<\/span>Was ist die VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDer Verein Deutscher Ingenieure e.V. (VDI) wurde 1856 gegr\u00fcndet, verzeichnet heute mehr als 130.000 Mitglieder:innen und ist damit der gr\u00f6\u00dfte technisch-wissenschaftliche Verein Europas. Um die digitale Dokumentation in der Prozessindustrie weitreichend zu standardisieren, hat der VDI-Fachbereich verfahrenstechnische Anlagen einen wichtigen Schritt unternommen und eine Richtlinie f\u00fcr die Bereitstellung von Dokumenten erarbeitet. <\/p>\n\n\n\n
Die Richtlinie VDI 2770<\/strong> wurde im April 2020 von der VDI \u2013 Gesellschaft Verfahrenstechnik und Chemieingenieurwesen ver\u00f6ffentlicht: Richtlinie VDI 2770 Blatt 1 \u201eBetreiben verfahrenstechnischer Anlagen \u2013 Mindestanforderungen an digitale Herstellerinformationen f\u00fcr die Prozessindustrie \u2013 Grundlagen<\/a>\u201c. Die VDI 2770 verspricht eine deutliche Verbesserung der Dokumentationsorganisation, insbesondere in der Anlagen- und Verfahrenstechnik, in der das Gesamtsystem sehr komplex ist. Obwohl die Richtlinie aus einer Initiative der Prozessindustrie hervorgegangen ist, ist ihr Anwendungsbereich im Wesentlichen branchenunabh\u00e4ngig.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Welche Ziele verfolgt die Richtlinie VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie VDI 2770 schafft die Grundlage f\u00fcr eine einheitliche digitale Dokumentation in der Prozessindustrie, mit dem Ziel, durch die \u00dcbergabe in einem standardisierten digitalen Format die Effizienz und Transparenz f\u00fcr alle Beteiligten zu erh\u00f6hen. Dokumenttaxonomien werden durch Standards, vorgeschriebene Metadaten f\u00fcr jedes Dokument, Dokumentstruktur und Dateiformat definiert. Die \u00dcbermittlung von Herstellerinformationen an Betreiber sollte demnach standardisiert werden, indem das Dateiformat und die Metadaten spezifiziert und eine feste Speicherstruktur definiert werden.
Ein einheitliches Metadatenmodell bildet die Grundlage f\u00fcr die automatische \u00dcbertragung von Dateien an Betreibersysteme. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ist insbesondere bei sehr komplexen Systemdokumenten auch weniger fehleranf\u00e4llig als der manuelle Zugriff auf die \u00fcbertragenen Dateien. <\/p>\n\n\n\n
Seit der Ver\u00f6ffentlichung der Richtlinie im Jahr 2020 hat sich die VDI 2770<\/strong> zum branchenweit besten Leitfaden zur Digitalisierung technischer Dokumentation<\/strong> entwickelt. Sie soll daher auch als Grundlage f\u00fcr eine zuk\u00fcnftige internationale ISO\/IEC-Standardisierung dienen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Was genau regelt die VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nIm Wesentlichen definiert die VDI 2770 folgende Aspekte in Bezug auf die digitale Bereitstellung technischer Dokumente:<\/p>\n\n\n\n
\n- Dokumentenklassifizierung<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Satz fester Metadaten pro Dokument<\/li>\n\n\n\n
- Aufbau des digitalen Dokumentationspakets<\/li>\n\n\n\n
- Dateiformate<\/li>\n\n\n\n
- Einstufung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die \u00fcbersichtliche Kategorisierung der Dokumente erleichtert das sp\u00e4tere Aufbewahren und Auffinden erheblich. Daher definiert die VDI 2770 vier Dokumentengruppen zur Klassifizierung, die weiter in zw\u00f6lf Kategorien eingeteilt werden. Die Kategorien orientieren sich am Dokumenttyp oder Produktlebenszyklus technischer G\u00fcter. So k\u00f6nnen Informationen, die \u00fcblicherweise in der technischen Dokumentation stehen, unkompliziert klassifiziert werden.<\/p>\n\n\n\n![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/klassifikation-herstellerinformationen-nach-vdi-2770.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Welche Rolle spielen Metadaten in der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie VDI 2770 stellt f\u00fcr jedes einzelne Dokument separate Metadatendateien im XML-Format zur Verf\u00fcgung. Jedes Dokument wird von einem vordefinierten Metadatensatz begleitet, der wichtige Informationen f\u00fcr die Dokumentenarchivierung<\/a> und den sp\u00e4teren Abruf enth\u00e4lt. Metadaten enthalten im Kern folgende Informationen:<\/p>\n\n\n\n\n- Eindeutige Erkennung des Dokuments mit einer bestimmten Dom\u00e4nenkennung<\/li>\n\n\n\n
