{"id":37332,"date":"2023-01-11T16:51:47","date_gmt":"2023-01-11T15:51:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=37332"},"modified":"2025-05-14T08:19:21","modified_gmt":"2025-05-14T06:19:21","slug":"digitalisierung-gemeinnuetzige-organisationen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/digitalisierung-gemeinnuetzige-organisationen\/","title":{"rendered":"IT im Wandel \u2013 Digitalisierung von gemeinn\u00fctzigen Organisationen"},"content":{"rendered":"\n<p>Menschen und Leistungen im Mittelpunkt, statt Profite und Zahlen \u2013 diese Ausrichtung ist bezeichnend f\u00fcr gemeinn\u00fctzige Organisationen. Alle Entwicklungen und Ver\u00e4nderungen in Non-Profit-Organisationen dienen dem Ziel, Menschen besser betreuen und unterst\u00fctzen zu k\u00f6nnen. Die Rolle der IT ist es dabei, dieses Ziel zu unterst\u00fctzen, indem Prozesse digitalisiert und verschlankt werden. Aber wie kann Digitalisierung in gemeinn\u00fctzigen Organisationen konkret aussehen, welche Rolle spielen IT-Consultants dabei und warum bedeuten neue IT-Systeme nicht gleich Digitalisierung?<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-anforderungen-gemeinnutziger-organisationen-an-die-it\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-anforderungen-gemeinnuetziger-organisationen-an-die-it\"><\/span>5 Anforderungen gemeinn\u00fctziger Organisationen an die IT<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Sollen gemeinn\u00fctzige Organisationen nachhaltig digitalisiert werden, sind individuell angepasste IT L\u00f6sungen eine wichtige S\u00e4ule auf diesem Weg. Ziel ist es, die Anforderungen von Non-Profits zu erf\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Konzentration auf Kernprozesse<\/h3>\n\n\n\n<p>Gemeinn\u00fctzige Organisationen konzentrieren sich im Alltag voll auf ihre grundlegenden Prozesse. Alles Weitere wird diesen Kernprozessen untergeordnet und dient als Unterst\u00fctzung \u2013 auch die IT. Nach eben diesem Grundsatz muss auch die <a href=\"https:\/\/www.computech.gmbh\/it-non-profit\">IT-Struktur in einem Non-Profit Unternehmen<\/a> aufgebaut werden \u2013 als Unterst\u00fctzung, um Menschen zu helfen und Barrieren abzubauen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Leistungsangebot verbessern<\/h3>\n\n\n\n<p>IT soll auch dabei helfen, das Leistungsangebot von Organisationen auszuweiten und zu verbessern. Im Kontrast zu Wirtschaftsunternehmen liegt der Fokus in gemeinn\u00fctzigen Organisationen ausschlie\u00dflich auf dem Hilfsangebot und der Servicequalit\u00e4t \u2013 Gewinne stehen hier nicht im Vordergrund. IT kann beispielsweise bessere Kommunikationswege f\u00fcr Hilfsbed\u00fcrftige schaffen und damit Barrieren abbauen oder digitale Hilfsangebote auf den Weg bringen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Kommunikation st\u00e4rken &amp; Ehrenamtliche einbinden<\/h3>\n\n\n\n<p>Sowohl intern als auch extern kann durch die richtigen Tools die Kommunikation verbessert werden. Um mehr Unterst\u00fctzung durch Ehrenamtliche zu erhalten, sind digitale Kommunikationskan\u00e4le wie Newsletter oder die sozialen Medien ein reichweitenstarker und digitaler Weg. Die interne Kommunikation wiederum kann durch barrierefreie und einheitliche Erreichbarkeit oder digitale Kommunikationstools wie Microsoft Teams gest\u00e4rkt werden. Dadurch besteht auch die M\u00f6glichkeit, enger mit externen Helfenden zu arbeiten und sie besser in die internen Prozesse einzubinden. Hierbei handelt es sich sicherlich auch um eine positive Entwicklung, die aus der Pandemiezeit entstanden ist \u2013 digitale Kommunikation durch Videokonferenzen und die grunds\u00e4tzliche Arbeit aus dem Homeoffice haben einen nachhaltig positiven Einfluss auf die digitale Zusammenarbeit.