{"id":37837,"date":"2023-02-06T13:04:48","date_gmt":"2023-02-06T12:04:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=37837"},"modified":"2025-04-01T08:37:36","modified_gmt":"2025-04-01T06:37:36","slug":"order-to-cash-prozess-dynamics-365","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/order-to-cash-prozess-dynamics-365\/","title":{"rendered":"Tipps f\u00fcr die Optimierung des Order to Cash Prozesses in Microsoft Dynamics 365"},"content":{"rendered":"\n

Um am Markt zu bestehen, m\u00fcssen sich Unternehmen regelm\u00e4\u00dfig die Frage stellen, wie sie ihre Ums\u00e4tze und Produktivit\u00e4t steigern k\u00f6nnen, w\u00e4hrend die Kosten auf ein Minimum reduziert werden. Gerade der Blick auf die Kostenseite ist f\u00fcr viele mittelst\u00e4ndische Industriebetriebe, aber auch in anderen Branchen wie Handel und Logistik existenziell. Durch die Optimierung von internen Prozessen k\u00f6nnen dabei, auch abseits von Technologievorspr\u00fcngen und verf\u00fcgbarem Kapital, Wettbewerbsvorteile erzielt werden. Der Order to Cash Prozess<\/a> in Dynamics 365 spielt hier eine wichtige Rolle und stellt gleichzeitig einen Hebel beim Ausbau der Kostenf\u00fchrerschaft dar.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Artikel m\u00f6chten wir den Blick auf m\u00f6gliche Potenziale zur Verbesserung dieses Prozesses lenken.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was bedeutet Order to Cash?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Order to Cash<\/a> (auch OTC oder O2C) beschreibt den gesamten Vertriebsprozess und beinhaltet verschiedene Subprozesse wie Angebotserstellung, Bonit\u00e4tspr\u00fcfung oder die Auftragsabwicklung. Der Vorgang beginnt mit der Anfrage des Kunden und endet mit der Auslieferung der Ware bzw. der Faktura. Das Gegenst\u00fcck auf der Lieferantenseite ist der Beschaffungsprozess<\/a> (Purchase to Pay). Das folgende Schaubild veranschaulicht in vereinfachter Darstellung den End to End – Prozess:<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Was sind die Herausforderungen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine der auftretenden Variablen ist die Kundenseite. Hier werden Anfragen an das Unternehmen gestellt, wo diese Daten aufbereitet und in Microsoft Dynamics 365 Business Central (Business Central) erfasst werden. Weitere Subprozesse wie zum Beispiel die Pr\u00fcfung auf Bonit\u00e4t oder die Erstellung von Kalkulationen und Angeboten starten nun.<\/p>\n\n\n\n

Die Aufnahme von darauffolgenden Bestellungen kann durch ein entsprechend modulares Bestellwesen in Business Central koordiniert werden. Auch hierbei gilt es, Informationen korrekt zu erfassen und in das System zu \u00fcbertragen. Bestehende Rahmenvertr\u00e4ge und sonstige Vereinbarungen m\u00fcssen bei der Auftragsabwicklung ber\u00fccksichtigt werden, liegen aber oftmals an verschiedenen Stellen im Unternehmen und m\u00fcssen so aufwendig recherchiert werden.<\/p>\n\n\n\n

Oftmals stellt das Bereitstellen von relevanten Informationen, gerade im Kontext des aktuellen Vorgangs, viele Unternehmen vor eine gro\u00dfe Herausforderung. Nicht nur gewachsene Strukturen, sondern auch organisatorische Ver\u00e4nderungen und Abl\u00e4ufe, welche teilweise wiederum aus einem Mangel an M\u00f6glichkeiten entstanden sind, hemmen die Produktivit\u00e4t. Des Weiteren sorgen Sie fast immer f\u00fcr erh\u00f6hten Zeitaufwand und daraus resultieren erh\u00f6hte Kosten.<\/p>\n\n\n\n

Mit den vorherigen genannten Punkten geht eine fehlende Transparenz in den Prozessen einher, welche sich r\u00fcckkoppelnd auf die Kommunikation mit den Gesch\u00e4ftspartnern auswirken kann.<\/p>\n\n\n\n

Auch die schiere Masse an Daten f\u00fchrt unter Umst\u00e4nden zur Fehleranf\u00e4lligkeit von Prozessen und bindet sowohl technische als auch menschliche Ressourcen, welche an anderer Stelle fehlen. Falsche oder doppelt erfasste Auftr\u00e4ge in Business Central stellen die Mitarbeiter in der Korrektur der Fehler ebenso vor Herausforderungen wie falsche Bestandsinformation und f\u00fchren zu Verz\u00f6gerungen in den nachgelagerten Abl\u00e4ufen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Welche Potenziale lassen sich im Order to Cash Prozess mit Dynamics 365 aussch\u00f6pfen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

F\u00fcr einen schnellen Benefit lassen sich drei Faktoren ausmachen, welche im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung die Produktivit\u00e4t mit Business Central in Kombination mit einem standardisierten Order to Cash Prozess steigern.<\/p>\n\n\n\n

Interne Freigabeprozesse k\u00f6nnen mithilfe einer Workflow-Engine digitalisiert werden. Im Rahmen der IST-Aufnahme werden Prozesse nicht nur 1:1 \u00fcberf\u00fchrt, sondern direkt an die neuen technischen M\u00f6glichkeiten angepasst und optimiert. Beispielsweise kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dabei unterst\u00fctzen, vielf\u00e4ltige Prozesse abzubilden, um system\u00fcbergreifende Informationen kontextbezogen bereitzustellen.<\/p>\n\n\n\n