- Klassifizierung des Dokuments nach den bereits genannten Gruppen und Kategorien<\/li>\n\n\n\n
- Referenz auf das Objekt und den Ersteller des Objekts<\/li>\n\n\n\n
- Eindeutige Identifizierung der Dokumentversion durch einen Identifikator innerhalb der angegebenen Dom\u00e4ne<\/li>\n\n\n\n
- Referenz auf den Autor des Dokuments<\/li>\n\n\n\n
- Kurzbeschreibung des Dokuments mit Angabe von Titel, Abstract und Schl\u00fcsselw\u00f6rtern<\/li>\n\n\n\n
- Status des Dokuments w\u00e4hrend seines Lebenszyklus<\/li>\n\n\n\n
- Dokumentverkn\u00fcpfungen in anderen Dokumenten der Dokumentation<\/li>\n\n\n\n
- Verweis auf die physische Pr\u00e4sentation des Dokuments<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die Metadaten basieren auf dem Informationsmodell des DIN\u202fEN\u202f82045-2:2005-11 \u201eDokumentenmanagement \u2013 Teil 2: Metadaten und Informationsreferenzmodelle\u201c und des DIN\u202fEN\u202f61355-1:2009-03 \u201eKlassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten f\u00fcr Anlagen, Systeme und Ausr\u00fcstungen \u2013 Teil 1: Regeln und Tabellen zur Klassifikation\u201c.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>In welcher Struktur sollen die Dateien gespeichert und \u00fcbermittelt werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\nF\u00fcr jedes Dokument sind mindestens zwei physische Dateien vorgesehen.<\/p>\n\n\n\n
\n- PDF\/A-Dateien mit tats\u00e4chlichen Dokumenteninhalten (z. B. Wartungspl\u00e4nen)<\/li>\n\n\n\n
- Mit Metadaten verkn\u00fcpfte XML-Datei<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Optional kann das Dokument auch als Datei gespeichert werden, die das Quellformat des Dokuments darstellt, z.B. Excel-Datei der St\u00fcckliste. F\u00fcr jedes Dokument werden die einzelnen Dateien in einem ZIP-Container zu einem sogenannten Dokumentencontainer zusammengefasst. Das gesamte Dokument besteht somit aus vielen einzelnen ZIP-Containern. Diese einzelnen Container werden in einem eigenen Haupt-ZIP-Container gespeichert. Die erste Ebene enth\u00e4lt auch das Hauptdokument, das wie jedes andere Dokument aus einer PDF\/A-Datei und zugeh\u00f6rigen Metadatendateien besteht. Eine PDF\/A-Datei enth\u00e4lt eine menschenlesbare Liste einzelner Dokumente. Die XML-Datei referenziert dann alle Unterdokumente anhand der Dokument-ID. Durch dieses Vorgehen lassen sich auch Herstelleranweisungen f\u00fcr die einzelnen Teilsysteme der Anlage schnell und einfach in die Gesamtdokumentation integrieren.<\/p>\n\n\n\n
Technische Dokumentationen f\u00fcr Maschinen und Anlagen m\u00fcssen lesbar und langfristig durchsuchbar sein. Die VDI 2770 schreibt daher das Format PDF\/A<\/a> vor, das speziell f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Die Datenbereitstellung nach VDI 2770 erf\u00fcllt damit die relevanten regulatorischen und normativen Anforderungen an die langfristige Verf\u00fcgbarkeit von Informationen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Welche Relevanz hat die VDI 2770 f\u00fcr die technische Dokumentation?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDa die VDI 2770 branchen\u00fcbergreifend angewendet werden kann, k\u00f6nnen Anlagenbetreiber die Erstellung und Bereitstellung der technischen Dokumentation nach VDI 2770 von ihren Lieferanten fordern. So ist die Richtlinie schon bei der Erfassung der technischen Dokumentation wichtig.
