{"id":36897,"date":"2022-12-21T12:20:47","date_gmt":"2022-12-21T11:20:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=36897"},"modified":"2025-12-30T15:17:13","modified_gmt":"2025-12-30T14:17:13","slug":"dms-loesung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dms-loesung\/","title":{"rendered":"DMS L\u00f6sung: 5 Dinge, die du wissen musst!"},"content":{"rendered":"\n

Du willst dein Unternehmen digitalisieren bzw. strukturieren, aber wei\u00dft nicht, wo du anfangen sollst? Dann bist du hier genau richtig. Hier bekommst du einen \u00dcberblick, was ein DMS<\/a> ist, welche L\u00f6sungen es gibt und wie es auf dein Unternehmen anwendbar ist!  <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>DMS L\u00f6sung einfach erkl\u00e4rt<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine DMS L\u00f6sung<\/strong> ist ein Dokumentenmanagement-System, das eine elektronische Ablage von Dokumenten vereinfacht und die L\u00f6sung f\u00fcr transparente Abl\u00e4ufe bietet. Konkrete L\u00f6sungen eines DMS lassen sich anhand mehrerer Beispiele genauer veranschaulichen.  <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>1. Was ist eine Dokumentenmanagement-System-L\u00f6sung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein DMS bezieht sich darauf, digitale Prozesse zu strukturieren. Die L\u00f6sung besteht dabei aus sicheren, schnellen und transparenten Workflows<\/a>, die Arbeitsschritte effizienter machen. Gleichzeitig soll der geringstm\u00f6gliche manuelle Aufwand entstehen. Es spielt hierbei keine Rolle, ob es Dokumente von Lieferanten, Kunden oder Vertr\u00e4ge sind. Durch die digitale Ablage von Dokumenten, die per Post, E-Mail oder Fax eingehen, k\u00f6nnen die Systeme jederzeit standort\u00fcbergreifend genutzt werden. Das automatische Verschlagworten der Unterlagen erm\u00f6glicht einen schnellen Zugriff auf interne und externe Dateien. Zus\u00e4tzlich gibt es den Unternehmen die Gelegenheit Arbeit, Platz und Geld zu sparen, sodass eine automatische Produktivit\u00e4tssteigerung erfolgt. Hier erf\u00e4hrst du, was bei der Auswahl des passenden DMS Anbieters<\/a> zu beachten ist. <\/p>\n\n\n\n

Aktenschr\u00e4nke waren gestern! <\/h3>\n\n\n\n

Durch das Einsparen von Kosten und Prozessdigitalisierung kann viel Potenzial aus einer DMS L\u00f6sung herausgeholt werden. Die Unterlagen sind durch die digitale Aufbewahrung gegen Zerst\u00f6rung und Manipulation gesch\u00fctzt. Das liegt an einer revisionssicheren Archivierung<\/a> und einer automatischen Versionierung<\/a>, die bequem abbildet, wann etwas und was genau an einem Dokument bearbeitet wurde.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>2. In welcher Form gibt es DMS L\u00f6sungen? <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um den sichersten, schnellsten und geringstm\u00f6glichen Aufwand betreiben zu k\u00f6nnen, wurden verschiedene Varianten entwickelt. Dazu z\u00e4hlen einmal die Prozesse, aber auch Ablagem\u00f6glichkeiten, die dir deinen Arbeitsalltag erleichtern.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Akte<\/h3>\n\n\n\n

Zum einen z\u00e4hlt dazu die g\u00e4ngige Form der digitalen Akte<\/a>, die das langwierige Suchen von Dokumenten vermeidet. Dabei stehen die schnelle Suche und die rechtssichere Ablage im Vordergrund.<\/p>\n\n\n\n

So funktioniert’s:<\/strong> Es werden eingescannte oder anderweitig im System abgelegte Dokumente vollautomatisch klassifiziert und in die jeweiligen oder automatisch neu angelegten Akten verschoben, sodass auch komplexe Strukturen effizient im \u00dcberblick behalten werden.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Dokumentenarchivierung<\/h3>\n\n\n\n

Gleichzeitig ist die digitale Dokumentenarchivierung<\/a> eine Form, die den Schutz der Inhalte sicherstellt. Dabei handelt es sich um langfristig, sichere und unver\u00e4nderliche Verwahrung von Dokumenten. Man sollte beachten, dass die DM-Software den Standards des Bundesministeriums f\u00fcr Finanzen mit den GoBD<\/a> (Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entspricht. <\/p>\n\n\n\n

So funktioniert’s:<\/strong> Jeden Tag kommen Bilder, Belege, Papierdokumente und unz\u00e4hlige Unterlagen herein, die durch Ablage in diesem System revisionssicher aufbewahrt werden.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Gesch\u00e4ftsprozesse<\/h3>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus gibt es die digitalen Gesch\u00e4ftsprozesse, die die manuelle, papierbasierte Vorgehensweise digitalisieren. Eine Prozessmanagement Software<\/a> hilft <\/a>dabei. <\/p>\n\n\n\n

So funktioniert’s:<\/strong> Wenn Workflows, wie Beschaffungsantr\u00e4ge, Urlaubsantr\u00e4ge oder Reisekostenerstattungen gestellt werden, k\u00f6nnen sie jederzeit und von \u00fcberall weiterverarbeitet werden. So werden Routineaufgaben zum Kinderspiel! Es ist jederzeit klar, bei wem eine Aufgabe liegt, und nach Abschluss des To-dos bringt das System die Unterlagen automatisch zum n\u00e4chsten Prozessteilnehmer. Dank Vertretungsregeln bleibt auch bei Urlaub oder Krankheit nichts \u201eauf dem Schreibtisch des Kollegen\u201c liegen.<\/p>\n\n\n\n

