{"id":38764,"date":"2023-03-08T15:08:41","date_gmt":"2023-03-08T14:08:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=38764"},"modified":"2026-04-24T14:53:45","modified_gmt":"2026-04-24T12:53:45","slug":"informationsprozesse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/informationsprozesse\/","title":{"rendered":"So digitalisierst du Informationsprozesse im Unternehmen erfolgreich"},"content":{"rendered":"\n

Unternehmen sind auf digitale Technologien angewiesen, um wettbewerbsf\u00e4hig zu bleiben. Sie sparen Zeit und Ressourcen, vereinfachen die Zusammenarbeit in Unternehmen und erm\u00f6glichen moderne Arbeitsweisen. Digitale Informationsprozesse sind daher f\u00fcr effiziente Workflows<\/a> von entscheidender Bedeutung. In diesem Blogartikel werden wir uns damit besch\u00e4ftigen, wie Unternehmen ihre vielf\u00e4ltigen Informationsprozesse digitalisieren und in die Praxis umsetzen k\u00f6nnen. Dabei werden wir die wichtigsten Schritte aufzeigen und Tipps geben, um den Digitalisierungsprozess erfolgreich zu gestalten.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was sind Informationsprozesse und Dokumentenprozesse?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Digitale Informationsprozesse<\/strong> im Unternehmen umfassen alle Aktivit\u00e4ten, die digitale Technologien nutzen, um Daten zu sammeln, zu verarbeiten und zu speichern. Das k\u00f6nnen E-Mails sein, die Online-Kommunikation in Social Media, Webinaren und Meetings, aber auch Cloud-Computing, Workflow- oder Datenmanagement. Informationsprozesse beschreiben den Weg, den Informationen von einer Quelle zur n\u00e4chsten durchlaufen, von der Entstehung \u00fcber die Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Weitergabe und Nutzung. Dabei spielen sowohl technische als auch menschliche Faktoren eine Rolle.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentenprozesse sind st\u00e4rker formalisiert<\/h3>\n\n\n\n

Digitale Dokumentenprozesse<\/strong> hingegen sind ein spezieller Teilbereich der digitalen Informationsprozesse, die sich ausschlie\u00dflich auf die Bearbeitung von Dokumenten beziehen. Sie reichen von der Erstellung von Dokumenten \u00fcber ihre Bearbeitung, \u00dcberpr\u00fcfung und Genehmigung bis hin zur Verteilung, Aufbewahrung und Archivierung und sind st\u00e4rker formalisiert als Informationsprozesse. Es gibt feste Regeln und Abl\u00e4ufe f\u00fcr die Verarbeitung von Dokumenten, derweil Informationsprozesse oft flexibler sind und individueller angepasst werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Warum sind Informationsprozesse wichtig?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Digitale Informationsprozesse dienen in erster Linie der Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Fehlervermeidung. Sie erm\u00f6glichen die Verarbeitung und Auswertung von Informationen, die f\u00fcr strategische Entscheidungen von Bedeutung sind. Ein Beispiel: Mithilfe von Datenbanksystemen und Analyse-Tools lassen sich wichtige Informationen \u00fcber Kunden, Verkaufstrends oder Gesch\u00e4ftserfolge sammeln und nutzen. Au\u00dferdem f\u00f6rdern digitale Informationsprozesse im Unternehmen die Kommunikation, den medienbruchfreien<\/a> Informationsfluss und die ortsunabh\u00e4ngige Collaboration<\/a>. Durch die Cloud sind etwa virtuelle Meetings mit Kunden oder Mitarbeitern in Echtzeit an jedem Ort zu jeder Zeit m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Schneller Wissens- und Erfahrungsaustausch<\/h3>\n\n\n\n

Digitale Informationsprozesse k\u00f6nnen zum schnellen Wissens- und Erfahrungsaustausch genutzt werden. Sie erm\u00f6glichen eine effektive Steuerung und Kontrolle von Prozessen. Workflow-Management-Tools k\u00f6nnen eingesetzt werden, um Aufgaben und Projekte zu organisieren, Termine zu koordinieren oder Entscheidungen zu treffen. Hinzu kommt, dass eine schnelle Informations\u00fcbermittlung die Entwicklung und Umsetzung von Innovationen und neuen Technologien f\u00f6rdert. Und: Durch digitale Informationsprozesse lassen sich Risiken schneller identifizieren und minimieren.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Digitalisierung von Informationsprozessen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

