{"id":39153,"date":"2023-03-16T11:16:47","date_gmt":"2023-03-16T10:16:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=39153"},"modified":"2025-04-02T14:04:04","modified_gmt":"2025-04-02T12:04:04","slug":"digitales-archiv","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/digitales-archiv\/","title":{"rendered":"Ohne Software kein digitales Archiv: Grundfunktionen im \u00dcberblick"},"content":{"rendered":"\n<p>Ohne Staub, D\u00e4mmerlicht und endlose Regalreihen gibt es keine echten Archive? In Film und Fernsehen ist das wohl so \u2013 in der Realit\u00e4t aber haben digitale Archive l\u00e4ngst Einzug gehalten. Am Schreibtisch ist die Stimmung vielleicht nicht so geheimnisvoll und altehrw\u00fcrdig, allerdings bringt ein digitales Archiv echte Vorteile mit sich. Software, die Unterlagen langfristig speichert und zug\u00e4nglich macht, muss aber auch gewissen Anspr\u00fcchen gen\u00fcgen. Werfen wir einmal einen Blick darauf.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-eigentlich-ein-digitales-archiv\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-ist-eigentlich-ein-digitales-archiv\"><\/span>Was ist eigentlich ein digitales Archiv?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ein <strong>digitales Archiv<\/strong> ist eine Bezeichnung f\u00fcr die langfristige digitale Speicherung von Dokumenten, Bildern und weiteren digital vorliegenden Daten. Das Archiv kann lokal angesiedelt sein, z.B. auf physisch in einem B\u00fcro stehenden Computern und Festplatten, oder auch in \u201eder Cloud\u201c verortet sein. Dabei l\u00e4sst sich weiterhin unterscheiden, ob die Daten \u201eoffen\u201c in einer Ordnerstruktur auf einer Festplatte gesichert sind, oder ob z.B. eine Software genutzt wird, die das digitale Archiv beheimatet und verwaltet.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-muss-ein-digitales-archiv-koennen\"><\/span>Was muss ein digitales Archiv k\u00f6nnen?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>An ein Archiv wird zun\u00e4chst der Anspruch gestellt, dass Daten oder Unterlagen langfristig (d.h. h\u00e4ufig 10 Jahre) so gelagert oder gespeichert werden, und dass sie zum einen wieder auffindbar sind, zum anderen aber auch lesbar und unver\u00e4ndert. Sicherheit in der physischen Unversehrtheit der Unterlagen ist also ebenso ein Aspekt, wie auch der Schutz vor Zugriff durch unberechtigte Personen. Ganz einfach gesagt, muss ein digitales Archiv also Unterlagen<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>vor dem Zugriff durch Unberechtigte sch\u00fctzen,<\/li>\n\n\n\n<li>so speichern, dass sie wieder auffindbar sind,<\/li>\n\n\n\n<li>gew\u00e4hrleisten, dass sie unbeschadet sind,<\/li>\n\n\n\n<li>sicherstellen, dass sie lesbar bleiben,<\/li>\n\n\n\n<li>rechtliche Grundlagen wie die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">GoBD<\/a> erf\u00fcllen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-waren-nochmal-die-gobd\">Was waren nochmal die GoBD?<\/h3>\n\n\n\n<p>Die Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sind eine Verwaltungsanweisung. Die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\">GoBD<\/a> beinhalten ein paar Prinzipien, die bei der Aufbewahrung verschiedener Unterlagen zu beachten sind. Kennen sollte man den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Nachpr\u00fcfbarkeit, Vollst\u00e4ndigkeit, Wahrheit, Klarheit und der vollst\u00e4ndigen Aufzeichnung, die Richtigkeit, Zeitgerechtheit von Buchungen und Aufzeichnungen, die Einzelaufzeichnungspflicht, sowie Ordnung und Unver\u00e4nderbarkeit.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-unterlagen-darf-ich-digital-archivieren\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"welche-unterlagen-darf-ich-digital-archivieren\"><\/span>Welche Unterlagen darf ich digital archivieren?