<\/span>Was ist ein Rechnungseingangsbuch?<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin Rechnungseingangsbuch<\/strong> dient dazu, alle in einem Unternehmen eingehenden Rechnungen, die nicht direkt bar bezahlt wurden, zentral zu erfassen und zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnungen per Mail<\/a>, als PDF-Datei, als elektronische Rechnung oder ganz klassisch auf Papier im Unternehmen oder in der Organisation eintreffen.<\/p>\n\n\n\nUnmittelbar nach dem Eintreffen wird eine Rechnung in das Rechnungseingangsbuch mit Datum, Rechnungsnummer und Bruttoendbetrag eingetragen. Au\u00dferdem werden die Rechnungen in diesem Schritt oftmals direkt mit Informationen zu Wareneing\u00e4ngen oder Gutschriften versehen. Umbuchungen vom Finanzamt oder Mahnungen geh\u00f6ren nicht in das Rechnungseingangsbuch.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>Was sind die zentralen Aufgaben eines Rechnungseingangsbuches?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie zentrale Erfassung aller eingehenden Rechnungen erm\u00f6glicht eine umfassende sowie m\u00f6glichst fr\u00fchzeitige \u00dcbersicht s\u00e4mtlicher offener Zahlungsverpflichtungen. Weiterhin unterst\u00fctzt das Rechnungseingangsbuch bei der Umsatzsteuervoranmeldung, denn die abzugsf\u00e4hige Vorsteuer kann mit einem Blick in das Buch ermittelt werden. Mit diesen Eigenschaften stellt das Rechnungseingangsbuch eine bedeutende Schnittstelle zwischen Einkauf und Rechnungswesen dar.<\/p>\n\n\n\n
Gegenst\u00fcck zu einem Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch. Dort werden alle Rechnungen, Gutschriften und Stornobuchungen mit den entsprechenden Kundeninformationen erfasst, die das Unternehmen oder die Organisation erstellt und verschickt.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Gesetzliche Vorschriften rund um das Rechnungseingangsbuch<\/span><\/h2>\n\n\n\nGem\u00e4\u00df dem Handelsgesetzbuch<\/a> (HGB) ist jeder Kaufmann zu einer Buchf\u00fchrung verpflichtet. Im Rahmen der doppelten Buchf\u00fchrung wird dabei zwischen drei Arten von B\u00fcchern unterschieden: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch.<\/p>\n\n\n\n![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/inforgrafik-doppelte-buchfuehrung-1090x522.png\")
<\/figure>\n\n\n\nIn Grundb\u00fcchern werden alle Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in chronologischer Reihenfolge erfasst und in einem sp\u00e4teren Schritt in das Hauptbuch \u00fcbertragen. Dort erfolgen dann die sachliche Zuordnung sowie systematische Gliederung der Buchungen. In den Nebenb\u00fcchern werden einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert, damit dieses \u00fcbersichtlich bleibt.<\/p>\n\n\n\n
Ein Rechnungseingangsbuch z\u00e4hlt zu den Grundb\u00fcchern und muss stets folgende Angaben enthalten:<\/p>\n\n\n\n
\n- Buchungsdatum <\/li>\n\n\n\n
- Laufende Journalnummer <\/li>\n\n\n\n
- Soll- & Habenkonto <\/li>\n\n\n\n
- Buchungsbetrag <\/li>\n\n\n\n
- Buchungstext <\/li>\n\n\n\n
- Belegdatum & Belegnummer <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Eine explizite Pflicht zur F\u00fchrung eines Rechnungseingangsbuches besteht nicht. Allerdings hilft dieses wesentlich dabei, die im HGB festgelegten Grunds\u00e4tze der Nachvollziehbarkeit, Nachpr\u00fcfbarkeit und fortlaufenden Aufzeichnung in der Buchhaltung einzuhalten und nachweisen zu k\u00f6nnen. Die Vorschriften zur Buchhaltung besagen weiterhin, dass s\u00e4mtliche Unterlagen, welche f\u00fcr eine \u00dcberpr\u00fcfung steuerlich relevanter Tatbest\u00e4nde ben\u00f6tigt werden, aufbewahrt werden m\u00fcssen. Dies betrifft im Falle des Rechnungseingangs die Originaldateien der Rechnungen sowie unter Umst\u00e4nden per Mail gestellte R\u00fcckfragen samt Antworten. Bei einer Betriebspr\u00fcfung durch das Finanzamt oder einer externen Wirtschaftspr\u00fcfung ist das Rechnungsbuch ein wesentliches Mittel, um den Rechnungseingang mit gebuchten Rechnungen abgleichen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Aus diesen Gr\u00fcnden empfiehlt es sich, auch ohne die unmittelbare Verpflichtung stets alle eingehenden Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch festzuhalten.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitales Rechnungseingangsbuch \u2013 Diese Vorteile bringt die Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nWird ein Rechnungseingangsbuch digital gef\u00fchrt, bringt dies einige Vorteile mit sich. Mitarbeiter:innen erhalten von jedem Ort aus mit einem Klick eine umfassende \u00dcbersicht und Informationen zu allen im Unternehmen oder in der Organisation eingegangenen Rechnungen. Oftmals verf\u00fcgt ein digitales Rechnungseingangsbuch \u00fcber Funktionen wie eine Skontoampel, die auf einen Blick die Skonto- und Nettof\u00e4lligkeit farblich hervorhebt. Damit kann schnell eine Priorisierung vorgenommen werden, welche Rechnungen zuerst bearbeitet werden sollten.<\/p>\n\n\n\n
