{"id":39209,"date":"2023-03-20T13:26:37","date_gmt":"2023-03-20T12:26:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=39209"},"modified":"2025-04-02T16:59:56","modified_gmt":"2025-04-02T14:59:56","slug":"dokumentenerfassung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokumentenerfassung\/","title":{"rendered":"Dokumentenerfassung: Die Basis f\u00fcr durchg\u00e4ngig digitale Gesch\u00e4ftsprozesse"},"content":{"rendered":"\n

Jeden Tag werden unz\u00e4hlige Dokumente erstellt, ausgedruckt und archiviert. Doch in einer Zeit, in der die Gesch\u00e4ftswelt immer digitaler wird, stellt sich die Frage: Wie k\u00f6nnen wir diese Dokumente effektiv in digitale Formate umwandeln und f\u00fcr unsere Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> nutzen? Da kommt die Dokumentenerfassung ins Spiel! Die digitale Dokumentenerfassung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was ist Dokumentenerfassung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
\n

Definition Dokumentenerfassung<\/h3>\n\n\n\n

Dokumentenerfassung <\/strong>ist der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten, die in Papierform vorliegen oder in anderen nicht digitalen Formaten gespeichert sind. Die Dokumente werden gescannt und in ein digitales Format konvertiert, das dann auf einem Computer gespeichert werden kann.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Dokumentenerfassung wird oft in der Gesch\u00e4ftswelt verwendet, um Informationen aus Papierdokumenten wie Rechnungen, Vertr\u00e4gen oder Formularen zu extrahieren und in elektronische Dokumente zu konvertieren. Durch die Digitalisierung von Dokumenten<\/a> k\u00f6nnen Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen, Kosten senken und die Effizienz steigern.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentenerfassung und k\u00fcnstliche Intelligenz<\/h3>\n\n\n\n

Fortgeschrittene Dokumentenerfassungs-Tools nutzen auch maschinelles Lernen und k\u00fcnstliche Intelligenz, um den Prozess zu automatisieren und die Genauigkeit der Ergebnisse zu verbessern. Dokumentenerfassung ist auch ein wichtiger Bestandteil von Prozessen wie der digitalen Rechnungsverarbeitung<\/a> und der digitalen Posteingangsbearbeitung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Manuelle vs. automatisierte Dokumentenerfassung<\/h3>\n\n\n\n

Die Dokumentenerfassung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Bei einer manuellen Erfassung wird die Erfassung von Mitarbeitenden h\u00e4ndisch durchgef\u00fchrt. Bei der automatisierten Variante \u00fcbernimmt eine Software die Erfassung selbstst\u00e4ndig. Dokumentenerfassung umfasst sowohl strukturierte Daten (wie Name, Adresse, Telefonnummer) als auch unstrukturierte Daten (wie Text aus einem Bericht oder einer E-Mail).<\/p>\n\n\n\n

Automatisierte Dokumentenerfassung <\/h3>\n\n\n\n

Die automatisierte Dokumentenerfassung verwendet Technologien wie OCR<\/a> (Optical Character Recognition), um den Inhalt des Dokuments zu extrahieren und in ein digitales Format zu konvertieren. Dies ist schneller und pr\u00e4ziser als die manuelle Erfassung, insbesondere bei der Verarbeitung gro\u00dfer Mengen von Dokumenten. Die Dokumentenerfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Dokumentenverwaltung und erm\u00f6glicht eine einfachere und effizientere Verwaltung von Dokumenten. Sie erm\u00f6glicht auch eine schnellere Suche und den Zugriff auf Dokumente, da sie in einem digitalen Format vorliegen und leichter durchsucht werden k\u00f6nnen. Zudem ist eine Integration in andere Gesch\u00e4ftssysteme m\u00f6glich, wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM), um die Gesch\u00e4ftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n