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Wissen zentral teilen <\/h3>\n\n\n\n<p>In vielen gemeinn\u00fctzigen Organisationen gibt es zahlreiche unterschiedliche Fachbereiche, deren Wissen und Erfahrungen untereinander Vorteile bringen k\u00f6nnen. Digitale Tools sollen beim zentralen Wissensmanagement unterst\u00fctzen. So kann beispielsweise der Ablauf zum Onboarding neuer Teammitglieder zentral verf\u00fcgbar sein und einheitlich gestaltet werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Verwaltungsaufwand reduzieren<\/h3>\n\n\n\n<p>IT soll dabei helfen, Prozesse besonders in der Verwaltung zu verschlanken und zu vereinfachen. Wie kann gerade bei gr\u00f6\u00dferen Organisationen der Verwaltungsaufwand reduziert werden? Wie sehen die Prozesse aktuell aus, welche sind in ihrer aktuellen Form wirklich n\u00f6tig und wie k\u00f6nnen sie digital abgebildet werden? Ziel ist es, den klassischen B\u00fcroalltag \u00fcbersichtlicher zu gestalten, indem IT L\u00f6sungen beispielsweise die Rechnungsablage f\u00fcr alle Mitarbeitenden digital vereinheitlichen.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69d0ae0237ab6&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" class=\"aligncenter size-full is-resized wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"699\" height=\"1226\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/infografik-anforderungen-digitalisierung-gemeinnuetzige-organisationen.jpg\" alt=\"Infografik Anforderungen IT und Digitalisierung gemeinn\u00fctziger Organisationen\" class=\"wp-image-37351\" style=\"width:480px;height:842px\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/infografik-anforderungen-digitalisierung-gemeinnuetzige-organisationen.jpg 699w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/infografik-anforderungen-digitalisierung-gemeinnuetzige-organisationen-342x600.jpg 342w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/infografik-anforderungen-digitalisierung-gemeinnuetzige-organisationen-621x1090.jpg 621w\" sizes=\"auto, (max-width: 699px) 100vw, 699px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Infografik Anforderungen IT und Digitalisierung gemeinn\u00fctziger Organisationen\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-schritte-zu-nachhaltig-erfolgreicher-it-in-gemeinnuetzigen-organisationen\"><\/span>3 Schritte zu nachhaltig erfolgreicher IT in gemeinn\u00fctzigen Organisationen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Neue Hardware allein schafft keine L\u00f6sungen \u2013 diese Aussage ist ein wichtiger Grundsatz in der Digitalisierung von Non-Profit Unternehmen. Gezeigt hat sich das sehr deutlich in Schulen, die F\u00f6rdermittel f\u00fcr die Digitalisierung vom Bund abrufen konnten. Zahlreiche Schulen haben ihre Sch\u00fcler und Sch\u00fclerinnen mit iPads ausgestattet \u2013 digitale Unterrichtsformen oder Lernkonzepte gab es dennoch nicht. Hier hat sich schnell gezeigt, wie wichtig ein Konzept und die entsprechende Schulung aller Beteiligten ist. Deshalb gibt es 3 gro\u00dfe Schritte, die zum digitalisierten Unternehmen f\u00fchren:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Bestehende Prozesse analysieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Zun\u00e4chst gilt es, sich einen \u00dcberblick \u00fcber die bestehenden Prozesse zu verschaffen und sie zu analysieren. Welche Tools werden aktuell genutzt und wie sinnvoll ist ihr Einsatz? Welche Tools wurden zwar eingef\u00fchrt, bringen aber keine Verbesserung in der Zusammenarbeit? Die erste Aufgabe ist demnach eine Bestandsaufnahme, um St\u00e4rken und Schw\u00e4chen der aktuellen Prozesse zu erkennen, sodass sie im n\u00e4chsten Schritt optimiert oder neu erarbeitet werden k\u00f6nnen. Dabei gilt es, klare Ziele abzustecken: Was m\u00f6chten wir kurz-, mittel- und langfristig mit neuen IT L\u00f6sungen erreichen? Wo m\u00fcssen wir daf\u00fcr ansetzen? Die Antwort darauf muss nicht unbedingt ein digitaler Prozess sein \u2013 auch analoge Prozesse k\u00f6nnen weiterhin sinnvoll in den Unternehmensalltag eingebunden werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Optimierte Prozesse erarbeiten<\/h3>\n\n\n\n<p>Im n\u00e4chsten Schritt k\u00f6nnen optimierte digitale Prozesse erarbeitet werden. Hier sind die Leitfragen, welche Prozesse und Tools sinnvoll und n\u00f6tig sind. Wie unterst\u00fctzen sie die Anforderungen und Kernprozesse der Organisation? Wichtig ist dabei zum Beispiel, bisherige analoge Prozesse nicht ungesehen zu digitalisieren \u2013 im Zweifel entsteht dann aus einem schlechten analogen Prozess ein schlechter digitaler Prozess. Vielmehr geht es hier um Optimierung. Ist die Papierablage von Rechnungen und ein analoger Freigabeprozess durch mehrere Mitarbeitende wirklich n\u00f6tig? Wie kann der Organisationsaufwand verringert und gleichzeitig ein Wissensmonopol einzelner Teammitglieder verhindert werden?