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Die Frage andersherum zu beantworten, ist tats\u00e4chlich einfacher. Es gibt nur weniger Unterlagen, die man zwingend in Papierform aufbewahren muss. Das hei\u00dft, man kann viel digitalisieren und muss die Originale \u2013 bei korrekter Archivierung und Erfassung \u2013 nicht mehr aufheben. Dass Unterlagen im Original verwahrt werden m\u00fcssen, hei\u00dft \u00fcbrigens nicht, dass man sie nicht digitalisieren darf. Man kann diese Dokumente in sein digitales Archiv aufnehmen, man muss nur zus\u00e4tzlich die Papierform sachgerecht aufheben. Sachgerecht hei\u00dft, vor Elementarsch\u00e4den wie Feuer und Wasser gesch\u00fctzt, sowie ein Schutz vor dem Verblassen der Schrift und so geordnet, dass ein sachverst\u00e4ndiger Dritter in angemessener Zeit die Dokumente pr\u00fcfen k\u00f6nnte. Folgende Unterlagen werden auch weiterhin ein Regal brauchen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Urkunden<\/li>\n\n\n\n<li>Notarvertr\u00e4ge<\/li>\n\n\n\n<li>Zollunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li>Er\u00f6ffnungsbilanzen<\/li>\n\n\n\n<li>Jahresabschl\u00fcsse<\/li>\n\n\n\n<li>Eingangsrechnungen aus denen Vorsteuer geltend gemacht wird<\/li>\n\n\n\n<li>Ausfuhrbelege, bei denen das Original einen Dienststempel erhalten hat<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p><strong>Durchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit &amp; Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/DMS\/Whitepaper%20-%20dms%20-%20durchblick%20im%20compliance-dschungel_ungated.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-digitales-archiv&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"warum-ist-eine-software-fuer-ein-digitales-archiv-empfehlenswert\"><\/span>Warum ist eine Software f\u00fcr ein digitales Archiv empfehlenswert?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Ein digitales Archiv ist standort\u00fcbergreifend und rund um die Uhr verf\u00fcgbar. Dezentrales Arbeiten wird so zum Kinderspiel, denn k\u00fcnftig m\u00fcssen keine Unterlagen oder Antr\u00e4ge mehr umst\u00e4ndlich aus dem Archiv empor geholt werden. Die Wartezeiten, bis man Antworten auf seine Fragen findet, verk\u00fcrzen sich dadurch. Weiterhin ist das gesamte Archiv \u2013 bei der Nutzung einer entsprechenden Software \u2013 mit wenigen Klicks durchsuchbar. Statt Dokumente aufwendig mit Verfassern, Daten oder Titeln zu beschreiben, reicht ein Schlagwort, oder z.B. die Dokumentenart und der Absender, um Unterlagen z\u00fcgig zur Hand zu haben. Manche Softwareanbieter k\u00f6nnen per Zertifikat, z.B. dem <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/idw-ps-880\/\">IDW PS 880<\/a>, nachweisen, dass ihre Software geeignet ist, GoBD-konform zu arbeiten. Das kann ein Pluspunkt sein, wenn die Software hier Unterst\u00fctzung liefert und es lohnt sich, die Augen danach offenzuhalten. Wenn das Archiv einmal komplett digitalisiert ist, wird zudem Platz frei. Entweder spart man sich die Mietkosten f\u00fcr ein externes Archiv, oder aber man macht eigene R\u00e4ume frei, die f\u00fcr andere Funktionen genutzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p><strong>Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt.<\/strong> Vorlagen, Best Practices und Tipps &amp; Tricks.<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/dvelop%20Whitepaper%20-%20Digitales%20Dokumentenmanagement%20einfach%20erklaert.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-digitales-archiv&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"worauf-sollte-man-bei-der-auswahl-einer-archiv-software-achten\"><\/span>Worauf sollte man bei der Auswahl einer Archiv-Software achten?