Insgesamt bietet die automatisierte Dokumentenerfassung viele Vorteile und kann dazu beitragen, Gesch\u00e4ftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern:<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vorteile der digitalen Dokumentenerfassung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die automatisierte Erfassung von Dokumenten bringt zahlreiche Vorteile f\u00fcr Unternehmen mit sich. <\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Kosteneinsparung:<\/strong> Ein bedeutender Vorteil ist die Kosteneinsparung, die durch die Reduzierung von manuellen Prozessen und die Minimierung von Papier- und Druckkosten entsteht. Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis, die durch die Digitalisierung von Dokumenten erreicht wird. Durch die Reduktion des physischen Stauraums k\u00f6nnen Unternehmen Kosten f\u00fcr B\u00fcrofl\u00e4chen sparen.<\/li>\n\n\n\n
  2. Die einfache Suche<\/strong> nach Dokumenten ist ein weiterer Vorteil der automatisierten Erfassung von Dokumenten. Digitale Dokumente k\u00f6nnen einfach und schnell durchsucht und wiedergefunden werden, was Zeit und Aufwand spart. Die automatisierte Erfassung von Dokumenten f\u00fchrt auch zu h\u00f6herer Datengenauigkeit, da menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden.<\/li>\n\n\n\n
  3. Automatisierte Arbeitsabl\u00e4ufe: <\/strong>Fortgeschrittene Dokumentenerfassungs-Tools k\u00f6nnen auch Arbeitsabl\u00e4ufe automatisieren und manuelle Aufgaben eliminieren. Dadurch k\u00f6nnen Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die schnelle und pr\u00e4zise Verarbeitung von Dokumenten f\u00fchrt auch zu einer verbesserten Kundenbetreuung, da Kundenanfragen schneller beantwortet werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
  4. Standort\u00fcbergreifende Zusammenarbeit: <\/strong>Durch die M\u00f6glichkeit, Dokumente schnell und einfach mit anderen zu teilen, kann die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert werden.<\/li>\n\n\n\n
  5. Minimierung von Compliance-Risiken: <\/strong>Digitale Dokumentation kann Unternehmen auch dabei helfen, rechtliche Anforderungen einzuhalten und Compliance-Risiken zu minimieren. Dies ist besonders wichtig in regulierten Branchen. <\/li>\n\n\n\n
  6. Reduzierte Umweltbelastung:<\/strong> Schlie\u00dflich ist auch die Umweltfreundlichkeit ein wichtiger Aspekt, da die Reduzierung von Papierverbrauch und -verschwendung die Umweltbelastung reduzieren kann.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    \"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>7 Anwendungsbereiche der Dokumentenerfassung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Dokumentenerfassung kann in verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt werden:<\/p>\n\n\n\n

    \"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    1. Archivierung von Dokumenten:<\/h3>\n\n\n\n

    Die Dokumentenerfassung kann Unternehmen dabei helfen, Dokumente zu digitalisieren und zu archivieren. Dadurch ist die Verwaltung, Aufbewahrung und Auffindbarkeit verbessert. <\/p>\n\n\n\n

    2. Automatisierte Rechnungsverarbeitung<\/h3>\n\n\n\n

    Durch eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitun<\/a>g k\u00f6nnen Unternehmen die manuellen Aufgaben im Rechnungsprozess eliminieren, die Effizienz erh\u00f6hen und Fehler minimieren. <\/p>\n\n\n\n

    3. Digitale Posteingangsverarbeitung<\/h3>\n\n\n\n

    Eine digitale Posteingangsverarbeitung kann eingehenden E-Mails, Faxe und andere digitale Dokumente erfassen und automatisch in bestehende Systeme integrieren. Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen physische Postst\u00fccke wie Pakete oder Briefe direkt an den richtigen Empf\u00e4nger im Unternehmen zugestellt werden. <\/p>\n\n\n\n

    4. Vertragsmanagement<\/h3>\n\n\n\n

    Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Vertr\u00e4gen k\u00f6nnen Unternehmen ihren Vertragsmanagement-Prozess<\/a> optimieren und die Effizienz erh\u00f6hen. <\/p>\n\n\n\n

    5. Personalmanagement<\/h3>\n\n\n\n

    Auch im Personalmanagement kann die Dokumentenerfassung sinnvoll eingesetzt werden, um Bewerbungen, Arbeitsvertr\u00e4ge, Zeugnisse und andere Dokumente digital zu erfassen und zu verwalten. <\/p>\n\n\n\n

    6. Gesundheitswesen<\/h3>\n\n\n\n

    Im Gesundheitswesen<\/a> kann Dokumentenerfassung dazu beitragen, Patientenakten und medizinische Dokumente zu digitalisieren und zu verwalten, um die Genauigkeit der Daten zu erh\u00f6hen und die Effizienz zu steigern. <\/p>\n\n\n\n

