme-damals-und-heute\"><\/span>Archivsysteme damals und heute<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>In Archiven fristen Unterlagen oder auch Gegenst\u00e4nde ihr Dasein, die nicht mehr konstant ben\u00f6tigt werden, aber auch nicht entsorgt werden k\u00f6nnen oder sollen. Damit die Jagd nach einer Information nicht zur unendlichen Geschichte wird, gibt es Archivsysteme oder auch Aktensysteme \u2013 je nachdem, ob man speziell Dokumente bezeichnen m\u00f6chte, oder der Begriff auch weitl\u00e4ufiger verwendet wird. Eines hatten Archivsysteme und Akten Aufbewahrungssysteme bis vor einigen Jahren gemein \u2013 den unvermeidlichen Archivar, den H\u00fcter des Wissens \u00fcber das System und die dahinterliegende Struktur. Als Torw\u00e4chter und Wegweiser waren Archivare unentbehrlich. Damals. Heute werden sowohl physische als auch rein digitale Archive mit Software verwaltet und Suchfunktionen erleichtern auch ungeschulteren Personen den Zugang zu Wissen. Was genau muss man sich aber unter einem elektronischen Archivsystem vorstellen?<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Definition: Archivsystem<\/h3>\n\n\n\n<p>Ein <strong>Archivsystem<\/strong> bezeichnet eine Speicherung oder Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten, meist in elektronischer Form. Dabei ist die langfristige Speicherung ein Kernaspekt. H\u00e4ufig handelt es sich hier vornehmlich um handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente, bei denen Themen wie Unver\u00e4nderbarkeit eine Rolle spielen. Im englischen Sprachraum werden oft Begrifflichkeiten wie Records Management und Storage Systeme verwandt. Abzugrenzen sind Archivsysteme auch von <strong>Akten Aufbewahrungssystemen<\/strong>, die oftmals noch analoge Varianten der Medienaufbewahrung bezeichnen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-sollte-ein-archivsystem-konnen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-sollte-ein-archivsystem-koennen\"><\/span>Was sollte ein Archivsystem k\u00f6nnen?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ein Archivsystem sollte in der Lage sein, Unterlagen oder im weitesten Sinne Informationen sicher, geordnet und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Historische Archive haben dabei noch gr\u00f6\u00dfere Dimensionen und reichen in der Zeitgeschichte mehrere Jahrhunderte zur\u00fcck, was das Finden nicht gerade erleichtert, und ein klares System erfordert. Die Auffindbarkeit muss aber selbstverst\u00e4ndlich auch in modernen Aktensystemen gegeben sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Im digitalen Bereich schaffen die Schnelllebigkeit und immer neue Innovationen eine weitere Herausforderung. Dateiformate sind im Laufe der Zeit unterschiedlich popul\u00e4r, teils nicht von jeder Software lesbar oder nicht ausreichend gegen Datenverlust gesch\u00fctzt. Ein Archivsystem muss dem Umgang der Informationsgesellschaft mit neuen Techniken und Standards gewachsen sein und die Lesbarkeit der Informationen \u00fcber lange Zeitr\u00e4ume sicherstellen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Zusammenhang ist auch die konstante Weiterverbreitung <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitale-unterschrift\/\">digitaler Unterschriften<\/a> zu erw\u00e4hnen. Weil immer Dokument, die eine hohe rechtsg\u00fcltig haben, digital signiert werden, w\u00e4chst auch die Masse an aufzubewahrenden Dokumenten. Zeitgleich m\u00fcssen diese Unterlagen rechtssicher verwahrt werden, d.h. ein Archivsystem muss auch mit verschiedenen Berechtigungen seiner Nutzer arbeiten k\u00f6nnen. Nicht jeder Vertrag darf von jeder Person eingesehen werden, muss aber dennoch in 10 Jahren noch verf\u00fcgbar sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese Entwicklungen zwingen Unternehmen sich mit rechtlich korrekter Archivierung solcher Unterlagen auseinanderzusetzen. Ein Aktensystem muss revisionssicher sein \u2013 ein Aspekt, den wir uns gleich noch n\u00e4her ansehen werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Zudem sollte das Archivsystem in der Lage seine Unterlagen auszulesen, damit es eigenst\u00e4ndig versteht, um was f\u00fcr ein Dokument es sich handelt. Dies ist n\u00f6tig, um schnell korrekte Aufbewahrungsfristen zu ermitteln, oder auch ein Dokument dem passenden Lieferanten zu ordnen zu k\u00f6nnen und es in eine digitale Akte einzusortieren. Dies tr\u00e4gt zur leichteren Arbeit des Endanwenders bei, wenn Unterlagen manuell im Archiv gesucht werden. Das kann z.B. der Fall sein, wenn Angebotsnummern oder Inhalte eines Dokuments nicht bekannt sind. Eine gute Erkennung, was das Dokument beinhaltet und die korrekte Zuordnung nehmen Anwender:innen daher beim Ablegen, aber auch beim Wiederfinden viel Arbeit ab.