<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Neue Prozesse implementieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Im Anschluss an Analyse und <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/prozessoptimierung\/\">Prozessoptimierung<\/a> k\u00f6nnen die neuen Prozesse anhand eines entsprechenden Fahrplans implementiert werden. Hier ist beispielsweise die Einteilung in unmittelbar umsetzbare, mittelfristig und langfristig umsetzbare Prozesse und Tools sinnvoll. Auch das Enablement der Mitarbeitenden in Form von Schulungen oder Coachings ist Teil dieses Schritts. Es sollen Verst\u00e4ndnis geschaffen und H\u00fcrden abgebaut werden, damit die neuen L\u00f6sungen erfolgreich eingesetzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"verstaendnis-von-it-im-wandel-%e2%80%93-nicht-nur-in-non-profit-organisationen\"><\/span>Verst\u00e4ndnis von IT im Wandel \u2013 nicht nur in Non-Profit Organisationen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Unabh\u00e4ngig von der Unternehmensform gibt es einen wichtigen Wandel im Verst\u00e4ndnis von IT. IT-Unternehmen m\u00fcssen zuk\u00fcnftig eine Beraterrolle einnehmen, statt als reiner Commodity Dienstleister aufzutreten. Prozessoptimierung, Strategiefindung und Enablement z\u00e4hlen ebenso zu den Aufgaben wie die technische Einrichtung neuer Tools und Systeme. Nur so k\u00f6nnen sie einen nachhaltigen Wert f\u00fcr Non-Profit Organisationen schaffen und ihre Arbeit unterst\u00fctzen. Sie bringen einen Blick von au\u00dfen in die Organisation und werden mit neutraler Beratung zum langfristigen Wegbegleiter hin zum <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/digitales-unternehmen\/\">digitalen Unternehmen<\/a>. Dabei gilt wie in der Medizin der wichtige Grundsatz \u201eErst diagnostizieren, dann verschreiben.\u201c \u2013 statt direkt in die Umsetzung einzusteigen, geh\u00f6ren Analysen und Optimierungen ebenso zum Prozess wie die anschlie\u00dfende Implementierung.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wie-it-systeme-die-digitalisierung-gemeinnuetziger-organisationen-unterstuetzen-koennen\"><\/span>Wie IT-Systeme die Digitalisierung gemeinn\u00fctziger Organisationen unterst\u00fctzen k\u00f6nnen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>IT-Systeme bedeuten nicht gleich Digitalisierung. Die Begr\u00fcndung daf\u00fcr liegt in der tats\u00e4chlichen Anwendung aller Nutzer. Werden IT-Systeme oder neue Tools eingerichtet, spielt vor allem auch das Enablement der Mitarbeitenden eine essenzielle Rolle \u2013 nutzen sie neue Tools nicht oder nur vereinzelt, kann so auch die Digitalisierung nicht vorankommen. Richtet man die passenden IT-Systeme ein und etabliert sie im gesamten Team nachhaltig, k\u00f6nnen sie die Digitalisierung jedoch erfolgreich unterst\u00fctzen. Besonders relevanter Faktor dabei ist auch, dass Systeme und Tools ineinandergreifen und sich gegenseitig erg\u00e4nzen. So bilden sie langfristige L\u00f6sungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen. Einige Beispiele, wie die Unterst\u00fctzung durch IT L\u00f6sungen aussehen kann:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Digitales Vertragsmanagement<\/h3>\n\n\n\n<p>Ob Vertr\u00e4ge, Eingangsrechnungen oder informative Dokumente \u2013 die analoge Verwaltung nimmt in gemeinn\u00fctzigen Organisationen viel Zeit in Anspruch. Je gr\u00f6\u00dfer die Organisation ist, desto weniger vernetzt sind h\u00e4ufig auch die einzelnen Kostenstellen und Teams. Zeitgleich m\u00fcssen jedoch alle Vertr\u00e4ge und Dokumente in der zentralen Verwaltung zusammengefasst werden. Ein <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\">Dokumentenmanagement-System<\/a> sowie <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/vertragsmanagement\">digitales Vertragsmanagement<\/a> und <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-rechnungsverarbeitung\">Rechnungsverwaltung<\/a> k\u00f6nnen die Ablage optimieren \u2013 mit einer Struktur, die f\u00fcr alle Mitarbeitenden einheitlich und damit \u00fcbersichtlich ist.