    7. Logistik und Versand<\/h3>\n\n\n\n

    Dokumentenerfassung kann in der Logistik und im Versand eingesetzt werden, um Frachtbriefe, Lieferscheine<\/a> und andere Dokumente digital zu erfassen und zu verwalten.<\/p>\n\n\n\n

    Alles in allem kann Dokumentenerfassung in vielen verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt werden, um Gesch\u00e4ftsprozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Genauigkeit der Daten zu erh\u00f6hen.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Dokumentenerfassung Next Level<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Viele machen sich w\u00e4hrend eines Termins schnelle Notizen, um keine relevanten Details des Gespr\u00e4chs zu vergessen. Schnelle Notizen, Entw\u00fcrfe oder Erg\u00e4nzungen auf einem Dokument, machen viele lieber handschriftlich als digital. Doch um damit weiterzuarbeiten oder sie zu teilen, sind digitale Texte einfacher und praktischer. Da kommt die OCR-Technologie wieder zum Einsatz, um Inhalte von Dokumenten in editierbaren, durchsuchbaren Text umzuwandeln.<\/p>\n\n\n\n

    In dem nachfolgenden Bild ist zu erkennen, dass die handschriftlichen Notizen mittels ICR (Intelligent Character Recognition, versteht sich als \u201eUpgrade\u201c zu OCR, um Handschriften zu erkennen) in eine Indexierungsmaske \u00fcbernommen wurden.<\/p>\n\n\n\n

    \"Grafik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>Ein Ausblick in die Zukunft der Dokumentenerfassung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Die Zukunft von Dokumentenerfassung wird voraussichtlich von weiteren Fortschritten in der Digitalisierung und Automatisierung gepr\u00e4gt sein. Hier sind einige Trends und Entwicklungen, die in Zukunft relevant sein k\u00f6nnten:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. K\u00fcnstliche Intelligenz (KI): <\/strong>KI-basierte Technologien k\u00f6nnen Dokumentenerfassungssysteme verbessern, indem sie beispielsweise die automatische Klassifizierung von Dokumenten, die Extraktion von Daten und die automatische Dateneingabe unterst\u00fctzen.<\/li>\n\n\n\n
    2. Robotic Process Automation (RPA): <\/strong>RPA kann die Automatisierung von Dokumentenerfassungsprozessen weiter vorantreiben, indem es beispielsweise das Extrahieren von Daten aus Dokumenten automatisiert oder Dokumente automatisch in andere Systeme einf\u00fcgt.<\/li>\n\n\n\n
    3. Cloud-basierte L\u00f6sungen: <\/strong>Cloud-basierte Dokumentenerfassungsl\u00f6sungen k\u00f6nnen Unternehmen helfen, Dokumente sicherer und effizienter zu speichern und gemeinsam zu nutzen, ohne dass aufw\u00e4ndige IT-Infrastrukturen notwendig sind.<\/li>\n\n\n\n
    4. Mobile Erfassung: <\/strong>Die Erfassung von Dokumenten durch mobile Endger\u00e4te wie Smartphones und Tablets wird zunehmend wichtiger, da sie die Erfassung von Dokumenten unterwegs oder von Remote-Standorten aus erm\u00f6glicht.<\/li>\n\n\n\n
    5. Blockchain: <\/strong>Blockchain-basierte Dokumentenerfassung kann die Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten erh\u00f6hen, indem es eine sichere, dezentralisierte Datenbank bereitstellt, die nicht manipuliert werden kann.<\/li>\n\n\n\n
    6. Integration von Spracherkennung: <\/strong>Durch die Integration von Spracherkennungstechnologie k\u00f6nnen Unternehmen Dokumente durch Spracheingabe erfassen und automatisch in Text umwandeln.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Insgesamt wird die Zukunft von Dokumentenerfassung durch weitere Automatisierung und Digitalisierung beeinflusst sein.<\/p>\n\n\n\n

      \n

      Automatisierte Dokumentenerkennung einfach erkl\u00e4rt<\/p>\n\n\n\n\t

      \n\t\t
      \n\t\t\tOnline-Guide jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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