{"id":38288,"date":"2025-02-19T11:17:55","date_gmt":"2025-02-19T10:17:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=38288"},"modified":"2026-04-20T08:18:25","modified_gmt":"2026-04-20T06:18:25","slug":"personalprozesse-optimieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/personalprozesse-optimieren\/","title":{"rendered":"Personalprozesse optimieren: Von digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen profitieren"},"content":{"rendered":"\n

In vielen Organisationen sind die Personalabteilungen mit administrativen Prozessen konfrontiert, die zeitaufwendig und ressourcenintensiv sind. Hast du auch manchmal das Gef\u00fchl, dass deine Personalprozesse alles andere als effizient sind? Dass sie sich anf\u00fchlen, wie aus den 90er Jahren, die niemand mehr versteht, aber die keiner anfassen will, weil sie irgendwie noch funktionieren? Der endlose Kampf gegen repetitive, monotone Aufgaben, die keinen Raum f\u00fcr Kreativit\u00e4t lassen, ist eine Realit\u00e4t, mit der sich viele von uns konfrontiert sehen. Eine dieser Routineaufgaben, die sich regelm\u00e4\u00dfig wiederholt und einen enormen Aufwand verursacht, ist der manuelle Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen \u2013 ein zeitraubender Kostentreiber, der Monat f\u00fcr Monat zur\u00fcckkehrt und den jede:r von uns kennt. Spoiler zu Beginn: Das muss nicht sein. Hier kann Abhilfe geschaffen werden, denn man kann Personalprozesse teils einfach optimieren. <\/p>\n\n\n\n

Die gro\u00dfen Fragen, um die es hier geht, sind simpel: Warum sollte man Personalprozesse optimieren<\/strong>? Wie l\u00e4sst sich der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deiner Organisation durchg\u00e4ngig digitalisieren und automatisieren? Welche weiteren Personalprozesse, neben dem Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, k\u00f6nnen durch Digitalisierung vereinfacht und schneller gestaltet werden? Das erf\u00e4hrst du in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Warum sollte man Personalprozesse optimieren?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Steigerung der Produktivit\u00e4t<\/h3>\n\n\n\n

Man kennt es: Eine Anfrage kommt per E-Mail, die n\u00e4chste \u00fcber das interne Ticket-System, dann per Telefon oder pers\u00f6nlich durch die Kolleg:innen vor Ort im B\u00fcro. Auch personalrelevante Dokumente finden die verschiedensten Wege zu den Personalverantwortlichen: \u00fcber die Hauspost, per E-Mail, per Post oder pers\u00f6nlich. In drei Viertel (77%) der deutschen Unternehmen kommt sogar das Fax noch immer zum Einsatz!1<\/sup> Diese unterschiedlichen Wege der Informationsweitergabe f\u00fchren oftmals zur fehlenden Ordnung, die die Produktivit\u00e4t hemmt. Eine Produktivit\u00e4tsstudie aus UK hat Folgendes bewiesen: Mitarbeitende verbringen im Durchschnitt mehr als 45 Minuten pro Tag (was, hochgerechnet auf eine Arbeitswoche, ungef\u00e4hr 3,75 Stunden oder fast einen halben Arbeitstag bedeutet) damit, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu wechseln. Von der E-Mail-Inbox zur Zeiterfassungs-App zur internen Messenger-Plattform zum Projektmanagement-Tool und dann wieder zur\u00fcck zur E-Mail, weil man vergessen hat, warum man sie \u00fcberhaupt verlassen hat \u2013 und ben\u00f6tigen dann zus\u00e4tzlich Zeit um sich wieder in einen halbwegs produktiven Arbeitsfluss zu begeben.2<\/sup><\/p>\n\n\n\n

Was es braucht, sind digitale Tools, die nicht nur versprechen, Routineaufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen, sondern die das auch wirklich tun, ohne dabei selbst zu einer weiteren digitalen Last zu werden.<\/p>\n\n\n\n