Wichtig ist, dass jedes Dokument nur einer Kategorie zugeordnet werden sollte. Dies l\u00e4sst keine zusammengef\u00fchrten Dokumente, zum Beispiel eine Kombination aus Bedienungs- und Wartungsanleitung, zu. Daher sollte sich die Konzeption und Entwicklung von VDI 2770 konformen Herstellerinformationen von vornherein an den zw\u00f6lf Kategorien orientieren. Jedes Dokument wird dann entsprechend indexiert<\/a> und mit einem international g\u00fcltigen Identifikator gem\u00e4\u00df der Richtlinie versehen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Wie unterst\u00fctzt ein Dokumentenmanagement-System im Rahmen der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin integriertes Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) wird f\u00fcr Unternehmen zur zentralen Drehscheibe. Statt einzelner abteilungsabh\u00e4ngiger Datensilos, liegen alle Dokumente zentral und geordnet in einem System. Dabei kann die vorgegebene Struktur der VDI 2770 einfach erstellt, genutzt und erg\u00e4nzt werden. Ob Wartungsprotokolle, Dokumentationen, Vertr\u00e4ge oder Pr\u00fcfprotokolle \u2013 das DMS ordnet jedes neue Dokument entsprechend einem gemeinsamen Nenner einer digitalen Akte<\/a> zu. \u00dcblicherweise erfolgt eine Differenzierung der Akten anhand der Produkt-, Kunden- oder Lieferantenzugeh\u00f6rigkeit. So liegen alle Dokumente zu einem bestimmten Produkt geb\u00fcndelt an einem digitalen Ort.<\/p>\n\n\n\nVorteile eines DMS<\/h3>\n\n\n\n\n- \u00dcbernahme der Struktur der VDI 2770<\/li>\n\n\n\n
- \u00dcbernahme und Erg\u00e4nzung der Metadaten<\/li>\n\n\n\n
- Intelligente Suche und B\u00fcndelung von Informationscontainern<\/li>\n\n\n\n
- Unternehmens\u00fcbergreifende Kollaboration<\/li>\n\n\n\n
- Rechtssichere Archivierung (DSGVO)<\/li>\n\n\n\n
- Versionsmanagement<\/li>\n\n\n\n
- Prozessautomatisierung durch Workflows<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Digitale Akten: So gelingt die Einf\u00fchrung – inklusive 7 Erfolgsstories<\/p>\n\n\n\n\t
<\/span>Welche Ziele verfolgt die Richtlinie VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie VDI 2770 schafft die Grundlage f\u00fcr eine einheitliche digitale Dokumentation in der Prozessindustrie, mit dem Ziel, durch die \u00dcbergabe in einem standardisierten digitalen Format die Effizienz und Transparenz f\u00fcr alle Beteiligten zu erh\u00f6hen. Dokumenttaxonomien werden durch Standards, vorgeschriebene Metadaten f\u00fcr jedes Dokument, Dokumentstruktur und Dateiformat definiert. Die \u00dcbermittlung von Herstellerinformationen an Betreiber sollte demnach standardisiert werden, indem das Dateiformat und die Metadaten spezifiziert und eine feste Speicherstruktur definiert werden.