Auch Funktionen wie eine direkte Dokumentenvorschau, die es Anwender:innen erm\u00f6glicht, sich schnell einen \u00dcberblick zu verschaffen, ohne die Arbeitsoberfl\u00e4che wechseln oder in einzelne Rechnungen abspringen zu m\u00fcssen, sind beliebt. So auch im Rechnungseingangsbuch der Rechnungsmanagementsoftware d.velop invoices<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
Unmittelbar nach dem Eintreffen wird eine Rechnung in das Rechnungseingangsbuch mit Datum, Rechnungsnummer und Bruttoendbetrag eingetragen. Au\u00dferdem werden die Rechnungen in diesem Schritt oftmals direkt mit Informationen zu Wareneing\u00e4ngen oder Gutschriften versehen. Umbuchungen vom Finanzamt oder Mahnungen geh\u00f6ren nicht in das Rechnungseingangsbuch.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>Was sind die zentralen Aufgaben eines Rechnungseingangsbuches?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie zentrale Erfassung aller eingehenden Rechnungen erm\u00f6glicht eine umfassende sowie m\u00f6glichst fr\u00fchzeitige \u00dcbersicht s\u00e4mtlicher offener Zahlungsverpflichtungen. Weiterhin unterst\u00fctzt das Rechnungseingangsbuch bei der Umsatzsteuervoranmeldung, denn die abzugsf\u00e4hige Vorsteuer kann mit einem Blick in das Buch ermittelt werden. Mit diesen Eigenschaften stellt das Rechnungseingangsbuch eine bedeutende Schnittstelle zwischen Einkauf und Rechnungswesen dar.<\/p>\n\n\n\n
Gegenst\u00fcck zu einem Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch. Dort werden alle Rechnungen, Gutschriften und Stornobuchungen mit den entsprechenden Kundeninformationen erfasst, die das Unternehmen oder die Organisation erstellt und verschickt.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Gesetzliche Vorschriften rund um das Rechnungseingangsbuch<\/span><\/h2>\n\n\n\nGem\u00e4\u00df dem Handelsgesetzbuch<\/a> (HGB) ist jeder Kaufmann zu einer Buchf\u00fchrung verpflichtet. Im Rahmen der doppelten Buchf\u00fchrung wird dabei zwischen drei Arten von B\u00fcchern unterschieden: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\nIn Grundb\u00fcchern werden alle Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in chronologischer Reihenfolge erfasst und in einem sp\u00e4teren Schritt in das Hauptbuch \u00fcbertragen. Dort erfolgen dann die sachliche Zuordnung sowie systematische Gliederung der Buchungen. In den Nebenb\u00fcchern werden einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert, damit dieses \u00fcbersichtlich bleibt.<\/p>\n\n\n\n
Ein Rechnungseingangsbuch z\u00e4hlt zu den Grundb\u00fcchern und muss stets folgende Angaben enthalten:<\/p>\n\n\n\n
\n- Buchungsdatum <\/li>\n\n\n\n
- Laufende Journalnummer <\/li>\n\n\n\n
- Soll- & Habenkonto <\/li>\n\n\n\n
- Buchungsbetrag <\/li>\n\n\n\n
- Buchungstext <\/li>\n\n\n\n
- Belegdatum & Belegnummer <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Eine explizite Pflicht zur F\u00fchrung eines Rechnungseingangsbuches besteht nicht. Allerdings hilft dieses wesentlich dabei, die im HGB festgelegten Grunds\u00e4tze der Nachvollziehbarkeit, Nachpr\u00fcfbarkeit und fortlaufenden Aufzeichnung in der Buchhaltung einzuhalten und nachweisen zu k\u00f6nnen. Die Vorschriften zur Buchhaltung besagen weiterhin, dass s\u00e4mtliche Unterlagen, welche f\u00fcr eine \u00dcberpr\u00fcfung steuerlich relevanter Tatbest\u00e4nde ben\u00f6tigt werden, aufbewahrt werden m\u00fcssen. Dies betrifft im Falle des Rechnungseingangs die Originaldateien der Rechnungen sowie unter Umst\u00e4nden per Mail gestellte R\u00fcckfragen samt Antworten. Bei einer Betriebspr\u00fcfung durch das Finanzamt oder einer externen Wirtschaftspr\u00fcfung ist das Rechnungsbuch ein wesentliches Mittel, um den Rechnungseingang mit gebuchten Rechnungen abgleichen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Aus diesen Gr\u00fcnden empfiehlt es sich, auch ohne die unmittelbare Verpflichtung stets alle eingehenden Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch festzuhalten.