<\/p>\n\n\n\n<p>Verwalten beispielsweise unterschiedliche Mitarbeitende Vertragsunterlagen in Papierform, kann schnell eine K\u00fcndigungsfrist verpasst werden. Hinterlegen sie Vertr\u00e4ge jedoch zentral und digital im cloudbasierten System, erfolgt eine automatische Erinnerung bei Ablauf eines Vertrags, sodass eine Verl\u00e4ngerung oder K\u00fcndigung durch jedes Teammitglied erfolgen kann. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Digitale Rechnungsverwaltung<\/h3>\n\n\n\n<p>Auch Freigabeprozesse f\u00fcr <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/eingangsrechnung-von-der-definition-ueber-die-pruefung-bis-zur-verarbeitung\/\">Eingangsrechnungen<\/a> k\u00f6nnen digitalisiert werden \u2013 so ist beispielsweise keine Unterschrift durch verschiedene Abteilungen mehr n\u00f6tig, wenn ein digitaler Freigabeprozess eingerichtet wird. Das erm\u00f6glicht wiederum produktive Arbeit aus dem Homeoffice \u2013 Mitarbeitende k\u00f6nnen sich digital einen \u00dcberblick verschaffen und ihre Aufgaben erledigen.<\/p>\n\n\n\n<p>Nicht zu vernachl\u00e4ssigen sind auch die Kosten, die durch analoge Dokumentenverwaltung entstehen. Werden alle Rechnungen aktuell ausgedruckt und abgeheftet, entstehen hohe Druckkosten \u2013 zus\u00e4tzlich zur Arbeitszeit, die Mitarbeitende f\u00fcr die Verwaltungsarbeit ben\u00f6tigen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">IT L\u00f6sungen, die sich in Kernprozesse von gemeinn\u00fctzigen Organisationen integrieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Unabh\u00e4ngig vom IT-System und konkreten Tools \u2013 es ben\u00f6tigt ein ganzheitliches Verst\u00e4ndnis f\u00fcr die Kernprozesse und Ziele in gemeinn\u00fctzigen Organisationen, um letztendlich nachhaltige IT-L\u00f6sungen einzuf\u00fchren, die ineinandergreifen und aufeinander aufbauen.<\/p>\n\n\n\n<p>So kann das <a href=\"https:\/\/store.d-velop.com\/de\/d.velop-documents-for-Microsoft-365\/10001411\">Dokumentenmanagementsystem von d.velop beispielsweise nahtlos in Microsoft 365<\/a> integriert werden. Die zentrale Dokumentenablage kann dann \u00fcber den Microsoft SharePoint erfolgen und eine Wissensplattform bilden, die alle Teams zentral mit Informationen und n\u00f6tigen Unterlagen versorgt. Dabei kann es sich etwa um einheitliche Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitenden, aber auch um Ideen zu aktuellen Projekten handeln. Diese Projektideen k\u00f6nnen wiederum \u00fcber den Microsoft Planner zentral gemanagt werden. So k\u00f6nnen Teammitglieder unabh\u00e4ngig von ihrem Standort auf den aktuellen Fortschritt und ihre Aufgaben zugreifen.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>GoBD-konforme Archivierung und Revisionssicherheit: Die Zul\u00e4ssigkeit von Microsoft 365 und SharePoint Online als DMS<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/SAP%202021\/Whitepaper%20GoBD-konforme%20Archivierung%20und%20Revisionssicherheit.pdf?utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-digitalisierung-gemeinn%25c3%25bctzige-organisationen&#038;utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<p>Schlussendlich entsteht eine vielseitige Toolbox, auf die Mitarbeitende zur flexiblen und erfolgreichen digitalen Zusammenarbeit zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen. Sicherlich handelt es sich dabei um einen, der durch IT-Unternehmen langfristig begleitet und optimiert werden kann, um die Digitalisierung in Non-Profit Organisationen nachhaltig voranzutreiben.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Menschen und Leistungen im Mittelpunkt, statt Profite und Zahlen \u2013 diese Ausrichtung ist bezeichnend f\u00fcr gemeinn\u00fctzige Organisationen. 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