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p><strong>Durchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit &amp; Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/DMS\/Whitepaper%20-%20dms%20-%20durchblick%20im%20compliance-dschungel_ungated.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-archivsystem&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"ein-archivsystem-braucht-exzellente-schnittstellen-und-einen-archivar-20\"><\/span>Ein Archivsystem braucht exzellente Schnittstellen und einen Archivar 2.0<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Archivsysteme sind dann besonders gut, wenn die Endanwender sie nicht bemerken. Perfekt ist es, wenn Nutzer in ihren gewohnten Systemen \u2013 sei es HR-Software, Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement \u2013 arbeiten, und die Unterlagen beim Speichern automatisch abgelegt werden. Mit Verschlagwortung und der korrekten Aufbewahrungsfrist versehen, damit es keine M\u00fche macht. Die volle Integration, die alles ineinanderflie\u00dfen l\u00e4sst, ist das optimale Ziel. Dazu muss aber auch eine clevere Suche mitgeliefert werden, die alle Unterlagen vollst\u00e4ndig durchsucht. Nur so wird gew\u00e4hrleistet, dass archivierte Dokumente unaufw\u00e4ndig wiedergefunden werden \u2013 denn f\u00fcr ein elektronisches Akten Aufbewahrungssystem m\u00f6chte man schlie\u00dflich keinen Archivar anstellen. Die Suche ist der Archivar 2.0.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"ein-archivsystem-sollte-revisionssicher-sein-%e2%80%93-sonst-braucht-man-es-nicht\"><\/span>Ein Archivsystem sollte revisionssicher sein \u2013 sonst braucht man es nicht<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ein Akten Aufbewahrungsystem oder Archivsystem enth\u00e4lt viele gesch\u00e4ftsrelevante Informationen. Nach dem HBG, sowie z.B. \u00a7146 und <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/147-ao\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00a7147 AO<\/a> m\u00fcssen diese Dokumente meist 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem gibt es aber weitere Anspr\u00fcche an Revisionssicherheit eines Archivsystems. Die Unterlagen m\u00fcssen sicher, vollst\u00e4ndig und ordnungsgem\u00e4\u00df verwahrt werden. Dazu haben wir einen eigenen Blogartikel verfasst: \u201e<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Revisionssicherheit \u2013 Was bedeutet das und wie archiviere ich revisionssicher?<\/a>\u201c<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"betriebsformen-von-archivsystemen\"><\/span>Betriebsformen von Archivsystemen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Archivsysteme k\u00f6nnen On-Premises, also lokal auf eigenen Servern, oder aber als Software as a Service aus der Cloud heraus betrieben werden. F\u00fcr den Endanwender spielt es keine Rolle, welche Infrastruktur dem System zugrunde liegt, solange alle passenden Programme nahtlos ineinandergreifen und jederzeit verf\u00fcgbar sind. Die Entscheidung f\u00fcr die eine oder andere Betriebsform ist eher eine des eigenen Sicherheitsgef\u00fchls, bzw. der datenschutzrechtlichen Anforderungen, und der M\u00f6glichkeiten. Auch Archivsysteme m\u00fcssen gepflegt und gewartet werden, sodass eine IT-Administration n\u00f6tig ist. Archive haben das typische Symptom, dass sie konstant wachsen. Daher ist es auch n\u00f6tig, rechtzeitig mehr Speicherplatz einzuplanen, damit das Archivsystem problemlos seine Aufgaben erf\u00fcllen kann. Im Cloud-Betrieb ist das ohne Vorlaufzeit m\u00f6glich, der Speicherplatz w\u00e4chst einfach mit und man bekommt in der Regel exakt das berechnet, was ben\u00f6tigt wird.<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dokumentenmanagement-Systeme<\/a> (DMS) k\u00f6nnen heutzutage oftmals leisten, was man von einem Archivsystem erwartet: n\u00e4mlich mehr sein, als reine Fundgruben, in denen die Wiederauffindbarkeit so zuf\u00e4llig ist wie auf manchen Laufwerkstrukturen. Wenn man jedoch auf eine langfristige und rechtssichere Archivierung seiner Unterlagen angewiesen ist, empfiehlt sich, einmal genau hinzusehen, wie es das DMS mit den Themen OCR, Archivierung, Revisionssicherheit und Versionierung, und dem Umgang mit verschiedenen Dateiformaten h\u00e4lt. Was ein Dokumentenmanagement-System sonst noch so kann, haben wir in unserem Grundlagen-Whitepaper \u201eDokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt\u201c zusammengefasst.<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/dvelop%20Whitepaper%20-%20Digitales%20Dokumentenmanagement%20einfach%20erklaert.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-archivsystem&#038;utm_content=button\" target=\"\">DMS Whitepaper lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Archivsysteme \u2013 dem schnellen Gedanken folgend landet man bei langen Listen und Katalogen, kleinen Karteikarten in Schubladen und endlosen Regalen. 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