{"id":37563,"date":"2023-01-23T16:13:12","date_gmt":"2023-01-23T15:13:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=37563"},"modified":"2025-05-09T10:18:10","modified_gmt":"2025-05-09T08:18:10","slug":"elektronisches-ablagesystem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/elektronisches-ablagesystem\/","title":{"rendered":"Elektronisches Ablagesystem \u2013 Alte Wege \u00f6ffnen keine neuen T\u00fcren!"},"content":{"rendered":"\n

Die Digitalisierung gibt uns stetig neue M\u00f6glichkeiten, uns weiterzuentwickeln. Aus diesem Grund kann man sagen: \u201ePapierordner und Aktenschr\u00e4nke waren gestern\u201c. Das elektronische Ablagesystem hilft Unternehmen nicht nur Zeit, Geld und Platz zu sparen, sondern kann auch den Kostenfaktor um einiges verringern. Wie das funktioniert und wie ein erfolgreiches elektronisches Ablagesystem aussieht, kl\u00e4ren wir in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist ein elektronisches Ablagesystem?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein elektronisches Ablagesystem<\/strong> ist heutzutage eine g\u00e4ngige Form, Dokumente im Unternehmen zu strukturieren. Sowohl einfache Laufwerkstrukturen, wie Windows Explorer und IOS iDevice Manager bis hin zu einem Dokumentenmanagement-System lassen sich als elektronisches Ablagesystem verstehen. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Funktionen der Systeme hingegen stark.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Welche M\u00f6glichkeiten der elektronischen Ablage gibt es?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Vom Softwareprodukt Dokumentenmanagement-System bis hin zu Laufwerkstrukturen, wie Windows Explorer und IOS iDevice Manager gibt es verschiedenste Arten von Strukturierungen der elektronischen Ablage.<\/p>\n\n\n\n

Bei Laufwerkstrukturen<\/strong> wird eine eigene Ordnerstruktur erstellt, in die man zahlreiche Dokumente, Bilder und weitere Unterlagen einsortieren kann. Dabei ist man in der Pflicht, selbst zu entscheiden, welche Ebenen und Unterordner man anlegt, damit man seine Dokumente schnellstm\u00f6glich wieder findet. Unter anderem ist auch die Dateibenennung ein wichtiges Kriterium, damit f\u00fcr jede:n Mitarbeiter:in eine verst\u00e4ndliche Ordnerstruktur herrscht. Man kann sich das System so vorstellen, dass alle Dokumente, die in den verschiedenen Kan\u00e4len eintreffen, entweder eigenst\u00e4ndig oder automatisch gespeichert und abgelegt werden. <\/p>\n\n\n\n

Bei einem elektronischen Ablagesystem in Form eines Dokumentenmanagement-Systems<\/a> (DMS) werden Dateien hingegen vollautomatisch klassifiziert und in jeweilige oder neu angelegte Akten verschoben. Mit dieser Form k\u00f6nnen auch komplexe Strukturen effizient im \u00dcberblick behalten werden. <\/p>\n\n\n

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\"Aufbau\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>Digitale Akten als zentrale Funktion eines elektronischen Ablagesystems in Form eines DMS<\/span><\/h2>\n\n\n\n

S\u00e4mtliche Dokumente, die das Unternehmen oder die Organisation erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails und digital erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im digitalen Archiv<\/a> abgelegt. Das Besondere daran: Neu eingescannte oder anderweitig hinzugef\u00fcgte Dokumente liest das System vollautomatisch aus und sortiert es selbstst\u00e4ndig anhand dieser Informationen in bereits bestehende digitale Akten<\/a>. Ist noch keine Akte vorhanden, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass du selbst t\u00e4tig werden musst. Bei einem t\u00e4glichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten f\u00fchrt die digitale Aktenf\u00fchrung zu einer deutlichen Zeitersparnis.<\/p>\n\n\n\n

\"digitaler\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

Arten und Funktionen von digitalen Akten<\/h3>\n\n\n\n