Ein einheitliches Metadatenmodell bildet die Grundlage f\u00fcr die automatische \u00dcbertragung von Dateien an Betreibersysteme. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ist insbesondere bei sehr komplexen Systemdokumenten auch weniger fehleranf\u00e4llig als der manuelle Zugriff auf die \u00fcbertragenen Dateien. <\/p>\n\n\n\n
Seit der Ver\u00f6ffentlichung der Richtlinie im Jahr 2020 hat sich die VDI 2770<\/strong> zum branchenweit besten Leitfaden zur Digitalisierung technischer Dokumentation<\/strong> entwickelt. Sie soll daher auch als Grundlage f\u00fcr eine zuk\u00fcnftige internationale ISO\/IEC-Standardisierung dienen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Was genau regelt die VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nIm Wesentlichen definiert die VDI 2770 folgende Aspekte in Bezug auf die digitale Bereitstellung technischer Dokumente:<\/p>\n\n\n\n
\n- Dokumentenklassifizierung<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Satz fester Metadaten pro Dokument<\/li>\n\n\n\n
- Aufbau des digitalen Dokumentationspakets<\/li>\n\n\n\n
- Dateiformate<\/li>\n\n\n\n
- Einstufung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die \u00fcbersichtliche Kategorisierung der Dokumente erleichtert das sp\u00e4tere Aufbewahren und Auffinden erheblich. Daher definiert die VDI 2770 vier Dokumentengruppen zur Klassifizierung, die weiter in zw\u00f6lf Kategorien eingeteilt werden. Die Kategorien orientieren sich am Dokumenttyp oder Produktlebenszyklus technischer G\u00fcter. So k\u00f6nnen Informationen, die \u00fcblicherweise in der technischen Dokumentation stehen, unkompliziert klassifiziert werden.<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Welche Rolle spielen Metadaten in der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie VDI 2770 stellt f\u00fcr jedes einzelne Dokument separate Metadatendateien im XML-Format zur Verf\u00fcgung. Jedes Dokument wird von einem vordefinierten Metadatensatz begleitet, der wichtige Informationen f\u00fcr die Dokumentenarchivierung<\/a> und den sp\u00e4teren Abruf enth\u00e4lt. Metadaten enthalten im Kern folgende Informationen:<\/p>\n\n\n\n\n- Eindeutige Erkennung des Dokuments mit einer bestimmten Dom\u00e4nenkennung<\/li>\n\n\n\n
- Klassifizierung des Dokuments nach den bereits genannten Gruppen und Kategorien<\/li>\n\n\n\n
- Referenz auf das Objekt und den Ersteller des Objekts<\/li>\n\n\n\n
- Eindeutige Identifizierung der Dokumentversion durch einen Identifikator innerhalb der angegebenen Dom\u00e4ne<\/li>\n\n\n\n
- Referenz auf den Autor des Dokuments<\/li>\n\n\n\n
- Kurzbeschreibung des Dokuments mit Angabe von Titel, Abstract und Schl\u00fcsselw\u00f6rtern<\/li>\n\n\n\n
- Status des Dokuments w\u00e4hrend seines Lebenszyklus<\/li>\n\n\n\n
- Dokumentverkn\u00fcpfungen in anderen Dokumenten der Dokumentation<\/li>\n\n\n\n
- Verweis auf die physische Pr\u00e4sentation des Dokuments<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die Metadaten basieren auf dem Informationsmodell des DIN\u202fEN\u202f82045-2:2005-11 \u201eDokumentenmanagement \u2013 Teil 2: Metadaten und Informationsreferenzmodelle\u201c und des DIN\u202fEN\u202f61355-1:2009-03 \u201eKlassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten f\u00fcr Anlagen, Systeme und Ausr\u00fcstungen \u2013 Teil 1: Regeln und Tabellen zur Klassifikation\u201c.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>In welcher Struktur sollen die Dateien gespeichert und \u00fcbermittelt werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\nF\u00fcr jedes Dokument sind mindestens zwei physische Dateien vorgesehen.<\/p>\n\n\n\n
\n- PDF\/A-Dateien mit tats\u00e4chlichen Dokumenteninhalten (z. B. Wartungspl\u00e4nen)<\/li>\n\n\n\n
- Mit Metadaten verkn\u00fcpfte XML-Datei<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Optional kann das Dokument auch als Datei gespeichert werden, die das Quellformat des Dokuments darstellt, z.B. Excel-Datei der St\u00fcckliste. F\u00fcr jedes Dokument werden die einzelnen Dateien in einem ZIP-Container zu einem sogenannten Dokumentencontainer zusammengefasst. Das gesamte Dokument besteht somit aus vielen einzelnen ZIP-Containern. Diese einzelnen Container werden in einem eigenen Haupt-ZIP-Container gespeichert. Die erste Ebene enth\u00e4lt auch das Hauptdokument, das wie jedes andere Dokument aus einer PDF\/A-Datei und zugeh\u00f6rigen Metadatendateien besteht. Eine PDF\/A-Datei enth\u00e4lt eine menschenlesbare Liste einzelner Dokumente. Die XML-Datei referenziert dann alle Unterdokumente anhand der Dokument-ID. Durch dieses Vorgehen lassen sich auch Herstelleranweisungen f\u00fcr die einzelnen Teilsysteme der Anlage schnell und einfach in die Gesamtdokumentation integrieren.<\/p>\n\n\n\n
Technische Dokumentationen f\u00fcr Maschinen und Anlagen m\u00fcssen lesbar und langfristig durchsuchbar sein. Die VDI 2770 schreibt daher das Format PDF\/A<\/a> vor, das speziell f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Die Datenbereitstellung nach VDI 2770 erf\u00fcllt damit die relevanten regulatorischen und normativen Anforderungen an die langfristige Verf\u00fcgbarkeit von Informationen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Welche Relevanz hat die VDI 2770 f\u00fcr die technische Dokumentation?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDa die VDI 2770 branchen\u00fcbergreifend angewendet werden kann, k\u00f6nnen Anlagenbetreiber die Erstellung und Bereitstellung der technischen Dokumentation nach VDI 2770 von ihren Lieferanten fordern. So ist die Richtlinie schon bei der Erfassung der technischen Dokumentation wichtig.