Enterprise Search<\/h3>\n\n\n\n

Bei den DMS L\u00f6sungen wurde \u00fcber die Themen Ablage, Sicherheit und Prozesse hinaus auch die Variante des Enterprise Search<\/a> entwickelt. \u00dcbersetzt bedeutet das \u201eunternehmensweite Suche\u201c. Die unternehmensweite Suche hilft, die langwierigen Suchen nach Unternehmensinformationen auf den diversen Plattformen zu reduzieren, und l\u00f6st Datensilos auf.<\/p>\n\n\n\n

So funktioniert’s:<\/strong> Die Informationen der Unternehmen sind auf eine Vielzahl von Webseiten, E-Mails und Datenverzeichnissen verteilt. Die Software kann an all diese Datenquellen angebunden werden und auf sie zugreifen, sodass alle Informationen mit einem Klick erreichbar sind und nicht umst\u00e4ndlich in verschiedenen Tools und Plattformen gesucht werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Collaboration<\/h3>\n\n\n\n

Auch ist die Collaboration<\/a> ein Teil der Dokumentenmanagement-Software, die zu einer transparenten und modernen Arbeitswelt beitr\u00e4gt. Dabei geht es um eine bessere Zusammenarbeit im Team, die durch gemeinsame Projekte gef\u00f6rdert wird.<\/p>\n\n\n\n

So funktioniert’s: <\/strong>Durch verschiedene Collaboration Tools im DMS k\u00f6nnen Dokumente gemeinsam bearbeitet und gemanagt werden. Auch Externe k\u00f6nnen eingebunden werden, wenn die DMS L\u00f6sung gestattet, Unterlagen z.B. via Weblink zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Workbook – Digitale Akten<\/strong>: So gelingt die Einf\u00fchrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Entdecke im Workbook\u00a0<\/strong>den dreistufigen Prozess zur erfolgreichen Implementierung digitaler Akten.<\/p>\n\n\n\n\t

\n\t\t
\n\t\t\tWorkbook lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>3. DMS L\u00f6sung: Was passiert mit Unterlagen im System?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Unterlagen werden im System in mehreren Schritten digitalisiert, anschlie\u00dfend verarbeitet und dabei automatisch verschlagwortet<\/a>. Im n\u00e4chsten Schritt werden die Dokumente durch die Archivierung gesichert und dabei in der vorgesehenen Akte abgelegt. Dann kann die Collaboration beginnen und die passenden Workflows dazu starten.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>4. Ist das System \u00fcberhaupt auf mein Unternehmen anwendbar?  <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ja! Du solltest allerdings darauf achten, dass die von dir gew\u00e4hlte DMS L\u00f6sung gut mit den anderen von dir genutzten Programmen zusammenarbeitet. \u00dcber DMS-Schnittstellen<\/a> k\u00f6nnen Dokumentenmanagement-Systeme mit vielen Programmen kooperieren und als unternehmensweite Drehscheibe f\u00fcr Unterlagen und als revisionssicheres Archiv fungieren. <\/p>\n\n\n\n

So solltest du dein DMS mit Fachanwendungen, oder mit Microsoft 365<\/a>, SAP<\/a> oder Salesforce<\/a> verbinden k\u00f6nnen. Dabei spielen weder die Unternehmensgr\u00f6\u00dfe noch die Branche eine Rolle. Auch ist es irrelevant, bei welchem Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung dein Unternehmen steht. Ob die Dokumente schon eingescannt oder noch in Papierform vorhanden sind, kein Problem! Dar\u00fcber hinaus bietet das System die Vorteile von abteilungs\u00fcbergreifenden Informationen, die die Zusammenarbeit f\u00f6rdern. Dadurch wird automatisch die Servicequalit\u00e4t verbessert, da man einen umfassenden Rundumblick an Informationen bekommt. Zudem erh\u00e4lt das Unternehmen die Chance, sich digital zu entwickeln, und es fallen sowohl Druckkosten weg, als auch Zeit, die f\u00fcr die Ablage von Inhalten aufgewendet wird. Gleichzeitig ber\u00fccksichtigt man den verantwortungsvollen Aspekt der Nachhaltigkeit, da man sich Schritt f\u00fcr Schritt zum papierlosen B\u00fcro<\/a> entwickelt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>5. Unsere DMS L\u00f6sung hei\u00dft d.velop documents <\/span><\/h2>\n\n\n\n

d.velop documents<\/a> bietet dir alle obigen genannten Funktionen in nur einem Produkt. Das bedeutet: ganz gleich, ob es die digitale Akte, die Archivierung, die Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a>, Enterprise Search oder Collaboration ist\u00a0\u2013 dir stehen alle Funktionen in einem Produkt zur Verf\u00fcgung. Vom Einscannen \u00fcber Archivieren und Prozesse bis hin zur Ablage. Bei d.velop documents ist es irrelevant, ob du in einem mittelst\u00e4ndischen oder Gro\u00dfunternehmen arbeitest: Rechtssichere Aufbewahrung, Produktivit\u00e4tssteigerung und hohe Integrierbarkeit stehen im besonderen Fokus. Teste es doch einfach selbst. 💻<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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