{"id":38101,"date":"2023-02-14T12:05:13","date_gmt":"2023-02-14T11:05:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=38101"},"modified":"2025-11-13T09:21:57","modified_gmt":"2025-11-13T08:21:57","slug":"sap-document-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/sap-document-management\/","title":{"rendered":"SAP Document Management: 5 Tipps zur Auswahl des richtigen DMS f\u00fcr Dein SAP-System"},"content":{"rendered":"\n<p>Du stehst vor der Frage: Wie optimiere ich mein SAP Document Management und welches der zahlreichen Angebote auf dem Markt ist das richtige System f\u00fcr mich? Wir haben f\u00fcnf Tipps, die Dich bei Deiner Auswahl unterst\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-integration-in-sap\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1-integration-in-sap\"><\/span>1. Integration in SAP<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Die wohl naheliegendste Funktion, die ein <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\">Dokumentenmanagement-System<\/a> in diesem Fall mitbringen sollte, ist die Integrationsm\u00f6glichkeit in Dein SAP-System. Niemandem ist geholfen, wenn das SAP Document Management au\u00dferhalb vom ERP-System stattfindet und zus\u00e4tzlich zu den zahlreichen Anwendungen und Programmen noch ein weiteres Fenster ge\u00f6ffnet werden muss. Stattdessen sollte das <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/dms-definition\/\">DMS<\/a> so integriert sein, dass die Mitarbeitenden es im SAP-System innerhalb beliebiger Transaktionen aufrufen und darin arbeiten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Die Installation und Integration von d.velop documents in 5 Minuten erkl\u00e4rt\" width=\"900\" height=\"506\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/fMEqkdUvtO8?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-revisionssichere-langzeitstabile-ablage-der-dokumente\"><\/span>2. Revisionssichere, langzeitstabile Ablage der Dokumente<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ein weiterer Faktor, der grunds\u00e4tzlich im Zusammenhang mit Dokumenten \u2013 nicht nur beim SAP Document Management \u2013 enorm wichtig ist, ist die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Revisionssicherheit<\/a>. Das Dokumentenmanagementsystem sollte eine revisionssichere, langzeitstabile Ablage aller Dokumente und somit die Einhaltung der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">GoBD<\/a> gew\u00e4hrleisten. Hier musst Du bei Deiner Auswahl nicht nur auf das Versprechen der Hersteller vertrauen. Es gibt entsprechende Zertifizierungen, beispielsweise <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/idw-ps-880\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">IDW PS 880<\/a>. Bei dieser Zertifizierung wird durch unabh\u00e4ngige Wirtschaftspr\u00fcfungsgesellschaften bescheinigt, dass die Software bei sachgerechter Verwendung Revisionssicherheit bietet.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3-optimale-unterstuetzung-deiner-geschaeftsprozesse\"><\/span>3. Optimale Unterst\u00fctzung Deiner Gesch\u00e4ftsprozesse<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ein Aufruf des DMS im SAP-System unterst\u00fctzt Deine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/geschaeftsprozesse\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> in optimaler Weise. Durch das \u00d6ffnen direkt in der Transaktion, hast Du Zugriff auf alle Dokumente, die f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsprozesse notwendig sind und Du sparst Dir m\u00fchseliges Zusammensuchen. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Dokumente zum jeweiligen Gesch\u00e4ftsvorgang direkt und unkompliziert per Drag and Drop im DMS abgelegt werden.<\/p>\n\n\n\n<p>SAP Document Management bedeutet aber nicht nur Dokumente abzulegen und anzuzeigen. Ein DMS sollte die M\u00f6glichkeit zur Nutzung und Erstellung von <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/workflow-management\/\">Workflows <\/a>mitbringen. Zum Beispiel die workflowgest\u00fctzte Pr\u00fcfung und Freigabe von <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/eingangsrechnung-von-der-definition-ueber-die-pruefung-bis-zur-verarbeitung\/\">Eingangsrechnungen<\/a>, Auftragsbest\u00e4tigungen, Kundenauftr\u00e4gen, Lieferscheinen und u.v.m. oder auch die unkomplizierte Erstellung von internen Umlaufmappen f\u00fcr verschiedenste Dokumente. Diese Funktionen erm\u00f6glichen eine optimale Unterst\u00fctzung und Beschleunigung Deiner Gesch\u00e4ftsprozesse.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4-archivelink-und-cmis-%e2%80%93-nicht-entweder-oder-sondern-und\"><\/span>4. ArchiveLink und CMIS \u2013 nicht entweder oder, sondern und!&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Im Zusammenhang mit dem Thema SAP Document Management hast Du Dich sicherlich auch schon mal mit der Frage der Betriebsform besch\u00e4ftigt \u2013 on-premises, cloud, hybrid, ArchiveLink oder <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/sap-cloud\/\">CMIS<\/a>. Ein DMS sollte Dir die gr\u00f6\u00dftm\u00f6gliche Flexibilit\u00e4t geben und Dich nicht in Deinen M\u00f6glichkeiten einschr\u00e4nken. Im Idealfall hast Du beim DMS die freie Wahl der Betriebsform und die Sicherheit, dass im Falle einer \u00c4nderung eine Migration jederzeit m\u00f6glich ist. Um diese Flexibilit\u00e4t zu gew\u00e4hrleisten, sollte das DMS daher sowohl ArchiveLink-, als auch CMIS-f\u00e4hig sein.