Wichtig ist, dass jedes Dokument nur einer Kategorie zugeordnet werden sollte. Dies l\u00e4sst keine zusammengef\u00fchrten Dokumente, zum Beispiel eine Kombination aus Bedienungs- und Wartungsanleitung, zu. Daher sollte sich die Konzeption und Entwicklung von VDI 2770 konformen Herstellerinformationen von vornherein an den zw\u00f6lf Kategorien orientieren. Jedes Dokument wird dann entsprechend indexiert<\/a> und mit einem international g\u00fcltigen Identifikator gem\u00e4\u00df der Richtlinie versehen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Wie unterst\u00fctzt ein Dokumentenmanagement-System im Rahmen der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin integriertes Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) wird f\u00fcr Unternehmen zur zentralen Drehscheibe. Statt einzelner abteilungsabh\u00e4ngiger Datensilos, liegen alle Dokumente zentral und geordnet in einem System. Dabei kann die vorgegebene Struktur der VDI 2770 einfach erstellt, genutzt und erg\u00e4nzt werden. Ob Wartungsprotokolle, Dokumentationen, Vertr\u00e4ge oder Pr\u00fcfprotokolle \u2013 das DMS ordnet jedes neue Dokument entsprechend einem gemeinsamen Nenner einer digitalen Akte<\/a> zu. \u00dcblicherweise erfolgt eine Differenzierung der Akten anhand der Produkt-, Kunden- oder Lieferantenzugeh\u00f6rigkeit. So liegen alle Dokumente zu einem bestimmten Produkt geb\u00fcndelt an einem digitalen Ort.<\/p>\n\n\n\nVorteile eines DMS<\/h3>\n\n\n\n\n- \u00dcbernahme der Struktur der VDI 2770<\/li>\n\n\n\n
- \u00dcbernahme und Erg\u00e4nzung der Metadaten<\/li>\n\n\n\n
- Intelligente Suche und B\u00fcndelung von Informationscontainern<\/li>\n\n\n\n
- Unternehmens\u00fcbergreifende Kollaboration<\/li>\n\n\n\n
- Rechtssichere Archivierung (DSGVO)<\/li>\n\n\n\n
- Versionsmanagement<\/li>\n\n\n\n
- Prozessautomatisierung durch Workflows<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Digitale Akten: So gelingt die Einf\u00fchrung – inklusive 7 Erfolgsstories<\/p>\n\n\n\n\t
Ein einheitliches Metadatenmodell bildet die Grundlage f\u00fcr die automatische \u00dcbertragung von Dateien an Betreibersysteme. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ist insbesondere bei sehr komplexen Systemdokumenten auch weniger fehleranf\u00e4llig als der manuelle Zugriff auf die \u00fcbertragenen Dateien. <\/p>\n\n\n\n
<\/span>Was genau regelt die VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nIm Wesentlichen definiert die VDI 2770 folgende Aspekte in Bezug auf die digitale Bereitstellung technischer Dokumente:<\/p>\n\n\n\n
\n- Dokumentenklassifizierung<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Satz fester Metadaten pro Dokument<\/li>\n\n\n\n
- Aufbau des digitalen Dokumentationspakets<\/li>\n\n\n\n
- Dateiformate<\/li>\n\n\n\n
- Einstufung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die \u00fcbersichtliche Kategorisierung der Dokumente erleichtert das sp\u00e4tere Aufbewahren und Auffinden erheblich. Daher definiert die VDI 2770 vier Dokumentengruppen zur Klassifizierung, die weiter in zw\u00f6lf Kategorien eingeteilt werden. Die Kategorien orientieren sich am Dokumenttyp oder Produktlebenszyklus technischer G\u00fcter. So k\u00f6nnen Informationen, die \u00fcblicherweise in der technischen Dokumentation stehen, unkompliziert klassifiziert werden.<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Welche Rolle spielen Metadaten in der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie VDI 2770 stellt f\u00fcr jedes einzelne Dokument separate Metadatendateien im XML-Format zur Verf\u00fcgung. Jedes Dokument wird von einem vordefinierten Metadatensatz begleitet, der wichtige Informationen f\u00fcr die Dokumentenarchivierung<\/a> und den sp\u00e4teren Abruf enth\u00e4lt. Metadaten enthalten im Kern folgende Informationen:<\/p>\n\n\n\n\n- Eindeutige Erkennung des Dokuments mit einer bestimmten Dom\u00e4nenkennung<\/li>\n\n\n\n