Letzterer Aspekt ist als zweiter Faktor entlang der gesamten Prozesskette wichtig, sodass allen berechtigten Anwendern zu jederzeit die n\u00f6tigen Daten zur Verf\u00fcgung stehen. Damit werden Durchlaufzeiten verk\u00fcrzt und die Transparenz sowie Auskunftsf\u00e4higkeit gegen\u00fcber dem Kunden verbessert.<\/p>\n\n\n\n

Der dritte Faktor ist die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten. Zum Beispiel k\u00f6nnen \u00fcber eine Software zur Klassifizierung von Dokumenten eingehende Bestellungen ausgelesen und an Business Central \u00fcbergeben werden. Gerade bei standardisierten Bestellformularen er\u00f6ffnen sich hier enorme Einsparungen, aber auch Bestellungen in fremden Formaten werden dank logischer Regelwerke und k\u00fcnstlicher Intelligenz zuverl\u00e4ssig erkannt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Risiken bei der Umsetzung mit Business Central<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Business Central ist ein ERP-System f\u00fcr mittlere und gro\u00dfe Unternehmen und unter anderen in den Disziplinen Finance & Controlling, Human Ressource, Produktion und Logistik das f\u00fchrende System in einer Organisation. Daneben gibt es aber auch Gebiete, die nicht als Kernkompetenz in diesen Bereich fallen. Gerade bei der Digitalisierung von Hilfsprozessen, welche Ankn\u00fcpfungspunkte an Fremdsysteme haben oder deren Schritte teilweise au\u00dferhalb von Business Central laufen, wird es schwierig, eine durchgehende L\u00f6sung mit Bordmitteln zu implementieren.
Die Gefahr besteht, dass Funktionalit\u00e4ten f\u00fcr falsche Zwecke verwendet oder m\u00fchselig und teuer neu programmiert werden. Solche Sonderl\u00f6sungen au\u00dferhalb des Standards f\u00fchren zu erh\u00f6hten Aufw\u00e4nden in der Wartung und Support. Nicht selten werden durch Individualprogrammierungen in Business Central standardisierte Updatepl\u00e4ne verhindert oder k\u00f6nnen nur durch erhebliche Mehraufwendungen durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n

Darum sollten die Firmen entsprechende Partner ins Boot holen, welche ma\u00dfgeschneiderte L\u00f6sungen im Portfolio haben, zur Erg\u00e4nzung der bestehenden ERP-Prozesse, ohne \u00dcberschneidungen im Funktionsumfang. Aufgrund der gewachsenen Komplexit\u00e4t ist es gar nicht mehr m\u00f6glich, jede Eventualit\u00e4t und jede Anforderung in einem St\u00fcck Software allein abzubilden. Die Kunst ist hierbei die Integration der verschiedenen L\u00f6sungen zu einer harmonischen und funktionierenden Systemlandschaft.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Schnittstellen in Business Central als Voraussetzung zur Digitalisierung des Prozesses<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Standardisierte Schnittstellen helfen dabei, den Order to Cash Prozess in Dynamics 365 \u00fcber Systemgrenzen hinweg abzubilden und zu unterst\u00fctzen. Wichtig hierbei ist erneut das Arbeiten mit bestehenden Standards und die Vermeidung von Individualprogrammierung. Standardschnittstellen sorgen zum einen daf\u00fcr, dass die Integrit\u00e4t der Daten bewahrt wird, zum anderen aber auch, dass die Grundbed\u00fcrfnisse zur Erf\u00fcllung gesetzlicher Anforderungen erf\u00fcllt werden. Zum Beispiel setzt die geforderte Revisionssicherheit voraus, dass Daten w\u00e4hrend der Verarbeitung nicht verloren gehen k\u00f6nnen und Dokumente unver\u00e4nderbar archiviert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Fazit<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Automatisierung des Order to Cash Prozesses in Dynamics 365 kann einen wesentlichen Beitrag zur Verringerung der Prozesskosten und Verbesserung des Cashflows beitragen. Dank der Erleichterungen f\u00fcr Mitarbeiter im Tagesgesch\u00e4ft durch softwaregest\u00fctzte Prozesse werden Freir\u00e4ume f\u00fcr Kernaufgaben geschaffen. Der h\u00f6here Informationsgehalt sorgt f\u00fcr schnellere Abl\u00e4ufe und die dadurch gewonnene Transparenz f\u00fcr die Zufriedenheit der Gesch\u00e4ftspartner.<\/p>\n\n\n\n

Die dabei auftretenden Risiken sind kalkulierbar und lassen sich mit entsprechender Vorbereitung sehr gut steuern. Partner mit den entsprechenden Schnittstellen in ben\u00f6tigte Drittsysteme wie beispielsweise einem DMS tragen ma\u00dfgebend zum Projekterfolg bei. Um die Kosten zu reduzieren und parallel dazu die Wartbarkeit der L\u00f6sung zu gew\u00e4hrleisten, empfiehlt es sich, auf bew\u00e4hrte Standards zur\u00fcckzugreifen und so wenig wie m\u00f6glich Customizing zu betreiben.<\/p>\n\n\n\n

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