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-denke-ueber-dein-sap-system-hinaus\"><\/span>5. Denke \u00fcber Dein SAP-System hinaus<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>SAP Document Management ist ein wichtiges Thema. H\u00e4ufig gibt es aber in Unternehmen auch Mitarbeitende, die nicht im SAP-System arbeiten, aber in gleicher Weise Zugriff auf die Informationen haben m\u00fcssen. Daher der Tipp: Denke \u00fcber Dein SAP-System hinaus. <\/p>\n\n\n\n<p>Ein DMS sollte auch unabh\u00e4ngig von der Integration in das SAP-System funktionieren, beispielsweise \u00fcber einen Browser. F\u00fcr Mitarbeitende, die sich den Gro\u00dfteil ihrer Arbeitszeit im E-Mail- oder einem Office-Programm bewegen, ist eine Integration in diese Anwendungen sicherlich hilfreich. Im Bereich der Workflows sollte das DMS einen Web- und\/oder Mobile-Client mitbringen, um sowohl SAP- als auch non-SAP-User einbinden zu k\u00f6nnen. Diese flexiblen Bedienvarianten erm\u00f6glichen zus\u00e4tzlich auch standortunabh\u00e4ngiges Arbeiten. Wichtig dabei ist, dass egal, ob Du das DMS aus dem SAP oder einer Office-Anwendung heraus, im Browser oder mobil \u00f6ffnest, Du in jedem Fall mit denselben Informationen und Funktionen arbeitest.<\/p>\n\n\n\n<p>Das DMS sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein und somit einen hohen Schulungsaufwand vermeiden. Das erleichtert den Mitarbeitenden nicht nur die Arbeit, Du sparst auch Zeit und erh\u00f6hst die Akzeptanz bei der Einf\u00fchrung eines neuen Tools.<\/p>\n\n\n\n<p>Der letzte, aber nicht weniger wichtige Faktor, ist die M\u00f6glichkeit, das DMS zu einem vollwertigen <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/enterprise-content-management\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Enterprise Content Management System<\/a> auszubauen. Das nat\u00fcrlich immer frei nach dem Motto: Alles kann, nichts muss! Wenn Du beispielsweise zur optimalen Unterst\u00fctzung Deiner Gesch\u00e4ftsprozesse zus\u00e4tzlich zum DMS auf eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-unterschrift\">elektronische Signatur Software<\/a>, eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/vertragsmanagement\">Vertragsmanagement-Software<\/a> oder ein Reisekostenmanagement setzen m\u00f6chtest, sollten diese Module einfach und unkompliziert jederzeit erg\u00e4nzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"621\" height=\"1090\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/tipps-sap-document-management-infografik-621x1090.png\" alt=\"Infografik, die 5 Tipps f\u00fcr SAP Document Management beschreibt.\" class=\"wp-image-38236\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/tipps-sap-document-management-infografik-621x1090.png 621w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/tipps-sap-document-management-infografik-342x600.png 342w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/tipps-sap-document-management-infografik.png 699w\" sizes=\"auto, (max-width: 621px) 100vw, 621px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"fazit\"><\/span>Fazit<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Es ist sicherlich keine \u00dcberraschung, dass unser DMS <a href=\"https:\/\/store.d-velop.com\/de\/d.velop-documents\/10001602.1\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">d.velop documents<\/a> all das bietet und noch vieles mehr. Du m\u00f6chtest die Zukunft Deines Unternehmens digital gestalten? Ein DMS tr\u00e4gt einen gro\u00dfen Teil dazu bei, weil es die Verwaltung und Nutzung digitaler Dokumente vereinfacht und optimiert. <\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-webinar\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-einsteiger-webinar-digitales-dokumentenmanagement-mit-sap\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%f0%9f%92%bb-einsteiger-webinar-digitales-dokumentenmanagement-mit-sap\"><\/span>&#x1f4bb; Einsteiger-Webinar: Digitales Dokumentenmanagement mit SAP<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/player.js\" async><\/script><script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/ym3zao4s9o.js\" async type=\"module\"><\/script><style>wistia-player[media-id='ym3zao4s9o']:not(:defined) { background: center \/ contain no-repeat url('https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/medias\/ym3zao4s9o\/swatch'); display: block; filter: blur(5px); padding-top:56.25%; }<\/style> <wistia-player media-id=\"ym3zao4s9o\" aspect=\"1.7777777777777777\"><\/wistia-player>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/demo-digitale-sap-loesungen?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-sap-document-management&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Live-Demo<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Du stehst vor der Frage: Wie optimiere ich mein SAP Document Management und welches der zahlreichen Angebote auf dem Markt [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":245,"featured_media":38108,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","beyondwords_generate_audio":"","beyondwords_project_id":"","beyondwords_content_id":"","beyondwords_preview_token":"","beyondwords_player_content":"","beyondwords_player_style":"","beyondwords_language_id":"","beyondwords_title_voice_id":"","beyondwords_body_voice_id":"","beyondwords_summary_voice_id":"","beyondwords_error_message":"","beyondwords_disabled":"","beyondwords_delete_content":"","beyondwords_podcast_id":"","beyondwords_hash":"","publish_post_to_speechkit":"","speechkit_hash":"","speechkit_generate_audio":"","speechkit_project_id":"","speechkit_podcast_id":"","speechkit_error_message":"","speechkit_disabled":"","speechkit_access_key":"","speechkit_error":"","speechkit_info":"","speechkit_response":"","speechkit_retries":"","speechkit_status":"","speechkit_updated_at":"","_speechkit_link":"","_speechkit_text":""},"categories":[3],"tags":[6492,6440],"class_list":["post-38101","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-prozesse-gestalten","tag-fokus-dokumentenmanagement","tag-sap"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.6 (Yoast SEO v25.6) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>SAP Document Management: Tipps zur Auswahl des richtigen DMS<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Wie optimiere ich mein SAP Document Management? 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