Die Einf\u00fchrung einer elektronischen Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung, denn dadurch werden viele Prozesse automatisiert und somit effizienter. Die elektronische Personalakte soll das bisherige, auf Papier basierende Aktenwesen ersetzen und stellt eine moderne, zukunftsweisende L\u00f6sung des Personalmanagements dar.<\/p>\n\n\n\n
In diesem Artikel erf\u00e4hrst du, was eine elektronische Personalakte<\/a> ist, welche positiven Auswirkungen sie auf das Unternehmensmanagement hat wie der Projektverlauf in der \u00f6ffentlichen Verwaltung (am Beispiel des Rheinisch-Bergischen Kreises) aussieht. <\/p>\n\n\n\n Grunds\u00e4tzlich funktioniert eine digitale Personalakte nicht anders als eine klassische Personalakte aus Papier. Die Personaldokumente aller Mitarbeiter:innen werden in einem Dokumentmanagement-System <\/a>eingepflegt und verwaltet. <\/p>\n\n\n\n Unter einer elektronischen Personalakte ist eine digitale Sicht auf die Dokumente von Mitarbeitenden zu verstehen, die die analoge Papier-Personalakte ersetzt. Eine elektronische Personalakte ist ein Dokumentationssystem, in dem Daten und Informationen \u00fcber eine Person gesammelt, verwaltet und aufbewahrt werden. Dies umfasst in der Regel Angaben zur Identifizierung der Person, zu ihrer beruflichen Laufbahn, zu Aus- und Weiterbildung sowie zu sonstigen relevanten Erfahrungen und Kenntnissen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n Da es keine gesetzlichen Regelungen zum Inhalt einer (elektronischen) Personalakte gibt, l\u00e4sst sich der Inhalt nur schwer zusammenfassen. Jedes Unternehmen erachtet unterschiedliche Dokumente als relevant f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis, weshalb sich die Inhalte einer Personalakte unterscheiden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Welche Inhalte sich h\u00e4ufig in einer Personalakte befinden, sind zum Beispiel:<\/p>\n\n\n\n Die Sammlung dieser Daten und Informationen in einer Personalakte hat unter anderem den Zweck, die Personalentwicklung einer Person zu erm\u00f6glichen und zu unterst\u00fctzen. F\u00fcr die Arbeit mit einer Personalakte ist es wichtig, dass alle relevanten Daten und Informationen regelm\u00e4\u00dfig aktualisiert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Personalakte immer auf dem neuesten Stand ist und alle notwendigen Informationen enth\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n Es gibt zahlreiche Gr\u00fcnde, die f\u00fcr die Einf\u00fchrung elektronischer Personalakten sprechen. Kurz gesagt: Elektronische Personalakten sind gegen\u00fcber den analogen Personalakten effizienter und vereinfachen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag. Mitarbeitende sch\u00e4tzen es, wenn der Urlaub kurzfristig genehmigt wird oder die Zusage zum Vorstellungsgespr\u00e4ch rasch erfolgt. Egal, ob Feedback eingeholt wird oder Antr\u00e4ge bearbeitet werden \u2013 elektronische Personalakten und dessen Bearbeitungsschritte erleichtern nicht nur Personalleitern, sondern auch ihren Teams den Job. <\/p>\n\n\n\n Neben den verschlankten Arbeitsprozessen, den Verzicht auf jede Menge Papier und den gewonnenen Platz, durch den Verzicht auf Aktenordner und Aktenschr\u00e4nken, gibt es mindestens 10 weitere gute Gr\u00fcnde und Vorteile der digitalen Personalakte<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Das Ganze hat uns auch vor allem w\u00e4hrend der Corona-Pandemie sehr geholfen. H\u00e4tten wir nicht die M\u00f6glichkeit der mobilen Arbeitsplatzausstattung und der digitalen Akte gehabt, h\u00e4tten die anderen