Nach den L\u00f6hnen ist vor den L\u00f6hnen! Ein strukturierter Abrechnungsprozess ist unabdingbar f\u00fcr eine reibungslose Auszahlung der L\u00f6hne und Geh\u00e4lter. Unsere Mitarbeiter:innen sind schlie\u00dflich unser h\u00f6chstes Gut und sollen entsprechend p\u00fcnktlich und zuverl\u00e4ssig entlohnt werden.<\/p>Monika Hartz, Personalsachbearbeiterin Lohn- und Gehaltsabrechnung
d.velop AG<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Medienbr\u00fcche vermeiden<\/h3>\n\n\n\n

Einer der h\u00e4ufigsten Medienbr\u00fcche in Personalprozessen ist der Bruch zwischen der digitalen Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und ihrer analogen Verteilung.<\/p>\n\n\n\n

Ein hochmodernes Lohnbuchhaltungssystem generiert die Abrechnungen in Sekundenbruchteilen, speichert sie als PDFs und legt sie ab. Und dann passiert etwas v\u00f6llig Irrationales: Diese digital entstandenen Dokumente werden ausgedruckt, konfektioniert, kuvertiert und dann entweder von Hand verteilt oder auf dem Postweg geschickt. Und da ist er wieder: der klassische Medienbruch zwischen der digitalen Erstellung und der physischen Verteilung. Ein Effizienzverlust, der nicht nur Zeit verschlingt, sondern auch Kosten generiert, die in der heutigen, digitalisierten Welt einfach nicht mehr gerechtfertigt sind.<\/p>\n\n\n\n

Schlimmstenfalls sind einige Prozesse sogar datenschutzrechtlich unsicher. Ein klassisches Beispiel: die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die immer noch \u00fcber die Hauspost verteilt werden. Und dann? Der\/die Mitarbeitende ist im Urlaub, die Post landet im falschen Fach, eine neugierige Hand greift versehentlich zum falschen Umschlag. Kein b\u00f6swilliger Datenversto\u00df, sondern ein Systemfehler \u2013 verursacht durch einen unn\u00f6tigen Medienbruch, der sich l\u00e4ngst vermeiden lie\u00dfe.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

Herausforderung der Erreichbarkeit<\/h3>\n\n\n\n

Oft untersch\u00e4tztes Problem, das die klassische Verteilung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verursacht: Betriebsrentner: innen und weitere (ehemalige) Mitarbeitende au\u00dferhalb des Unternehmens sind auf dem analogen Wege nur schwer erreichbar. Stattdessen bist du auf umst\u00e4ndliche Anfragen angewiesen, die Zeit und Ressourcen kosten. W\u00e4re es nicht besser, wenn es ein digitales System g\u00e4be, das nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch moderne Arbeitsweisen unterst\u00fctzt? Ein Produkt, \u00fcber das alle Empfangenden jederzeit und \u00fcberall sicher auf die Dokumente zugreifen k\u00f6nnen \u2013 mobil, effizient und ohne den Umweg \u00fcber veraltete Strukturen?<\/p>\n\n\n\n

Veraltete Personalprozesse sind also nicht nur Effizienzbremsen in der Personalabteilung \u2013 sie sind auch vermeidbare Kostentreiber in deiner Organisation. Sie schleichen sich nicht als pl\u00f6tzlicher Systemabsturz ein, sondern wirken wie ein stetiger Tropfen auf den hei\u00dfen Stein: unscheinbar, aber auf Dauer enorm sch\u00e4dlich. Je mehr H\u00fcrden ein Prozess aufweist, desto gr\u00f6\u00dfer sind die Reibungsverluste \u2013 Zeit verpufft, Kosten steigen, Abl\u00e4ufe werden unn\u00f6tig kompliziert. Und genau deswegen sollte man sie optimieren.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Wie l\u00e4sst sich der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deiner Organisation durchg\u00e4ngig digitalisieren und automatisieren?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die H\u00fcrde ist nicht die Technologie. Die gibt es l\u00e4ngst. Sie ist erprobt und sie funktioniert. Im ersten Schritt ben\u00f6tigst du also eine Software, die die digitale Zustellung erm\u00f6glicht und sich nahtlos an bestehende Systeme anbinden l\u00e4sst \u2013 ohne komplizierte Workarounds. Das macht die d.velop postbox m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Technischen Voraussetzungen<\/h3>\n\n\n\n