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Um es den eigenen Mitarbeitern:innen leicht zu machen, ist eine Anbindung des <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/archivsystem\/\">Archivsystems<\/a> an die g\u00e4ngigen Alltagsprogramme sinnvoll. Je nahtloser sich das System einf\u00fcgt, desto besser! Wenn erst manuell ein weiteres Programm ge\u00f6ffnet werden muss, ist das umst\u00e4ndlich. Eine tiefe Integration in die meist genutzten Tools macht das Ablegen und Archivieren zu einer Selbstverst\u00e4ndlichkeit. Und dann ist auch damit Schluss, Freitagmittag alle Papierakten der Woche zu sichten, pr\u00fcfen, auszuchecken und alte Unterlagen ins Archiv zu geben. Wenn die Software erg\u00e4nzend noch erkennt, um welche Art von Dokument oder Datei es sich handelt und intelligent die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist erfasst, wird es umso leichter. Mit einer Erinnerungsfunktion kann man \u201eabgelaufene Unterlagen\u201c dann sichten und entscheiden, ob sie weiterhin verwahrt werden sollen, oder ob sie vernichtet werden d\u00fcrfen und Speicherplatz f\u00fcr neues freigeben. Zuletzt kann noch Archiv-Software punkten, die mittels Berechtigungskonzepten den Zugriff auf sensible Daten verwaltet und so sch\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n<p>Mehr als Archiv-Software \u2013 aber auch daf\u00fcr einsetzbar: Unser d.velop documents unterst\u00fctzt auch bei der langfristigen Verwahrung von Unterlagen und macht sie schnell wieder auffindbar. Keine Ahnung, was d.velop documents ist? Dann buch dir doch einfach eine unverbindliche Software Demo und lerne d.velop documents kennen!<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-summary\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Software Demo zu d.velop documents &#x1f4bb;<\/h3>\n\n\n\n<p>Buche mit wenigen Klicks deine individuelle Software-Demo zum d.velop Dokumentenmanagement-System. Erlebe d.velop documents live und stelle direkt deine Fragen an unsere Experten:innen.<\/p>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/demo-dvelop-documents?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-digitales-archiv&#038;utm_content=button\" target=\"\">Software-Demo buchen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-haufige-fragen-zum-digitalen-archiv\">H\u00e4ufige Fragen zum digitalen Archiv<\/h3>\n\n\n\n<div class=\"schema-faq wp-block-yoast-faq-block\"><div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1680602006766\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was ist ein digitales Archiv?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Ein digitales Archiv (oder Datenarchiv) ist eine Sammlung von digitalen Dateien, die in einer organisierten Struktur aufbewahrt werden, um langfristige Zug\u00e4nglichkeit und Erhaltung zu gew\u00e4hrleisten.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1680602016877\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was muss ein digitales Archiv k\u00f6nnen?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Ein digitales Archiv muss Daten oder Unterlagen langfristig (d.h. h\u00e4ufig 10 Jahre) so lagern oder speichern k\u00f6nnen, dass sie nicht nur wieder auffindbar, sondern auch lesbar und unver\u00e4ndert. Weiterhin sielen physische Unversehrtheit der Unterlagen sowie der Schutz vor Zugriff durch unberechtigte Personen eine wichtige Rolle.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1680602027720\"><strong class=\"schema-faq-question\">Was sind die Vorteile eines digitalen Archivs?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Ein digitales Archiv bietet mehrere Vorteile, darunter die M\u00f6glichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Dateien zu speichern, einfachen Zugang zu den Dateien von \u00fcberall auf der Welt, schnelle Suche nach spezifischen Inhalten und reduzierte Kosten im Vergleich zu einem physischen Archiv.<\/p> <\/div> <div class=\"schema-faq-section\" id=\"faq-question-1680602037637\"><strong class=\"schema-faq-question\">Welche Arten von Dateien k\u00f6nnen in einem digitalen Archiv gespeichert werden?<\/strong> <p class=\"schema-faq-answer\">Digitale Archive k\u00f6nnen eine Vielzahl von Dateiformaten wie Textdokumente, Bilder, Videos, Audioaufnahmen und Softwareanwendungen speichern.<\/p> <\/div> <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ohne Staub, D\u00e4mmerlicht und endlose Regalreihen gibt es keine echten Archive? 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