{"id":38136,"date":"2023-02-15T13:03:40","date_gmt":"2023-02-15T12:03:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=38136"},"modified":"2025-02-24T16:22:46","modified_gmt":"2025-02-24T15:22:46","slug":"file-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/file-management\/","title":{"rendered":"File Management: Definition, Tipps, Grenzen und Alternativen"},"content":{"rendered":"\n

Dateimanagement, File Management, Dateiverwaltung, Dokumentenablage, Archivsystem, Dokumentenmanagement \u2013 ist doch alles das Gleiche!? Darauf l\u00e4sst sich mit einem eindeutigen \u201ejain\u201c antworten. Die Idee hinter all diesen quasi-Synonymen ist das sichere Ablegen oder Archivieren von Dateien, in unterschiedlichen \u201eAusbaustufen\u201c \u2013 und mit unterschiedlichem Anspruch an komplexe Vorg\u00e4nge wie Revisionssicherheit, Wiederauffindbarkeit, Kollaborationsm\u00f6glichkeiten und Digitalisierung. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was ist also File Management? <\/span><\/h2>\n\n\n\n
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Definition File Management <\/h3>\n\n\n\n

File Management<\/strong> bezeichnet das Verwalten, Organisieren, Kopieren, L\u00f6schen, Sichern, Verschieben oder Bearbeiten von Dateien. Diese k\u00f6nnen unterschiedliche Typen sein, wie Dokumentformate, Bilder und Grafiken, spezielle Formate von Fachanwendungen wie z.B. CAD-Daten<\/a>, Musik und Sounddateien, Video, E-Mails und viele weitere. File Management ist das Zug\u00e4nglichmachen dieser Unterlagen f\u00fcr Benutzer in einem Computer-System oder Netzwerk. H\u00e4ufig wird File Management visuell nachvollziehbar f\u00fcr Nutzende aufbereitet, z.B. anhand von Ordnerstrukturen, um die Orientierung zu erleichtern. Das englische \u201eto file\u201c (etw. ablegen, abheften) kann sich selbstredend auch auf haptische Unterlagen, also klassische Papierakten, beziehen \u2013 es gibt also auch analoges Management. An dieser Stelle widmen wir uns aber dezidiert den digitalen Varianten dieses Systems. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Beispiele eines File Management Systems <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Klassische File Management Systeme sind der Windows Explorer und der Finder \u2013 in Abh\u00e4ngigkeit vom genutzten Betriebssystem. Die Ausgestaltung ist dabei vollst\u00e4ndig benutzerabh\u00e4ngig. Die per Ersteinrichtung eines Computers vorgegebenen Ordner sind variabel, bieten aber eine erste Orientierung f\u00fcr die m\u00f6gliche Struktur. Es gibt auch weitere Dateimanager-Programme, die man erwerben kann und deren Sinn es ist, die Verwaltung der eigenen Unterlagen besser zu organisieren. Je nachdem, wie diszipliniert der Nutzer ist, was die Ordnung auf den digitalen Laufwerken angeht, kann dies mehr oder weniger gut ausgehen. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>File Management kommt insbesondere im Unternehmenskontext schnell an seine Grenzen <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein File Management mag f\u00fcr eine strukturierte Privatperson ausreichen. Im Unternehmenskontext wird dies aber schnell kompliziert. Der n\u00f6tige Detailgrad f\u00fcr Ordnerstrukturen erreicht hier mit wachsender Unternehmensgr\u00f6\u00dfe schnell mehr als 7 Ebenen und die Benamung von Dateien muss exakt befolgt werden, da sonst niemals jemand irgendetwas wiederfindet. Gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten ist h\u00e4ufig nur bequem, wenn man nebeneinander am Bildschirm sitzt oder entsprechende Software lizenziert hat, was in Zeiten von dezentralem Arbeiten nicht gerade dem Standard entspricht. Sollen verschiedene Versionen verf\u00fcgbar sein, wird der Speichervorgang zur Herausforderung, sonst \u2013 hoppla, schon hat man die Vorlage \u00fcberspeichert. <\/p>\n\n\n\n

Sind Aufgaben an einem Dokument erledigt, muss \u00fcber eine andere Software, wie z.B. Messenger-Programme, oder den klassischen \u201eZuruf \u00fcber den B\u00fcroflur\u201c den Kollegen:innen mitgeteilt werden, dass die Unterlagen bereit sind f\u00fcr die n\u00e4chsten Schritte. M\u00f6glich, dass hier auf dem Weg zur Kaffeepause auch mal etwas an Informationen verloren geht. Letztlich sind Gesch\u00e4ftsprozesse mit \u201eklassischem\u201c File Management so flexibel und angenehm wie vor 15 Jahren, als noch Umlaufmappen durch die Unternehmen kursierten (Ja, ich wei\u00df das. Ich habe in meiner Ausbildung gen\u00fcgend solcher Mappen von A nach B transportiert.). <\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Workbook – Digitale Akten<\/strong>: So gelingt die Einf\u00fchrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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Entdecke im interaktiven Workbook <\/strong>den dreistufigen Prozess zur erfolgreichen Implementierung digitaler Akten.<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tWorkbook lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Wie unterscheiden sich ein Dokumentenmanagement-System und File Management? <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein File Management ist nicht so komfortabel wie ein Dokumentenmanagement System<\/a> (DMS) und f\u00fcr Unternehmen eher weniger geeignet. File Management ist h\u00e4ufig auf lokale Speicherm\u00f6glichkeiten ausgelegt und bietet wenige Zusatzfunktionen. Das Erstellen und Bearbeiten von Daten, sowie Speicheroptionen und Suchm\u00f6glichkeiten auf der Ebene der Dateinamen sind hier die wichtigsten Optionen. Zudem kann die Struktur nach eigenem Ermessen gestaltet werden, sodass die Verwaltung der Dateien der eigenen Logik folgt. F\u00fcr Privatpersonen ist dies bequem und h\u00e4ufig ausreichend. Wenn wir hier aber einmal ehrlich sind \u2013 in meinem privaten File Management findet niemand au\u00dfer mir etwas. Aber vielleicht ist das auch Absicht. \ud83d\ude00  <\/p>\n\n\n\n

DMS im \u00dcberblick<\/h3>\n\n\n\n

Ein DMS hingegen ist eine g\u00e4ngige L\u00f6sung f\u00fcr moderne Dokumentenverwaltung<\/a> im Unternehmenskontext. Dokumentenmanagement-Systeme bieten in der Regel weiterf\u00fchrende Funktionen, um Dateiverwaltung mit vielen Beteiligten zu vereinfachen. H\u00e4ufig geh\u00f6ren dazu: <\/p>\n\n\n\n