- Klassifizierung des Dokuments nach den bereits genannten Gruppen und Kategorien<\/li>\n\n\n\n
- Referenz auf das Objekt und den Ersteller des Objekts<\/li>\n\n\n\n
- Eindeutige Identifizierung der Dokumentversion durch einen Identifikator innerhalb der angegebenen Dom\u00e4ne<\/li>\n\n\n\n
- Referenz auf den Autor des Dokuments<\/li>\n\n\n\n
- Kurzbeschreibung des Dokuments mit Angabe von Titel, Abstract und Schl\u00fcsselw\u00f6rtern<\/li>\n\n\n\n
- Status des Dokuments w\u00e4hrend seines Lebenszyklus<\/li>\n\n\n\n
- Dokumentverkn\u00fcpfungen in anderen Dokumenten der Dokumentation<\/li>\n\n\n\n
- Verweis auf die physische Pr\u00e4sentation des Dokuments<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Die Metadaten basieren auf dem Informationsmodell des DIN\u202fEN\u202f82045-2:2005-11 \u201eDokumentenmanagement \u2013 Teil 2: Metadaten und Informationsreferenzmodelle\u201c und des DIN\u202fEN\u202f61355-1:2009-03 \u201eKlassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten f\u00fcr Anlagen, Systeme und Ausr\u00fcstungen \u2013 Teil 1: Regeln und Tabellen zur Klassifikation\u201c.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>In welcher Struktur sollen die Dateien gespeichert und \u00fcbermittelt werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\nF\u00fcr jedes Dokument sind mindestens zwei physische Dateien vorgesehen.<\/p>\n\n\n\n
\n- PDF\/A-Dateien mit tats\u00e4chlichen Dokumenteninhalten (z. B. Wartungspl\u00e4nen)<\/li>\n\n\n\n
- Mit Metadaten verkn\u00fcpfte XML-Datei<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Optional kann das Dokument auch als Datei gespeichert werden, die das Quellformat des Dokuments darstellt, z.B. Excel-Datei der St\u00fcckliste. F\u00fcr jedes Dokument werden die einzelnen Dateien in einem ZIP-Container zu einem sogenannten Dokumentencontainer zusammengefasst. Das gesamte Dokument besteht somit aus vielen einzelnen ZIP-Containern. Diese einzelnen Container werden in einem eigenen Haupt-ZIP-Container gespeichert. Die erste Ebene enth\u00e4lt auch das Hauptdokument, das wie jedes andere Dokument aus einer PDF\/A-Datei und zugeh\u00f6rigen Metadatendateien besteht. Eine PDF\/A-Datei enth\u00e4lt eine menschenlesbare Liste einzelner Dokumente. Die XML-Datei referenziert dann alle Unterdokumente anhand der Dokument-ID. Durch dieses Vorgehen lassen sich auch Herstelleranweisungen f\u00fcr die einzelnen Teilsysteme der Anlage schnell und einfach in die Gesamtdokumentation integrieren.<\/p>\n\n\n\n
Technische Dokumentationen f\u00fcr Maschinen und Anlagen m\u00fcssen lesbar und langfristig durchsuchbar sein. Die VDI 2770 schreibt daher das Format PDF\/A<\/a> vor, das speziell f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Die Datenbereitstellung nach VDI 2770 erf\u00fcllt damit die relevanten regulatorischen und normativen Anforderungen an die langfristige Verf\u00fcgbarkeit von Informationen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Welche Relevanz hat die VDI 2770 f\u00fcr die technische Dokumentation?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDa die VDI 2770 branchen\u00fcbergreifend angewendet werden kann, k\u00f6nnen Anlagenbetreiber die Erstellung und Bereitstellung der technischen Dokumentation nach VDI 2770 von ihren Lieferanten fordern. So ist die Richtlinie schon bei der Erfassung der technischen Dokumentation wichtig.