Die Frage nach den technischen Voraussetzungen f\u00fcr die digitale Zustellung mit d.velop postbox? Ganz einfach: Es gibt keine. Oder besser gesagt, fast keine. Es braucht keine umfangreichen Installationen. Die IT-Abteilung muss nicht mehrere Monate mit Servern, Datenbanken und nervigen Updates k\u00e4mpfen, um das System zum Laufen zu bringen. Die einzige Voraussetzung ist die Installation des virtuellen Druckertreibers \u2013 und diese dauert ca. f\u00fcnf Minuten. <\/p>\n\n\n\n

Was d.velop postbox<\/a> wirklich auszeichnet, ist ihre Kompatibilit\u00e4t. Eine F\u00e4higkeit, sich nahtlos an bestehende Lohnabrechnungssysteme wie SAP, LOGA, DATEV, SAGE oder Microsoft Dynamics oder DMS wie  d.velop documents<\/a> anzubinden. <\/p>\n\n\n\n

Ich war sehr begeistert, wie einfach die Umsetzung ging. Wir hatten die technische Herausforderung die Gehaltsabrechnungen direkt aus SAP zuzustellen. Gemeinsam mit der d.velop konnten wir den Versand aus SAP einwandfrei realisieren.<\/p>Julia Frank-R\u00f6ssle, Global Lead in Digital Collaboration
GEKA GmbH
<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>So funktioniert die digitale Zustellung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Und so einfach funktioniert der Versand von digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnungen an deine Mitarbeitenden. Statt eines physischen Briefes erhalten die Mitarbeitenden nun ein digitales Dokument, das sicher in ihren pers\u00f6nlichen Postboxen abgelegt wird. Diese Postbox \u2013 und das ist entscheidend \u2013 geh\u00f6rt ihnen selbst, also nicht der Organisation, sondern den Mitarbeitenden. Hier werden alle relevanten Unterlagen abgelegt und sortiert und stehen rund um die Uhr zur Verf\u00fcgung, \u00fcberall, jederzeit, unabh\u00e4ngig von Endger\u00e4t oder Betriebssystem.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

Das bringt dir folgende Vorteile: Weil die Postboxen den Mitarbeitenden geh\u00f6ren, sind die Mitarbeitenden selbst f\u00fcr die Pflege ihrer Stammdaten verantwortlich. Nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen bleibt die d.velop postbox in ihrem Besitz, sodass kein Nachversand von Dokumenten n\u00f6tig ist \u2013 sie bleiben einfach dort, wo sie schon immer waren. Und falls doch mal eine Nachsendung n\u00f6tig sein sollte, passiert das ebenfalls in der bestehenden Postbox, was f\u00fcr dich praktisch ist, weil du dich um nichts k\u00fcmmern musst.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>5 Vorteile der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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  1. Effizienzsteigerung\u202fdank automatisierter, papierloser Prozesse<\/li>\n\n\n\n
  2. Kosteneinsparung, da Ausgaben f\u00fcr Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen.\u202f<\/li>\n\n\n\n
  3. Zeitersparnis\u202ff\u00fcr Personalsachbearbeiter:innen, da keine Verwaltung von Papierdokumenten mehr notwendig ist. Die Dokumente lassen sich (per App oder am PC) einfach und schnell mit den relevanten Stakeholdern teilen.<\/li>\n\n\n\n
  4. H\u00f6chste Sicherheitsstandards\u202ff\u00fcr die gesamte Zustellung und dar\u00fcber hinaus, zum Beispiel durch Transport- und Ablageverschl\u00fcsselung und ein deutsches Rechenzentrum.<\/li>\n\n\n\n
  5. Hybride Post\u202f\u2013 Zustellung der Gehaltsabrechnungen digital und, wenn gew\u00fcnscht, postalisch an \u201enicht digitale\u201c Empf\u00e4nger:innen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen<\/p>\n\n\n\n\t

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    \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    <\/span>Weitere Personalprozesse, die sich durch Digitalisierung optimieren lassen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    HR-Spezialist:innen m\u00fcssen aber auch weitere vielf\u00e4ltige administrative und verwaltungstechnische Aufgaben erledigen, die sich optimieren lassen.<\/p>\n\n\n\n

    Zu den h\u00e4ufigsten geh\u00f6ren:<\/p>\n\n\n\n