{"id":37419,"date":"2023-01-17T13:16:08","date_gmt":"2023-01-17T12:16:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=37419"},"modified":"2025-05-14T15:16:15","modified_gmt":"2025-05-14T13:16:15","slug":"dms-online","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/dms-online\/","title":{"rendered":"5 Gr\u00fcnde, warum man ein DMS Online nutzen sollte"},"content":{"rendered":"\n<p>Alles nur Haarspalterei? F\u00fcr die einen bedeuten die Begriffe \u201e<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DMS<\/a>\u201c und \u201eDMS Online\u201c das Gleiche, die anderen bestehen auf eine klare Unterscheidung. Wer hat nun recht? In diesem Artikel kl\u00e4ren wir die wichtigsten Fragen zum Thema DMS Online und stellen f\u00fcnf Gr\u00fcnde vor, warum jedes Unternehmen darauf umsteigen sollte.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-bedeutet-dms-online\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-bedeutet-dms-online\"><\/span>Was bedeutet DMS Online?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Bevor wir zu den f\u00fcnf Gr\u00fcnden kommen, sollten wir den Begriff \u201eDMS Online\u201c zun\u00e4chst etwas genauer unter die Lupe nehmen. Was ist DMS Online eigentlich? Inwieweit unterscheidet es sich vom DMS und wie funktioniert es?<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Definition: DMS Online<\/h3>\n\n\n\n<p>Ein DMS Online (Dokumentenmanagement-System Online) ist eine Software, die es erm\u00f6glicht, Dokumente und andere digitale Inhalte in einer zentralen, online zug\u00e4nglichen Datenbank zu speichern, organisieren, verwalten und zu teilen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p>Es handelt sich somit um ein \u00fcber den Webbrowser zug\u00e4ngliches Online-Dokumentenmanagement-System, das als zentrale Drehscheibe f\u00fcr s\u00e4mtliche elektronische Dokumente im Unternehmen dient. Je nach Anbieter stellt ein DMS Online verschiedenste Funktionen, wie das Erstellen, Bearbeiten, Teilen, Freigeben und Archivieren von Dokumenten f\u00fcr Nutzer und Nutzerinnen bereit.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was ist der Unterschied zwischen DMS Online und DMS?<\/h3>\n\n\n\n<p>Der zentrale Unterschied zwischen einem DMS Online und einem DMS liegt in der Zug\u00e4nglichkeit. W\u00e4hrend ein DMS Online &#8211; wie der Name schon sagt \u2013 online gehostet und somit von \u00fcberall aus \u00fcber das Internet genutzt wird, kann ein DMS auch lediglich als lokale Software-L\u00f6sung auf dem Computer bzw. auf dem hauseigenen Server installiert sein. \u201eDMS\u201c ist somit der Sammelbegriff f\u00fcr s\u00e4mtliche Typen von Dokumentenmanagement-Systemen und \u201eDMS Online\u201c ist die spezifische Auspr\u00e4gung, das als Webanwendung \u00fcber das Internet genutzt wird.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Wie funktioniert DMS Online?<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Nutzung eines DMS Online l\u00e4uft \u00fcber einen webbasierten Client. Es handelt sich hierbei um eine Anwendung, die Nutzer und Nutzerinnen den Zugriff auf Dokumente und Prozesse per Webbrowser erm\u00f6glicht. Bedeutet: Es ist lediglich eine Internetverbindung n\u00f6tig und schon k\u00f6nnen Mitarbeitende auf die ben\u00f6tigten Dokumente zentral zugreifen. Diese werden automatisiert in digitale Akten abgelegt. Die webbasierte Anwendung integriert sich dabei vollst\u00e4ndig in f\u00fchrende Gesch\u00e4ftsanwendungen und -Prozesse.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/d3one\">Jetzt mehr zu Webclient erfahren<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-gruende-fuer-ein-dms-online-im-ueberblick\"><\/span>5 Gr\u00fcnde f\u00fcr ein DMS Online im \u00dcberblick<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/gruende-dms-online.