Wichtig ist, dass jedes Dokument nur einer Kategorie zugeordnet werden sollte. Dies l\u00e4sst keine zusammengef\u00fchrten Dokumente, zum Beispiel eine Kombination aus Bedienungs- und Wartungsanleitung, zu. Daher sollte sich die Konzeption und Entwicklung von VDI 2770 konformen Herstellerinformationen von vornherein an den zw\u00f6lf Kategorien orientieren. Jedes Dokument wird dann entsprechend indexiert<\/a> und mit einem international g\u00fcltigen Identifikator gem\u00e4\u00df der Richtlinie versehen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Wie unterst\u00fctzt ein Dokumentenmanagement-System im Rahmen der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin integriertes Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) wird f\u00fcr Unternehmen zur zentralen Drehscheibe. Statt einzelner abteilungsabh\u00e4ngiger Datensilos, liegen alle Dokumente zentral und geordnet in einem System. Dabei kann die vorgegebene Struktur der VDI 2770 einfach erstellt, genutzt und erg\u00e4nzt werden. Ob Wartungsprotokolle, Dokumentationen, Vertr\u00e4ge oder Pr\u00fcfprotokolle \u2013 das DMS ordnet jedes neue Dokument entsprechend einem gemeinsamen Nenner einer digitalen Akte<\/a> zu. \u00dcblicherweise erfolgt eine Differenzierung der Akten anhand der Produkt-, Kunden- oder Lieferantenzugeh\u00f6rigkeit. So liegen alle Dokumente zu einem bestimmten Produkt geb\u00fcndelt an einem digitalen Ort.<\/p>\n\n\n\nVorteile eines DMS<\/h3>\n\n\n\n\n- \u00dcbernahme der Struktur der VDI 2770<\/li>\n\n\n\n
- \u00dcbernahme und Erg\u00e4nzung der Metadaten<\/li>\n\n\n\n
- Intelligente Suche und B\u00fcndelung von Informationscontainern<\/li>\n\n\n\n
- Unternehmens\u00fcbergreifende Kollaboration<\/li>\n\n\n\n
- Rechtssichere Archivierung (DSGVO)<\/li>\n\n\n\n
- Versionsmanagement<\/li>\n\n\n\n
- Prozessautomatisierung durch Workflows<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Digitale Akten: So gelingt die Einf\u00fchrung – inklusive 7 Erfolgsstories<\/p>\n\n\n\n\t
Die \u00fcbersichtliche Kategorisierung der Dokumente erleichtert das sp\u00e4tere Aufbewahren und Auffinden erheblich. Daher definiert die VDI 2770 vier Dokumentengruppen zur Klassifizierung, die weiter in zw\u00f6lf Kategorien eingeteilt werden. Die Kategorien orientieren sich am Dokumenttyp oder Produktlebenszyklus technischer G\u00fcter. So k\u00f6nnen Informationen, die \u00fcblicherweise in der technischen Dokumentation stehen, unkompliziert klassifiziert werden.<\/p>\n\n\n\n Die VDI 2770 stellt f\u00fcr jedes einzelne Dokument separate Metadatendateien im XML-Format zur Verf\u00fcgung. Jedes Dokument wird von einem vordefinierten Metadatensatz begleitet, der wichtige Informationen f\u00fcr die Dokumentenarchivierung<\/a> und den sp\u00e4teren Abruf enth\u00e4lt. Metadaten enthalten im Kern folgende Informationen:<\/p>\n\n\n\n Die Metadaten basieren auf dem Informationsmodell des DIN\u202fEN\u202f82045-2:2005-11 \u201eDokumentenmanagement \u2013 Teil 2: Metadaten und Informationsreferenzmodelle\u201c und des DIN\u202fEN\u202f61355-1:2009-03 \u201eKlassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten f\u00fcr Anlagen, Systeme und Ausr\u00fcstungen \u2013 Teil 1: Regeln und Tabellen zur Klassifikation\u201c.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr jedes Dokument sind mindestens zwei physische Dateien vorgesehen.