{"id":37247,"date":"2023-01-09T16:59:47","date_gmt":"2023-01-09T15:59:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=37247"},"modified":"2025-02-21T15:38:40","modified_gmt":"2025-02-21T14:38:40","slug":"hr-prozesse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/hr-prozesse\/","title":{"rendered":"Warum jede Personalabteilung diese 3 HR-Prozesse digitalisieren sollte"},"content":{"rendered":"\n

Personalabteilungen haben in den vergangenen Jahren eine immer zentralere Rolle in Unternehmen eingenommen. Weg von reinen Verwaltungsaufgaben hin zu komplexeren Aufgabenbereichen rund um die Themen Recruiting, Weiterbildung, strategische Ressourcenplanung und beratende Funktionen im Hinblick auf fundierte Personalentscheidungen im Unternehmen \u2013 und das alles datenbasiert. Nur wer die eigenen KPIs im Blick hat und wiederkehrende Prozesse digitalisiert, kann am vorherrschenden kompetitiven Markt bestehen und wettbewerbsf\u00e4hig bleiben. Dabei spielt die F\u00f6rderung der Unternehmenskultur und -entwicklung eine wesentliche Rolle. Diese wachsende Verantwortung geht mit dem heutigen Arbeitsmarkt und dem Arbeitskr\u00e4ftemangel Hand in Hand. Die Suche und Bindung von Mitarbeitenden stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Herausforderungen, die der vollen Aufmerksamkeit bed\u00fcrfen. Umso wichtiger ist es, die interne Effizienz, also Zeit- und Kostenersparnisse, aber auch eine niedrige Fehleranf\u00e4lligkeit bei wiederkehrenden HR-Prozessen, sicherzustellen.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Definition HR-Prozesse<\/span><\/h2>\n\n\n\n

HR-Prozesse<\/strong> umfassen alle Prozesse im Bereich Human Resources (HR). Dazu z\u00e4hlen Prozesse rund um die Personalplanung, Personalbeschaffung und Personalbetreuung \u00fcber Lohnabrechnung bis zu Personalentwicklung und dem Offboarding. Automatisierte HR-Prozesse unterst\u00fctzen dabei, die Personalarbeit in einem Unternehmen zu strukturieren und zu optimieren und somit die Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeitenden zu f\u00f6rdern.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Warum HR-Abteilungen digitaler werden m\u00fcssen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

In der t\u00e4glichen Arbeit existieren, wie bei allen Bereichen, auch in der HR viele Standardprozesse und grundlegende Aufgaben. Diese wiederkehrenden und oftmals administrativen Aufgaben k\u00f6nnen durch die Unterst\u00fctzung von digitalen L\u00f6sungen vereinfacht werden, um den Personaler:innen wieder mehr Zeit f\u00fcr die Mitarbeitenden zu geben. Die Erg\u00e4nzung und der Einsatz von digitalen Prozessen f\u00fchrt wiederum zu einem besseren Arbeitsklima bei jedem selbst und im gesamten Unternehmen. HR-Digitalisierung<\/a> erm\u00f6glicht Freir\u00e4ume, pers\u00f6nliche Daten unkompliziert zu verwalten und sich somit auf die F\u00f6rderung und Weiterentwicklung zu fokussieren. <\/p>\n\n\n\n

Daher die klare Empfehlung: Unternehmen sollten HR-Prozesse digitalisieren und automatisieren. So werden wiederkehrende Aufw\u00e4nde in der Personalabteilung reduziert. Denn f\u00fcr viele Prozesse rund um Dokumente – ob Rechnung, Vertrag oder Gehaltsabrechnung – gibt es Tools und digitale L\u00f6sungen f\u00fcr die HR-Abteilung.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr 24 % der befragten Unternehmen stellt die Transformation von HR-Prozessen aktuell die gr\u00f6\u00dfte Herausforderung dar.<\/p>HR-Trendstudie 2022<\/a><\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Folgende 5 Gr\u00fcnde sprechen f\u00fcr digitale HR-Prozesse:<\/h3>\n\n\n\n
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  1. Steigerung der Prozessqualit\u00e4t<\/li>\n\n\n\n
  2. Kostensenkung und Zeitersparnis<\/li>\n\n\n\n
  3. Steigerung der Flexibilit\u00e4t<\/li>\n\n\n\n
  4. Entscheidungshilfe durch Datenanalyse<\/li>\n\n\n\n
  5. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    <\/span>Welche HR-Prozesse sollten digitalisiert werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Standardisierte und wiederkehrende HR-Prozesse k\u00f6nnen sich auf viele Anliegen \u00fcber den gesamten Employee-Life-Cycle beziehen. Von der Erstellung von Arbeitsvertr\u00e4gen, \u00c4nderungsvereinbarungen, Adress\u00e4nderungen, Gehaltsabrechnungen, Urlaub, Hochzeiten, Geburten bis hin zum Renteneintritt \u2013 im Laufe einer Karriere fallen einige Dokumente zur \u00dcbermittlung, Archivierung, \u00c4nderung und Unterschrift an.<\/p>\n\n\n\n