In den meisten Unternehmen sind es die vielen Papierdokumente, die einen medienbruchfreien, digitalen Workflow unm\u00f6glich machen. Damit Dokumente f\u00fcr alle verf\u00fcgbar sind und ortsunabh\u00e4ngig bearbeitet werden k\u00f6nnen, stellt die Digitalisierung<\/a> den effektiven Schritt in die Zukunft dar. Dabei ist ein Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) das Tool der Wahl, weil es nicht nur alle Dokumente zentral verwaltet und in der Cloud<\/a> zur Verf\u00fcgung stellt. Es verf\u00fcgt zudem \u00fcber ein GoBD-konformes<\/a>, revisionssicheres Archiv<\/a> f\u00fcr steuerrelevante Unterlagen, das bei der Rechnungsverarbeitung<\/a> unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorbereitung zur Digitalisierung von Informationsprozessen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Digitalisierung von Informationsprozessen jeglicher Art, darunter auch die Dokumentenprozesse, basiert auf \u00e4hnlichen Vor\u00fcberlegungen und Vorbereitungen. Ob es nun Prozesse sind, die viele unterschiedliche Medien verwenden, um Informationen zu generieren, zu verarbeiten und auszuwerten, oder solche, die sich lediglich auf den Lebenszyklus von Textdokumenten beziehen. Die folgenden vier Schritte sind in jedem Fall mehr oder weniger identisch:<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

1. Analyse<\/h3>\n\n\n\n

Bevor digitale Tools und Systeme eingef\u00fchrt werden, gilt es, die vorhandenen Informationsprozesse zu analysieren. Dabei ist zu identifizieren, welche Schritte im Unternehmen manuell ausgef\u00fchrt werden. Diese Prozesse reichen von der Datenerfassung \u00fcber deren Auswertung bis hin zur Dokumentenverwaltung<\/a>, Informationsverteilung und Berichterstellung. Ebenso wichtig ist, wo etwaige Informationsengp\u00e4sse bestehen, versehentliche Doppelarbeiten stattfinden und welche Informationen f\u00fcr das Unternehmen und seine Besch\u00e4ftigten am wichtigsten sind.<\/p>\n\n\n\n

2. Ziele definieren<\/h3>\n\n\n\n

Es ist wichtig, zu definieren, was mit der Digitalisierung eigentlich erreicht werden soll. Effizienzsteigerung? Kostenreduktion? Qualit\u00e4tsverbesserung? Diese Vor\u00fcberlegungen bereiten den folgenden Schritt vor:<\/p>\n\n\n\n

3. Tools und Systeme ausw\u00e4hlen<\/h3>\n\n\n\n

Welche Tools und Systeme helfen beim Erreichen der gesteckten Ziele? Bei der Digitalisierung von Informationsprozessen gibt es verschiedene Schwerpunkte, die jeweils andere Produkte sinnvoll erscheinen lassen. So bietet sich beispielsweise ein ECM-System (Enterprise Content Management<\/a>) an, wenn viele unterschiedliche Medientypen gemanagt werden sollen. Wenn es nur um digitale Dokumente geht, empfiehlt sich ein Dokumentenmanagement-System. Informieren Sie sich bei den Herstellern und w\u00e4hlen Sie die passendsten Tools aus. In jedem Falle ist es empfehlenswert, das jeweilige System in der Cloud zu betreiben, um alle Vorteile von Remote Work<\/a>, z.B. Homeoffice und Mobile Office, aussch\u00f6pfen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