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1403\" height=\"1529\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/gruende-dms-online.png\" alt=\"Infografik zeigt f\u00fcnf Gr\u00fcnde f\u00fcr ein DMS Online\" class=\"wp-image-37442\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/gruende-dms-online.png 1403w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/gruende-dms-online-551x600.png 551w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/gruende-dms-online-1000x1090.png 1000w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/gruende-dms-online-768x837.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1403px) 100vw, 1403px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Grund 1: Orts- und ger\u00e4teunabh\u00e4ngiger Zugriff<\/h3>\n\n\n\n<p>Der wohl gr\u00f6\u00dfte Vorteil einer webbasierten Anwendung liegt in der ortsunabh\u00e4ngigen und flexiblen Nutzung. In einer inzwischen digitalisierten und automatisierten Arbeitswelt spielt die Zug\u00e4nglichkeit zu Informationen und Daten eine immer wichtigere Rolle. Ganz gleich ob aus dem Home Office, im B\u00fcro oder <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/remote-arbeiten\/\">Remote arbeiten<\/a> im Zug &#8211; ein DMS Online macht digitale Dokumente 24\/7 f\u00fcr jedes mobile Endger\u00e4t, das mit dem Internet verbunden ist, verf\u00fcgbar. Dar\u00fcber hinaus l\u00e4sst es sich mit einer Mobile App verkn\u00fcpfen, um den Zugriff von unterwegs noch bequemer zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/d-velop-mobile\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Jetzt mehr \u00fcber d.velop mobile erfahren<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Grund 2: Nahtlose Integration in gewohnte Anwendungen<\/h3>\n\n\n\n<p>Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier \u2013 auch oder sogar besonders im Arbeitsleben. Die Umstellung auf eine neue Anwendung ist daher oftmals z\u00e4h und kostet Zeit und Nerven. Ein Online DMS ber\u00fccksichtigt diesen Umstand und bietet Nutzern und Nutzerinnen verschiedenste Integrationsm\u00f6glichkeiten in bestehende Anwendungen. So k\u00f6nnen Mitarbeitende beispielsweise direkt aus Microsoft Outlook oder aus der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/sap\/dokumentenmanagement\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">SAP ERP<\/a>-Oberfl\u00e4che an <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/geschaeftsprozesse\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Gesch\u00e4ftsprozessen<\/a> teilnehmen, ohne den jeweiligen Client verlassen zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Grund 3: Cloud-Sicherheit<\/h3>\n\n\n\n<p>Online-Dokumentenverwaltung \u2013 da klingeln bei vielen Unternehmen die ersten Alarmglocken. Hacker-Angriffe, unerlaubte Zugriffe, Datenmanipulation: Sind die sensiblen Informationen und Dokumente per Online DMS \u00fcberhaupt sicher? Die eindeutige Antwort lautet: Ja, sind sie. Auch wenn eine vollst\u00e4ndige Sicherheit grunds\u00e4tzlich nicht garantiert sein kann, erf\u00fcllen Online-DMS-L\u00f6sungen wie <a href=\"https:\/\/store.d-velop.com\/de\/d.velop-documents\/10001602.1\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">d.velop documents<\/a> h\u00f6chste Sicherheitsstandards. Insbesondere die Anbindung an eine zertifizierte und verschl\u00fcsselte Cloud-L\u00f6sung sorgt f\u00fcr sicheres und <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">GoBD<\/a>-konformes Arbeiten. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/d-velop-cloud-storage\">Jetzt mehr \u00fcber d.velop cloud storage erfahren<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Grund 4: Verbesserte Zusammenarbeit<\/h3>\n\n\n\n<p>Eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dms-loesung\/\">DMS-L\u00f6sung<\/a> per Webclient tr\u00e4gt wesentlich zu einer verbesserten Kollaboration bei, indem es den Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Mitarbeitenden vereinfacht. Ein DMS Online erm\u00f6glicht mehreren Nutzern und Nutzerinnen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten und \u00c4nderungen vorzunehmen. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Mitarbeitende an einem Projekt arbeiten und einander auf dem Laufenden halten m\u00fcssen. Durch Funktionen wie <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/versionierung-von-dokumenten-behalten-sie-den-ueberblick\/\">Versionierung<\/a> kann jederzeit und von \u00fcberall aus auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugegriffen werden. Die einfache Integration von bekannten Anwendungen wie <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/software-erleben\/sharepoint-online\/\">SharePoint Online<\/a> erlaubt durch Kommentarfunktion und \u00c4nderungsmarkierung eine transparente und l\u00fcckenlose Dokumenten-Zusammenarbeit.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/sharepoint\/dokumentenmanagement\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Jetzt mehr \u00fcber SharePoint Dokumentenmanagement erfahren<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Grund 5: Einfach konfigurieren und loslegen<\/h3>\n\n\n\n<p>Zu guter Letzt folgt ein Grund, der insbesondere all diejenigen erfreut, die am liebsten ohne lange Einarbeitungszeit und komplizierte Tutorials direkt loslegen m\u00f6chten. Ein DMS Online ist in der Regel in nur wenigen Klicks konfiguriert und auf h\u00f6chste Benutzerfreundlichkeit ausgerichtet. W\u00e4hrend eine klassische, lokal installierte Anwendung auf dem Rechner oftmals mit Wartung und IT-Personal einhergeht, ist der webbasierte Client schnell installiert. Und das Beste daran: In nur wenigen Schritten l\u00e4sst sich das Online DMS so konfigurieren, dass Anwendern und Anwenderinnen ausschlie\u00dflich die Funktionen zur Verf\u00fcgung stehen, die sie aktuell ben\u00f6tigen. So werden Mitarbeitende nicht mehr von zahlreichen Features \u201eerschlagen\u201c, die sie am Ende des Tages \u00fcberhaupt nicht brauchen.<\/p>\n\n\n\n<p>Wie einfach die Einf\u00fchrung eines DMS Online im Unternehmen sein kann, zeigt unser Blogartikel zum Thema <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/einfuehrung-dms-diese-3-schritte-sollten-sie-beherzigen\/\">Einf\u00fchrung DMS: Diese 3 Schritte sollte man beherzigen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"online-dokumentenmanagement-mit-system-%e2%80%93-ganzheitliche-digitalisierung-mit-dvelop-software\"><\/span>Online-Dokumentenmanagement mit System \u2013 ganzheitliche Digitalisierung mit d.velop Software<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Das waren sie \u2013 f\u00fcnf Gr\u00fcnde, warum man auf ein DMS Online setzen sollte. Es gibt jedoch noch zahlreiche weitere Gr\u00fcnde, die f\u00fcr die Online-Dokumentenverwaltung per d.velop documents sprechen. Von signifikanten Kosteneinsparungen \u00fcber digitale Akten bis hin zu zahlreichen Erweiterungsm\u00f6glichkeiten wie die digitale Signatur \u2013 alle wichtigen Vorteile und Funktionen gibt es \u00fcbersichtlich und zusammengefasst im Whitepaper <a href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/whitepaper-dms-einfach-erklaert?utm_campaign=Kampagne%20-%20DMS%20-%2003%2F2021&amp;utm_source=Dokumentenmanagement\">Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt<\/a>. Hier erf\u00e4hrst du, was bei der Auswahl des passenden <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dms-anbieter\/\">DMS Anbieters<\/a> zu beachten ist. <\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p><strong>Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt<\/strong> &#8211; Vorlagen, Best-Practices sowie Tipps &amp; Tricks<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/dvelop%20Whitepaper%20-%20Digitales%20Dokumentenmanagement%20einfach%20erklaert.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-dms-online&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Alles nur Haarspalterei? 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