Kollegen und Kolleginnen, also die ca. 1300 Besch\u00e4ftigte Ende des Monats kein Geld bekommen. Wir waren sehr, sehr dankbar, dass wir die M\u00f6glichkeit hatten, mit dem Laptop und der digitalen Akte ins Homeoffice gehen zu k\u00f6nnen. <\/p>Sophia Thews Die Einf\u00fchrung einer elektronischen Personalakte bietet mehr Organisation, eine schnellere Auffindbarkeit ben\u00f6tigter Informationen und zahlreiche weitere Mehrwerte. Wenn bereits vor der Einf\u00fchrung grundlegende Fragen gekl\u00e4rt werden, ist auch die Einf\u00fchrung einer elektronischen Personalakte ein Leichtes. <\/p>\n\n\n\n Der erste Schritt ist nat\u00fcrlich die Auswahl des passenden Tools<\/a>. Dabei sollten die wesentlichen Kriterien f\u00fcr die Auswahl der geeigneten Software vor allem eine gute Bedienbarkeit, die Integrationsf\u00e4higkeit in bestehende Systeme sowie Anforderungen an den Datenschutz sein. Vor allem die M\u00f6glichkeit einer revisionssicheren Archivierung<\/a> ist von gro\u00dfer Bedeutung. <\/p>\n\n\n\n Bei Personalakten handelt es sich um vertrauliche, personenbezogene Daten, daher m\u00fcssen zwangsl\u00e4ufig die Vorgaben der DSGVO<\/a> eingehalten werden. Ein geeignetes Rollen- und Berechtigungskonzept regelt, welche Dokumente von wem eingesehen, bearbeitet und hinzugef\u00fcgt werden darf. <\/p>\n\n\n\n Grunds\u00e4tzlich muss entschieden werden, ob die Digitalisierung von Personalakten innerhalb des Unternehmens vorgenommen werden soll oder ein professioneller Scan-Dienstleister diese Aufgabe \u00fcbernehmen soll. Aber auch, wenn alle Akten digitalisiert sind, ist es wichtig zu beachten, welche Dokumentenarten in welcher Form aufbewahrt werden m\u00fcssen und welche vernichtet werden k\u00f6nnen. In manchen F\u00e4llen wird Schriftform als Beweismittel vorgeschrieben, \u00a7 126 BGB<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, folgt die praktische Einf\u00fchrung der elektronischen Personalakte. Die importierten Daten m\u00fcssen durch die Personaler:innen den jeweiligen Personen zugeordnet werden. Durch ein strukturiertes Projektmanagement kann die Einf\u00fchrung der elektronischen Personalakte erfolgreich durchgef\u00fchrt werden. <\/p>\n\n\n\n Eine fr\u00fchzeitige interne Kommunikation ist f\u00fcr die Akzeptanz von gro\u00dfer Bedeutung. Zudem wird die Wahrscheinlichkeit, dass im Laufe des Projektes unn\u00f6tigen Blocker auftauchen, minimiert. Aber auch eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten hilf den Mitarbeiter:innen dabei, die Vorteile der elektronischen Personalakte zu verstehen und sie so zu einem Werkzeug zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung<\/a> weiterzuentwickeln. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Effiziente HR-Prozesse mit digitalem Dokumentenmanagement und SAP SuccessFactors<\/p>\n\n\n\n<\/span>Was ist eine elektronische Personalakte?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Definition elektronische Personalakte<\/h3>\n\n\n\n
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<\/span>Gr\u00fcnde f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer elektronischen Personalakte<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Rheinisch-Bergischer Kreis<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Tipps zur Einf\u00fchrung einer elektronischen Personalakte<\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Das richtige Tool<\/h3>\n\n\n\n
2. Rollen- und Berechtigungskonzept<\/h3>\n\n\n\n
3. Digitalisierung der Akten<\/h3>\n\n\n\n
4. Implementierung des Tools<\/h3>\n\n\n\n
5. Kommunikation und Schulung<\/h3>\n\n\n\n