<\/p>\n\n\n\n Optional kann das Dokument auch als Datei gespeichert werden, die das Quellformat des Dokuments darstellt, z.B. Excel-Datei der St\u00fcckliste. F\u00fcr jedes Dokument werden die einzelnen Dateien in einem ZIP-Container zu einem sogenannten Dokumentencontainer zusammengefasst. Das gesamte Dokument besteht somit aus vielen einzelnen ZIP-Containern. Diese einzelnen Container werden in einem eigenen Haupt-ZIP-Container gespeichert. Die erste Ebene enth\u00e4lt auch das Hauptdokument, das wie jedes andere Dokument aus einer PDF\/A-Datei und zugeh\u00f6rigen Metadatendateien besteht. Eine PDF\/A-Datei enth\u00e4lt eine menschenlesbare Liste einzelner Dokumente. Die XML-Datei referenziert dann alle Unterdokumente anhand der Dokument-ID. Durch dieses Vorgehen lassen sich auch Herstelleranweisungen f\u00fcr die einzelnen Teilsysteme der Anlage schnell und einfach in die Gesamtdokumentation integrieren.<\/p>\n\n\n\n Technische Dokumentationen f\u00fcr Maschinen und Anlagen m\u00fcssen lesbar und langfristig durchsuchbar sein. Die VDI 2770 schreibt daher das Format PDF\/A<\/a> vor, das speziell f\u00fcr die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Die Datenbereitstellung nach VDI 2770 erf\u00fcllt damit die relevanten regulatorischen und normativen Anforderungen an die langfristige Verf\u00fcgbarkeit von Informationen.<\/p>\n\n\n\n Da die VDI 2770 branchen\u00fcbergreifend angewendet werden kann, k\u00f6nnen Anlagenbetreiber die Erstellung und Bereitstellung der technischen Dokumentation nach VDI 2770 von ihren Lieferanten fordern. So ist die Richtlinie schon bei der Erfassung der technischen Dokumentation wichtig. Ein integriertes Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) wird f\u00fcr Unternehmen zur zentralen Drehscheibe. Statt einzelner abteilungsabh\u00e4ngiger Datensilos, liegen alle Dokumente zentral und geordnet in einem System. Dabei kann die vorgegebene Struktur der VDI 2770 einfach erstellt, genutzt und erg\u00e4nzt werden. Ob Wartungsprotokolle, Dokumentationen, Vertr\u00e4ge oder Pr\u00fcfprotokolle \u2013 das DMS ordnet jedes neue Dokument entsprechend einem gemeinsamen Nenner einer digitalen Akte<\/a> zu. \u00dcblicherweise erfolgt eine Differenzierung der Akten anhand der Produkt-, Kunden- oder Lieferantenzugeh\u00f6rigkeit. So liegen alle Dokumente zu einem bestimmten Produkt geb\u00fcndelt an einem digitalen Ort.<\/p>\n\n\n\n Digitale Akten: So gelingt die Einf\u00fchrung – inklusive 7 Erfolgsstories<\/p>\n\n\n\n\t<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/span>Welche Rolle spielen Metadaten in der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>In welcher Struktur sollen die Dateien gespeichert und \u00fcbermittelt werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>Welche Relevanz hat die VDI 2770 f\u00fcr die technische Dokumentation?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Wichtig ist, dass jedes Dokument nur einer Kategorie zugeordnet werden sollte. Dies l\u00e4sst keine zusammengef\u00fchrten Dokumente, zum Beispiel eine Kombination aus Bedienungs- und Wartungsanleitung, zu. Daher sollte sich die Konzeption und Entwicklung von VDI 2770 konformen Herstellerinformationen von vornherein an den zw\u00f6lf Kategorien orientieren. Jedes Dokument wird dann entsprechend indexiert<\/a> und mit einem international g\u00fcltigen Identifikator gem\u00e4\u00df der Richtlinie versehen.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Wie unterst\u00fctzt ein Dokumentenmanagement-System im Rahmen der VDI 2770?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Vorteile eines DMS<\/h3>\n\n\n\n
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