4. Entwicklung von Schnittstellen<\/h3>\n\n\n\n

Verschiedene Systeme lassen sich durch Schnittstellen<\/a> verbinden, doch die m\u00fcssen entwickelt werden. Hierbei sollte auf eine nahtlose Integration geachtet werden. DMS-Hersteller wie d.velop beispielsweise haben viel Erfahrung in der Integration von DMS und verf\u00fcgen \u00fcber eigene Schnittstellen, etwa zu Microsoft 365<\/a>, SAP<\/a>, DATEV<\/a> und vielen weiteren Produkten. So muss die Entwicklung nicht inhouse stattfinden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Konkrete Schritte: digitale Dokumentenprozesse im DMS<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Am Beispiel digitaler Dokumentenprozesse erl\u00e4utern wir nun den weiteren Projektfortschritt auf dem Weg ins papierlose B\u00fcro<\/a>, in dem der Datenaustausch reibungslos und ohne technische H\u00fcrden funktioniert. Dazu m\u00fcssen Papierdokumente aber zun\u00e4chst einmal in digitale Formate konvertiert werden, die auch bearbeitet werden k\u00f6nnen. Und das geht so:<\/p>\n\n\n\n

1. Scannen:<\/strong> Die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Dokumente l\u00e4sst sich einfach mit einem Scanner in Eigenregie erledigen. Bei gr\u00f6\u00dferen Mengen, etwa einem ganzen Papierarchiv, ist es ratsam, ein erfahrenes Dienstleistungsunternehmen zu beauftragen, um die Digitalisierung f\u00fcr Sie zu erledigen.<\/p>\n\n\n\n

2. OCR-Technologie:<\/strong> Beim Scannen der Dokumente sorgt die OCR-Technologie<\/a> (Optical Character Recognition) daf\u00fcr, dass die erzeugten PDF-Bilddateien auch maschinell lesbar sind. Das bedeutet: OCR erkennt Buchstaben und Zahlen auf einem Bild und macht Texte per Volltextsuche f\u00fcr jede\/n im Unternehmen auffindbar. Aber nicht nur das: Die OCR-Software erm\u00f6glicht sogar die automatische Kategorisierung von Dokumenten anhand formaler Charakteristika und die \u00dcbernahme der Stammdaten<\/a> ins System. Das spart Zeit und reduziert die Zahl der Fehler, die beim manuellen Eingeben der Daten auftreten.<\/p>\n\n\n\n

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Automatisierte Dokumentenerkennung einfach erkl\u00e4rt.<\/h3>\n\n\n\n\t
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\n\t\t\tOnline-Guide jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

3. Speicherung:<\/strong> Die digitalen Dokumente<\/a> sind nun bereit, in einer digitalen Datenbank gespeichert und verwaltet zu werden. Die meisten Unternehmen verwenden daf\u00fcr ein Dokumentenmanagement-System (DMS), in dem die durch OCR-Technologie kategorisierten und verschlagworteten Dokumente<\/a> automatisch ihren Platz finden. Die Benutzer:innen haben nach der Speicherung die M\u00f6glichkeit, Dokumente digital zu erstellen, sie zu speichern und in der Cloud zwecks Collaboration zu teilen.<\/p>\n\n\n\n

4. Automatisierung: <\/strong>Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen macht die Implementierung automatisierter Workflows m\u00f6glich. Manuelle Prozesse geh\u00f6ren dann der Vergangenheit an. Ein DMS kann beispielsweise automatisiert eine Benachrichtigung senden, wenn ein Dokument abl\u00e4uft oder eine Dokumentenfreigabe<\/a> erforderlich ist. Das kann beim Vertragsmanagement<\/a> sehr hilfreich sein, insbesondere in Verbindung mit einer digitalen Unterschrift<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

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Schritt f\u00fcr Schritt zur Prozessautomatisierung:<\/strong> Der Einsteiger-Guide f\u00fcr digitale Prozesse<\/p>\n\n\n\n\t

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5. Schulung: <\/strong>Die Schulung der Mitarbeiter:innen, die mit dem digitalen System arbeiten, ist ebenso wichtig f\u00fcr die Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Dies stellt einen einheitlichen Umgang mit Dokumenten sicher, die im DMS verwenden werden, und erm\u00f6glicht das Arbeiten mit den Dokumenten, die f\u00fcr die jeweilige Arbeit relevant sind.<\/p>\n\n\n\n

6. Test, \u00dcberwachung und Optimierung:<\/strong> Behalten Sie Ihre digitalisierten Informations- und Dokumentenprozesse im Auge. Optimieren Sie sie kontinuierlich. Hierbei k\u00f6nnen Sie auf Tools zur Datenanalyse und Prozessoptimierung<\/a> zur\u00fcckgreifen.<\/p>\n\n\n\n

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