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitales Rechnungseingangsbuch \u2013 Diese Vorteile bringt die Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\nWird ein Rechnungseingangsbuch digital gef\u00fchrt, bringt dies einige Vorteile mit sich. Mitarbeiter:innen erhalten von jedem Ort aus mit einem Klick eine umfassende \u00dcbersicht und Informationen zu allen im Unternehmen oder in der Organisation eingegangenen Rechnungen. Oftmals verf\u00fcgt ein digitales Rechnungseingangsbuch \u00fcber Funktionen wie eine Skontoampel, die auf einen Blick die Skonto- und Nettof\u00e4lligkeit farblich hervorhebt. Damit kann schnell eine Priorisierung vorgenommen werden, welche Rechnungen zuerst bearbeitet werden sollten.<\/p>\n\n\n\n
Auch Funktionen wie eine direkte Dokumentenvorschau, die es Anwender:innen erm\u00f6glicht, sich schnell einen \u00dcberblick zu verschaffen, ohne die Arbeitsoberfl\u00e4che wechseln oder in einzelne Rechnungen abspringen zu m\u00fcssen, sind beliebt. So auch im Rechnungseingangsbuch der Rechnungsmanagementsoftware d.velop invoices<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
Gem\u00e4\u00df dem Handelsgesetzbuch<\/a> (HGB) ist jeder Kaufmann zu einer Buchf\u00fchrung verpflichtet. Im Rahmen der doppelten Buchf\u00fchrung wird dabei zwischen drei Arten von B\u00fcchern unterschieden: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch.<\/p>\n\n\n\n In Grundb\u00fcchern werden alle Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in chronologischer Reihenfolge erfasst und in einem sp\u00e4teren Schritt in das Hauptbuch \u00fcbertragen. Dort erfolgen dann die sachliche Zuordnung sowie systematische Gliederung der Buchungen. In den Nebenb\u00fcchern werden einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert, damit dieses \u00fcbersichtlich bleibt.<\/p>\n\n\n\n Ein Rechnungseingangsbuch z\u00e4hlt zu den Grundb\u00fcchern und muss stets folgende Angaben enthalten:<\/p>\n\n\n\n Eine explizite Pflicht zur F\u00fchrung eines Rechnungseingangsbuches besteht nicht. Allerdings hilft dieses wesentlich dabei, die im HGB festgelegten Grunds\u00e4tze der Nachvollziehbarkeit, Nachpr\u00fcfbarkeit und fortlaufenden Aufzeichnung in der Buchhaltung einzuhalten und nachweisen zu k\u00f6nnen. Die Vorschriften zur Buchhaltung besagen weiterhin, dass s\u00e4mtliche Unterlagen, welche f\u00fcr eine \u00dcberpr\u00fcfung steuerlich relevanter Tatbest\u00e4nde ben\u00f6tigt werden, aufbewahrt werden m\u00fcssen. Dies betrifft im Falle des Rechnungseingangs die Originaldateien der Rechnungen sowie unter Umst\u00e4nden per Mail gestellte R\u00fcckfragen samt Antworten. Bei einer Betriebspr\u00fcfung durch das Finanzamt oder einer externen Wirtschaftspr\u00fcfung ist das Rechnungsbuch ein wesentliches Mittel, um den Rechnungseingang mit gebuchten Rechnungen abgleichen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Aus diesen Gr\u00fcnden empfiehlt es sich, auch ohne die unmittelbare Verpflichtung stets alle eingehenden Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch festzuhalten.<\/p>\n\n\n\n Wird ein Rechnungseingangsbuch digital gef\u00fchrt, bringt dies einige Vorteile mit sich. Mitarbeiter:innen erhalten von jedem Ort aus mit einem Klick eine umfassende \u00dcbersicht und Informationen zu allen im Unternehmen oder in der Organisation eingegangenen Rechnungen. Oftmals verf\u00fcgt ein digitales Rechnungseingangsbuch \u00fcber Funktionen wie eine Skontoampel, die auf einen Blick die Skonto- und Nettof\u00e4lligkeit farblich hervorhebt. Damit kann schnell eine Priorisierung vorgenommen werden, welche Rechnungen zuerst bearbeitet werden sollten.<\/p>\n\n\n\n Auch Funktionen wie eine direkte Dokumentenvorschau, die es Anwender:innen erm\u00f6glicht, sich schnell einen \u00dcberblick zu verschaffen, ohne die Arbeitsoberfl\u00e4che wechseln oder in einzelne Rechnungen abspringen zu m\u00fcssen, sind beliebt. So auch im Rechnungseingangsbuch der Rechnungsmanagementsoftware d.velop invoices<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n\n
<\/span>Digitales Rechnungseingangsbuch \u2013 Diese Vorteile bringt die Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n