    Wie schafft man es, typische HR-Prozesse schlanker zu gestalten?<\/h3>\n\n\n\n

    Um den heutigen Anforderungen schlanker HR-Prozesse gerecht zu werden, wird geeignete Software ben\u00f6tigt, die zuverl\u00e4ssig, sicher und einfach zu bedienen ist. Hier bedarf es im ersten Schritt einer Strategie mit einem Konzept, bevor es um die Einf\u00fchrung und Implementierung von Software gehen kann. Ein gemeinsames Verst\u00e4ndnis und die gezielte Vorbereitung mit allen Beteiligten ist notwendig, bevor digitale L\u00f6sungen im Unternehmen erfolgreich eingef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

    Erfolgskriterien definieren & Trainingskonzept aufsetzen<\/h4>\n\n\n\n

    Daf\u00fcr m\u00fcssen Erfolgskriterien definiert und die Einf\u00fchrung systematisch \u00fcber ein ausgearbeitetes User- sowie Trainingskonzept geplant werden. Warum? Am Ende sollte es um den Menschen gehen und der Freiraum geschaffen werden, um die Mitarbeitenden auf der individuellen Employee Journey zu begleiten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erh\u00f6hen.<\/p>\n\n\n\n

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    <\/span>Welche Potenziale haben deine HR-Prozesse? 💻<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Lasse dir von unseren Expert:innen im Gespr\u00e4ch erkl\u00e4ren, welche HR-Prozesse sich in deinem Unternehmen digitalisieren lassen, mit welchen Prozessen du starten solltest und welche Software-Produkte sinnvoll sind. <\/p>\n\n\n\n\t

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    \n\t\t\tJetzt Gespr\u00e4chstermin vereinbaren<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    <\/span>3 HR-Standardprozesse, die sich problemlos digital gestalten lassen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Die folgenden drei HR-Prozesse sollte nach Erfahrung von d.velop jede Personalabteilung zuk\u00fcnftig digitalisieren. Warum und wie? Wir verraten es dir.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>1. Die Unterschrift: Signiere zuk\u00fcnftig schnell, nachhaltig und digital<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Denken wir zum Beispiel an Signaturprozesse, die im Unternehmen traditionell mit Stift und Papier und somit auch orts- und zeitgebunden stattfinden. Das Skurrile daran: In den meisten F\u00e4llen erstellen Unternehmen, Dokumente und Vertr\u00e4ge bereits vollkommen digital. F\u00fcr die Unterschrift treten diese allerdings oft noch den Weg zum Drucker und Scanner an \u2013 ein klassischer Medienbruch<\/a>, der sich erfolgreich vermeiden l\u00e4sst: Durch den Einsatz der digitalen Unterschrift<\/a> am PC, Smartphone oder Tablet sparen Unternehmen Papier und gleichzeitig Kosten- und Zeitaufw\u00e4nde f\u00fcr Vertragsabschl\u00fcsse jeglicher Art. <\/p>\n\n\n

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    \"Vertr\u00e4ge<\/figure><\/div>\n\n\n

    d.velop senkt Time-to-Hire mit digitaler Unterschrift um 45 %<\/h3>\n\n\n\n

    So spart ein Unternehmen abh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe bis zu 100.000 DIN-A4 Seiten Papier p.a. ein und minimiert Kosten- und Zeitaufw\u00e4nde f\u00fcr Vertragsabschl\u00fcsse aller Art. Egal ob Arbeitsvertr\u00e4ge, Lohnabrechnungen, Urlaubsantr\u00e4ge oder Krankmeldungen \u2013 die Anwendungsm\u00f6glichkeiten von digitalen Unterschriften sind vielseitig. Durch die Einf\u00fchrung der digitalen Unterschrift konnte d.velop selbst die Time to Hire um ca. 45 % senken. <\/p>\n\n\n\n

    So funktioniert die erfolgreiche Einf\u00fchrung der digitalen Unterschrift im Unternehmen<\/h3>\n\n\n\n

    Die Vorteile der digitalen Signatur<\/a> liegen also auf der Hand. Aber wie gehe ich jetzt aber am besten bei der Umsetzung vor? Der typische Ablauf sieht wie folgt aus: <\/p>\n\n\n\n

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    1. Zun\u00e4chst werden alle Dokumententypen gesammelt, die im Unternehmen bisher noch analog unterschrieben wurden. <\/li>\n\n\n\n
    2. Im zweiten Schritt wird pro Typ ein sogenanntes Signaturlevel (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) zugeordnet. Denn einige Dokumente sind erst durch Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur<\/a> (QES), die der gesetzlichen Schriftform entspricht, rechtsg\u00fcltig. <\/li>\n\n\n\n
    3. Um qualifiziert zu signieren, registriert und identifiziert man sich einmalig direkt in der Software bei einem Vertrauensdiensteanbieter. Im Anschluss kann man das Signaturbild einstellen und anpassen. Abschlie\u00dfend k\u00f6nnen hochgeladene Dokumente direkt digital unterschrieben werden. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Mit d.velop sign bleiben die Personalprozesse 100 % digital und Unternehmen in Bezug auf Datenschutz und Rechtssicherheit nach eIDAS immer auf der sicheren Seite.<\/p>\n\n\n\n

      Warum sich Unternehmen f\u00fcr d.velop sign als Signaturl\u00f6sung entscheiden<\/h3>\n\n\n\n